企業(yè)內(nèi)部文件存檔及管理規(guī)范模板一、引言文件是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要資產(chǎn)，規(guī)范的存檔及管理能保證信息的安全、完整與高效利用。本規(guī)范旨在明確企業(yè)內(nèi)部文件從形成到銷毀的全流程管理要求，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，提升文件管理效率，保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)合規(guī)性。二、適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的文件存檔及管理工作，涵蓋紙質(zhì)文件、電子文件（含郵件、即時(shí)通訊記錄、電子文檔等）的管理，涉及文件形成部門、檔案管理部門及相關(guān)使用人員的職責(zé)與操作。三、文件管理全流程操作（一）文件形成與收集文件形成規(guī)范各部門在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，需根據(jù)工作內(nèi)容形成正式文件，內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合企業(yè)公文格式要求（字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等）。涉及重大決策、合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事變動(dòng)等重要內(nèi)容的文件，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核簽字后方可生效。文件收集責(zé)任文件形成部門為文件收集的第一責(zé)任部門，需在文件辦理完畢后（如會(huì)議結(jié)束、合同簽訂、報(bào)告審批后）3個(gè)工作日內(nèi)，將文件正本（含電子版）整理完整，移交至檔案管理部門。電子文件需同步至企業(yè)指定的文件管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、云盤），并標(biāo)注清晰的文件名稱、形成日期、部門及關(guān)鍵詞。（二）文件分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)按部門屬性分類：行政部文件、財(cái)務(wù)部文件、人力資源部文件、業(yè)務(wù)部文件等。按文件價(jià)值分類：永久保存文件（如公司章程、重大合同）、長(zhǎng)期保存文件（如年度報(bào)告、制度文件）、短期保存文件（如日常通知、會(huì)議紀(jì)要）。按密級(jí)分類：公開文件（內(nèi)部全員可查閱）、內(nèi)部文件（僅相關(guān)部門可查閱）、秘密文件（需經(jīng)總經(jīng)理*審批查閱）。編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)格式：部門代碼-年份-流水號(hào)-密級(jí)標(biāo)識(shí)。示例：行政部2024年第15份秘密文件，編號(hào)為“XZ-2024-015-密”。部門代碼統(tǒng)一規(guī)定：行政部（XZ）、財(cái)務(wù)部（CW）、人力資源部（RL）、業(yè)務(wù)部（YW）、技術(shù)部（JS）。電子文件編號(hào)需與紙質(zhì)文件一致，保證一一對(duì)應(yīng)。（三）文件歸檔與移交歸檔時(shí)間紙質(zhì)文件：每季度末月25日前，各部門將本季度形成的文件整理后移交檔案管理部門。電子文件：每月最后一個(gè)工作日，由檔案管理員*從文件管理系統(tǒng)導(dǎo)出當(dāng)月新增文件，備份至專用存儲(chǔ)設(shè)備。歸檔要求紙質(zhì)文件：使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（長(zhǎng)310mm×寬220mm×厚30mm），文件需按順序排列，附上《文件歸檔目錄》（含文件名稱、文號(hào)、頁(yè)數(shù)、歸檔日期），檔案盒正面標(biāo)注“部門名稱-年份-歸檔件數(shù)”，側(cè)面標(biāo)注文件類別及起止編號(hào)。電子文件：采用“年度-部門-類別”三級(jí)文件夾結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)，如“2024-行政部-制度文件”，文件名需包含編號(hào)及名稱，避免使用特殊字符（如&、#、%）。移交流程移交部門填寫《文件移交清單》（見附件1），與檔案管理員*共同核對(duì)文件數(shù)量、編號(hào)及完整性，雙方簽字確認(rèn)后，移交部門留存一份清單備查。（四）文件保管與維護(hù)保管環(huán)境紙質(zhì)檔案室：需配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，定期（每季度）檢查環(huán)境并記錄。電子檔案存儲(chǔ)：采用“本地備份+云端備份”雙模式，本地服務(wù)器由IT部門*維護(hù)，云端備份需選擇安全可靠的第三方平臺(tái)，每周進(jìn)行增量備份，每月進(jìn)行全量備份。保管期限永久保存文件：如公司設(shè)立、變更、注銷的法律文件，董事會(huì)決議，年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期保存文件：保存期限為10年以上，如企業(yè)規(guī)章制度、項(xiàng)目合同、員工檔案等。