行政公文寫作模板官方文件起草規(guī)范版一、適用范圍與典型應用場景本規(guī)范適用于各級機關、企事業(yè)單位、社會團體在履行管理職能過程中，需以正式文件形式傳達決策部署、請示報告、通報情況、答復詢問等公務活動時的公文起草工作。典型應用場景包括但不限于：上級機關對下級機關發(fā)布指示、部署工作（如通知、意見）；下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、請求指示（如報告、請示）；平行機關或不相隸屬機關之間商洽工作、詢問答復（如函）；發(fā)布規(guī)章制度、公布重要事項（如決定、公告）；對重要事項或行動作出安排（如批復、通報）。二、公文起草標準化操作流程（一）起草前準備階段明確發(fā)文目的與核心內(nèi)容確定文件需解決的核心問題（如部署某項工作、回應某項訴求、規(guī)范某項流程）；梳理關鍵信息（如政策依據(jù)、數(shù)據(jù)支撐、責任分工、時間節(jié)點），保證內(nèi)容真實、準確、完整。確定文種與行文關系根據(jù)發(fā)文目的選擇恰當文種（如需批準事項用“請示”，部署工作用“通知”，答復問題用“批復”）；確認行文關系（上行文、下行文、平行文），避免文種誤用（如“報告”不得夾帶請示事項，“請示”應一文一事）。收集依據(jù)與背景材料收集上級相關政策文件、法律法規(guī)、領導指示精神；整理與發(fā)文事項相關的背景資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、調(diào)研報告等，作為起草支撐。（二）文件結(jié)構(gòu)要素起草公文一般由“版頭、主體、版記”三部分組成，需嚴格按規(guī)范撰寫各要素：1.版頭部分（紅頭文件專用）發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（如“市人民文件”），居中排布，紅色小標宋體字，字號一般初號。發(fā)文字號：由“發(fā)文機關代字〔年份〕序號號”組成（如“國辦發(fā)〔2024〕1號”），年份用六角括號“〔〕”標注，序號不加“第”字不編虛位。簽發(fā)人：上行文需標注簽發(fā)人姓名，位置在發(fā)文字號右側(cè)，標注“簽發(fā)人：X”，三號仿宋體字，后加冒號；簽發(fā)人姓名用三號楷體字。2.主體部分一般由“發(fā)文機關+事由+文種”組成（如“省教育廳關于開展2024年度高校教學質(zhì)量評估的通知”），準確概括文件核心內(nèi)容，居中排布，二號小標宋體字，可分一行或多行，回行時詞意完整，排列對稱。主送機關：文件受理的主要機關，頂格編排，其后加冒號；主送機關過多需回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標句號。開頭：說明發(fā)文緣由（依據(jù)、目的、背景），常用“根據(jù)……”“為……特通知如下”等引導語；主體：闡述具體事項、工作要求、措施辦法，內(nèi)容邏輯清晰，層次分明（可分條列項，用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注序號）；結(jié)尾：提出執(zhí)行要求、希望或號召（如“請認真貫徹執(zhí)行”“特此通知”），下行文可帶“此令”“此復”等結(jié)束語。附件說明：如有附件，在下空一行左空二字編排“附件：”二字，后標全角冒號和附件名稱（如“附件：1.實施方案”）；附件名稱后不加標點，附件順序用阿拉伯數(shù)字標注。發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文時主辦機關在前，其他機關在后，依次編排。成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全（如“2024年3月15日”），編排在發(fā)文機關署名下方，右空四字；聯(lián)合行文時署名機關的成文日期統(tǒng)一。印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應加蓋印章，單一機關行文時印章用紅色，不得出現(xiàn)“空白印章”；聯(lián)合行文時所有發(fā)文機關均加蓋印章，印章之間互不相交或相切。3.版記部分抄送機關：除主送機關外需要知曉文件內(nèi)容的機關，左空一字編排“抄送：”二字，后標全角冒號，抄送機關間用逗號分隔，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個機關名稱后標句號。印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關一般為辦公廳（室），印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標注，位于抄送機關之下，占一行位置。（三）審核與修改階段自查自校：起草完成后，重點檢查以下內(nèi)容：格式要素是否齊全（文種、發(fā)文字號、標題、主送機關、成文日期等）；內(nèi)容是否符合政策法規(guī)，是否存在表述歧義、數(shù)據(jù)錯誤；語言是否莊重、準確、簡潔，避免口語化、冗余表述；邏輯是否清晰，層次是否分明，條理是否順暢。部門審核：交由部門負責人審核，重點核對文件內(nèi)容與本部門職能的關聯(lián)性、措施的可操作性、與其他部門工作的銜接性。會簽復核：涉及多個部門職責的文件，需送相關部門會簽，保證內(nèi)容無爭議、職責無交叉；聯(lián)合行文需所有聯(lián)署單位確認。領導簽發(fā)：按權限送請領導簽發(fā)（上行文需單位主要負責人簽發(fā)，下行文分管領導即可），簽發(fā)時需明確“同意印發(fā)”“修改后印發(fā)”等意見。（四）定稿印發(fā)階段格式排版：根據(jù)簽發(fā)意見修改后，按公文格式標準排版（一般用三號仿宋GB2312字體，行距28磅，頁碼位于版心下邊緣之下單頁右雙左）。印制校對：交由文印部門印制，印制前需再次校對，保證無錯字、漏字、頁碼錯誤；正式文件需使用A4紙張，雙面印刷（根據(jù)文種要求確定）。