采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化模板：供應(yīng)商篩選及合同管理版一、模板概述與適用范圍二、供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)化篩選流程（一）需求確認(rèn)與采購(gòu)計(jì)劃制定需求梳理：由需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部）提交《采購(gòu)需求單》，明確采購(gòu)標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、交付時(shí)間、預(yù)算金額及質(zhì)量要求。計(jì)劃審批：采購(gòu)部門(mén)匯總需求，結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)行情制定《采購(gòu)計(jì)劃》，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理*及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，啟動(dòng)供應(yīng)商篩選流程。（二）供應(yīng)商尋源與信息收集尋源渠道：通過(guò)以下渠道收集潛在供應(yīng)商信息：公開(kāi)渠道：采購(gòu)網(wǎng)、行業(yè)招標(biāo)平臺(tái)、企業(yè)官網(wǎng)公開(kāi)招募；邀請(qǐng)渠道：行業(yè)協(xié)會(huì)推薦、優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)定向邀請(qǐng)；現(xiàn)場(chǎng)尋源：針對(duì)需實(shí)地考察的物料（如原材料、設(shè)備），赴產(chǎn)業(yè)園區(qū)或展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研。信息登記：收集供應(yīng)商基本信息，填寫(xiě)《供應(yīng)商信息登記表》，內(nèi)容包括：公司名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、成立時(shí)間、注冊(cè)資本、主營(yíng)業(yè)務(wù)、聯(lián)系人*及聯(lián)系方式、過(guò)往合作案例（如有）等。（三）供應(yīng)商資格預(yù)審預(yù)審標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購(gòu)需求設(shè)定資格條件，至少包含以下核心項(xiàng)：基本資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營(yíng)范圍需覆蓋采購(gòu)標(biāo)的）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等，根據(jù)行業(yè)要求確定）；經(jīng)營(yíng)能力：近3年無(wú)重大違法違規(guī)記錄（通過(guò)“信用中國(guó)”等官方渠道核查）、財(cái)務(wù)狀況良好（提供近1年財(cái)務(wù)報(bào)表或銀行資信證明）；履約能力：同類項(xiàng)目業(yè)績(jī)（提供合同復(fù)印件，關(guān)鍵項(xiàng)目需附驗(yàn)收證明）、生產(chǎn)/服務(wù)能力（如產(chǎn)能報(bào)告、技術(shù)團(tuán)隊(duì)配置）。材料審核：采購(gòu)部門(mén)組織人員對(duì)供應(yīng)商提交的《供應(yīng)商資格預(yù)審申請(qǐng)表》及附件材料進(jìn)行審核，形成《資格預(yù)審結(jié)果表》，明確“通過(guò)”“不通過(guò)”或“補(bǔ)充材料”結(jié)論。不通過(guò)的需注明原因，反饋給供應(yīng)商。（四）供應(yīng)商考察與評(píng)估（可選）對(duì)金額較大或技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目（如設(shè)備采購(gòu)、工程服務(wù)），需組織現(xiàn)場(chǎng)考察或線上視頻評(píng)估，重點(diǎn)核實(shí)：生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所的實(shí)際條件（如設(shè)備先進(jìn)性、產(chǎn)能匹配度）；質(zhì)量控制體系（如檢測(cè)流程、不合格品處理機(jī)制）；售后服務(wù)能力（如響應(yīng)時(shí)間、服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)覆蓋）。考察小組由采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)人員組成，填寫(xiě)《供應(yīng)商實(shí)地考察記錄表》，作為綜合評(píng)估的依據(jù)。（五）綜合評(píng)估與供應(yīng)商選定評(píng)估維度與權(quán)重：成立評(píng)估小組（含采購(gòu)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)人員），按以下維度對(duì)通過(guò)預(yù)審的供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)分（總分100分）：評(píng)估維度權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例）報(bào)價(jià)合理性30%滿足預(yù)算前提下，最低報(bào)價(jià)得滿分，每高于最低報(bào)價(jià)1%扣2分（扣完為止）技術(shù)方案匹配度25%完全滿足技術(shù)參數(shù)得25分，每存在1項(xiàng)不匹配扣5分企業(yè)資質(zhì)與業(yè)績(jī)20%資質(zhì)齊全且業(yè)績(jī)突出（如行業(yè)標(biāo)桿項(xiàng)目）得20分，資質(zhì)缺失或業(yè)績(jī)不足酌情扣分服務(wù)保障能力15%售后響應(yīng)時(shí)間≤24小時(shí)得15分，每增加6小時(shí)扣3分交期履約能力10%100%滿足約定交期得10分，每延遲1天扣1分結(jié)果確定：按得分從高到低排序，得分第一的供應(yīng)商為“候選供應(yīng)商”；若得分相同，優(yōu)先選擇資質(zhì)更優(yōu)、業(yè)績(jī)更佳的供應(yīng)商。