通用行政日常事務處理指南手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)行政日常事務的處理流程，提高行政工作效率，保證各項事務有序開展。手冊適用于企業(yè)行政人員、各部門事務對接人及相關(guān)崗位人員，涵蓋會議管理、辦公用品申領(lǐng)、訪客接待、文件流轉(zhuǎn)、差旅安排等高頻行政場景，為日常工作提供標準化操作指引。一、會議組織與管理（一）常見應用場景部門例會、項目啟動會、客戶對接會、年度總結(jié)會、跨部門協(xié)調(diào)會等需集中人員溝通、決策或部署工作的正式會議。（二）操作流程會議發(fā)起與申請發(fā)起人根據(jù)工作需要，填寫《會議申請表》（含會議名稱、目的、時間、預計時長、地點、參會人員范圍、議程、所需設備（投影儀、麥克風、白板等）等信息），提交至部門負責人審批。行政部門收到審批通過的《會議申請表》后，1個工作日內(nèi)反饋會議資源（會議室、設備）availability，若有沖突需協(xié)調(diào)調(diào)整時間或更換場地。會議通知發(fā)布行政人員提前2個工作日通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如釘釘、企業(yè)）或郵件發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議程、參會人員、需攜帶材料及聯(lián)系人*（電話：內(nèi)線X）。涉及外部人員參會的，需提前3個工作日發(fā)送正式邀請函（電子版/紙質(zhì)版），并電話確認對方是否參會。會前準備行政人員提前1小時調(diào)試會議室設備（保證投影、音響、燈光正常），擺放會議桌牌、飲用水、會議資料（如議程、PPT打印版等），在會議室門口張貼“會議中”提示牌。發(fā)起人*提前30分鐘到達會場，檢查議程及材料準備情況，確認參會人員簽到。會議召開與記錄主持人*按會議議程主持，控制會議節(jié)奏，保證各環(huán)節(jié)按時完成；行政人員負責會議簽到（使用《會議簽到表》），記錄會議要點（含決議事項、責任人、完成時限）。涉密會議需關(guān)閉錄音錄像設備，參會人員需簽署《保密承諾書》。會后紀要與歸檔會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人整理會議紀要（含會議基本信息、議程討論要點、決議事項、責任人、時間節(jié)點等），提交主持人及部門負責人*審核。審核通過的會議紀要通過郵件發(fā)送至參會人員，并在企業(yè)知識庫系統(tǒng)存檔；《會議申請表》《簽到表》《會議紀要》等紙質(zhì)材料由行政部門按月整理歸檔。（三）參考模板表1-1會議申請表會議名稱會議時間會議地點預計時長會議目的參會人員（部門/姓名）議程（按順序填寫）所需設備發(fā)起人*審批人*聯(lián)系電話表1-2會議簽到表會議名稱：____________________時間：______年_月_日地點：____________________

