文檔資料分類及存檔管理規(guī)范一、適用范圍與場景本規(guī)范適用于各類組織（企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等）在日常運(yùn)營、項(xiàng)目管理、行政事務(wù)等活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文檔資料的分類、存檔及全生命周期管理，具體場景包括但不限于：年度/季度工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃等行政類文檔；項(xiàng)目立項(xiàng)書、可行性研究報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等項(xiàng)目管理類文檔；合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、法律文書等合規(guī)類文檔；產(chǎn)品說明書、技術(shù)圖紙、研發(fā)文檔等業(yè)務(wù)類文檔；人事檔案、培訓(xùn)記錄、薪酬報(bào)表等人力資源類文檔；財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)類文檔。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文檔收集與登記明確收集范圍：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，梳理需納入管理的文檔類型（如行政、項(xiàng)目、合同等），形成《文檔類型清單》，明確各類文檔的產(chǎn)生部門、責(zé)任人及歸檔時(shí)限（如項(xiàng)目結(jié)束后15日內(nèi)、月度報(bào)表次月5日前等）。責(zé)任到人：各部門指定部門文檔管理員（可由部門助理或?qū)Ｈ思嫒危?，?fù)責(zé)本部門產(chǎn)生文檔的初步收集、審核（檢查文檔完整性、規(guī)范性，如簽字蓋章是否齊全、格式是否統(tǒng)一），并填寫《文檔收集登記表》（見表1）。統(tǒng)一移交：部門文檔管理員按歸檔時(shí)限，將審核后的文檔移交至組織級(jí)檔案管理部門（或綜合管理部），雙方簽字確認(rèn)，保證文檔交接可追溯。（二）文檔分類與編碼分類原則：采用“年度-類別-子類-流水號(hào)”四級(jí)分類法，保證分類清晰、邏輯層級(jí)明確。年度：按文檔形成年度劃分（如“2024”）；類別：按業(yè)務(wù)屬性劃分（如“XZ-行政”“XM-項(xiàng)目”“HT-合同”“CW-財(cái)務(wù)”等，類別代碼可自定義）；子類：按文檔具體用途劃分（如“XZ-01會(huì)議紀(jì)要”“XM-02項(xiàng)目報(bào)告”“HT-03采購合同”等）；流水號(hào)：按同類文檔產(chǎn)生順序編制3位流水號(hào)（如“001”“002”）。編碼示例：2024年度行政類會(huì)議紀(jì)要第3份，編碼為“2024-XZ-01-003”。分類標(biāo)注：文檔封面右上角統(tǒng)一標(biāo)注分類編碼，電子文檔需在文件名中體現(xiàn)編碼（如“2024-XZ-01-003_2024年度第一次行政會(huì)議紀(jì)要.docx”）。（三）文檔存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)方式：根據(jù)文檔類型選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，電子文檔與紙質(zhì)文檔同步存儲(chǔ)（雙備份）。電子文檔：存儲(chǔ)于組織指定服務(wù)器或云盤（如企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)），按分類編碼建立文件夾層級(jí)（如“2024/XZ/01會(huì)議紀(jì)要/”），定期備份（每周增量備份+每月全量備份），備份數(shù)據(jù)異地保存（如另一臺(tái)服務(wù)器或加密U盤）；紙質(zhì)文檔：使用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒（如A4豎裝），盒面標(biāo)注“年度-類別-子類-流水號(hào)-起止日期-盒數(shù)”（如“2024-XZ-0101-2024.03共1盒”），檔案盒內(nèi)附《檔案盒內(nèi)文件清單》，按編碼順序排列，避免倒置。存儲(chǔ)環(huán)境：紙質(zhì)文檔存放于專用檔案室，需符合“防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光”要求（溫度14-24℃，濕度45-60%）；電子文檔存儲(chǔ)介質(zhì)需定期檢測（每季度1次），保證數(shù)據(jù)可讀性。