學(xué)校綜合辦公室制度監(jiān)督**一、概述**

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的核心部門，其工作涉及行政事務(wù)、資源協(xié)調(diào)、信息傳達(dá)等多個(gè)方面。為確保辦公室工作的高效、規(guī)范與透明，建立健全的制度監(jiān)督機(jī)制至關(guān)重要。本制度旨在明確監(jiān)督內(nèi)容、方法與責(zé)任，保障辦公室各項(xiàng)工作依法依規(guī)、有序開展。

**二、監(jiān)督內(nèi)容**

**(一)日常工作監(jiān)督**

1.**文件管理**：監(jiān)督文件收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等流程是否規(guī)范，確保文件流轉(zhuǎn)時(shí)效性與安全性。

2.**會議管理**：檢查會議通知、記錄、決議落實(shí)情況，確保會議效果與效率。

3.**印章使用**：監(jiān)督印章保管、借用、使用審批流程，防止違規(guī)使用。

4.**接待工作**：評估接待流程是否規(guī)范，服務(wù)態(tài)度是否達(dá)標(biāo)。

**(二)資源管理監(jiān)督**

1.**辦公用品采購**：監(jiān)督采購流程是否合規(guī)，是否存在浪費(fèi)或?yàn)E用現(xiàn)象。

2.**辦公設(shè)備維護(hù)**：檢查設(shè)備報(bào)修、保養(yǎng)記錄，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.**固定資產(chǎn)管理**：監(jiān)督資產(chǎn)登記、調(diào)撥、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的規(guī)范性。

**(三)信息化管理監(jiān)督**

1.**信息系統(tǒng)使用**：檢查辦公系統(tǒng)登錄、權(quán)限分配是否合理，數(shù)據(jù)安全是否達(dá)標(biāo)。

2.**信息發(fā)布審核**：監(jiān)督對外發(fā)布信息的真實(shí)性、合規(guī)性。

**三、監(jiān)督方法**

**(一)日常檢查**

1.**定期巡查**：綜合辦公室負(fù)責(zé)人每周組織一次內(nèi)部巡查，核對制度執(zhí)行情況。

2.**抽查記錄**：隨機(jī)抽查文件歸檔、會議記錄等，確保流程完整。

**(二)考核評估**

1.**績效考核**：每季度對辦公室人員工作完成度、制度遵守情況開展考核。

2.**滿意度調(diào)查**：通過問卷調(diào)查或訪談，收集師生對辦公室服務(wù)的反饋。

**(三)投訴處理**

1.**設(shè)立監(jiān)督渠道**：公布投訴電話或郵箱，及時(shí)受理意見建議。

2.**問題整改**：對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改，并跟蹤落實(shí)情況。

**四、責(zé)任落實(shí)**

**(一)主體責(zé)任**

綜合辦公室負(fù)責(zé)人對制度監(jiān)督工作負(fù)總責(zé)，確保各項(xiàng)監(jiān)督措施有效實(shí)施。

**(二)人員責(zé)任**

辦公室工作人員需嚴(yán)格遵守制度，配合監(jiān)督工作，對違規(guī)行為及時(shí)報(bào)告。

**(三)監(jiān)督小組**

成立由學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的監(jiān)督小組，每半年開展一次專項(xiàng)檢查，并將結(jié)果納入部門評優(yōu)。

**五、附則**

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。監(jiān)督結(jié)果將作為優(yōu)化制度的重要依據(jù)。

**三、監(jiān)督方法（續(xù)）**

**(一)日常檢查**

1.**定期巡查**：

(1)綜合辦公室負(fù)責(zé)人需每周組織一次內(nèi)部巡查，巡查前制定詳細(xì)路線表，明確檢查重點(diǎn)（如文件歸檔、印章保管、辦公環(huán)境等）。

(2)巡查時(shí)采用“看、問、查”相結(jié)合的方式：

-**看**：現(xiàn)場查看文件是否分類整齊、印章是否鎖在保險(xiǎn)柜內(nèi)、辦公設(shè)備是否整潔；

(3)**問**：隨機(jī)詢問工作人員當(dāng)日制度執(zhí)行情況，如“今日是否收到XX文件？”“印章今日是否使用？”；

(4)**查**：調(diào)取系統(tǒng)記錄或臺賬，核對審批流程是否完整（如辦公用品采購是否經(jīng)過采購申請、審批、入庫等環(huán)節(jié)）。