序號|部門|姓名|職務|簽到時間|備注||——|————|——–|——–|———-|——–|

|1||||||

|2||||||表1-3會議紀要模板會議紀要會議名稱：X項目啟動會時間：2023年X月X日14:00-16:00地點：3樓第一會議室參會人員：（項目部）、（市場部）、（行政部）等缺席人員：趙六（因公出差）主持人：記錄人：議程及討論要點：項目背景介紹（）：X項目旨在……，預計周期3個月。職責分工（）：市場部負責需求調(diào)研，項目部負責方案設計，行政部負責后勤支持。資源需求（）：需采購設備，預算5萬元，由行政部X月X日前完成。決議事項：市場部X月X日前提交需求調(diào)研報告；行政部X月X日前完成設備采購并到位；下次會議時間：X月X日10:00，地點：同上。分發(fā)范圍：全體參會人員、公司領(lǐng)導（四）需關(guān)注事項會議需提前明確主題和目標，避免臨時議題過多導致效率低下；涉及外部參會的，需提前確認對方職務、性別、民族等禮儀細節(jié)（如是否需要安排翻譯、特殊餐飲等）；會議室使用遵循“先申請、先使用”原則，緊急會議可優(yōu)先協(xié)調(diào)空閑場地；會議紀要需經(jīng)主持人審核后發(fā)布，保證決議事項準確無誤；嚴禁在會議室內(nèi)吸煙、飲食，保持環(huán)境整潔。二、辦公用品申領(lǐng)與管理（一）適用范圍日常辦公消耗品（紙張、筆、文件夾等）、辦公設備（打印機、計算器等）、勞保用品（口罩、消毒液等）的申領(lǐng)、采購與庫存管理。（二）操作流程需求提報各部門每月20日前提交《辦公用品月度需求表》（含物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、用途），由部門負責人*審核后報行政部門。臨時性需求（如新員工入職、突發(fā)任務需補充用品），需提前3個工作日填寫《臨時辦公用品申領(lǐng)單》，說明緊急原因，經(jīng)部門負責人*審批后提交行政部門。采購與入庫行政部門匯總各部門需求，編制《辦公用品采購計劃》，報財務部門及總經(jīng)理審批后，通過合格供應商采購（大宗采購需簽訂供貨合同）。物品到貨后，行政人員對照采購清單核對數(shù)量、質(zhì)量，確認無誤后填寫《辦公用品入庫單》（入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、供應商、經(jīng)手人*），并在庫存臺賬中登記。領(lǐng)用與登記員工領(lǐng)用辦公用品時，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（領(lǐng)用人、部門、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用日期、用途），簽字確認后領(lǐng)取。部門領(lǐng)用辦公設備（如打印機、掃描儀），需注明“部門共用”，由部門指定專人負責保管，行政部門定期檢查設備使用情況。庫存盤點行政部門每月末進行庫存盤點，核對臺賬與實際庫存數(shù)量，編制《庫存盤點表》，對盤盈、盤虧情況分析原因（如損耗、遺失），報財務部門*審核后處理。（三）參考模板表2-1辦公用品月度需求表部門：____________________月份：______年____月

序號|物品名稱|規(guī)格型號|單位|需求數(shù)量|用途|申領(lǐng)人*|部門負責人*||——|———-|———-|——|———-|————|———|————–|

|1|A4紙|80g|包|10|日常打印|||

|2|中性筆|0.5mm|支|20|會議記錄|||表2-2辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用人部門物品名稱規(guī)格型號單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用日期用途簽字確認市場部文件夾A4個52023-5-10存檔資料表2-3庫存盤點表盤點日期：______年_月_日盤點人：*

物品名稱|規(guī)格型號|賬面數(shù)量|實際數(shù)量|盤盈/盤虧數(shù)量|原因分析|處理意見||———-|———-|———-|———-|—————|————–|———-|

|A4紙|80g|50|48|-2|正常損耗|報核銷|

|中性筆|0.5mm|100|105|+5|采購入庫未登記|補充臺賬|（四）需關(guān)注事項辦公用品申領(lǐng)需按需申領(lǐng)，避免浪費，禁止私人用途；辦公設備領(lǐng)用需明保證管責任人，損壞或遺失需按公司規(guī)定賠償；庫存物品需分類存放（易潮、易燃物品單獨存放），定期檢查保質(zhì)期；臨時緊急需求需優(yōu)先保障，但需事后補辦審批手續(xù)；行政部門每季度發(fā)布《辦公用品消耗分析報告》，優(yōu)化采購計劃。三、訪客接待與服務（一）常見應用場景外部客戶來訪、合作伙伴考察、面試候選人、上級單位檢查、媒體采訪等需提供接待服務的場景。（二）操作流程訪客信息登記對方聯(lián)系人*提前1-2個工作日通過電話或郵件告知來訪信息（訪客姓名、單位、職務、人數(shù)、來訪目的、到訪時間、預計停留時長、特殊需求（如翻譯、無障礙設施等）），行政部門填寫《訪客接待信息登記表》。接待準備行政人員根據(jù)訪客級別（普通客戶/重要客戶/上級單位）安排接待規(guī)格：普通客戶：安排洽談室（3樓2號會議室），準備飲用水、紙巾、公司宣傳冊；重要客戶/上級單位：安排獨立會議室（5樓1號會議室），擺放水果、茶點，制作歡迎牌（如“歡迎公司領(lǐng)導一行”），必要時準備車輛接送。提前通知相關(guān)部門（如業(yè)務部、行政部）安排對接人員，確認訪客行程（是否需要參觀廠區(qū)、用餐等）?，F(xiàn)場接待與引導訪客到達后，前臺人員主動上前問候（“您好，歡迎來到公司，請問找哪位？”），核對《訪客接待信息登記表》信息，發(fā)放《訪證》（佩戴于胸前），引導至會議室。對接人員*提前5分鐘到達會議室，起身迎接，雙手遞上名片，介紹雙方人員（“這是我們市場部李經(jīng)理，這是貴公司王總”）。接待服務與送別會議期間，行政人員適時添加茶水、水果，保持安靜環(huán)境，避免隨意進出；如需安排用餐，提前確認餐標（如人均150元/餐）、口味（是否忌口、素食等），預訂包間（優(yōu)先選擇公司合作餐廳）；訪客離開時，對接人員*及行政人員送至公司門口，握手道別，重要客戶可安排車輛送至機場/高鐵站。記錄與反饋接待結(jié)束后，對接人員填寫《訪客接待總結(jié)表》（含接待過程、訪客反饋、需跟進事項），提交部門負責人及行政部門；行政部門將《訪客接待信息登記表》《訪客接待總結(jié)表》存檔，重要訪客反饋及時上報公司領(lǐng)導。（三）參考模板表3-1訪客接待信息登記表接待日期：______年_月_日接待部門：行政部

