企業(yè)采購需求說明書編制指南一、適用情境與目標(biāo)企業(yè)采購需求說明書是企業(yè)采購活動(dòng)的核心文件，用于清晰界定采購需求、明確采購標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范采購流程，是供應(yīng)商響應(yīng)、招標(biāo)采購、合同簽訂及后續(xù)驗(yàn)收的重要依據(jù)。本指南適用于以下情境：內(nèi)部采購立項(xiàng)：當(dāng)企業(yè)各部門因業(yè)務(wù)發(fā)展需要采購貨物、服務(wù)或工程時(shí)，需通過需求說明書啟動(dòng)內(nèi)部審批流程；供應(yīng)商招標(biāo)依據(jù)：作為招標(biāo)文件的核心組成部分，為供應(yīng)商提供準(zhǔn)確的需求描述，保證響應(yīng)方案匹配度；預(yù)算審批支撐：向財(cái)務(wù)、審計(jì)部門提供采購明細(xì)及預(yù)算依據(jù)，保證資金合理分配；審計(jì)追溯憑證：在采購活動(dòng)審計(jì)中，作為需求合規(guī)性、流程規(guī)范性的證明材料。二、編制流程與操作要點(diǎn)采購需求說明書的編制需遵循“需求明確、標(biāo)準(zhǔn)清晰、流程規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)可控”的原則，具體操作分為以下6個(gè)步驟：（一）需求調(diào)研與收集操作目標(biāo)：全面、準(zhǔn)確地收集采購需求，避免信息遺漏或偏差。操作要點(diǎn)：明確需求部門：由采購需求發(fā)起部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）牽頭，組織使用部門（如車間、研發(fā)組）、采購部門共同參與，明確各部門職責(zé)（需求部門提出需求，采購部門提供專業(yè)支持）。收集需求內(nèi)容：通過訪談（與主管、專員溝通）、問卷（針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化采購需求）、歷史數(shù)據(jù)（參考過往類似采購項(xiàng)目）等方式，收集以下信息：采購目的（如“替換老化設(shè)備以滿足產(chǎn)能提升需求”“新增IT系統(tǒng)以優(yōu)化辦公流程”）；采購標(biāo)的（貨物名稱/服務(wù)類型/工程范圍，如“辦公電腦”“軟件開發(fā)”“廠房裝修”）；數(shù)量與規(guī)格（如“50臺(tái)臺(tái)式電腦，CPU不低于i5-12400，內(nèi)存16GB，512GB固態(tài)硬盤”）；質(zhì)量要求（如“符合國家3C認(rèn)證，質(zhì)保期3年”）；時(shí)間要求（如“合同簽訂后30日內(nèi)交付，45日內(nèi)完成安裝調(diào)試”）；預(yù)算范圍（如“最高預(yù)算80萬元，含運(yùn)輸、稅費(fèi)、安裝等所有費(fèi)用”）。梳理需求優(yōu)先級(jí)：區(qū)分“必備項(xiàng)”（如設(shè)備安全標(biāo)準(zhǔn)）、“可選項(xiàng)”（如外觀顏色），保證需求滿足核心業(yè)務(wù)需求。（二）需求分析與定義操作目標(biāo)：將收集的需求轉(zhuǎn)化為可量化、可執(zhí)行的技術(shù)與商務(wù)指標(biāo)，避免模糊表述。操作要點(diǎn)：需求分類：按采購類型（貨物/服務(wù)/工程）拆分需求，例如：貨物類：需明確型號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)、功能參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；服務(wù)類：需明確服務(wù)范圍、服務(wù)期限、服務(wù)人員資質(zhì)、交付成果（如“提供年度IT運(yùn)維服務(wù)，包含7×24小時(shí)故障響應(yīng)，每月提交運(yùn)維報(bào)告”）；工程類：需明確工程范圍、技術(shù)規(guī)范、驗(yàn)收規(guī)范、工期要求。明確核心目標(biāo)：提煉采購的根本目的，例如“采購高精度檢測(cè)設(shè)備是為了提升產(chǎn)品合格率至99.5%”，避免偏離業(yè)務(wù)需求。設(shè)定量化指標(biāo)：將模糊需求轉(zhuǎn)化為可驗(yàn)證的量化標(biāo)準(zhǔn)，例如：避免“質(zhì)量好”改為“產(chǎn)品通過ISO9001認(rèn)證，關(guān)鍵功能指標(biāo)誤差≤±0.5%”；避免“盡快交付”改為“合同簽訂后15個(gè)工作日內(nèi)交付至指定地點(diǎn)”。（三）初稿編制操作目標(biāo)：按照標(biāo)準(zhǔn)模板完成采購需求說明書初稿，內(nèi)容完整、邏輯清晰。