企業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理規(guī)范及目錄樣式一、總則（一）目的與意義企業(yè)科技項(xiàng)目檔案是企業(yè)在從事科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)、產(chǎn)品創(chuàng)新等科技活動(dòng)過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。規(guī)范科技項(xiàng)目檔案管理，旨在確?？萍夹畔⒌恼鎸?shí)性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，為企業(yè)后續(xù)研發(fā)、決策支持、成果轉(zhuǎn)化、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)及歷史追溯提供可靠依據(jù)，是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力和管理水平的重要基礎(chǔ)工作。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)所有立項(xiàng)的科技項(xiàng)目，包括但不限于新產(chǎn)品研發(fā)、新技術(shù)攻關(guān)、工藝改進(jìn)、技術(shù)引進(jìn)消化吸收、基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究等。項(xiàng)目從立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收（或結(jié)題）到成果轉(zhuǎn)化及后續(xù)改進(jìn)的全過程所形成的各類文件材料，均應(yīng)按照本規(guī)范進(jìn)行管理。（三）基本原則科技項(xiàng)目檔案管理應(yīng)遵循以下原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)：企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和監(jiān)督指導(dǎo)，項(xiàng)目承擔(dān)部門及項(xiàng)目組負(fù)責(zé)具體實(shí)施。2.全程管理，同步進(jìn)行：檔案管理應(yīng)貫穿項(xiàng)目立項(xiàng)至項(xiàng)目終止（或成果推廣應(yīng)用）的整個(gè)生命周期，與項(xiàng)目實(shí)施同步部署、同步檢查、同步總結(jié)。3.真實(shí)準(zhǔn)確，完整規(guī)范：歸檔的文件材料必須真實(shí)反映項(xiàng)目的客觀情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，手續(xù)齊全，符合歸檔要求。4.安全保密，依法利用：嚴(yán)格執(zhí)行國家及企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案安全；在保密前提下，積極為企業(yè)各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）企業(yè)檔案管理部門企業(yè)檔案管理部門是科技項(xiàng)目檔案工作的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：1.制定和完善企業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理相關(guān)規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)企業(yè)各部門、各項(xiàng)目組的科技項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。3.負(fù)責(zé)對(duì)符合歸檔條件的科技項(xiàng)目檔案進(jìn)行接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。4.組織科技項(xiàng)目檔案的鑒定、銷毀（按規(guī)定程序）工作。（二）項(xiàng)目承擔(dān)部門項(xiàng)目承擔(dān)部門是科技項(xiàng)目檔案管理的直接責(zé)任單位，主要職責(zé)包括：1.明確本部門科技項(xiàng)目檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)和專職（或兼職）檔案員。2.督促和指導(dǎo)項(xiàng)目組按照本規(guī)范要求開展檔案的收集、整理和預(yù)歸檔工作。3.負(fù)責(zé)本部門科技項(xiàng)目檔案的初步審核和向企業(yè)檔案管理部門移交工作。（三）項(xiàng)目組項(xiàng)目組是科技項(xiàng)目文件材料形成和收集的第一責(zé)任人，項(xiàng)目經(jīng)理（或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、真實(shí)性負(fù)總責(zé)。其主要職責(zé)包括：1.在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)明確項(xiàng)目檔案管理人員（可由項(xiàng)目組成員兼任），負(fù)責(zé)項(xiàng)目全過程文件材料的收集、積累、整理和保管。2.按照文件材料形成的自然規(guī)律和項(xiàng)目進(jìn)展情況，及時(shí)收集各類有效文件材料，確保不遺漏、不丟失。3.項(xiàng)目結(jié)束后，按照規(guī)定要求對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目，經(jīng)項(xiàng)目承擔(dān)部門審核后，向企業(yè)檔案管理部門移交。三、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍科技項(xiàng)目檔案的歸檔范圍主要包括以下幾個(gè)方面：1.立項(xiàng)階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)（或任務(wù)書、合同）、專家評(píng)審意見、項(xiàng)目預(yù)算書及批復(fù)等。2.實(shí)施階段：*項(xiàng)目實(shí)施方案、研究計(jì)劃、技術(shù)路線圖；*設(shè)計(jì)文件（方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、圖紙、計(jì)算書等）；*研發(fā)過程記錄（實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試記錄、觀測(cè)記錄、數(shù)據(jù)整理分析報(bào)告、工作日志等）；*采購文件（設(shè)備儀器采購合同、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收單等）；*會(huì)議紀(jì)要（項(xiàng)目例會(huì)、技術(shù)研討會(huì)、專題評(píng)審會(huì)等）；*階段總結(jié)報(bào)告、中期檢查報(bào)告及相關(guān)批復(fù)；*技術(shù)文件的修改、補(bǔ)充材料及審批手續(xù)；*合作單位（包括外協(xié)、外包）提供的相關(guān)文件材料。