來訪單位|聯(lián)系人*|聯(lián)系電話|到訪時間|離開時間||————–|————–|—————-|————|————|

|科技有限公司|王總|138|09:00|11:30|

|訪客人數(shù)|訪客姓名/職務|來訪目的|特殊需求|接待人*|

|3人|王總（總經(jīng)理）、李經(jīng)理（技術(shù)總監(jiān)）、助理|洽談合作項目|無|（業(yè)務部）|表3-2訪客接待總結(jié)表接訪時間：______年_月_日接訪人：*

接訪地點|參與人員（雙方）|討論要點|訪客反饋|需跟進事項||————–|——————|—————-|————–|————–|

|5樓1號會議室|我方：、；對方：王總、李經(jīng)理|1.產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)；2.合作模式；3.交付周期|對我方產(chǎn)品技術(shù)認可，希望盡快提供報價方案|1.5月15日前提交報價單；2.邀請對方參觀生產(chǎn)基地|（四）需關(guān)注事項訪客信息需準確登記，涉及敏感信息（如訪客身份證號、行程）需保密；重要客戶接待需提前制定詳細接待方案，報領(lǐng)導審批；訪客參觀廠區(qū)/辦公區(qū)域時，需遵守公司保密規(guī)定，禁止進入非開放區(qū)域；用餐接待需控制成本，避免鋪張浪費，禁止飲酒（特殊商務場合需領(lǐng)導批準）；接訪人員需著裝正式，保持微笑，使用禮貌用語（如“您好”“請”“謝謝”）。四、文件流轉(zhuǎn)與歸檔管理（一）適用范圍公司內(nèi)部文件（通知、制度、報告）、對外文件（函件、合同、報表）的起草、審核、印發(fā)、傳遞、歸檔全流程管理。（二）操作流程文件起草起草人*根據(jù)工作需要，使用公司統(tǒng)一模板（如《公司文件模板》）起草文件，內(nèi)容需準確、簡潔、邏輯清晰，涉及數(shù)據(jù)、政策等內(nèi)容需注明來源。部門審核起草人將文件提交至部門負責人審核，重點審核內(nèi)容真實性、職責分工明確性、與其他制度的沖突性；審核通過后，在《文件審批單》上簽字確認。領(lǐng)導審批根據(jù)文件重要性，提交對應層級領(lǐng)導審批：一般文件（部門通知、工作計劃）：部門負責人*審批；重要文件（公司制度、合同、財務報表）：分管領(lǐng)導*審批；重大文件（發(fā)展戰(zhàn)略、年度總結(jié)）：總經(jīng)理*審批。審批過程中如需修改，審批人在《文件審批單》上注明意見，退回起草人修改后重新提交。印發(fā)與傳遞審批通過的文件，由行政部門統(tǒng)一編號（如“行字〔2023〕X號”），排版后印發(fā)（紙質(zhì)文件需加蓋公章，電子文件需添加電子簽章）。內(nèi)部文件通過內(nèi)部系統(tǒng)（如OA）傳遞，外部文件通過快遞（EMS、順豐）或正式函件送達，并保留寄送憑證（如快遞單號）。執(zhí)行與跟蹤各部門收到文件后，需在1個工作日內(nèi)簽收，并按要求落實（如制度文件需組織學習，通知文件需反饋執(zhí)行情況）。行政部門定期跟蹤文件執(zhí)行進度，對未按時落實的部門進行督辦。歸檔與管理文件執(zhí)行完畢后，由起草部門將紙質(zhì)文件（含《文件審批單》、印發(fā)件、反饋材料）及電子文件整理齊全，每月末移交行政部門歸檔。行政部門按“年度-類別-文號”分類歸檔（如“2023年-制度類-行字〔2023〕5號”），編制《文件歸檔目錄》，錄入檔案管理系統(tǒng)，便于查閱。（三）參考模板表4-1文件審批單文件名稱文件編號起草人*部門文件類型□制度□通知□報告□合同□其他密級□公開□內(nèi)部□秘密部門審核意見簽字：日期：分管領(lǐng)導審批意見簽字：日期：總經(jīng)理審批意見簽字：日期：表4-2文件歸檔目錄歸檔年度：______年歸檔部門：行政部檔案編號：DA-2023-