操作要點(diǎn)：填寫基本信息：包括項(xiàng)目名稱（如“2024年Q3辦公設(shè)備采購”）、項(xiàng)目編號(hào)（由采購部門統(tǒng)一分配）、需求部門（行政部）、聯(lián)系人（經(jīng)理）、聯(lián)系方式（電話：-）、采購類型（貨物類）、預(yù)算金額（80萬元）、編制日期等。細(xì)化采購內(nèi)容：按“采購標(biāo)的明細(xì)表”逐項(xiàng)填寫（詳見“三、標(biāo)準(zhǔn)模板與填寫示例”），保證每項(xiàng)物料/服務(wù)的技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、用途清晰。明確技術(shù)參數(shù)：列出核心參數(shù)（如功能、材質(zhì)、安全標(biāo)準(zhǔn)），避免使用“高端”“優(yōu)質(zhì)”等模糊詞匯，必要時(shí)引用國家標(biāo)準(zhǔn)（如“GB/T9813.1-2016臺(tái)式微型機(jī)通用規(guī)范”）或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。界定商務(wù)要求：包括交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式（如“送貨上門并安裝調(diào)試”）、付款方式（如“合同簽訂后支付30%預(yù)付款，驗(yàn)收合格后支付70%尾款”）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“按采購清單及雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)驗(yàn)收，無異議則簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告”）、質(zhì)保期（如“硬件質(zhì)保3年，軟件質(zhì)保1年”）。描述項(xiàng)目背景與目標(biāo)：簡(jiǎn)要說明采購原因（如“因現(xiàn)有設(shè)備使用超5年，故障頻發(fā)，影響辦公效率”）及預(yù)期效果（如“新設(shè)備投入使用后，辦公效率提升30%”）。（四）內(nèi)部審核操作目標(biāo)：通過多部門審核，保證需求合規(guī)性、合理性與可行性。操作要點(diǎn)：需求部門初審：由需求部門負(fù)責(zé)人（如行政部*總監(jiān)）審核采購內(nèi)容是否滿足業(yè)務(wù)需求，數(shù)量、預(yù)算是否合理，簽署“需求確認(rèn)意見”。采購部門審核：采購部門審核采購類型（是否適用招標(biāo)/詢價(jià)/競(jìng)爭(zhēng)性談判）、預(yù)算是否在年度采購計(jì)劃內(nèi)、技術(shù)參數(shù)是否具有排他性（如“僅限某品牌”），提出“采購合規(guī)性意見”。財(cái)務(wù)/法務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算準(zhǔn)確性（是否含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等隱性成本）、資金來源（是否在預(yù)算范圍內(nèi)），簽署“預(yù)算審核意見”；法務(wù)部門審核合同條款（付款方式、違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）是否符合法律法規(guī)，簽署“法律合規(guī)意見”。（五）修訂與完善操作目標(biāo)：根據(jù)審核意見修改初稿，保證最終版本無爭(zhēng)議、可執(zhí)行。操作要點(diǎn)：梳理審核意見：匯總各部門提出的修改意見（如“技術(shù)參數(shù)需增加‘支持Wi-Fi6’”“預(yù)算需補(bǔ)充3%的不可預(yù)見費(fèi)”），明確修改責(zé)任人和完成時(shí)間。交叉驗(yàn)證：對(duì)修改后的內(nèi)容進(jìn)行交叉驗(yàn)證，例如：技術(shù)參數(shù)修改后需確認(rèn)是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)算調(diào)整后需重新計(jì)算總價(jià)是否超限。確認(rèn)無誤：經(jīng)需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門共同確認(rèn)后，形成最終版采購需求說明書。（六）最終確認(rèn)與歸檔操作目標(biāo)：完成采購需求說明書的審批流程，為后續(xù)采購活動(dòng)提供依據(jù)。