2.**抽查記錄**：

(1)每月隨機(jī)抽取10%-15%的文件記錄進(jìn)行復(fù)查，重點(diǎn)檢查紅頭文件、會議紀(jì)要、重要通知的流轉(zhuǎn)情況；

(2)對發(fā)現(xiàn)的問題制作《問題清單》，明確整改責(zé)任人及期限（一般不超過3個(gè)工作日），整改后需簽字確認(rèn)并存檔。

**(二)考核評估**

1.**績效考核**：

(1)績效考核采用“百分制”，分為基礎(chǔ)項(xiàng)（占比60%）和加分項(xiàng)（占比40%）：

-**基礎(chǔ)項(xiàng)**包括：文件處理及時(shí)率（≥95%）、印章使用準(zhǔn)確率（100%）、接待服務(wù)滿意度（≥90%）；

(2)**加分項(xiàng)**包括：提出合理化建議被采納、協(xié)助其他部門高效完成工作等；

(2)考核結(jié)果分為“優(yōu)秀”（85分以上）、“良好”（70-84分）、“待改進(jìn)”（70分以下），與年度評優(yōu)掛鉤。

2.**滿意度調(diào)查**：

(1)每學(xué)期通過線上問卷或線下訪談收集師生反饋，問卷需包含10個(gè)核心問題（如“文件復(fù)印是否及時(shí)？”“接待人員態(tài)度是否友善？”），匿名填寫；

(2)對低分項(xiàng)進(jìn)行原因分析，如復(fù)印等待時(shí)間長可能是設(shè)備不足或流程繁瑣，需提出改進(jìn)方案（如增加復(fù)印機(jī)、優(yōu)化排隊(duì)系統(tǒng)）。

**(三)投訴處理**

1.**設(shè)立監(jiān)督渠道**：

(1)在學(xué)校官網(wǎng)、公告欄公示投訴郵箱（如office@）和投訴電話（如12345），明確受理范圍（僅限辦公室服務(wù)相關(guān)問題）；

(2)設(shè)置“投訴登記簿”，記錄投訴時(shí)間、內(nèi)容、處理進(jìn)展，每月匯總分析高頻問題。

2.**問題整改**：

(1)對于投訴，需在2個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)，7個(gè)工作日內(nèi)給出初步解決方案；

(2)復(fù)雜問題（如系統(tǒng)故障）需制定階段性措施（如臨時(shí)人工登記），并明確最終解決時(shí)間（一般不超過15個(gè)工作日），整改結(jié)果需書面回復(fù)投訴人。

**四、責(zé)任落實(shí)（續(xù)）**

**(一)主體責(zé)任**

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)人需每月向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)監(jiān)督工作進(jìn)展，內(nèi)容包括：

(1)本月檢查發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況；

(2)員工制度培訓(xùn)覆蓋率（如需達(dá)到100%）；

(3)師生投訴處理率及滿意度。

2.負(fù)責(zé)人需具備處理突發(fā)事件的能力，如發(fā)現(xiàn)印章遺失需立即啟動應(yīng)急預(yù)案（鎖閉所有印章、核查近期使用記錄、報(bào)警并上報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)）。

**(二)人員責(zé)任**

1.每位工作人員需簽訂《制度遵守承諾書》，明確個(gè)人職責(zé)（如文員負(fù)責(zé)文件歸檔、出納負(fù)責(zé)辦公用品盤點(diǎn)）；

2.建立錯(cuò)題本制度，要求員工記錄工作中出現(xiàn)的疏漏（如錯(cuò)發(fā)文件、審批遺漏），每周組內(nèi)分享改進(jìn)方法。

**(三)監(jiān)督小組**

1.監(jiān)督小組由3-5人組成（如教務(wù)處、后勤處代表），每半年開展一次專項(xiàng)檢查，檢查內(nèi)容包括：

(1)制度執(zhí)行情況（如查閱巡查記錄、員工培訓(xùn)資料）；

(2)效率評估（如統(tǒng)計(jì)文件處理平均時(shí)長，目標(biāo)≤1小時(shí)）；

(3)制度完善度（如評估現(xiàn)有制度是否覆蓋所有工作場景）；

2.檢查結(jié)果以《監(jiān)督報(bào)告》形式呈現(xiàn)，包含問題清單、改進(jìn)建議、責(zé)任部門，并納入部門年度考核。

**五、附則（續(xù)）**

1.本制度修訂需經(jīng)綜合辦公室全體會議討論通過，并報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批；

