學(xué)校綜合辦公室文件清理辦法一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室文件管理，提高工作效率，確保文件安全，特制定本辦法。本辦法適用于綜合辦公室所有文件，包括但不限于行政文件、工作記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

二、文件清理范圍

（一）文件類型

1.已完成辦理的行政文件

2.已歸檔的工作記錄

3.已過(guò)期的會(huì)議紀(jì)要

4.無(wú)保存價(jià)值的臨時(shí)文件

（二）清理周期

1.定期清理：每季度進(jìn)行一次全面清理。

2.不定期清理：根據(jù)實(shí)際需求隨時(shí)進(jìn)行。

三、文件清理流程

（一）準(zhǔn)備階段

1.成立清理小組：由綜合辦公室指定專人負(fù)責(zé)。

2.制定清理計(jì)劃：明確清理時(shí)間、范圍和標(biāo)準(zhǔn)。

3.通知相關(guān)科室：提前一周通知各科室配合清理工作。

（二）實(shí)施階段

1.分類篩選：

(1)保留文件：符合保存要求的文件。

(2)銷毀文件：無(wú)保存價(jià)值的文件。

(3)歸檔文件：需要長(zhǎng)期保存的文件。

2.銷毀程序：

(1)填寫銷毀清單：詳細(xì)記錄銷毀文件名稱、數(shù)量、日期等信息。

(2)簽署確認(rèn)：由清理小組和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同簽字確認(rèn)。

(3)安全銷毀：使用碎紙機(jī)或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，確保信息不可恢復(fù)。

（三）后續(xù)管理

1.建立清理臺(tái)賬：記錄每次清理的文件名稱、數(shù)量、處理方式等信息。

2.備案歸檔：將清理臺(tái)賬存檔備查。

四、注意事項(xiàng)

（一）文件篩選標(biāo)準(zhǔn)

1.保留文件：

(1)法規(guī)類文件：現(xiàn)行有效的重要法規(guī)文件。

(2)工作記錄：近三年內(nèi)有參考價(jià)值的會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)等。

(3)行政文件：重要通知、批復(fù)等存檔文件。

2.銷毀文件：

(1)過(guò)期文件：超過(guò)保存期限且無(wú)參考價(jià)值的文件。

(2)臨時(shí)文件：已完成任務(wù)的臨時(shí)通知、記錄等。

（二）安全要求

1.嚴(yán)禁私藏或外傳待銷毀文件。

2.銷毀過(guò)程需全程監(jiān)督，防止信息泄露。

五、附則

本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室文件管理，提高工作效率，確保文件安全，特制定本辦法。本辦法適用于綜合辦公室所有文件，包括但不限于行政文件、工作記錄、會(huì)議紀(jì)要等。文件清理旨在及時(shí)淘汰無(wú)保存價(jià)值的文件，防止信息冗余，保障存儲(chǔ)空間的有效利用，并確保重要文件得到妥善保管。

二、文件清理范圍

（一）文件類型

1.已完成辦理的行政文件：包括通知、批復(fù)、申請(qǐng)、報(bào)告等，以文件簽收或辦理完畢時(shí)間為判斷標(biāo)準(zhǔn)。

2.已歸檔的工作記錄：如部門周報(bào)、月報(bào)、年度總結(jié)等，需根據(jù)保存期限確定是否繼續(xù)保留。

3.已過(guò)期的會(huì)議紀(jì)要：超出參考期限（如兩年）且無(wú)特殊需求的會(huì)議記錄。

4.無(wú)保存價(jià)值的臨時(shí)文件：如通知草稿、無(wú)效的邀請(qǐng)函、過(guò)期的活動(dòng)方案等。

（二）清理周期

1.定期清理：每季度進(jìn)行一次全面清理，由綜合辦公室統(tǒng)籌安排。

2.不定期清理：根據(jù)實(shí)際需求隨時(shí)進(jìn)行，如空間不足或某項(xiàng)工作完成后的即時(shí)清理。

三、文件清理流程

（一）準(zhǔn)備階段

1.成立清理小組：由綜合辦公室指定專人負(fù)責(zé)，成員需具備較強(qiáng)的文件辨別能力和責(zé)任心。

2.制定清理計(jì)劃：明確清理時(shí)間、范圍和標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的清理清單模板。