操作要點(diǎn)：簽字蓋章：由需求部門負(fù)責(zé)人、采購負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋公司公章（或采購專用章），保證文件法律效力。分發(fā)與歸檔：將蓋章后的文件分發(fā)至采購部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門，電子版同步存入采購管理系統(tǒng)，歸檔期限不少于5年。三、標(biāo)準(zhǔn)模板與填寫示例（一）采購需求說明書模板一、項(xiàng)目基本信息項(xiàng)目名稱項(xiàng)目編號(hào)需求部門聯(lián)系人聯(lián)系電話（*）-采購類型預(yù)算金額（萬元）編制日期審批狀態(tài)備注（貨物/服務(wù)/工程）YYYY-MM-DD二、項(xiàng)目背景與采購目標(biāo)項(xiàng)目背景：（簡(jiǎn)述采購原因，如“現(xiàn)有設(shè)備老化，無法滿足業(yè)務(wù)需求”）采購目標(biāo)：（明確預(yù)期效果，如“提升工作效率，降低維護(hù)成本”）三、采購內(nèi)容明細(xì)表序號(hào)物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量單位技術(shù)參數(shù)（可另附表）用途備注（如交付時(shí)間、地點(diǎn)）12四、技術(shù)參數(shù)要求（可根據(jù)采購類型選擇是否填寫）功能指標(biāo)：（如“處理速度≥1000次/秒”）材質(zhì)要求：（如“304不銹鋼，厚度≥1.5mm”）安全標(biāo)準(zhǔn)：（如“通過GB4943.1-2011安全認(rèn)證”）其他：（如“環(huán)保要求：符合RoHS指令”）五、商務(wù)要求交付時(shí)間：（如“合同簽訂后30日內(nèi)交付”）交付地點(diǎn)：（如“市區(qū)公司倉庫”）交付方式：（如“送貨上門并安裝調(diào)試，承擔(dān)運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)”）付款方式：（如“30%預(yù)付款，驗(yàn)收合格后付70%尾款”）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：（如“按采購清單及技術(shù)參數(shù)驗(yàn)收，雙方簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告”）質(zhì)保期：（如“硬件12個(gè)月，軟件6個(gè)月”）服務(wù)要求：（如“提供7×24小時(shí)故障響應(yīng)，4小時(shí)內(nèi)到場(chǎng)維修”）六、審批流程審核環(huán)節(jié)部門/崗位審核人審核意見簽字日期需求確認(rèn)需求部門*經(jīng)理采購合規(guī)性審核采購部門*主管預(yù)算審核財(cái)務(wù)部門*總監(jiān)法律合規(guī)審核法務(wù)部門*專員最終審批分管領(lǐng)導(dǎo)*總七、附件清單需求部門書面申請(qǐng)函技術(shù)參數(shù)詳細(xì)說明（如有）歷史采購價(jià)格參考（如有）其他（如設(shè)計(jì)圖紙、服務(wù)方案框架）（二）填寫示例（以“辦公設(shè)備采購”為例）一、項(xiàng)目基本信息項(xiàng)目名稱項(xiàng)目編號(hào)需求部門聯(lián)系人聯(lián)系電話（*）2024年Q3辦公設(shè)備采購CG-202403-001行政部*經(jīng)理-采購類型預(yù)算金額（萬元）編制日期審批狀態(tài)備注貨物類802024-06-15已審批二、項(xiàng)目背景與采購目標(biāo)項(xiàng)目背景：公司現(xiàn)有辦公電腦使用年限超過5年，頻繁出現(xiàn)藍(lán)屏、卡頓等問題，影響員工辦公效率，需采購新設(shè)備替換。采購目標(biāo)：保證新設(shè)備滿足日常辦公需求，提升員工工作效率30%，未來3年內(nèi)無需升級(jí)硬件。三、采購內(nèi)容明細(xì)表序號(hào)物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量單位技術(shù)參數(shù)（可另附表）用途備注（如交付時(shí)間、地點(diǎn)）1臺(tái)式電腦ThinkCentreM70050臺(tái)詳見技術(shù)參數(shù)表行政辦公2024-07-30日前交付至各部門辦公室2打印機(jī)HPLaserJetM4795臺(tái)詳見技術(shù)參數(shù)表文件打印同上四、技術(shù)參數(shù)要求（以臺(tái)式電腦為例）CPU：IntelCorei5-12400，6核12線程；內(nèi)存：16GBDDR4，3200MHz；硬盤：512GBSSD（NVMe協(xié)議）；顯示器：23.8英寸IPS屏，1920×1080分辨率，60Hz刷新率；接口：≥4個(gè)USB3.0接口，2個(gè)HDMI接口，1個(gè)RJ45網(wǎng)口；認(rèn)證：通過3C認(rèn)證，能效等級(jí)1級(jí)。