供應鏈采購流程與質(zhì)量控制清單模板一、適用場景與價值二、采購流程全階段操作指引（一）需求確認與計劃提報操作內(nèi)容：各需求部門（如生產(chǎn)部、運營部）根據(jù)生產(chǎn)計劃/銷售預測填寫《采購需求申請表》，明確物料名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、到貨日期、質(zhì)量標準、技術(shù)參數(shù)及用途說明。采購部門對接需求部門，對需求的合理性（如數(shù)量匹配性、規(guī)格準確性）進行審核，避免過度采購或規(guī)格不符導致浪費。匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況（通過ERP/WMS系統(tǒng)查詢）編制《采購計劃表》，明確采購批次、預算金額、交付節(jié)點，提交采購負責人審批。質(zhì)量控制要點：需求部門需提供詳細的技術(shù)參數(shù)（如國標號、圖紙、樣品要求），保證采購標準無歧義；采購部門需核實庫存周轉(zhuǎn)率，避免因計劃不合理導致資金占用或斷供。（二）供應商選擇與資質(zhì)審核操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)物料類型（如標準件、定制件、服務類）通過公開招標、詢價比價、單一來源采購等方式篩選供應商，潛在供應商數(shù)量不少于3家（特殊物料除外）。要求供應商提交《供應商資質(zhì)文件包》，包括：營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001、ISO14001）、產(chǎn)品檢測報告、過往合作業(yè)績證明、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證等。組織跨部門（技術(shù)、質(zhì)量、采購）對供應商進行現(xiàn)場審核（或文件審核），重點評估：生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控體系、交付能力、財務狀況、社會責任（如環(huán)保、勞工權(quán)益）。審核通過后，將供應商納入《合格供應商名錄》，并動態(tài)更新（每年度復評）。質(zhì)量控制要點：技術(shù)部門需確認供應商生產(chǎn)工藝/技術(shù)方案是否符合要求；質(zhì)量部門需核查供應商質(zhì)量體系認證有效性及產(chǎn)品合格率歷史數(shù)據(jù)；禁止選擇無資質(zhì)或資質(zhì)過期的供應商，避免合規(guī)風險。（三）合同簽訂與訂單下達操作內(nèi)容：采購部門與選定供應商洽談商務條款（價格、付款方式、交付周期、違約責任、質(zhì)量異議處理等），草擬《采購合同》。合同需經(jīng)法務部門（或指定審核人）審核條款合法性、嚴謹性，保證“質(zhì)量標準”“驗收方法”“違約賠償”等關鍵內(nèi)容無遺漏。合同簽訂后，采購部門根據(jù)《采購計劃表》向供應商下達《采購訂單》，明確訂單號、物料信息、數(shù)量、交付地址、時間及特殊要求（如包裝、標識）。質(zhì)量控制要點：合同中需明確引用的質(zhì)量標準（如GB/T、行業(yè)標準、企業(yè)內(nèi)控標準），避免標準模糊；付款方式宜與供應商質(zhì)量表現(xiàn)掛鉤（如預留10%質(zhì)保金，驗收合格后支付）。（四）訂單執(zhí)行與過程跟蹤操作內(nèi)容：供應商收到訂單后，需在2個工作日內(nèi)反饋《生產(chǎn)/備貨計劃》，明確關鍵節(jié)點（如原材料采購、生產(chǎn)啟動、完工時間）。采購部門每周跟蹤訂單執(zhí)行進度，通過ERP系統(tǒng)或供應商日報知曉生產(chǎn)/備貨情況，對延期風險及時預警（如原材料短缺、設備故障），協(xié)調(diào)供應商解決。定制類物料需安排技術(shù)/質(zhì)量人員駐廠監(jiān)造（如關鍵工序、功能測試），保證生產(chǎn)過程符合質(zhì)量要求。質(zhì)量控制要點：過程跟蹤需重點關注供應商是否按約定工藝生產(chǎn)，有無偷工減料；駐廠監(jiān)造需記錄《監(jiān)造報告》，留存關鍵工序影像資料。（五）到貨驗收與質(zhì)量檢驗操作內(nèi)容：供應商按訂單交付后，倉庫部門核對實物與《送貨單》信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次號），確認無誤后辦理入庫手續(xù)，同步通知采購及質(zhì)量部門。質(zhì)量部門根據(jù)《采購質(zhì)量檢驗標準》（參照合同及技術(shù)協(xié)議）開展檢驗：外觀檢驗：檢查包裝是否完好、標識是否清晰（含物料名稱、規(guī)格、生產(chǎn)日期、供應商信息）、有無破損/變形；尺寸/功能檢驗：使用專業(yè)工具檢測關鍵尺寸（如長度、直徑、厚度），或通過實驗設備測試功能參數(shù)（如強度、導電性、化學成分）；文件核對：核查供應商提交的《出廠檢驗報告》《合格證》《材質(zhì)證明》等是否與實物一致。