企業(yè)質(zhì)疑函寫作規(guī)范及樣本在商業(yè)往來中，企業(yè)間因合同履行、款項支付、合作細(xì)節(jié)等事宜產(chǎn)生疑問或分歧在所難免。企業(yè)質(zhì)疑函作為一種正式的書面溝通方式，旨在清晰、理性地表達己方關(guān)切，尋求對方澄清或解決問題，是維護企業(yè)合法權(quán)益、規(guī)范商業(yè)秩序的重要工具。一份結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯清晰、措辭得體的質(zhì)疑函，不僅能有效傳遞信息，更能為后續(xù)的協(xié)商乃至潛在的爭議解決奠定良好基礎(chǔ)。本文將詳細(xì)闡述企業(yè)質(zhì)疑函的寫作規(guī)范，并提供實用樣本供參考。一、企業(yè)質(zhì)疑函的核心寫作原則撰寫企業(yè)質(zhì)疑函，需遵循以下核心原則，以確保其專業(yè)性和有效性：1.目的明確，有的放矢：在函件開頭即清晰闡明質(zhì)疑的核心事項和目的，讓收函方迅速了解爭議焦點，避免不必要的猜測。2.依據(jù)充分，事實清楚：質(zhì)疑的提出必須基于客觀事實和相關(guān)證據(jù)（如合同條款、往來函件、會議紀(jì)要、數(shù)據(jù)記錄等）。對事實的描述應(yīng)準(zhǔn)確、具體，避免模糊不清或主觀臆斷。3.邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，論證清晰：函件的結(jié)構(gòu)應(yīng)層次分明，論證過程應(yīng)合乎邏輯。從事實陳述到問題提出，再到己方觀點和訴求，需環(huán)環(huán)相扣，具有說服力。4.措辭專業(yè)，態(tài)度得體：盡管是“質(zhì)疑”，但函件的語言仍應(yīng)保持專業(yè)、禮貌和克制。避免使用攻擊性、情緒化或侮辱性言辭，以理性溝通為出發(fā)點，力求問題的妥善解決。5.留有余地，尋求共識：質(zhì)疑函的目的是解決問題，而非激化矛盾。在表達立場的同時，應(yīng)展現(xiàn)出協(xié)商解決的意愿，為雙方留下溝通和回旋的空間。二、企業(yè)質(zhì)疑函的結(jié)構(gòu)與撰寫要點一份規(guī)范的企業(yè)質(zhì)疑函通常包含以下幾個部分：（一）首部1.標(biāo)題：應(yīng)簡明扼要，直接點出質(zhì)疑的核心內(nèi)容。例如：“關(guān)于XX項目XX事宜的質(zhì)疑函”、“就XX合同履行問題的質(zhì)疑函”等。2.稱謂：寫明收函單位的全稱或規(guī)范簡稱，頂格書寫，后加冒號。例如：“XX有限公司：”、“XX公司XX項目部：”。（二）正文正文是質(zhì)疑函的核心，應(yīng)圍繞質(zhì)疑事項展開，一般包括以下幾個層次：1.引言/背景簡述：簡要說明與質(zhì)疑事項相關(guān)的合作背景、合同依據(jù)或前提條件，為后續(xù)的質(zhì)疑內(nèi)容做鋪墊。例如，可提及雙方簽訂的合同名稱及編號、合作項目名稱等。2.質(zhì)疑事項的具體闡述：*清晰列出問題：將需要質(zhì)疑的具體問題逐條列出，每條問題應(yīng)獨立成段或使用序號標(biāo)明，確保條理清晰。*陳述事實依據(jù)：針對每個質(zhì)疑點，詳細(xì)陳述相關(guān)的事實經(jīng)過、時間、地點、涉及人物（若必要且適宜）及相關(guān)證據(jù)。引用合同條款或其他文件時，應(yīng)注明具體條款編號或文件名稱、日期。*表達己方觀點：基于事實和依據(jù)，闡明己方對該問題的看法、理解或認(rèn)為對方存在的不當(dāng)之處。3.訴求與期望：明確提出希望對方如何回應(yīng)或解決問題。例如：“請貴司就上述事項予以書面澄清”、“懇請貴司對XX問題重新進行核算并提供依據(jù)”、“我方希望與貴司就此事進行友好協(xié)商，以期達成共識”等。同時，可設(shè)定一個合理的回復(fù)期限。（三）結(jié)尾通常使用禮貌性的結(jié)束語，如：“感謝貴司的理解與配合”、“期待貴司的及時回復(fù)”等。（四）落款1.發(fā)函單位全稱：應(yīng)與公章一致。2.公章：正式函件需加蓋企業(yè)公章。3.日期：發(fā)函的年月日，通常為公章下方或右側(cè)。4.