評(píng)估小組填寫(xiě)《供應(yīng)商綜合評(píng)估表》，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理*及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，確定最終供應(yīng)商。三、合同全周期管理流程（一）合同起草與審核合同起草：由采購(gòu)部門(mén)根據(jù)選定供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及技術(shù)方案，參照企業(yè)《標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同模板》起草合同，核心條款包括：標(biāo)的條款：名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)（大寫(xiě)/小寫(xiě)）；質(zhì)量條款：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)標(biāo)/行標(biāo)/企標(biāo)）、檢驗(yàn)方法、質(zhì)保期；交付條款：交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)；付款條款：支付方式（電匯/承兌）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款30%、到貨驗(yàn)收后60%、質(zhì)保期滿10%）、發(fā)票要求；違約責(zé)任：逾期交付/付款的違約金比例（每日0.05%-0.1%）、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)時(shí)的處理方式（退貨/折價(jià)/賠償）；爭(zhēng)議解決：約定由企業(yè)所在地法院訴訟管轄（或仲裁機(jī)構(gòu)仲裁）。內(nèi)部審核：合同草案需經(jīng)以下部門(mén)逐級(jí)審核：需求部門(mén)：確認(rèn)技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間等需求是否滿足；法務(wù)部門(mén)：審核條款合法性、合規(guī)性，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門(mén)：審核付款方式、資金安排是否符合財(cái)務(wù)制度；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：最終審批。審核通過(guò)后，形成《合同審批表》，附各部門(mén)審核意見(jiàn)。（二）合同簽訂與生效合同簽署：審批通過(guò)的合同由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同專用章），授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書(shū)》。分發(fā)與存檔：簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)部門(mén)將原件分發(fā)至需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)各1份，并掃描電子版存檔，同時(shí)更新《供應(yīng)商合同臺(tái)賬》（含合同編號(hào)、簽訂日期、標(biāo)的金額、履行期限、主要條款摘要）。（三）履約跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控交付跟蹤：供應(yīng)商按合同約定交付時(shí)，需求部門(mén)需核對(duì)送貨單與合同信息是否一致（名稱、規(guī)格、數(shù)量），確認(rèn)無(wú)誤后在《送貨單》上簽收。進(jìn)度監(jiān)控：采購(gòu)部門(mén)每周跟蹤合同履行進(jìn)度，對(duì)可能出現(xiàn)的延遲交付（如供應(yīng)商生產(chǎn)異常、物流延誤）提前預(yù)警，協(xié)調(diào)供應(yīng)商制定趕工計(jì)劃，并填寫(xiě)《合同履約跟蹤表》。風(fēng)險(xiǎn)處理：若供應(yīng)商出現(xiàn)違約（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、逾期交付），采購(gòu)部門(mén)需立即發(fā)出《違約整改通知書(shū)》，要求限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，按合同約定追究違約責(zé)任（如扣減貨款、解除合同）。（四）驗(yàn)收與結(jié)算質(zhì)量驗(yàn)收：需求部門(mén)聯(lián)合技術(shù)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)按合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫(xiě)《驗(yàn)收確認(rèn)單》，明確“合格”“不合格”或“讓步接收”結(jié)論。不合格的需注明具體問(wèn)題，要求供應(yīng)商限期整改并復(fù)驗(yàn)。數(shù)量核對(duì)：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)《驗(yàn)收確認(rèn)單》《送貨單》及合同約定的付款節(jié)點(diǎn)，核對(duì)應(yīng)付金額，無(wú)誤后填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附合同復(fù)印件、驗(yàn)收單、發(fā)票等，按財(cái)務(wù)審批流程辦理付款。