2.各部門可結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定補(bǔ)充細(xì)則（如教學(xué)部門可增加“教案審核流程監(jiān)督”）；

3.每年6月和12月組織全員制度培訓(xùn)，新員工需通過考核才能上崗。

**一、概述**

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常管理的核心部門，其工作涉及行政事務(wù)、資源協(xié)調(diào)、信息傳達(dá)等多個(gè)方面。為確保辦公室工作的高效、規(guī)范與透明，建立健全的制度監(jiān)督機(jī)制至關(guān)重要。本制度旨在明確監(jiān)督內(nèi)容、方法與責(zé)任，保障辦公室各項(xiàng)工作依法依規(guī)、有序開展。

**二、監(jiān)督內(nèi)容**

**(一)日常工作監(jiān)督**

1.**文件管理**：監(jiān)督文件收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等流程是否規(guī)范，確保文件流轉(zhuǎn)時(shí)效性與安全性。

2.**會議管理**：檢查會議通知、記錄、決議落實(shí)情況，確保會議效果與效率。

3.**印章使用**：監(jiān)督印章保管、借用、使用審批流程，防止違規(guī)使用。

4.**接待工作**：評估接待流程是否規(guī)范，服務(wù)態(tài)度是否達(dá)標(biāo)。

**(二)資源管理監(jiān)督**

1.**辦公用品采購**：監(jiān)督采購流程是否合規(guī)，是否存在浪費(fèi)或?yàn)E用現(xiàn)象。

2.**辦公設(shè)備維護(hù)**：檢查設(shè)備報(bào)修、保養(yǎng)記錄，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.**固定資產(chǎn)管理**：監(jiān)督資產(chǎn)登記、調(diào)撥、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的規(guī)范性。

**(三)信息化管理監(jiān)督**

1.**信息系統(tǒng)使用**：檢查辦公系統(tǒng)登錄、權(quán)限分配是否合理，數(shù)據(jù)安全是否達(dá)標(biāo)。

2.**信息發(fā)布審核**：監(jiān)督對外發(fā)布信息的真實(shí)性、合規(guī)性。

**三、監(jiān)督方法**

**(一)日常檢查**

1.**定期巡查**：綜合辦公室負(fù)責(zé)人每周組織一次內(nèi)部巡查，核對制度執(zhí)行情況。

2.**抽查記錄**：隨機(jī)抽查文件歸檔、會議記錄等，確保流程完整。

**(二)考核評估**

1.**績效考核**：每季度對辦公室人員工作完成度、制度遵守情況開展考核。

2.**滿意度調(diào)查**：通過問卷調(diào)查或訪談，收集師生對辦公室服務(wù)的反饋。

**(三)投訴處理**

1.**設(shè)立監(jiān)督渠道**：公布投訴電話或郵箱，及時(shí)受理意見建議。

2.**問題整改**：對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改，并跟蹤落實(shí)情況。

**四、責(zé)任落實(shí)**

**(一)主體責(zé)任**

綜合辦公室負(fù)責(zé)人對制度監(jiān)督工作負(fù)總責(zé)，確保各項(xiàng)監(jiān)督措施有效實(shí)施。

**(二)人員責(zé)任**

辦公室工作人員需嚴(yán)格遵守制度，配合監(jiān)督工作，對違規(guī)行為及時(shí)報(bào)告。

**(三)監(jiān)督小組**

成立由學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的監(jiān)督小組，每半年開展一次專項(xiàng)檢查，并將結(jié)果納入部門評優(yōu)。

**五、附則**

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。監(jiān)督結(jié)果將作為優(yōu)化制度的重要依據(jù)。

**三、監(jiān)督方法（續(xù)）**

**(一)日常檢查**

1.**定期巡查**：

(1)綜合辦公室負(fù)責(zé)人需每周組織一次內(nèi)部巡查，巡查前制定詳細(xì)路線表，明確檢查重點(diǎn)（如文件歸檔、印章保管、辦公環(huán)境等）。