聯(lián)系方式（可選）：可附上發(fā)函方聯(lián)系人、電話、郵箱等，方便對方溝通。三、撰寫時的注意事項1.核實信息：發(fā)出前務(wù)必仔細(xì)核對所有事實、數(shù)據(jù)、合同條款引用等，確保準(zhǔn)確無誤，避免因自身失誤導(dǎo)致被動。2.語氣把握：保持理性、客觀、專業(yè)的態(tài)度，避免使用威脅性、指責(zé)性或情緒化語言。即使對方確有明顯不當(dāng)，也應(yīng)基于事實進行陳述和辯駁。3.法律風(fēng)險意識：對于涉及重大利益或可能引發(fā)法律糾紛的質(zhì)疑函，建議在發(fā)出前咨詢法律顧問的意見。4.書面形式與送達：質(zhì)疑函應(yīng)以書面形式發(fā)出，可通過郵寄（建議使用掛號信或快遞，保留憑證）、傳真或加蓋公章的掃描件郵件發(fā)送。確保對方能夠收到并確認(rèn)。5.內(nèi)部審批：按照企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定履行審批程序。四、企業(yè)質(zhì)疑函樣本標(biāo)題：關(guān)于XX項目合同（編號：XXX）項下XX費用結(jié)算的質(zhì)疑函XX建設(shè)有限公司：貴我雙方于XXXX年XX月XX日簽訂了《XX項目施工合同》（編號：XXX，以下簡稱“合同”）。根據(jù)合同約定及項目實際進展，我方在核對貴司于XXXX年XX月XX日提交的《XX項目XX期費用結(jié)算申請》（編號：XXX）時，發(fā)現(xiàn)部分費用結(jié)算存在疑問，具體如下：一、關(guān)于“XX分項工程”的工程量核定問題貴司結(jié)算申請中，“XX分項工程”申報工程量為XX單位。根據(jù)我方現(xiàn)場代表與貴司共同簽署的《工程量確認(rèn)單》（編號：XXX，日期：XXXX年XX月XX日），該分項工程實際完成并經(jīng)確認(rèn)的工程量應(yīng)為XX單位。貴司申報量與確認(rèn)量存在XX單位的差異，導(dǎo)致該部分費用差額XX元。我方認(rèn)為，結(jié)算工程量應(yīng)以雙方共同確認(rèn)的《工程量確認(rèn)單》為準(zhǔn)。請貴司就該分項工程量的申報依據(jù)予以說明，并重新核算。二、關(guān)于“XX材料”的價格調(diào)整問題合同第X.X條約定，“XX材料”價格按照施工期間XX信息價的平均價進行調(diào)整。貴司結(jié)算申請中，該材料單價采用了XXXX年XX月份的信息價，而根據(jù)合同約定及實際施工周期，應(yīng)采用XXXX年XX月至XXXX年XX月的平均信息價。經(jīng)我方核算，按此標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整后的單價應(yīng)為XX元/單位，與貴司申報的XX元/單位存在差異，涉及費用差額XX元。請貴司就該材料價格調(diào)整的計算依據(jù)及方式進行復(fù)核，并提供相應(yīng)的信息價來源憑證。三、關(guān)于“夜間施工增加費”的計取問題貴司結(jié)算申請中計取了XX元的“夜間施工增加費”。根據(jù)合同第X.X條約定，夜間施工增加費需經(jīng)甲方書面批準(zhǔn)后方可計取。截至本函發(fā)出日，我方并未收到貴司關(guān)于該項目夜間施工的申請及我方的書面批復(fù)文件。請貴司提供計取此項費用的合同依據(jù)及我方批準(zhǔn)文件，若無，則此項費用不應(yīng)計入本次結(jié)算。鑒于上述情況，我方對貴司本次提交的結(jié)算申請金額暫無法確認(rèn)。為確保項目結(jié)算工作的順利進行，維護雙方合作關(guān)系，懇請貴司在收到本函后X個工作日內(nèi)，對上述問題予以書面回復(fù)，并提供相關(guān)證明材料。我方將根據(jù)貴司的回復(fù)，與貴司進一步溝通核實。感謝貴司的理解與配合。期待貴司的及時回復(fù)。順祝商祺！XX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司（公章）XXXX年XX月XX日聯(lián)系人：王經(jīng)理聯(lián)系電話：XXXXXXXXXXX五、結(jié)語企業(yè)質(zhì)疑函是商業(yè)活動中澄清事實、解決