一、適用情境與觸發(fā)條件質(zhì)量管理體系內(nèi)審與外審記錄表適用于企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理體系運行的自我監(jiān)督及第三方外部審核場景，具體觸發(fā)條件包括：內(nèi)審：企業(yè)質(zhì)量管理體系文件發(fā)布后首次運行需驗證有效性；每年至少1次定期審核；組織架構(gòu)、流程發(fā)生重大變更后；出現(xiàn)客戶投訴、產(chǎn)品不合格等質(zhì)量事件后；為迎接外審做準(zhǔn)備時。外審：初次申請質(zhì)量管理體系認(rèn)證（如ISO9001）時；認(rèn)證證書有效期內(nèi)每年1次監(jiān)督審核；證書到期前3個月申請再認(rèn)證審核；因標(biāo)準(zhǔn)換版、認(rèn)證范圍擴大等需額外審核時。二、內(nèi)審操作流程內(nèi)審需遵循“策劃-實施-報告-改進(jìn)”的閉環(huán)管理，具體步驟1.審核準(zhǔn)備階段成立審核組：由管理者代表指定內(nèi)審組長（具備內(nèi)審員資質(zhì)），2-3名內(nèi)審員（熟悉受審核部門業(yè)務(wù)及標(biāo)準(zhǔn)要求），保證審核員與被審核部門無直接責(zé)任關(guān)系。編制審核計劃：明確審核目的（如驗證體系符合性、有效性）、范圍（覆蓋全部部門/關(guān)鍵過程）、時間安排（一般3-5天）、審核依據(jù)（ISO9001標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)體系文件、法律法規(guī)）。準(zhǔn)備審核文件：包括檢查表（依據(jù)條款列明檢查內(nèi)容）、記錄表模板、不符合項報告、首/末次會議簽到表等；提前3個工作日將審核計劃通知受審核部門。2.審核實施階段首次會議：審核組、受審核部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參加，明確審核目的、流程、紀(jì)律及溝通方式，確認(rèn)審核計劃?，F(xiàn)場審核：通過查閱記錄（如質(zhì)量記錄、培訓(xùn)檔案、設(shè)備校準(zhǔn)報告）、現(xiàn)場觀察（生產(chǎn)/服務(wù)流程執(zhí)行情況）、員工訪談（知曉質(zhì)量意識、操作規(guī)范）收集客觀證據(jù)。對照檢查表逐項記錄，對發(fā)覺的不符合項（如“未按《文件控制程序》要求對修訂版圖紙進(jìn)行審批”）即時與部門溝通確認(rèn)，避免主觀臆斷。開具不符合項報告：對判定為不符合的項，需記錄“事實描述（時間、地點、涉及人員/文件）、違反條款（如ISO9001:20158.5.1條）、嚴(yán)重程度（嚴(yán)重/一般）”，并由責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.審核報告與改進(jìn)階段匯總審核發(fā)覺：內(nèi)審組整理審核記錄，統(tǒng)計符合項、不符合項及觀察項（潛在風(fēng)險），編制《內(nèi)部審核報告》，內(nèi)容包括審核概況、發(fā)覺的問題、體系有效性評價及改進(jìn)建議。末次會議：向管理層及受審部門通報審核結(jié)果，確認(rèn)不符合項及整改要求，明確整改期限（一般15-30天）。跟蹤驗證：責(zé)任部門制定糾正措施（如“修訂文件審批流程，增加交叉審核環(huán)節(jié)”），審核組驗證整改有效性并記錄，形成閉環(huán)管理。三、外審操作流程外審由第三方認(rèn)證機構(gòu)實施，需重點配合審核組的現(xiàn)場檢查及證據(jù)提供，流程1.審核準(zhǔn)備階段對接認(rèn)證機構(gòu)：選擇具備資質(zhì)的認(rèn)證機構(gòu)，提交申請資料（營業(yè)執(zhí)照、體系文件、內(nèi)審報告等），協(xié)商審核范圍、標(biāo)準(zhǔn)及費用，簽訂認(rèn)證合同。提交預(yù)審資料：按認(rèn)證機構(gòu)要求提供體系運行證據(jù)（如管理評審記錄、過程績效數(shù)據(jù)、客戶反饋處理記錄），提前10個工作日完成資料自查，保證完整、有效。召開審核前預(yù)備會：明確審核組人員（審核組長、審核員）、審核日程、陪同人員（各部門接口人*）及注意事項，保證各部門熟悉審核要求。2.審核實施階段首次會議：認(rèn)證機構(gòu)審核組、企業(yè)高層管理者、部門負(fù)責(zé)人參加，審核組長說明審核目的、范圍、方法及保密承諾，企業(yè)確認(rèn)審核計劃?，F(xiàn)場審核：審核組通過文件審查（體系文件與標(biāo)準(zhǔn)符合性）、記錄抽查（近1年的質(zhì)量活動記錄）、現(xiàn)場巡視（關(guān)鍵過程控制）、人員訪談（管理層代表、操作員工等）收集客觀證據(jù)。對發(fā)覺的輕微不符合項（如“某設(shè)備點檢記錄未注明設(shè)備編號”），現(xiàn)場口頭提醒并要求整改；嚴(yán)重不符合項（如“未對關(guān)鍵供應(yīng)商進(jìn)行評價”）開具《不符合項通知單》。