（四）文檔借閱與利用借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱文檔時(shí)，借閱人（需為組織正式員工）填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》（見表2），注明借閱文章樣式、名稱、用途、借閱期限（一般不超過5個(gè)工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)檔案管理部門備案。借閱登記：檔案管理員核對(duì)申請(qǐng)表與文檔信息，確認(rèn)無誤后辦理借閱手續(xù)：紙質(zhì)文檔：借閱人簽字登記，檔案管理員當(dāng)面清點(diǎn)文檔份數(shù)、完整性，歸還時(shí)檢查有無損壞、涂改；電子文檔：通過檔案管理系統(tǒng)授權(quán)借閱，設(shè)置訪問權(quán)限（僅查看或可），借閱期限到期后系統(tǒng)自動(dòng)收回權(quán)限。特殊文檔管理：涉密文檔（如未公開合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需額外經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱范圍限定于必要人員，借閱時(shí)全程監(jiān)督，禁止拍照、復(fù)印。（五）文檔鑒定與銷毀定期鑒定：檔案管理部門每半年組織鑒定小組（由檔案管理員、法務(wù)專員、業(yè)務(wù)部門代表組成），對(duì)到期文檔進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“降密保存”“銷毀”三類。銷毀流程：經(jīng)鑒定需銷毀的文檔，由檔案管理部門編制《文檔銷毀清冊(cè)》（見表3），注明文章樣式、名稱、形成日期、數(shù)量、銷毀原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀；紙質(zhì)文檔采用碎紙機(jī)銷毀，電子文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀（如硬盤銷毀），銷毀過程需有2人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《銷毀記錄表》；涉密文檔銷毀需單獨(dú)記錄，銷毀后報(bào)上級(jí)保密部門備案。三、核心工具表格示例表1文檔收集登記表序號(hào)文檔名稱文章樣式形成部門形成日期責(zé)任人（某某）份數(shù)（紙質(zhì)/電子）審核人（某某）移交日期備注12024年度工作計(jì)劃2024-XZ-01-001綜合管理部2024-01-05**1/1**2024-01-10含附件3份2項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告2024-XM-02-005研發(fā)部2024-03-20**2/1趙六2024-03-25帶驗(yàn)收章表2文檔借閱申請(qǐng)表借閱人（某某）所在部門借閱日期歸還日期劉七市場部2024-04-102024-04-15借閱文檔信息文章樣式文檔名稱借閱用途2024-HT-03-002采購合同項(xiàng)目審計(jì)審批意見部門負(fù)責(zé)人（某某）：_________________日期：_____檔案管理員（某某）：_________________日期：_____分管領(lǐng)導(dǎo)（某某）：_________________日期：_____表3文檔銷毀清冊(cè)序號(hào)文章樣式文檔名稱形成日期數(shù)量（紙質(zhì)/電子）銷毀原因?qū)徟耍衬常╀N毀日期監(jiān)銷人（某某）12022-XZ-01-0102022年第三季度會(huì)議紀(jì)要2022-07-155/0保存期滿（保管期限5年）周八2024-04-20吳九、鄭十22021-CW-05-0032021年Q2財(cái)務(wù)憑證（已審計(jì)）2021-04-30100/0保存期滿（保管期限10年）周八2024-04-20吳九、鄭十四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)責(zé)任明確：各部門文檔管理員需定期接受檔案管理培訓(xùn)（每季度1次），熟悉分類、編碼、存儲(chǔ)規(guī)范；檔案管理部門每季度對(duì)各部門文檔管理情況進(jìn)行檢查，結(jié)果納入部門績效考核。動(dòng)態(tài)更新：業(yè)務(wù)流程調(diào)整或新增文檔類型時(shí)，需及時(shí)更新《文檔類型清單》和分類編碼規(guī)則，保證規(guī)范與實(shí)際業(yè)務(wù)匹配。安全保密：電子文檔需設(shè)置訪問密碼（復(fù)雜度要求：包含大小寫字母、數(shù)字、特殊符號(hào)，每3個(gè)月更換1次），禁止使用個(gè)人郵箱、網(wǎng)盤存儲(chǔ)涉密文檔；紙質(zhì)檔案室配備監(jiān)控設(shè)備（監(jiān)控覆蓋全區(qū)域，錄像保存30天以上），出入庫