行政公文寫作模板及格式規(guī)范工具指南一、適用工作場景本規(guī)范適用于各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體在處理公務(wù)時需形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效力的文書，具體場景包括但不限于：內(nèi)部事務(wù)傳達：如單位內(nèi)部工作部署、會議通知、制度發(fā)布、人員任免等；向上級匯報請示：如工作進展匯報、重大事項請示、資源申請等；跨部門/單位溝通：如業(yè)務(wù)函詢、協(xié)作事項告知、意見征求等；對外正式表態(tài)：如復函、公告、通告等需對外發(fā)布的正式文書；事務(wù)性記錄與存檔：如會議紀要、工作總結(jié)、調(diào)研報告等需規(guī)范存檔的文書。二、標準化操作流程行政公文寫作需遵循“準備起草—審核修改—排版定稿—用印歸檔”的標準化流程，保證內(nèi)容準確、格式規(guī)范、程序合規(guī)。（一）前期準備：明確核心要素確定發(fā)文目的與文種根據(jù)工作需求選擇合適文種（如通知、請示、報告、函、紀要等），避免文種混用（如“請示”與“報告”不得混用，“函”不得使用“請示”文種）。示例：需上級批準事項，用“請示”；匯報工作進展，用“報告”；跨部門商洽工作，用“函”。收集與核實材料收集與公文相關(guān)的政策依據(jù)、數(shù)據(jù)、事實材料等，保證信息真實、準確、最新；涉及部門或人員職責的，需提前溝通確認，避免內(nèi)容歧義。確定主送與抄送機關(guān)主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，需頂格書寫，后加冒號；抄送機關(guān)：需要知曉公文內(nèi)容的機關(guān)，標注于文末主題詞下方，用“抄送：”引導。（二）起草撰寫：規(guī)范結(jié)構(gòu)與內(nèi)容標題一般由“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”構(gòu)成（如“辦公室關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”）；簡潔明了，字數(shù)一般不超過50字，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標題中一般不使用標點符號。開頭：說明發(fā)文依據(jù)、目的或背景（如“根據(jù)會議精神，為做好工作，現(xiàn)就有關(guān)事項通知”）；主體：分條列項闡述具體內(nèi)容，邏輯清晰（常用“一、”“（一）”“1.”“（1）”分級序號）；結(jié)尾：根據(jù)文種使用規(guī)范結(jié)束語（如通知用“特此通知”，請示用“妥否，請批示”，報告用“特此報告”）。附件說明如有附件，在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱（如“附件：1.會議議程”）；附件名稱后不加標點符號，多個附件需標注序號。發(fā)文機關(guān)與成文日期發(fā)文機關(guān)：一般應(yīng)使用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱（如“公司”“局”）；成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全（如“2024年3月15日”），字體為小標宋體。（三）審核修改：保證內(nèi)容合規(guī)內(nèi)容審核：檢查政策依據(jù)是否準確、數(shù)據(jù)是否無誤、職責劃分是否清晰、有無敏感表述；格式審核：核對標題、主送機關(guān)、結(jié)構(gòu)、附件、成文日期等要素是否完整；程序?qū)徍耍荷婕岸嗖块T職責的，需經(jīng)相關(guān)部門會簽；重要公文需報單位負責人簽發(fā)。（四）排版定稿與用印歸檔排版規(guī)范：頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字體：標題用小標宋體二號字，用仿宋體三號字，一級標題用黑體三號字，二級標題用楷體GB2312三號字；行距：一般設(shè)置為28磅，段前段后間距為0行。用印規(guī)范：單頁公文需在成文日期上方居中位置加蓋發(fā)文機關(guān)印章（騎年蓋月）；聯(lián)合行文時，印章排列一般將主辦機關(guān)印章排列在前。