短期保存文件：保存期限為3-5年，如日常通知、會(huì)議紀(jì)要、部門工作計(jì)劃等。定期檢查檔案管理員*每半年對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查是否有霉變、蟲蛀、損壞等情況，發(fā)覺問題及時(shí)修復(fù)或復(fù)制備份。電子檔案每季度進(jìn)行一次備份有效性測(cè)試，保證可正常讀取。（五）文件利用與借閱借閱權(quán)限公開文件：企業(yè)內(nèi)部員工憑工號(hào)可直接在文件管理系統(tǒng)查閱電子版，紙質(zhì)版可在檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱。內(nèi)部文件：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見附件2），檔案管理員核對(duì)權(quán)限后提供查閱。秘密文件：需經(jīng)分管副總審批，借閱時(shí)需在檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱，不得帶出，查閱過程由檔案管理員全程監(jiān)督。借閱流程借閱人提前1個(gè)工作日提交申請(qǐng)，明確文件名稱、借閱用途、借閱期限（一般不超過3個(gè)工作日）。檔案管理員*核對(duì)審批手續(xù)后，登記《文件借閱登記表》（見附件3），記錄借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人需在規(guī)定期限內(nèi)歸還，文件如有損壞或丟失，需按企業(yè)相關(guān)規(guī)定承擔(dān)責(zé)任。（六）文件鑒定與銷毀鑒定流程保管期限屆滿的文件，由檔案管理部門會(huì)同形成部門、法務(wù)部*共同進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否仍有保存價(jià)值。鑒定結(jié)果分為“繼續(xù)保存”和“銷毀”兩類，形成《文件鑒定清單》（見附件4），經(jīng)分管副總*審批后執(zhí)行。銷毀要求紙質(zhì)文件：采用碎紙機(jī)銷毀，銷毀過程由檔案管理員和監(jiān)銷人（部門負(fù)責(zé)人）共同監(jiān)督，保證文件無法復(fù)原，銷毀后雙方在《文件銷毀清單》（見附件5）上簽字確認(rèn)。電子文件：使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件進(jìn)行徹底刪除，并覆蓋存儲(chǔ)介質(zhì)，避免數(shù)據(jù)恢復(fù)。銷毀清單需永久保存，以備追溯。四、核心管理工具模板附件1：文件移交清單序號(hào)文件名稱文號(hào)頁(yè)數(shù)歸檔日期密級(jí)移交人接收人備注12024年度工作計(jì)劃XZ-2024-001152024-03-25內(nèi)部張*李*無2辦公室裝修合同CW-2024-012282024-03-25秘密王*李*含附件附件2：文件借閱申請(qǐng)表借閱人工號(hào)部門聯(lián)系方式趙*A5業(yè)務(wù)部138申請(qǐng)文件名稱文號(hào)密級(jí)借閱用途2023年度銷售報(bào)告YW-2023-008內(nèi)部項(xiàng)目復(fù)盤部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理員審批分管副總審批（秘密文件）同意，簽字：*同意，簽字：*同意，簽字：*附件3：文件借閱登記表日期借閱人文件名稱文號(hào)借閱時(shí)間歸還時(shí)間監(jiān)銷人備注2024-04-01趙*2023年度銷售報(bào)告YW-2023-00809:0017:30李*無附件4：文件鑒定清單序號(hào)文件名稱文號(hào)歸檔日期保管期限鑒定結(jié)果鑒定人審批人備注12021年會(huì)議紀(jì)要XZ-2021-0502021-12-305年銷毀張、李王*無2公司章程XZ-2018-0012018-05-20永久繼續(xù)保存張、李王*需更新條款附件5：文件銷毀清單序號(hào)文件名稱文號(hào)歸檔日期銷毀原因銷毀方式監(jiān)銷人執(zhí)行人銷毀日期12021年會(huì)議紀(jì)要XZ-2021-0502021-12-30保管期限屆滿碎紙機(jī)銷毀李*張*2024-03-152過期供應(yīng)商名錄YW-2020-0232020-08-10業(yè)務(wù)終止碎紙機(jī)銷毀李*張*2024-03-15五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）保密與安全涉密文件需單獨(dú)存放，檔案室鑰匙由檔案管理員*專人保管，電子文件加密存儲(chǔ)，密碼定期更換（每季度一次）。嚴(yán)禁在非保密環(huán)境（如公共場(chǎng)所、個(gè)人電腦）處理或存儲(chǔ)涉密文件，禁止通過QQ等非加密渠道傳輸秘密文件。（二）責(zé)任追究文件形成部門未按時(shí)移交、檔案管理部門未妥善保管導(dǎo)致文件丟失或損壞的，追究部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員的責(zé)任。借閱人擅自復(fù)制、外傳、損壞文件的，視情節(jié)輕重給予警告、降職直至解除勞動(dòng)合同，造成損失的需賠償。（三）培訓(xùn)與監(jiān)督檔案管理部門每年組織一次文件管理培訓(xùn)，覆蓋各部門文件管理員及新員工，保證全員掌握規(guī)范要求。