五、商務(wù)要求交付時(shí)間：合同簽訂后30日內(nèi)完成所有設(shè)備交付及安裝調(diào)試；交付地點(diǎn)：市區(qū)公司各部門辦公室；付款方式：合同簽訂后支付30%預(yù)付款（24萬元），驗(yàn)收合格后支付70%尾款（56萬元）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：按采購清單及技術(shù)參數(shù)表逐項(xiàng)驗(yàn)收，無異議后簽署《設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；質(zhì)保期：整機(jī)3年，硬盤5年，提供免費(fèi)上門維修服務(wù)；服務(wù)要求：7×24小時(shí)故障響應(yīng)，4小時(shí)內(nèi)到場(chǎng)解決，提供備用機(jī)（1臺(tái)）。六、審批流程審核環(huán)節(jié)部門/崗位審核人審核意見簽字日期需求確認(rèn)行政部*經(jīng)理需求屬實(shí)2024-06-10采購合規(guī)性審核采購部*主管符合招標(biāo)流程2024-06-12預(yù)算審核財(cái)務(wù)部*總監(jiān)預(yù)算合理2024-06-13法律合規(guī)審核法務(wù)部*專員條款合規(guī)2024-06-14最終審批分管副總*總同意采購2024-06-15七、附件清單行政部《辦公設(shè)備更換申請(qǐng)函》《臺(tái)式電腦技術(shù)參數(shù)詳細(xì)說明》2023年同類設(shè)備采購價(jià)格參考表四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)與規(guī)避建議（一）需求描述模糊，導(dǎo)致供應(yīng)商響應(yīng)偏差風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：使用“高功能”“優(yōu)質(zhì)”等模糊詞匯，供應(yīng)商理解不一致，交付產(chǎn)品不符合實(shí)際需求。規(guī)避建議：技術(shù)參數(shù)需量化（如“響應(yīng)時(shí)間≤2秒”而非“快速響應(yīng)”）；參考國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T22239-2019信息安全技術(shù)”）；必要時(shí)組織供應(yīng)商技術(shù)溝通會(huì)，明確需求細(xì)節(jié)。（二）技術(shù)參數(shù)具有排他性，違反公平競(jìng)爭(zhēng)原則風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：參數(shù)僅限某一品牌型號(hào)，導(dǎo)致其他供應(yīng)商無法參與，涉嫌“量身定制”。規(guī)避建議：參數(shù)應(yīng)體現(xiàn)“最低要求”而非“唯一要求”（如“內(nèi)存≥16GB”而非“內(nèi)存為16GBDDR43200MHz（某品牌專用）”）；采用“或”條款（如“支持Windows10或11操作系統(tǒng)”）；采購部門需審核參數(shù)是否具有普遍性。（三）預(yù)算編制不完整，導(dǎo)致采購成本超支風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：僅考慮物料本身價(jià)格，遺漏運(yùn)輸、稅費(fèi)、安裝、培訓(xùn)等隱性成本。規(guī)避建議：預(yù)算需包含“全生命周期成本”（如設(shè)備采購價(jià)+3年運(yùn)維費(fèi)）；參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)或市場(chǎng)詢價(jià)，保證預(yù)算合理性；財(cái)務(wù)部門需審核預(yù)算是否覆蓋所有必要費(fèi)用。（四）審批流程遺漏，導(dǎo)致采購無效風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：未經(jīng)過法務(wù)或財(cái)務(wù)審核，合同條款存在法律風(fēng)險(xiǎn)或資金無保障。規(guī)避建議：嚴(yán)格執(zhí)行“需求-采購-財(cái)務(wù)-法務(wù)”逐級(jí)審批流程；明確各環(huán)節(jié)審批時(shí)限（如每個(gè)環(huán)節(jié)不超過3個(gè)工作日）