綜合辦公自動化流程與規(guī)范模板一、適用范圍二、操作流程詳解1.流程發(fā)起：需求明確與材料準(zhǔn)備操作主體：流程發(fā)起人（如部門員工、部門負(fù)責(zé)人等）操作內(nèi)容：（1）明確流程類型（如“辦公用品申領(lǐng)”“文件審批”等），根據(jù)流程要求準(zhǔn)備必要材料（如辦公用品申領(lǐng)需填寫《需求清單》，文件審批需附待審文件終稿）；（2）登錄辦公自動化系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)），選擇對應(yīng)流程模板，填寫發(fā)起信息（包括流程標(biāo)題、發(fā)起部門、緊急程度、關(guān)聯(lián)項目等）；（3）準(zhǔn)備好的材料附件，保證信息完整、格式規(guī)范（如文件命名格式為“部門_流程名稱_日期”，例如“行政部_辦公用品申領(lǐng)_20231027”）。工具支持：辦公自動化系統(tǒng)（OA）、內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)/釘釘）。2.流程審批：分級審核與節(jié)點把控操作主體：各審批節(jié)點負(fù)責(zé)人（如部門主管、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政部等）操作內(nèi)容：（1）審批人通過系統(tǒng)收到待辦審批任務(wù)后，需在規(guī)定時限內(nèi)（如常規(guī)審批24小時內(nèi)，緊急審批4小時內(nèi)）完成審核；（2）審核內(nèi)容包括：材料完整性、流程合規(guī)性、內(nèi)容合理性（如辦公用品申領(lǐng)需核對數(shù)量是否符合部門標(biāo)準(zhǔn)，文件審批需核對格式是否規(guī)范）；（3）審批通過：在系統(tǒng)中“同意”，流程自動流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點；審批不通過：注明駁回原因（如“材料缺失，請補充采購清單”），流程退回至發(fā)起人修改；（4）多節(jié)點審批時，若前一節(jié)點駁回，后續(xù)節(jié)點審批自動終止，需發(fā)起人修改后重新發(fā)起。工具支持：OA系統(tǒng)審批模塊、移動端審批（支持手機端查看與操作）。3.流程執(zhí)行：任務(wù)落地與進度跟蹤操作主體：流程執(zhí)行部門/人員（如行政部、發(fā)起人所在部門）操作內(nèi)容：（1）審批通過后，執(zhí)行部門根據(jù)流程結(jié)果開展具體工作（如行政部根據(jù)辦公用品申領(lǐng)流程安排采購與發(fā)放，發(fā)起人根據(jù)文件審批意見修改并定稿）；（2）執(zhí)行過程中需實時更新流程進度（如在OA系統(tǒng)中標(biāo)注“采購中”“已發(fā)放”“文件已定稿”等狀態(tài)）；（3）涉及跨部門協(xié)作時，執(zhí)行人需主動通過內(nèi)部通訊工具對接相關(guān)部門（如會議室預(yù)訂需提前與行政部確認(rèn)使用時間與設(shè)備需求）。工具支持：OA系統(tǒng)進度跟蹤模塊、內(nèi)部通訊工具、部門協(xié)作群組。4.流程歸檔：資料整理與記錄留存操作主體：流程發(fā)起部門/行政部（根據(jù)企業(yè)制度明確責(zé)任主體）操作內(nèi)容：（1）流程完成后，發(fā)起人需將流程全過程中產(chǎn)生的材料（如審批記錄、附件、執(zhí)行結(jié)果等）整理歸檔；（2）通過OA系統(tǒng)“歸檔”功能歸檔資料，命名規(guī)則為“流程編號_流程名稱_完成日期”（如“OA202310001_辦公用品申領(lǐng)_20231028”）；（3）行政部定期對歸檔資料進行分類備份（按年度、流程類型等維度），保證資料安全可查，保存期限符合企業(yè)檔案管理規(guī)定（如一般流程保存不少于3年，重要流程保存不少于5年）。工具支持：OA系統(tǒng)歸檔模塊、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。三、流程記錄表模板以下為通用流程記錄表模板，可根據(jù)具體流程類型調(diào)整字段內(nèi)容：流程編號流程類型發(fā)起人發(fā)起部門發(fā)起時間關(guān)聯(lián)節(jié)點（審批/執(zhí)行）預(yù)計完成時間實際完成時間流程狀態(tài)（待審批/審批中/已完成/已駁回）備注（如駁回原因、執(zhí)行結(jié)果）OA202310001辦公用品申領(lǐng)*行政部2023-10-27部門主管審批→行政部審核2023-10-302023-10-29已完成已采購并發(fā)放，領(lǐng)取人：*OA202310002文件審批*市場部2023-10-27部門主管審批→分管領(lǐng)導(dǎo)審批2023-10-282023-10-28已完成定稿已發(fā)布，編號：QW20231002OA202310003會議室預(yù)訂*趙六人事部2023-10-27行政部審核→后勤部確認(rèn)2023-10-292023-10-29已駁回時間沖突，已協(xié)調(diào)至2023-11-02四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示1.時間節(jié)點管理發(fā)起人需提前規(guī)劃流程時間，避免因臨近截止日期導(dǎo)致審批延誤；審批人需關(guān)注系統(tǒng)待辦提醒，保證在規(guī)定時限內(nèi)反饋，緊急流程需通過“加急”標(biāo)記提醒審批人。2.信息準(zhǔn)確性要求發(fā)起人填寫流程信息時需保證部門、人員、項目名稱等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致流程流轉(zhuǎn)至錯誤節(jié)點；附件材料需清晰、完整，避免關(guān)鍵內(nèi)容缺失（如辦公用品申領(lǐng)需注明具體型號、數(shù)量）。3.跨部門協(xié)作規(guī)范涉及多部門協(xié)作的流程，發(fā)起人需提前與相關(guān)部門溝通需求，確認(rèn)可行性后再發(fā)起流程；執(zhí)行過程中如遇問題，需優(yōu)先通過內(nèi)部通訊工具或部門會議協(xié)調(diào)解決，避免流程卡頓。4.系統(tǒng)操作與數(shù)據(jù)安全員工需妥善保管OA系統(tǒng)賬號密碼，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人使用；流程歸檔資料需至指定系統(tǒng)模塊，不得通過私人郵箱、等非官方渠道傳遞，保證企業(yè)數(shù)據(jù)安全與保密性。5.異常情況處理若流程審批過