檢驗結(jié)果分為“合格”“不合格”“讓步接收”，填寫《到貨檢驗記錄表》，并同步至采購部門。質(zhì)量控制要點：檢驗需按批次執(zhí)行，嚴禁“批合格抽檢代替全檢”（關鍵物料）；不合格物料需明確“不合格類型”（如尺寸超差、功能不達標），并隔離存放，避免誤用。（六）異常處理與閉環(huán)管理操作內(nèi)容：若檢驗不合格，質(zhì)量部門需在24小時內(nèi)發(fā)出《質(zhì)量異常通知單》，描述不合格現(xiàn)象、檢驗標準、實測偏差，同步抄送采購、需求部門及供應商。采購部門組織供應商分析原因（如5Why分析法），提交《糾正預防措施報告》，明確整改措施、完成時限及責任人員。需求部門根據(jù)生產(chǎn)緊急程度，決定“讓步接收”（經(jīng)審批后）、“挑選使用”或“退貨換貨”。退貨時，供應商需承擔往返運費及重新檢驗費用，若因質(zhì)量問題導致生產(chǎn)損失，按合同約定索賠。質(zhì)量控制要點：異常處理需形成“發(fā)覺-反饋-整改-驗證”閉環(huán)，保存所有記錄（含郵件、報告、照片）；同一供應商同類問題重復發(fā)生2次及以上，需啟動降級或淘汰流程。（七）入庫存儲與交付使用操作內(nèi)容：檢驗合格的物料由倉庫辦理正式入庫，按“先進先出”原則存放，保證存儲環(huán)境（如溫度、濕度、通風）符合物料特性要求。倉庫建立《物料臺賬》，記錄物料入庫時間、批次、數(shù)量、存儲位置，定期盤點（每月/每季度），保證賬實相符。需求部門憑《領料單》領用物料，領用時需核對物料信息與生產(chǎn)計劃匹配性，避免錯領/多領。質(zhì)量控制要點：易損、易變質(zhì)物料（如化學品、生鮮）需設置專用存儲區(qū)域，并定期檢查保質(zhì)期；領用后若發(fā)覺質(zhì)量問題，需追溯批次信息，聯(lián)動倉庫、質(zhì)量部門排查原因。（八）供應商績效評估與優(yōu)化操作內(nèi)容：采購部門每季度/年度組織對合格供應商進行績效評估，評估維度包括：質(zhì)量（來料批次合格率≥98%）、交付（準時交付率≥95%）、成本（價格競爭力）、服務（響應速度、配合度）。填寫《供應商績效評估表》，得分≥90分為“優(yōu)秀”，80-89分為“良好”，70-79分為“合格”，＜70分為“待改進”。根據(jù)評估結(jié)果：優(yōu)秀供應商：優(yōu)先分配訂單，給予付款優(yōu)惠；待改進供應商：發(fā)出《績效改進通知單》，限期30天整改，否則從合格名錄中移除；連續(xù)2次優(yōu)秀供應商：頒發(fā)“年度優(yōu)秀供應商”證書，深化戰(zhàn)略合作。質(zhì)量控制要點：評估數(shù)據(jù)需客觀（如來自檢驗記錄、交付數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)），避免主觀判斷；定期更新《合格供應商名錄》，引入優(yōu)質(zhì)新供應商，優(yōu)化供應商結(jié)構(gòu)。三、核心工具表格模板表1：采購需求申請表申請部門需求日期物料編碼物料名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量到貨日期質(zhì)量標準用途說明申請人審批人注：質(zhì)量標準需填寫具體參數(shù)（如“抗壓強度≥30MPa”“符合GB/T19001-2016”）表2：供應商資質(zhì)審核表供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話資質(zhì)類型資質(zhì)編號有效期審核結(jié)果審核人審核日期備注資質(zhì)類型包括：營業(yè)執(zhí)照、ISO9001認證、產(chǎn)品檢測報告、專利證書等；審核結(jié)果：通過/不通過/補充資料表3：到貨檢驗記錄表訂單號物料名稱規(guī)格批次號檢驗項目標準要求實測值檢驗結(jié)果檢驗員檢驗日期檢驗結(jié)果：合格/不合格；不合格需填寫《質(zhì)量異常通知單》編號表4：質(zhì)量異常處理報告異常單號發(fā)生日期物料信息不合格現(xiàn)象標準要求偏差值原因分析（供應商填寫）糾正措施完成時限驗證結(jié)果責任人表5：供應商績效評估表供應商名稱評估周期質(zhì)量評分（40%）交付評分（30%）成本評分（20%）服務評分（10%）總分等級改進建議等級：優(yōu)秀（≥90）、良好（80-89）、合格（70-79）、待改進（＜70）四、關鍵風險控制要點（一）需求管理風險需求部門需提前3-5個工作日提報需求，避免臨時加急采購導致流程簡化、質(zhì)量失控；規(guī)格參數(shù)不明確時，需組織技術(shù)部門輸出《物料技術(shù)要求書》，經(jīng)需求部門確認后再啟動采購。（二）供應商選擇風險禁止僅憑價格選擇供應商，需綜合評估質(zhì)量、交付、服務等維度；新供應商需通過“小批量試產(chǎn)-檢驗-評估”流程，驗證穩(wěn)定性后方可批量下單。（三）質(zhì)量檢驗風險檢驗人員需具備相應資質(zhì)（如持證質(zhì)檢員），熟悉檢驗標準及方法；關鍵物料（如安全件、核心部件）需增加“抽樣頻次”（如AQL