機(jī)械制造企業(yè)設(shè)備采購(gòu)管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范本企業(yè)設(shè)備采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)設(shè)備的質(zhì)量與性能滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，防范采購(gòu)過(guò)程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及本企業(yè)內(nèi)部管理制度，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于本企業(yè)（以下簡(jiǎn)稱“公司”）所有生產(chǎn)用、研發(fā)用、檢測(cè)用及輔助生產(chǎn)用機(jī)械設(shè)備的采購(gòu)活動(dòng)。零星辦公用品及低值易耗品采購(gòu)不適用本辦法，另行規(guī)定。第三條基本原則設(shè)備采購(gòu)應(yīng)遵循“公開(kāi)、公平、公正、效益優(yōu)先、質(zhì)量為本、權(quán)責(zé)明確”的原則。在確保設(shè)備質(zhì)量和滿足使用需求的前提下，力求性價(jià)比最優(yōu)，并符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和可持續(xù)發(fā)展要求。第二章組織與職責(zé)第四條組織架構(gòu)公司設(shè)備采購(gòu)管理工作在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口管理的原則。相關(guān)部門包括但不限于：需求部門、采購(gòu)部、技術(shù)部（或設(shè)備部）、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部及公司管理層。第五條部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出設(shè)備采購(gòu)需求，明確設(shè)備的主要技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)、數(shù)量、預(yù)期投入使用時(shí)間等；參與設(shè)備選型、技術(shù)交流、供應(yīng)商考察及設(shè)備驗(yàn)收工作。2.采購(gòu)部：作為設(shè)備采購(gòu)的歸口管理部門，負(fù)責(zé)采購(gòu)全過(guò)程的組織與實(shí)施。包括：供應(yīng)商尋源與管理、采購(gòu)計(jì)劃編制、招標(biāo)/詢價(jià)組織、合同洽談與簽訂、采購(gòu)合同執(zhí)行、進(jìn)度跟蹤、協(xié)調(diào)驗(yàn)收及付款申請(qǐng)等。3.技術(shù)部（或設(shè)備部）：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)需求的技術(shù)可行性進(jìn)行審核；提供專業(yè)的技術(shù)支持，參與供應(yīng)商技術(shù)能力評(píng)估、設(shè)備選型、技術(shù)協(xié)議簽訂、招標(biāo)文件技術(shù)部分編制、設(shè)備安裝調(diào)試指導(dǎo)及最終技術(shù)驗(yàn)收。4.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)采購(gòu)預(yù)算的審核與控制，參與采購(gòu)方式的經(jīng)濟(jì)性評(píng)估，辦理采購(gòu)資金的支付，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算與分析。5.法務(wù)部：負(fù)責(zé)審查采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性，規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。6.公司管理層：根據(jù)采購(gòu)金額及權(quán)限，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商選擇、合同等進(jìn)行審批。第三章采購(gòu)流程第六條采購(gòu)需求提出與審批1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要，填寫《設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)理由、技術(shù)參數(shù)、預(yù)估金額、建議采購(gòu)方式等，并附必要的可行性分析報(bào)告或論證材料。2.《設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核后，按審批權(quán)限逐級(jí)上報(bào)。技術(shù)部（或設(shè)備部）對(duì)技術(shù)參數(shù)的合理性、先進(jìn)性及與現(xiàn)有設(shè)備的兼容性進(jìn)行審核。3.采購(gòu)部根據(jù)審批通過(guò)的《設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，結(jié)合庫(kù)存情況及年度采購(gòu)預(yù)算，統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃。第七條供應(yīng)商管理1.采購(gòu)部負(fù)責(zé)建立和維護(hù)合格供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商的選擇應(yīng)遵循公平、公正、競(jìng)爭(zhēng)的原則，優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、技術(shù)先進(jìn)、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)良的供應(yīng)商。2.對(duì)重要或大額設(shè)備的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量體系、管理狀況、財(cái)務(wù)狀況及社會(huì)責(zé)任等。考察結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告。3.建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的履約情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)，作為后續(xù)合作的依據(jù)。第八條采購(gòu)方式確定根據(jù)采購(gòu)設(shè)備的金額、技術(shù)復(fù)雜程度、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況及國(guó)家相關(guān)規(guī)定，可采用公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等方式。具體采購(gòu)方式的適用條件及審批權(quán)限，由公司另行制定細(xì)則。第九條招標(biāo)與詢價(jià)1.達(dá)到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備采購(gòu)，必須嚴(yán)格按照國(guó)家及公司招標(biāo)管理規(guī)定執(zhí)行。采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織編制招標(biāo)文件，技術(shù)部（或設(shè)備部）負(fù)責(zé)編制技術(shù)規(guī)格部分。2.