（五）合同歸檔與評(píng)估歸檔管理：合同履行完畢（含質(zhì)保期到期后10個(gè)工作日內(nèi)），采購(gòu)部門(mén)將合同正本、審批表、驗(yàn)收單、付款憑證、往來(lái)函件等整理成冊(cè)，編號(hào)存檔，保存期限不少于合同履行期后5年。供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估：每季度對(duì)合作供應(yīng)商的履約情況（質(zhì)量合格率、交付及時(shí)率、服務(wù)響應(yīng)速度、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力）進(jìn)行評(píng)分，填寫(xiě)《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》，評(píng)分結(jié)果作為后續(xù)合作（如續(xù)約、降級(jí)、淘汰）的依據(jù)。四、配套工具模板清單（一）供應(yīng)商篩選階段《采購(gòu)需求單》（模板）字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明需求部門(mén)提交采購(gòu)申請(qǐng)的部門(mén)（如“生產(chǎn)部”）采購(gòu)標(biāo)的物品/服務(wù)名稱（如“A型號(hào)原材料”“年度保潔服務(wù)”）規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)詳細(xì)描述采購(gòu)要求（如“直徑5cm±0.1mm，抗壓強(qiáng)度≥20MPa”）需求數(shù)量明確采購(gòu)數(shù)量（如“1000件/年”）交付時(shí)間最晚交付日期（如“2024年12月31日前”）預(yù)算金額最高限價(jià)（含稅，單位：元）需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)提交日期年/月/日《供應(yīng)商資格預(yù)審表》（模板）供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)資本（萬(wàn)元）成立時(shí)間主營(yíng)業(yè)務(wù)資質(zhì)文件清單□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質(zhì)認(rèn)證□ISO認(rèn)證□其他（請(qǐng)注明）同類項(xiàng)目業(yè)績(jī)項(xiàng)目名稱：合作方：合同金額：履行時(shí)間：審核意見(jiàn)□通過(guò)□不通過(guò)□補(bǔ)充材料（需補(bǔ)充：________________）審核人采購(gòu)專員*審核日期年/月/日《供應(yīng)商綜合評(píng)估表》（模板）供應(yīng)商名稱評(píng)估日期評(píng)估小組人員評(píng)估維度權(quán)重得分報(bào)價(jià)合理性30%技術(shù)方案匹配度25%企業(yè)資質(zhì)與業(yè)績(jī)20%服務(wù)保障能力15%交期履約能力10%總分100%評(píng)估結(jié)論□推薦為中標(biāo)供應(yīng)商□不推薦（原因：________________）評(píng)估小組簽字（二）合同管理階段《合同審批表》（模板）合同編號(hào)簽訂日期供應(yīng)商名稱合同金額（元）審核環(huán)節(jié)審核部門(mén)審核意見(jiàn)審核人需求部門(mén)采購(gòu)部門(mén)法務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理《合同履約跟蹤表》（模板）合同編號(hào)供應(yīng)商名稱標(biāo)的名稱約定交付時(shí)間實(shí)際交付時(shí)間延遲原因（如有）整改措施跟蹤人采購(gòu)專員*跟蹤日期年/月/日《驗(yàn)收確認(rèn)單》（模板）合同編號(hào)供應(yīng)商名稱標(biāo)的名稱數(shù)量驗(yàn)收日期驗(yàn)收項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)際情況結(jié)果（合格/不合格）驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（整改后復(fù)驗(yàn)：□通過(guò)□未通過(guò)）驗(yàn)收小組簽字需求部門(mén)*技術(shù)部門(mén)*質(zhì)量部門(mén)*日期五、實(shí)施關(guān)鍵與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）合規(guī)性優(yōu)先供應(yīng)商篩選需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》等法律法規(guī)，達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)的（如貨物采購(gòu)50萬(wàn)元以上）必須公開(kāi)招標(biāo)，規(guī)避“暗箱操作”風(fēng)險(xiǎn)。合同條款需與法務(wù)部門(mén)共同審核，避免“霸王條款”或法律漏洞（如違約責(zé)任不對(duì)等、爭(zhēng)議解決方式模糊）。（二）信息保密與廉潔管理供應(yīng)商信息、采購(gòu)需求、評(píng)估結(jié)果等敏感信息僅限參與人員知悉，嚴(yán)禁向供應(yīng)商泄露或用于非工作用途。采購(gòu)人員與供應(yīng)商存在利益關(guān)聯(lián)的（如親屬關(guān)系、持股情況），需主動(dòng)申明并回避，簽訂《廉潔承諾書(shū)》。（三）動(dòng)態(tài)管理與持續(xù)優(yōu)化建立《供應(yīng)商年度績(jī)效評(píng)估機(jī)制》，對(duì)評(píng)分低于70分的供應(yīng)商進(jìn)行約談，連續(xù)兩年低于60分的納入