3.通知相關(guān)科室：提前一周通知各科室，說(shuō)明清理要求，并收集待清理文件清單。

（二）實(shí)施階段

1.分類篩選：

(1)保留文件：

-篩選標(biāo)準(zhǔn)：符合保存期限要求、具有參考價(jià)值、需歸檔的重要文件。

-操作步驟：

a.核對(duì)文件日期與保存期限，確認(rèn)是否保留。

b.對(duì)保留文件進(jìn)行標(biāo)記，如貼上“保留”標(biāo)簽。

c.按文件類型和日期分類歸檔，確保存檔位置清晰。

(2)銷毀文件：

-篩選標(biāo)準(zhǔn)：無(wú)保存價(jià)值、超出保存期限、重復(fù)文件等。

-操作步驟：

a.填寫銷毀清單：詳細(xì)記錄文件名稱、數(shù)量、所屬科室、日期等信息。

b.簽署確認(rèn)：由清理小組和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同簽字確認(rèn)，確保雙方知情。

c.安全銷毀：使用碎紙機(jī)或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，確保文件內(nèi)容不可恢復(fù)。銷毀過(guò)程需至少兩人監(jiān)督，防止意外。

（三）后續(xù)管理

1.建立清理臺(tái)賬：記錄每次清理的文件名稱、數(shù)量、處理方式（保留或銷毀）、負(fù)責(zé)人等信息。臺(tái)賬需存檔備查，至少保存一年。

2.備案歸檔：將清理臺(tái)賬電子版和紙質(zhì)版存檔，便于后續(xù)查詢和審計(jì)。

四、注意事項(xiàng)

（一）文件篩選標(biāo)準(zhǔn)

1.保留文件：

(1)法規(guī)類文件：現(xiàn)行有效的重要規(guī)章制度文件。

(2)工作記錄：近三年內(nèi)有參考價(jià)值的工作總結(jié)、項(xiàng)目報(bào)告等。

(3)行政文件：重要通知、批復(fù)等存檔文件。

(4)資產(chǎn)文件：近五年內(nèi)的固定資產(chǎn)清單、采購(gòu)記錄等。

2.銷毀文件：

(1)過(guò)期文件：超過(guò)保存期限且無(wú)參考價(jià)值的文件。

(2)臨時(shí)文件：已完成任務(wù)的臨時(shí)通知、記錄等。

(3)重復(fù)文件：內(nèi)容相同或高度相似的文件。

（二）安全要求

1.嚴(yán)禁私藏或外傳待銷毀文件，確保文件在清理過(guò)程中不被篡改或泄露。

2.銷毀過(guò)程需全程監(jiān)督，防止信息泄露。監(jiān)督人需記錄銷毀過(guò)程，并在臺(tái)賬中簽字確認(rèn)。

3.對(duì)電子文件進(jìn)行清理時(shí)，需先備份重要數(shù)據(jù)，再進(jìn)行刪除操作。刪除后需使用專業(yè)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保信息不可恢復(fù)。

五、附則

本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，由綜合辦公室根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室文件管理，提高工作效率，確保文件安全，特制定本辦法。本辦法適用于綜合辦公室所有文件，包括但不限于行政文件、工作記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

二、文件清理范圍

（一）文件類型

1.已完成辦理的行政文件

2.已歸檔的工作記錄

3.已過(guò)期的會(huì)議紀(jì)要

4.無(wú)保存價(jià)值的臨時(shí)文件

（二）清理周期

1.定期清理：每季度進(jìn)行一次全面清理。

2.不定期清理：根據(jù)實(shí)際需求隨時(shí)進(jìn)行。

三、文件清理流程

（一）準(zhǔn)備階段

1.成立清理小組：由綜合辦公室指定專人負(fù)責(zé)。

2.制定清理計(jì)劃：明確清理時(shí)間、范圍和標(biāo)準(zhǔn)。

3.通知相關(guān)科室：提前一周通知各科室配合清理工作。

（二）實(shí)施階段

1.分類篩選：

(1)保留文件：符合保存要求的文件。

(2)銷毀文件：無(wú)保存價(jià)值的文件。

(3)歸檔文件：需要長(zhǎng)期保存的文件。

2.銷毀程序：

(1)填寫銷毀清單：詳細(xì)記錄銷毀文件名稱、數(shù)量、日期等信息。

(2)簽署確認(rèn)：由清理小組和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同簽字確認(rèn)。

(3)安全銷毀：使用碎紙機(jī)或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，確保信息不可恢復(fù)。

（三）后續(xù)管理

1.建立清理臺(tái)賬：記錄每次清理的文件名稱、數(shù)量、處理方式等信息。

2.備案歸檔：將清理臺(tái)賬存檔備查。

四、注意事項(xiàng)

（一）文件篩選標(biāo)準(zhǔn)

1.保留文件：

(1)法規(guī)類文件：現(xiàn)行有效的重要法規(guī)文件。

(2)工作記錄：近三年內(nèi)有參考價(jià)值的會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)等。