招標(biāo)過(guò)程應(yīng)堅(jiān)持公開(kāi)、公平、公正的原則，確保投標(biāo)單位平等競(jìng)爭(zhēng)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)由相關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專業(yè)人員組成。3.不適宜招標(biāo)的，可采用詢價(jià)方式，向不少于三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，獲取報(bào)價(jià)并進(jìn)行比較，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。第十條合同簽訂與管理1.采購(gòu)方式確定后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行合同洽談。重大或復(fù)雜設(shè)備采購(gòu)，應(yīng)有技術(shù)部（或設(shè)備部）、法務(wù)部等相關(guān)部門參與。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括：設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、包裝要求、運(yùn)輸方式、安裝調(diào)試、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法、付款方式、違約責(zé)任、售后服務(wù)、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。必要時(shí)，應(yīng)簽訂單獨(dú)的技術(shù)協(xié)議，作為合同附件。3.合同文本應(yīng)符合公司規(guī)范，經(jīng)法務(wù)部審核，按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批后簽訂。合同簽訂后，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)合同的分發(fā)、存檔與管理。第十一條生產(chǎn)與監(jiān)造（如適用）對(duì)于大型、精密或特殊定制設(shè)備，可根據(jù)需要委派技術(shù)人員或委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行生產(chǎn)過(guò)程中的監(jiān)造，確保設(shè)備制造質(zhì)量和進(jìn)度符合合同要求。監(jiān)造情況應(yīng)形成記錄。第十二條設(shè)備驗(yàn)收1.設(shè)備到貨后，由采購(gòu)部組織需求部門、技術(shù)部（或設(shè)備部）等相關(guān)人員共同進(jìn)行開(kāi)箱驗(yàn)收，檢查設(shè)備數(shù)量、外觀、隨機(jī)文件（說(shuō)明書(shū)、合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等）是否齊全、完好。2.設(shè)備安裝調(diào)試完成后，由技術(shù)部（或設(shè)備部）牽頭，需求部門配合，按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行安裝調(diào)試后的初步驗(yàn)收。3.初步驗(yàn)收合格后，進(jìn)入試運(yùn)行階段。試運(yùn)行期間，應(yīng)對(duì)設(shè)備的各項(xiàng)性能指標(biāo)、生產(chǎn)效率、能耗、安全環(huán)保等進(jìn)行全面考核。4.試運(yùn)行合格后，由需求部門、技術(shù)部（或設(shè)備部）、采購(gòu)部共同簽署《設(shè)備最終驗(yàn)收單》，作為設(shè)備正式交付和付款的依據(jù)。驗(yàn)收不合格的，應(yīng)明確整改要求和期限，直至驗(yàn)收合格。第十三條付款與結(jié)算1.采購(gòu)部根據(jù)合同約定及設(shè)備驗(yàn)收情況，整理付款所需單據(jù)（如發(fā)票、驗(yàn)收單等），按公司財(cái)務(wù)審批流程申請(qǐng)付款。2.財(cái)務(wù)部根據(jù)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)及合同約定，辦理付款手續(xù)。第十四條售后服務(wù)與檔案管理1.設(shè)備驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理設(shè)備在質(zhì)保期內(nèi)及后續(xù)使用過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題和售后服務(wù)需求。2.技術(shù)部（或設(shè)備部）負(fù)責(zé)設(shè)備的安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、圖紙、合格證、保修卡、合同及附件等資料的收集、整理、歸檔，建立設(shè)備臺(tái)賬和技術(shù)檔案。第四章供應(yīng)商管理第十五條供應(yīng)商選擇供應(yīng)商選擇應(yīng)以綜合實(shí)力和持續(xù)合作能力為主要考量因素，避免單純追求低價(jià)。注重供應(yīng)商的研發(fā)能力、質(zhì)量控制體系、生產(chǎn)規(guī)模、供貨能力、財(cái)務(wù)狀況、商業(yè)信譽(yù)及環(huán)保安全表現(xiàn)。第十六條供應(yīng)商評(píng)估與分級(jí)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商分級(jí)、訂單分配、續(xù)用或淘汰的依據(jù)。鼓勵(lì)與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。第十七條供應(yīng)商信息保密公司應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的商業(yè)秘密及提供的技術(shù)資料予以保密，不得向第三方泄露。第五章資金管理與成本控制第十八條預(yù)算控制設(shè)備采購(gòu)必須嚴(yán)格執(zhí)行公司預(yù)算管理規(guī)定。未列入預(yù)算或超出預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目，需按規(guī)定履行預(yù)算調(diào)整審批程序。第十九條成本控制在采購(gòu)全過(guò)程中，應(yīng)積極采取措施控制采購(gòu)成本，包括優(yōu)化設(shè)計(jì)、比價(jià)采購(gòu)、集中采購(gòu)、價(jià)值工程分析等，力求以合理的成本獲取最佳的性價(jià)比。第六章監(jiān)督與責(zé)任追究第二十條監(jiān)督檢查公司審計(jì)部門或指定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備采購(gòu)管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購(gòu)過(guò)程的合規(guī)性、公正性和效益性。第二十一條責(zé)任追究對(duì)在設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為，如虛假申報(bào)、泄露標(biāo)底、收受回扣、以次充好、玩忽職守等，一經(jīng)查實(shí)，將依照公司相關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第七章附則第二十二條緊急采購(gòu)遇有突發(fā)事件或緊急生產(chǎn)需要，需進(jìn)行緊急采購(gòu)時(shí)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化采購(gòu)流程，但必須按規(guī)定報(bào)公司管理層批準(zhǔn)，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手