序號|文件名稱|文件編號|密級|頁數(shù)|歸檔日期|存放位置|備注||——|———-|———-|——|——|———-|———-|——–|

|1|考勤管理制度|行字〔2023〕8號|內(nèi)部|15|2023-03-15|A1-01||

|2|關(guān)于2023年五一放假的通知|行字〔2023〕12號|公開|3|2023-04-28|A1-02||（四）需關(guān)注事項文件編號需唯一，避免重復或遺漏，編號規(guī)則由行政部門統(tǒng)一制定；涉密文件需標注密級，嚴格控制傳閱范圍，禁止通過非加密渠道（如普通QQ）傳遞；紙質(zhì)文件需使用公司統(tǒng)一信紙、封面，電子文件字體、字號需符合規(guī)范（如標題二號黑體，三號仿宋）；歸檔文件需保持完整，不得缺頁、涂改，電子文件需定期備份（刻錄光盤或存儲至服務器）；檔案查閱需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人*及檔案管理員批準后，在查閱室查閱，涉密檔案不得帶出。五、員工差旅安排與報銷（一）常見應用場景員工因公出差（商務洽談、項目考察、參加會議、培訓學習等）的行程安排、費用報銷及管理。（二）操作流程出差申請與審批員工出差前填寫《出差申請表》（含出差人、部門、出差地點、出差事由、出差時間、交通工具（飛機/高鐵/汽車）、住宿標準、預計費用等），附相關(guān)會議通知、邀請函等證明材料，經(jīng)部門負責人*審批?？缡?長途出差（超過3天）需報分管領(lǐng)導審批；出差費用超過5000元的需報總經(jīng)理審批。行程與票務安排行政部門/員工根據(jù)審批通過的《出差申請表》，預訂往返交通票（優(yōu)先選擇高鐵/經(jīng)濟艙航班，如需乘坐飛機需提前說明理由）、住宿酒店（優(yōu)先選擇公司協(xié)議酒店，住宿標準：一線城市不超過400元/晚，二線城市不超過300元/晚）。預訂后及時將行程信息（車次/航班號、酒店地址、聯(lián)系方式）反饋給出差人，并保留預訂憑證。差旅過程管理出差人需按計劃行程出差，嚴禁擅自變更行程（如延長出差時間、更改出差地點）或繞道旅游，特殊情況需提前向部門負責人*申請。出差期間保持通訊暢通，每日向部門負責人*匯報工作進展；涉及緊急事務需調(diào)整行程的，需及時報備行政部門。費用報銷出差返回后5個工作日內(nèi)，出差人整理報銷憑證（交通發(fā)票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票（需注明事由）、會議通知等），填寫《差旅報銷單》（含出差時間、地點、費用明細、報銷總額、出差人、部門負責人*簽字），粘貼原始憑證（按時間順序排列，發(fā)票背面注明用途）。行政部門審核報銷憑證的真實性、合規(guī)性（如發(fā)票抬頭、稅號是否正確，住宿是否超標準），財務部門*審核無誤后，按公司財務制度報銷費用（3-5個