歸檔要求：公文定稿后需打印紙質(zhì)版（一式三份，一份存檔、一份主送機關(guān)、一份抄送機關(guān)），同時留存電子版；歸檔材料需包含公文稿紙、定稿、附件、審核簽批單等完整材料。三、通用公文模板結(jié)構(gòu)說明（一）通知模板要素內(nèi)容要求示例標題發(fā)文機關(guān)+事由+文種公司辦公室關(guān)于2024年度員工體檢安排的通知主送機關(guān)頂格書寫，后加冒號各部門、全體員工：開頭說明發(fā)文依據(jù)和目的為保障員工身體健康，根據(jù)公司年度福利計劃，現(xiàn)將2024年度體檢安排通知主體內(nèi)容分條列項說明體檢時間、地點、對象、注意事項等一、體檢時間：2024年4月10日至4月20日（每日8:00-12:00）；二、體檢地點：醫(yī)院體檢中心（路號）；三、體檢對象：全體在職員工；四、注意事項：體檢前需空腹，攜帶證件號碼原件。結(jié)束語使用“特此通知”特此通知。發(fā)文機關(guān)居中書寫（與成文日期同一行或另起一行）公司辦公室成文日期阿拉伯數(shù)字標明年月日（居右空四字編排）2024年3月15日（二）請示模板要素內(nèi)容要求示例標題發(fā)文機關(guān)+事由+文種（可發(fā)文機關(guān)）關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示主送機關(guān)頂格書寫，后加冒號（僅送一個上級機關(guān)）公司總經(jīng)理：開頭說明請示緣由和依據(jù)因現(xiàn)有辦公設(shè)備使用年限較長，故障頻發(fā)，影響工作效率，根據(jù)部門工作需求，擬購置一批新的辦公電腦。主體內(nèi)容說明請示事項、具體方案及理由擬購置聯(lián)想ThinkPad筆記本15臺，單價6000元，預算合計90000元，資金從2024年度辦公經(jīng)費中列支。結(jié)束語使用“妥否，請批示”妥否，請批示。發(fā)文機關(guān)居中書寫（聯(lián)合行文時主辦機關(guān)在前）綜合管理部成文日期阿拉伯數(shù)字標明年月日2024年3月15日（三）會議紀要模板要素內(nèi)容要求示例標題會議名稱+“紀要”公司2024年第一季度經(jīng)營工作會議紀要會議基本信息時間、地點、參會人員、主持人、記錄人（分行排列）時間：2024年3月10日14:00-16:30地點：公司三樓會議室參會人員：、（各部門負責人）主持人：趙六記錄人：錢七開頭說明會議議題和背景會議圍繞2024年第一季度經(jīng)營目標完成情況及第二季度工作計劃展開討論，形成如下意見：主體內(nèi)容按議題分條記錄會議決議、待辦事項（明確責任部門、完成時限）一、關(guān)于第一季度工作總結(jié)：由市場部匯總數(shù)據(jù)，3月15日前提交報告；二、關(guān)于第二季度營銷計劃：銷售部負責制定方案，3月20日前報總經(jīng)理辦公會審議；三、關(guān)于人員招聘：人力資源部計劃新增5名業(yè)務(wù)員，4月30日前完成招聘。結(jié)尾參會人員簽字或“散會”散會。成文日期阿拉伯數(shù)字標明年月日2024年3月10日四、關(guān)鍵要點提示（一）格式規(guī)范頁面設(shè)置：A4紙張，雙面印刷，頁碼位于頁腳居中位置（首頁不顯示頁碼）；字體字號：標題小標宋體二號，仿宋體三號，一級標題黑體三號，二級標題楷體GB2312三號，三級標題仿宋體三號加粗；行文層次：一般不超過四層，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”，不得使用“（1）”之外的序號（如“第一”“1.1”）。（二）語言要求莊重準確：使用規(guī)范的書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語（如“搞定”“給力”），表述需清晰明確，避免歧義；簡潔凝練：避免冗長句子和無關(guān)內(nèi)容，每段集中說明一個事項；規(guī)范稱謂：使用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱（如“局”不得簡寫為“我局”或“該局”，除非在特定上下文中）。（三）常見錯誤規(guī)避文種誤用：如“請示”不得夾帶報告內(nèi)容，“函”不得使用“請示”文號；要素缺失：如缺少成文日期、