審核組溝通：審核期間每日召開內(nèi)部會議，匯總審核發(fā)覺，與企業(yè)溝通初步結(jié)論，確認(rèn)不符合項事實。3.審核結(jié)果與改進(jìn)階段提交整改材料：針對嚴(yán)重不符合項，在規(guī)定期限內(nèi)（一般10-15天）提交糾正措施證據(jù)（如整改報告、修訂后的文件、記錄），認(rèn)證機構(gòu)驗證有效性。獲取審核報告：認(rèn)證機構(gòu)審核通過后，頒發(fā)《審核報告》，明確推薦認(rèn)證結(jié)論（推薦認(rèn)證/有條件推薦認(rèn)證/不推薦認(rèn)證）。監(jiān)督與再認(rèn)證：證書有效期內(nèi)每年接受1次監(jiān)督審核（可覆蓋部分條款/全條款），3年期滿前3個月申請再認(rèn)證審核，保證體系持續(xù)有效運行。四、內(nèi)審記錄表模板內(nèi)部審核記錄表審核基本信息審核類型□首次內(nèi)審□定期內(nèi)審□專項內(nèi)審審核日期審核范圍□全體系□（如：生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、銷售部）審核依據(jù)審核組長*審核員受審核部門責(zé)任人審核發(fā)覺記錄序號檢查內(nèi)容（條款/文件條款）證據(jù)描述（記錄/觀察/訪談）符合性判定不符合項描述（事實/條款/嚴(yán)重程度）責(zé)任部門18.5.1生產(chǎn)過程控制抽查3月5日A產(chǎn)品生產(chǎn)記錄，未按《作業(yè)指導(dǎo)書》要求記錄焊接溫度不符合事實：3月5日A產(chǎn)品生產(chǎn)記錄未填寫焊接溫度；違反：《生產(chǎn)過程控制程序》3.2條；嚴(yán)重程度：一般生產(chǎn)部27.2人力資源質(zhì)檢員*的培訓(xùn)記錄顯示，未完成年度內(nèi)審員再培訓(xùn)不符合事實：質(zhì)檢員*培訓(xùn)檔案中無2023年內(nèi)審員再培訓(xùn)記錄；違反：《人力資源控制程序》4.1條；嚴(yán)重程度：嚴(yán)重質(zhì)檢部38.4采購控制抽查供應(yīng)商B的年度評價報告，包含質(zhì)量、交期、服務(wù)3項指標(biāo)，符合要求符合-采購部審核結(jié)論□體系運行有效，符合標(biāo)準(zhǔn)及體系文件要求□存在需改進(jìn)項，建議限期整改后驗證□存在嚴(yán)重不符合項，需暫停推薦認(rèn)證整改要求序號不符合項描述責(zé)任部門糾正措施1生產(chǎn)部未按《作業(yè)指導(dǎo)書》記錄焊接溫度生產(chǎn)部1.對生產(chǎn)員*進(jìn)行記錄培訓(xùn)；2.3月15日前完成所有生產(chǎn)記錄自查整改2質(zhì)檢員*未完成內(nèi)審員再培訓(xùn)質(zhì)檢部1.3月20日前完成內(nèi)審員再培訓(xùn)；2.更新培訓(xùn)檔案簽字欄審核組長受審核部門負(fù)責(zé)人管理者代表驗證人五、外審記錄表模板外部審核記錄表審核基本信息審核類型□初次認(rèn)證□監(jiān)督審核□再認(rèn)證審核日期認(rèn)證機構(gòu)*審核標(biāo)準(zhǔn)審核組長*（認(rèn)證機構(gòu)）審核員企業(yè)陪同人管理者代表*受審核部門審核發(fā)覺記錄序號審核條款檢查內(nèi)容證據(jù)描述符合性判定18.3產(chǎn)品和服務(wù)的放行抽查3月10日B產(chǎn)品出廠檢驗報告，檢驗員未簽字不符合事實：3月10日B產(chǎn)品出廠檢驗報告無檢驗員簽字；違反：ISO9001:20158.3.1條27.1.6組織的知識訪談生產(chǎn)主管*，能說明設(shè)備操作經(jīng)驗通過“師傅帶徒”傳承符合-310.2顧客反饋收到1起客戶關(guān)于產(chǎn)品包裝破損的投訴，已記錄但未在24小時內(nèi)響應(yīng)觀察項潛在風(fēng)險：未按《顧客反饋處理程序》5.1條及時響應(yīng)，可能影響客戶滿意度審核結(jié)論□推薦認(rèn)證□有條件推薦認(rèn)證（需整改不符合項）□不推薦認(rèn)證不符合項整改要求序號不符合項描述責(zé)任部門糾正措施及完成時間整改證據(jù)1出廠檢驗報告無檢驗員簽字質(zhì)檢部1.3月25日前完成所有檢驗報告自查；2.組織檢驗員簽字規(guī)范培訓(xùn)3月25日整改報告、培訓(xùn)記錄簽字欄審核組長（認(rèn)證機構(gòu)）企業(yè)管理者代表認(rèn)證機構(gòu)日期企業(yè)日期六、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避審核獨立性：內(nèi)審員不得審核本部門工作，避免“自己審自己”；外審期間企業(yè)人員不得干擾審核組判斷，保證客觀公正。不符合項描述：需具體、可追溯，避免模糊表述（如“記錄不規(guī)范”應(yīng)改為“《設(shè)備維護(hù)記錄》3月15日未填寫維護(hù)人”）。證據(jù)有效性：提供的記錄需真實、完整（如記錄日期、簽字、編號齊全），避免臨時補造記錄，否則可能判定為“嚴(yán)重不符合”。溝通與配合：提前通知受審核部門準(zhǔn)備相關(guān)資料，審核過程中指定