(2)巡查時(shí)采用“看、問、查”相結(jié)合的方式：

-**看**：現(xiàn)場查看文件是否分類整齊、印章是否鎖在保險(xiǎn)柜內(nèi)、辦公設(shè)備是否整潔；

(3)**問**：隨機(jī)詢問工作人員當(dāng)日制度執(zhí)行情況，如“今日是否收到XX文件？”“印章今日是否使用？”；

(4)**查**：調(diào)取系統(tǒng)記錄或臺賬，核對審批流程是否完整（如辦公用品采購是否經(jīng)過采購申請、審批、入庫等環(huán)節(jié)）。

2.**抽查記錄**：

(1)每月隨機(jī)抽取10%-15%的文件記錄進(jìn)行復(fù)查，重點(diǎn)檢查紅頭文件、會議紀(jì)要、重要通知的流轉(zhuǎn)情況；

(2)對發(fā)現(xiàn)的問題制作《問題清單》，明確整改責(zé)任人及期限（一般不超過3個(gè)工作日），整改后需簽字確認(rèn)并存檔。

**(二)考核評估**

1.**績效考核**：

(1)績效考核采用“百分制”，分為基礎(chǔ)項(xiàng)（占比60%）和加分項(xiàng)（占比40%）：

-**基礎(chǔ)項(xiàng)**包括：文件處理及時(shí)率（≥95%）、印章使用準(zhǔn)確率（100%）、接待服務(wù)滿意度（≥90%）；

(2)**加分項(xiàng)**包括：提出合理化建議被采納、協(xié)助其他部門高效完成工作等；

(2)考核結(jié)果分為“優(yōu)秀”（85分以上）、“良好”（70-84分）、“待改進(jìn)”（70分以下），與年度評優(yōu)掛鉤。

2.**滿意度調(diào)查**：

(1)每學(xué)期通過線上問卷或線下訪談收集師生反饋，問卷需包含10個(gè)核心問題（如“文件復(fù)印是否及時(shí)？”“接待人員態(tài)度是否友善？”），匿名填寫；

(2)對低分項(xiàng)進(jìn)行原因分析，如復(fù)印等待時(shí)間長可能是設(shè)備不足或流程繁瑣，需提出改進(jìn)方案（如增加復(fù)印機(jī)、優(yōu)化排隊(duì)系統(tǒng)）。

**(三)投訴處理**

1.**設(shè)立監(jiān)督渠道**：

(1)在學(xué)校官網(wǎng)、公告欄公示投訴郵箱（如office@）和投訴電話（如12345），明確受理范圍（僅限辦公室服務(wù)相關(guān)問題）；

(2)設(shè)置“投訴登記簿”，記錄投訴時(shí)間、內(nèi)容、處理進(jìn)展，每月匯總分析高頻問題。

2.**問題整改**：

(1)對于投訴，需在2個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)，7個(gè)工作日內(nèi)給出初步解決方案；

(2)復(fù)雜問題（如系統(tǒng)故障）需制定階段性措施（如臨時(shí)人工登記），并明確最終解決時(shí)間（一般不超過15個(gè)工作日），整改結(jié)果需書面回復(fù)投訴人。

**四、責(zé)任落實(shí)（續(xù)）**

**(一)主體責(zé)任**

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)人需每月向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)監(jiān)督工作進(jìn)展，內(nèi)容包括：

(1)本月檢查發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況；

(2)員工制度培訓(xùn)覆蓋率（如需達(dá)到100%）；

(3)師生投訴處理率及滿意度。

2.負(fù)責(zé)人需具備處理突發(fā)事件的能力，如發(fā)現(xiàn)印章遺失需立即啟動應(yīng)急預(yù)案（鎖閉所有印章、核查近期使用記錄、報(bào)警并上報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)）。

**(二)人員責(zé)任**

1.每位工作人員需簽訂《制度遵守承諾書》，明確個(gè)人職責(zé)（如文員負(fù)責(zé)文件歸檔、出納負(fù)責(zé)辦公用品盤點(diǎn)）；

2.建立錯(cuò)題本制度，要求員工記錄工作中出現(xiàn)的疏漏（如錯(cuò)發(fā)文件、審批遺漏），每周組內(nèi)分享改進(jìn)方法。

**(三)監(jiān)督小組**

1.監(jiān)督小組由3-5人組成（如教務(wù)處、后勤處代表），每半年開展一次專項(xiàng)檢查，檢查內(nèi)