企業(yè)行政規(guī)范文件管理及存檔制度一、制度目的與適用范圍（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)行政文件的全生命周期管理，確保文件資料在形成、流轉(zhuǎn)、存檔及使用過程中安全合規(guī)、可追溯，同時(shí)提升行政事務(wù)處理效率，結(jié)合企業(yè)運(yùn)營實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及所屬單位產(chǎn)生的行政類文件，包括但不限于公文、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告、對(duì)外函件等。二、管理職責(zé)分工（一）行政部（或指定檔案管理部門）作為文件管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定文件管理細(xì)則、指導(dǎo)各部門開展文件工作、監(jiān)督制度執(zhí)行；牽頭組織文件的集中存檔、借閱審批、定期檢查及銷毀工作；保障電子文件管理系統(tǒng)的安全運(yùn)維。（二）各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件的日常收集、初步整理（含格式規(guī)范、內(nèi)容核對(duì)），按要求向行政部移交文件；配合行政部完成文件借閱、檢查及銷毀的相關(guān)工作；對(duì)本部門文件的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)辦人文件起草人需確保內(nèi)容真實(shí)、格式合規(guī)；部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件的業(yè)務(wù)合理性進(jìn)行審核；分管領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限審批文件，確保決策合規(guī)；全體員工需遵守文件借閱、保密及使用規(guī)范。三、文件的形成與分類管理（一）文件形成規(guī)范1.格式要求：公文類文件需遵循《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（或企業(yè)自定格式），包含文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文日期、蓋章等要素；非公文類文件（如會(huì)議紀(jì)要、合同）需明確版本號(hào)、簽署信息、生效條件等。2.審批流程：文件需經(jīng)“起草-部門初審-分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）-行政部格式復(fù)核”后生效，電子文件需在企業(yè)OA系統(tǒng)（或指定平臺(tái)）完成線上審批留痕。（二）文件分類規(guī)則結(jié)合業(yè)務(wù)屬性與管理需求，文件分為四大類：行政公文：含請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函等法定公文；業(yè)務(wù)文件：各部門日常工作產(chǎn)生的方案、報(bào)告、總結(jié)等；合同協(xié)議：與外部單位簽訂的各類合同、合作協(xié)議；規(guī)章制度：企業(yè)發(fā)布的管理辦法、實(shí)施細(xì)則、流程規(guī)范。每類文件按“部門+年份+序號(hào)”編碼（如“HR-____”），確保唯一性；電子文件需同步標(biāo)注分類標(biāo)簽，便于檢索。四、文件的收集與整理（一）收集要求1.日常收集：各部門兼職檔案員需在文件生效后3個(gè)工作日內(nèi)，收集紙質(zhì)版（如有）及電子版，確保文件內(nèi)容與審批版本一致。2.定期匯總：每月末，各部門向行政部移交當(dāng)月文件（含紙質(zhì)、電子），特殊文件（如年度總結(jié)、重大合同）可按季度移交，但需提前報(bào)備。（二）整理規(guī)范1.紙質(zhì)文件：按分類排序，用檔案盒裝訂，盒面標(biāo)注“部門-年份-類別-起止序號(hào)”；文件內(nèi)頁需編頁碼，重要文件需附《文件交接清單》（含文號(hào)、標(biāo)題、移交人、日期）。2.電子文件：統(tǒng)一存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器（或云盤），按“部門/年份/類別”建立文件夾；文件命名需包含“文號(hào)（或主題）+版本號(hào)”，如“2024年員工手冊(cè)V2.0”；電子文件需定期（每季度）備份至離線存儲(chǔ)設(shè)備。五、存檔管理要求（一）存檔條件文件需完成審批流程、內(nèi)容無歧義、附件完整，經(jīng)行政部與部門檔案員共同確認(rèn)后，方可正式存檔。（二）存檔方式1.紙質(zhì)存檔：存放于企業(yè)檔案室（或?qū)Ｓ脵n案柜），需滿足防潮、防火、防蟲、防盜要求；檔案柜需編號(hào)，文件按分類+年份順序排列，便于快速定位。2.電子存檔：同步上傳至企業(yè)電子檔案系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限（如行政部管理員可全權(quán)限操作，部門負(fù)責(zé)人可查看本部門文件，普通員工需申請(qǐng)借閱）；電子文件需加密存儲(chǔ)，避免非法篡改。（三）存檔期限永久保存：企業(yè)章程、年度審計(jì)報(bào)告、重大合同、規(guī)章制度等核心文件；定期保存：一般性業(yè)務(wù)文件、日常請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等，保存期限為3-5年（具體按文件重要性由行政部判定）。六、文件借閱與使用規(guī)范（一）借閱流程1.借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明文件名稱、借閱用途、歸還時(shí)間；2.部門負(fù)責(zé)人審批（借閱本部門文件）或行政部審批（借閱跨部門/核心文件）；3.行政部（或部門檔案員）按審批意見提供文件，紙質(zhì)文件需當(dāng)面點(diǎn)清，電子文件需通過權(quán)限臨時(shí)開放或拷貝（拷貝需登記設(shè)備信息）。（二）使用要求1.借閱文件僅限工作使用，不得涂改、標(biāo)注、折疊；如需復(fù)制紙質(zhì)文件，需經(jīng)行政部同意并登記；2.電子文件需在指定設(shè)備（如辦公電腦）查看，禁止私自轉(zhuǎn)發(fā)、上傳至外部平臺(tái)；3.借閱到期需及時(shí)歸還，如需續(xù)借，需重新提交申請(qǐng)。（三）歸還檢查文件歸還時(shí)，檔案管理人員需檢查紙質(zhì)文件是否破損、電子文件是否按要求刪除（拷貝件），確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。七、文件銷毀管理（一）銷毀條件文件超過保存期限、內(nèi)容失效且無復(fù)查價(jià)值，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審、行政部復(fù)核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可列入銷毀清單。（二）銷毀流程1.行政部編制《文件銷毀清單》，列明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因；2.組織銷毀工作：紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀（2人以上監(jiān)銷），電子文件通過專業(yè)軟件徹底刪除（需留存操作記錄）；3.銷毀完成后，監(jiān)銷人需在清單上簽字，行政部存檔備查。八、責(zé)任與監(jiān)督機(jī)制（一）違規(guī)責(zé)任若因管理不善導(dǎo)致文件丟失、泄密，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、績效考核扣分；造成經(jīng)濟(jì)損失的，需承擔(dān)賠償責(zé)任；觸犯法律的，移交司法機(jī)關(guān)處理。對(duì)擅自銷毀文件、違規(guī)借閱/復(fù)制文件的行為，從嚴(yán)追究責(zé)任。（二）監(jiān)督檢查行政部每半年組織一次