分發(fā)歸檔：按主送、抄送范圍分發(fā)文件，并留存電子版及紙質(zhì)版歸檔，歸檔材料應包括定稿、簽發(fā)稿、歷次修改稿等。三、常用公文模板及要素說明（一）通知模板（下行文，部署工作類）市人民文件X府發(fā)〔2024〕號簽發(fā)人：*市人民關于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知各縣（市、區(qū)）人民，市人民各部門、各直屬機構(gòu)：為深入貫徹落實習近平總書記關于安全生產(chǎn)的重要指示精神，切實保障人民群眾生命財產(chǎn)安全，根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》及全省安全生產(chǎn)工作部署，市決定開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查?，F(xiàn)將有關事項通知一、檢查范圍全市所有生產(chǎn)經(jīng)營單位，重點包括危險化學品、礦山、建筑施工、交通運輸、人員密集場所等行業(yè)領域。二、檢查內(nèi)容（一）安全生產(chǎn)責任制落實情況；（二）安全管理制度建立及執(zhí)行情況；（三）隱患排查治理情況；（四）從業(yè)人員安全培訓教育情況；（五）應急預案制定及演練情況。三、時間安排（一）自查自糾階段（2024年4月1日—4月30日）：各生產(chǎn)經(jīng)營單位對照檢查內(nèi)容全面自查，建立問題清單和整改臺賬。（二）集中檢查階段（2024年5月1日—5月31日）：各縣（市、區(qū)）人民市直各部門組織對本轄區(qū)、本行業(yè)領域單位開展重點檢查，抽查比例不低于30%。（三）整改提升階段（2024年6月1日—6月30日）：對檢查發(fā)覺的隱患問題，限期整改，跟蹤問效，形成閉環(huán)管理。四、工作要求（一）加強組織領導。各級各部門要成立專項檢查組，主要負責同志為第一責任人，保證檢查工作有序推進。（二）強化責任落實。對檢查不力、隱患整改不到位的單位，將依法依規(guī)嚴肅處理。（三）及時總結(jié)上報。各縣（市、區(qū)）人民市直各部門于2024年6月30日前將檢查總結(jié)報送市安全生產(chǎn)委員會辦公室。市人民2024年3月15日（二）請示模板（上行文，請求指示類）省教育廳文件X教辦〔2024〕號簽發(fā)人：*省教育廳關于申請設立職業(yè)技術學院的請示教育部：為貫徹落實《國家職業(yè)教育改革實施方案》（國發(fā)〔2019〕4號）精神，優(yōu)化我省職業(yè)教育布局結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)適應區(qū)域產(chǎn)業(yè)發(fā)展需求的高素質(zhì)技術技能人才，經(jīng)市人民同意，擬設立職業(yè)技術學院（以下簡稱“學院”）。現(xiàn)將有關事項請示一、設立的必要性與可行性（一）必要性：我省產(chǎn)業(yè)年產(chǎn)值超千億元，技術技能人才缺口約5萬人，設立學院可填補相關領域人才培養(yǎng)空白。（二）可行性：市人民已批準劃撥土地500畝，落實建設資金3億元，首批開設智能制造、電子商務等6個專業(yè)，已與企業(yè)簽訂校企合作協(xié)議。二、學院基本情況（一）名稱：職業(yè)技術學院（暫定名，待批準后正式登記）。（二）辦學性質(zhì)：公辦全日制高等職業(yè)院校。（三）辦學規(guī)模：全日制在校生規(guī)模暫定3000人，2024年計劃招生1500人。（四）校區(qū)地址：市區(qū)路123號。三、需要明確的有關事項（一）請教育部批準設立職業(yè)技術學院。（二）請明確學院辦學層次（?？疲┖褪着O置專業(yè)。妥否，請批示。市人民關于設立職業(yè)技術學院的批復省教育廳2024年3月20日四、起草過程中的關鍵注意事項（一）格式規(guī)范要求字體字號：標題一般用二號小標宋體，用三號仿宋GB2312，一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體GB2312，三級標題用三號仿宋GB2312加粗。行距頁碼：行距一般為28磅，單倍行距用于特殊情況；頁碼用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，位于版心下邊緣之下單頁右雙左。數(shù)字用法：公文中的數(shù)字應使用阿拉伯數(shù)字（如年份、序號、百分比），特殊情況下可使用漢字（如非公歷紀年、概數(shù)，如“十三五”時期、“約二十人”）。標點符號：使用全角標點符號，除特殊情況外，避免使用頓號“、”連接短語，改用逗號“，”或分號“；”；書名號《》內(nèi)不加書名號。（二）內(nèi)容準確性要求政策依據(jù)：引用政策文件需標注準確名稱、文號、條款（如“根據(jù)《省人民辦公廳關于進一步加強安全生產(chǎn)工作的意見》（X政辦發(fā)〔2023〕號）第三條規(guī)定……”）。數(shù)據(jù)信息：涉及數(shù)據(jù)需經(jīng)核實，保證來源權威（如統(tǒng)計部門數(shù)據(jù)、行業(yè)主管部門數(shù)據(jù)），避免使用“大概”“可能”等模糊表述。職責明確：涉及多部門職責的文件，需明確牽頭單位和配合單位，避免職責交叉或空白（如“由市應急管理局牽頭，市市場監(jiān)管局、市公安局配合”）。（三）語言表達規(guī)范莊重得體：使用公文常用語匯（如“特此通知”“請予批復”“妥否，請批示”），避免口語化、網(wǎng)絡用語（如“搞定”“OK”）。簡潔準確：避免冗長句子，每段集中說明一個意思；表述清晰，避免歧義（如“3月底前完成”明確為“2024年3月31日前完成”）。邏輯嚴密：結(jié)構(gòu)按“為什么—做什么—怎么做”展開，層次分明，條理清晰，避免內(nèi)容前后矛盾。（四）常見錯誤規(guī)避文種誤用：如“請示”與“報告”混淆（請示需批復，