3.驗(yàn)收（結(jié)題）階段：*驗(yàn)收（結(jié)題）申請(qǐng)報(bào)告、工作總結(jié)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告；*驗(yàn)收（結(jié)題）專家組意見、驗(yàn)收（結(jié)題）證書或批復(fù)文件；*測(cè)試報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告、查新報(bào)告、用戶使用報(bào)告；*經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告及審計(jì)意見；*成果（樣品、樣機(jī)、軟件光盤等實(shí)物及說明）。4.成果與知識(shí)產(chǎn)權(quán)：*專利申請(qǐng)文件、專利證書、商標(biāo)注冊(cè)證、軟件著作權(quán)登記證書等；*論文、專著（含清樣、原稿）；*成果獲獎(jiǎng)證書、鑒定證書；*技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)許可合同。5.其他有保存價(jià)值的文件材料：如項(xiàng)目變更申請(qǐng)及批復(fù)、重要的來往函電等。（二）歸檔要求1.載體要求：歸檔文件材料包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料（照片、錄音、錄像）、實(shí)物等。*紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰、耐久，使用符合歸檔要求的書寫材料和紙張。復(fù)印件須注明原件保存處。*電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，重要的電子文件應(yīng)同時(shí)形成紙質(zhì)備份或采用不可擦寫光盤等可靠載體保存。聲像資料應(yīng)附帶文字說明（注明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者等）。2.簽署要求：歸檔文件材料必須手續(xù)齊全，應(yīng)有必要的簽名、蓋章和日期。如可行性研究報(bào)告、任務(wù)書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等應(yīng)有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字和單位蓋章。3.整理要求：歸檔文件材料應(yīng)按照項(xiàng)目階段或文件類別進(jìn)行分類、組卷（或件）、排列、編號(hào)、編目、裝訂，做到條理清晰，便于查閱。四、檔案的收集、整理與歸檔（一）收集項(xiàng)目組檔案管理人員應(yīng)從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，主動(dòng)、及時(shí)地收集項(xiàng)目各階段形成的文件材料。對(duì)于外來文件（如上級(jí)批復(fù)、合作單位提供的資料等），應(yīng)及時(shí)登記并納入項(xiàng)目檔案管理。收集工作應(yīng)注重連續(xù)性和完整性，避免事后補(bǔ)漏，確保文件材料的原始性。（二）整理1.分類：一般可按項(xiàng)目生命周期階段（立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收、成果）結(jié)合文件材料性質(zhì)（報(bào)告、圖紙、合同、記錄等）進(jìn)行二級(jí)分類。企業(yè)可根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和管理需要，制定適合的分類方案。2.組卷（或件）：將具有有機(jī)聯(lián)系的文件材料組合在一起形成案卷（或按“件”整理）。卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整，排列有序（通常按時(shí)間順序或邏輯順序）。3.編號(hào)與編目：對(duì)案卷和卷內(nèi)文件進(jìn)行編號(hào)，并填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表。電子文件應(yīng)按照企業(yè)電子文件管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行命名和元數(shù)據(jù)著錄。4.裝訂：紙質(zhì)文件應(yīng)采用線裝或不銹鋼釘裝訂，做到整齊牢固，便于翻閱。（三）歸檔項(xiàng)目完成驗(yàn)收（或結(jié)題）后，項(xiàng)目組應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)（一般為驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，具體由企業(yè)檔案管理部門規(guī)定）完成全部文件材料的整理工作，經(jīng)項(xiàng)目承擔(dān)部門審核后，向企業(yè)檔案管理部門移交。移交時(shí)應(yīng)填寫《科技項(xiàng)目檔案移交清單》，雙方簽字蓋章，一式兩份，各執(zhí)一份。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的，應(yīng)退回項(xiàng)目組限期整改。五、檔案的保管與利用（一）保管企業(yè)檔案管理部門應(yīng)具備符合國家規(guī)范的檔案保管條件，配備必要的設(shè)施設(shè)備，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫、防光、防塵等工作，確保檔案實(shí)體安全。對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立健全備份制度，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢測(cè)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。檔案庫房應(yīng)保持整潔有序，檔案存放應(yīng)科學(xué)排列，便于管理和查找。（二）利用1.利用權(quán)限：企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱科技項(xiàng)目檔案，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并履行借閱登記手續(xù)。查閱涉密檔案，須經(jīng)企業(yè)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。外部單位查閱，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目原承擔(dān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.利用要求：查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。涉密檔案的利用，必須在指定的保密場(chǎng)所進(jìn)行。3.借閱期限：檔案借閱期限一般不超過規(guī)定時(shí)間，確需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案不得帶出企業(yè)（特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)者除外）。