合同履約跟進(jìn)提醒單格式模板一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值在商業(yè)合作中，合同履約過(guò)程中的節(jié)點(diǎn)延遲、責(zé)任不明確、信息不對(duì)稱等問(wèn)題，常導(dǎo)致合作效率降低、糾紛風(fēng)險(xiǎn)增加。本提醒單適用于企業(yè)內(nèi)部或合作雙方之間，針對(duì)合同約定的關(guān)鍵履約節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、付款進(jìn)度、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)響應(yīng)等）進(jìn)行書面化跟進(jìn)，核心價(jià)值在于：通過(guò)結(jié)構(gòu)化溝通明確責(zé)任節(jié)點(diǎn)、記錄履約狀態(tài)、提前預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)，保障合同順利執(zhí)行，同時(shí)為后續(xù)爭(zhēng)議解決提供書面依據(jù)。二、操作流程詳解1.提醒發(fā)起前：明確履約節(jié)點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)梳理合同關(guān)鍵信息：提取合同編號(hào)、簽約主體、履約總周期、核心條款（如交付物清單、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任等），對(duì)照當(dāng)前日期判斷是否存在延遲風(fēng)險(xiǎn)或未完成節(jié)點(diǎn)。確定提醒對(duì)象：根據(jù)合同約定明確責(zé)任方（如供應(yīng)商的供應(yīng)商負(fù)責(zé)人、采購(gòu)方的采購(gòu)經(jīng)理），若涉及多方責(zé)任，需列明所有需提醒的主體。收集佐證材料：準(zhǔn)備與履約相關(guān)的證明文件（如進(jìn)度照片、驗(yàn)收單、溝通記錄等），保證提醒內(nèi)容有據(jù)可依。2.填寫提醒單內(nèi)容基礎(chǔ)信息錄入：填寫合同編號(hào)、合同名稱、簽約日期、雙方單位全稱、提醒單編號(hào)（可按“日期+合同編號(hào)+序號(hào)”規(guī)則編制，如“20231001-合同-001”）。履約節(jié)點(diǎn)詳情：逐項(xiàng)填寫需跟進(jìn)的節(jié)點(diǎn)名稱（如“首批貨物交付”“第一階段驗(yàn)收”）、計(jì)劃完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間（若未完成，填寫當(dāng)前狀態(tài)）、延遲原因（如“生產(chǎn)原材料短缺”“客戶需求變更未確認(rèn)”）、提醒內(nèi)容（明確要求對(duì)方在何時(shí)前完成何種動(dòng)作，如“請(qǐng)于2023年10月15日前完成交付，并提供物流單號(hào)”）。責(zé)任與溝通信息：填寫我方對(duì)接人（，職位：項(xiàng)目經(jīng)理）、聯(lián)系方式（僅填寫內(nèi)部辦公電話或企業(yè)，禁止留私人信息）、對(duì)方對(duì)接人（，職位：銷售總監(jiān)）。3.審核與發(fā)送內(nèi)部審核：由部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）審核提醒內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性，保證要求符合合同約定，避免過(guò)度催收引發(fā)糾紛。發(fā)送方式：優(yōu)先采用書面形式（如蓋章掃描件PDF）通過(guò)企業(yè)郵箱或合作平臺(tái)發(fā)送，并保留發(fā)送記錄；若為緊急情況，可先電話溝通（通話后補(bǔ)充書面提醒），但書面文件仍需補(bǔ)發(fā)。4.跟進(jìn)與反饋發(fā)送后3日內(nèi)：主動(dòng)與對(duì)方對(duì)接人確認(rèn)是否收到提醒單，知曉其處理進(jìn)度，記錄對(duì)方反饋（如“已安排生產(chǎn)，預(yù)計(jì)10月12日交付”）。節(jié)點(diǎn)到期前1日：若對(duì)方未承諾完成時(shí)間或未采取行動(dòng)，需二次發(fā)送提醒，并升級(jí)溝通層級(jí)（如邀請(qǐng)對(duì)方負(fù)責(zé)人召開(kāi)線上溝通會(huì)）。節(jié)點(diǎn)到期后：若仍未履約，立即啟動(dòng)合同違約條款流程（如發(fā)送違約告知函、啟動(dòng)索賠程序），并將提醒單及溝通記錄作為證據(jù)留存。5.歸檔管理提醒單及相關(guān)溝通記錄（郵件、會(huì)議紀(jì)要等）需按合同編號(hào)分類歸檔，保存期限不少于合同終止后3年，保證后續(xù)可追溯。三、模板表格結(jié)構(gòu)與填寫說(shuō)明合同履約跟進(jìn)提醒單基礎(chǔ)信息內(nèi)容合同編號(hào)（例：HT202309001）合同名稱（例：辦公設(shè)備采購(gòu)合同）簽約日期（例：2023年9月1日）甲方（采購(gòu)方）（例：科技有限公司）乙方（供應(yīng)商）（例：YY商貿(mào)有限公司）提醒單編號(hào)（例：20231001-HT202309001-001）提醒日期（例：2023年10月8日）履約節(jié)點(diǎn)詳情內(nèi)容序號(hào)節(jié)點(diǎn)名稱1首批貨物交付2首筆款項(xiàng)支付3安裝調(diào)試完成責(zé)任與溝通信息內(nèi)容我方對(duì)接人（例：**，項(xiàng)目經(jīng)理）我方聯(lián)系方式（例：企業(yè)：**，辦公電話：010-）對(duì)方對(duì)接人（例：**，銷售總監(jiān)）對(duì)方聯(lián)系方式（例：企業(yè)：**）備注（例：本次延遲已書面確認(rèn)，不視為違約，但需保證后續(xù)節(jié)點(diǎn)按時(shí)完成）四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示內(nèi)容準(zhǔn)確性：填寫時(shí)需嚴(yán)格核對(duì)合同條款，保證“計(jì)劃完成時(shí)間”“提醒內(nèi)容”與合同約定一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致對(duì)方抗辯。溝通態(tài)度：提醒單語(yǔ)氣應(yīng)專業(yè)、客觀，避免使用威脅性或情緒化表述，重點(diǎn)聚焦“解決問(wèn)題”而非“追究責(zé)任”，以維護(hù)合作關(guān)系。證據(jù)留存：所有發(fā)送記錄、對(duì)方反饋（郵件、截圖等）需同步保存，若涉及履約變更（如延期時(shí)間、調(diào)整要求），必須簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，僅口頭承諾不具法律效力。合規(guī)性：提醒單需加蓋企業(yè)公章或合同