(3)行政文件：重要通知、批復(fù)等存檔文件。

2.銷毀文件：

(1)過(guò)期文件：超過(guò)保存期限且無(wú)參考價(jià)值的文件。

(2)臨時(shí)文件：已完成任務(wù)的臨時(shí)通知、記錄等。

（二）安全要求

1.嚴(yán)禁私藏或外傳待銷毀文件。

2.銷毀過(guò)程需全程監(jiān)督，防止信息泄露。

五、附則

本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室文件管理，提高工作效率，確保文件安全，特制定本辦法。本辦法適用于綜合辦公室所有文件，包括但不限于行政文件、工作記錄、會(huì)議紀(jì)要等。文件清理旨在及時(shí)淘汰無(wú)保存價(jià)值的文件，防止信息冗余，保障存儲(chǔ)空間的有效利用，并確保重要文件得到妥善保管。

二、文件清理范圍

（一）文件類型

1.已完成辦理的行政文件：包括通知、批復(fù)、申請(qǐng)、報(bào)告等，以文件簽收或辦理完畢時(shí)間為判斷標(biāo)準(zhǔn)。

2.已歸檔的工作記錄：如部門周報(bào)、月報(bào)、年度總結(jié)等，需根據(jù)保存期限確定是否繼續(xù)保留。

3.已過(guò)期的會(huì)議紀(jì)要：超出參考期限（如兩年）且無(wú)特殊需求的會(huì)議記錄。

4.無(wú)保存價(jià)值的臨時(shí)文件：如通知草稿、無(wú)效的邀請(qǐng)函、過(guò)期的活動(dòng)方案等。

（二）清理周期

1.定期清理：每季度進(jìn)行一次全面清理，由綜合辦公室統(tǒng)籌安排。

2.不定期清理：根據(jù)實(shí)際需求隨時(shí)進(jìn)行，如空間不足或某項(xiàng)工作完成后的即時(shí)清理。

三、文件清理流程

（一）準(zhǔn)備階段

1.成立清理小組：由綜合辦公室指定專人負(fù)責(zé)，成員需具備較強(qiáng)的文件辨別能力和責(zé)任心。

2.制定清理計(jì)劃：明確清理時(shí)間、范圍和標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的清理清單模板。

3.通知相關(guān)科室：提前一周通知各科室，說(shuō)明清理要求，并收集待清理文件清單。

（二）實(shí)施階段

1.分類篩選：

(1)保留文件：

-篩選標(biāo)準(zhǔn)：符合保存期限要求、具有參考價(jià)值、需歸檔的重要文件。

-操作步驟：

a.核對(duì)文件日期與保存期限，確認(rèn)是否保留。

b.對(duì)保留文件進(jìn)行標(biāo)記，如貼上“保留”標(biāo)簽。

c.按文件類型和日期分類歸檔，確保存檔位置清晰。

(2)銷毀文件：

-篩選標(biāo)準(zhǔn)：無(wú)保存價(jià)值、超出保存期限、重復(fù)文件等。

-操作步驟：

a.填寫銷毀清單：詳細(xì)記錄文件名稱、數(shù)量、所屬科室、日期等信息。

b.簽署確認(rèn)：由清理小組和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同簽字確認(rèn)，確保雙方知情。

c.安全銷毀：使用碎紙機(jī)或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，確保文件內(nèi)容不可恢復(fù)。銷毀過(guò)程需至少兩人監(jiān)督，防止意外。

（三）后續(xù)管理

1.建立清理臺(tái)賬：記錄每次清理的文件名稱、數(shù)量、處理方式（保留或銷毀）、負(fù)責(zé)人等信息。臺(tái)賬需存檔備查，至少保存一年。

2.備案歸檔：將清理臺(tái)賬電子版和紙質(zhì)版存檔，便于后續(xù)查詢和審計(jì)。

四、注意事項(xiàng)

（一）文件篩選標(biāo)準(zhǔn)

1.保留文件：

(1)法規(guī)類文件：現(xiàn)行有效的重要規(guī)章制度文件。

(2)工作記錄：近三年內(nèi)有參考價(jià)值的工作總結(jié)、項(xiàng)目報(bào)告等。

(3)行政文件：重要通知、批復(fù)等存檔文件。

(4)資產(chǎn)文件：近五年內(nèi)的固定資產(chǎn)清單、采購(gòu)記錄等。

2.銷毀文件：

(1)過(guò)期文件：超過(guò)保存期限且無(wú)參考價(jià)值的文件。

(2)臨時(shí)文件：已完成任務(wù)的臨時(shí)通知、記錄等。

(3)重復(fù)文件