4.利用反饋：鼓勵(lì)利用者反饋檔案利用效果，以便更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。六、保密與安全科技項(xiàng)目檔案中涉及國家秘密、商業(yè)秘密和工作秘密的，必須嚴(yán)格按照國家及企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。建立健全檔案保密制度，定期對(duì)檔案管理人員和利用人員進(jìn)行保密教育。檔案的復(fù)制、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保不失泄密。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員責(zé)任。七、附則本規(guī)范由企業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。企業(yè)可根據(jù)本規(guī)范，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定更具體的實(shí)施細(xì)則。本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。以往有關(guān)企業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定與本規(guī)范不一致的，以本規(guī)范為準(zhǔn)。---企業(yè)科技項(xiàng)目檔案目錄樣式（參考）項(xiàng)目名稱：[填寫完整的項(xiàng)目全稱]項(xiàng)目編號(hào)：[企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目編號(hào)]承擔(dān)部門：[項(xiàng)目承擔(dān)部門全稱]項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：[姓名]起止時(shí)間：[XXXX年XX月-XXXX年XX月]歸檔日期：[XXXX年XX月XX日]保管期限：[永久/長(zhǎng)期/短期]密級(jí)：[公開/內(nèi)部/秘密/機(jī)密/絕密]一、立項(xiàng)階段文件材料1.項(xiàng)目建議書及附件2.可行性研究報(bào)告（含論證意見、調(diào)研報(bào)告）3.項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書4.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件（或任務(wù)書、合同書、中標(biāo)通知書）5.專家評(píng)審（評(píng)估）意見及相關(guān)材料6.項(xiàng)目預(yù)算書及批復(fù)文件7.其他立項(xiàng)相關(guān)材料二、實(shí)施階段文件材料1.項(xiàng)目實(shí)施方案、技術(shù)方案、研究大綱2.項(xiàng)目年度/季度/月度工作計(jì)劃及總結(jié)報(bào)告3.設(shè)計(jì)文件（含總體設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、工藝設(shè)計(jì)等圖紙、圖表、計(jì)算書）*3.1[具體設(shè)計(jì)文件1名稱]*3.2[具體設(shè)計(jì)文件2名稱]*...4.研發(fā)過程記錄（實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試記錄、觀測(cè)記錄、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、工作日志等）*4.1[具體實(shí)驗(yàn)/測(cè)試記錄名稱或時(shí)間段]*4.2[具體數(shù)據(jù)分析報(bào)告名稱]*...5.采購文件與合同協(xié)議*5.1設(shè)備/材料采購合同、技術(shù)協(xié)議*5.2外協(xié)/外包合同、技術(shù)服務(wù)合同*...6.會(huì)議紀(jì)要（項(xiàng)目例會(huì)、技術(shù)研討會(huì)、專題評(píng)審會(huì)等）*6.1[會(huì)議時(shí)間][會(huì)議名稱]紀(jì)要*...7.階段成果報(bào)告及評(píng)審意見8.項(xiàng)目變更申請(qǐng)、審批及相關(guān)材料（如任務(wù)調(diào)整、人員變更、經(jīng)費(fèi)調(diào)整等）9.合作單位提供的技術(shù)文件、研究成果及相關(guān)材料10.其他實(shí)施過程中形成的重要文件材料三、驗(yàn)收（結(jié)題）階段文件材料1.驗(yàn)收（結(jié)題）申請(qǐng)表2.項(xiàng)目工作總結(jié)報(bào)告3.項(xiàng)目技術(shù)總結(jié)報(bào)告4.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告（含審計(jì)報(bào)告或財(cái)務(wù)驗(yàn)收意見）5.測(cè)試報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告、鑒定證書6.查新報(bào)告、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明材料（專利申請(qǐng)、軟件著作權(quán)等）7.用戶使用報(bào)告或應(yīng)用證明8.驗(yàn)收（結(jié)題）專家組意見9.驗(yàn)收（結(jié)題）證書或批復(fù)文件10.項(xiàng)目成果清單（含實(shí)物、樣品、樣機(jī)、軟件等）及說明11.其他驗(yàn)收（結(jié)題）相關(guān)材料四、成果與知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件材料1.專利申請(qǐng)文件、專利證書（發(fā)明、實(shí)用新型、外觀設(shè)計(jì)）2.商標(biāo)注冊(cè)證、軟件著作權(quán)登記證書、集成電路布圖設(shè)計(jì)登記證書3.論文、專著（含發(fā)表刊物封面、目錄、正文復(fù)印件或清樣、原稿）4.成果獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)證書復(fù)印件5.技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)許可合同、技術(shù)入股協(xié)議6.成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用報(bào)告、推廣應(yīng)用證明7.其他成果與知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)材料五、其他相關(guān)文件材料1.項(xiàng)目組人員組成及變更文件2.重要來往函電、請(qǐng)示與批復(fù)3.項(xiàng)目遺留問題處理意見及后續(xù)工作安排4.其他有參考價(jià)值的文件材料備考表：（主要填寫案卷內(nèi)文件材料的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況說明，以及整理人、審核人等信息