企業(yè)行政文件存檔及檔案管理規(guī)范一、適用工作場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政文件的、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管及利用管理，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：日常行政通知、管理制度文件、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、人事檔案、資產(chǎn)憑證、審計(jì)材料、對(duì)外公函等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證行政文件完整、安全、可追溯，支撐企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)、決策支持及合規(guī)審查等工作需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件分類與編碼文件分類標(biāo)準(zhǔn)按文件性質(zhì)分為以下類別（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：A類：綜合管理（如企業(yè)章程、年度工作計(jì)劃、紅頭文件等）；B類：人事行政（如員工勞動(dòng)合同、考勤記錄、培訓(xùn)檔案等）；C類：財(cái)務(wù)資產(chǎn)（如預(yù)算報(bào)表、資產(chǎn)臺(tái)賬、費(fèi)用報(bào)銷憑證等）；D類：業(yè)務(wù)合同（如采購(gòu)合同、銷售協(xié)議、合作意向書(shū)等）；E類：審計(jì)合規(guī)（如審計(jì)報(bào)告、合規(guī)檢查記錄、法律文書(shū)等）；F類：其他（如外部單位來(lái)函、公益活動(dòng)記錄等）。文件編碼規(guī)則采用“類別代碼-年份-流水號(hào)”格式，示例：A-2024-001（綜合管理類2024年第1號(hào)文件），編碼唯一且不可重復(fù)，由行政部統(tǒng)一編制。（二）文件收集與整理文件收集各部門在文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)，將紙質(zhì)版原件（含電子版?zhèn)浞荩┨峤恢列姓繖n案管理員；涉密文件需標(biāo)注“密級(jí)”及“傳閱范圍”，由經(jīng)辦人（*）簽字確認(rèn)后單獨(dú)移交。文件整理檢查文件完整性：核對(duì)、附件、簽批頁(yè)是否齊全，缺項(xiàng)文件需及時(shí)補(bǔ)充；去除金屬夾、回形針等易銹蝕裝訂物，采用牛皮紙袋或檔案夾封裝；電子文件按編碼規(guī)則命名（如“A-2024-001_關(guān)于規(guī)范辦公區(qū)域管理的通知”），存儲(chǔ)于指定服務(wù)器文件夾，定期備份。（三）文件歸檔與登記歸檔時(shí)限月度文件于次月5日前完成歸檔，年度文件于次年1月20日前完成歸檔；重大項(xiàng)目文件（如基建、并購(gòu)）需在項(xiàng)目結(jié)束后30日內(nèi)完成歸檔。歸檔登記檔案管理員核對(duì)文件編碼、分類、數(shù)量無(wú)誤后，填寫(xiě)《行政文件歸檔登記表》（見(jiàn)表1），雙方簽字確認(rèn)；紙質(zhì)檔案按“類別-年份”順序裝入檔案盒，盒外標(biāo)注“類別代碼-年份-起止流水號(hào)”（如A-2024-001-015），并粘貼盒內(nèi)文件清單；電子檔案至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)編碼及元數(shù)據(jù)（如形成部門、日期、密級(jí)）。（四）檔案保管與維護(hù)存放環(huán)境紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器需定期殺毒，異地備份（每月1次），備份介質(zhì)存放于安全場(chǎng)所。定期檢查檔案管理員每季度檢查一次檔案存放環(huán)境，對(duì)破損、受潮檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制；電子檔案每半年進(jìn)行一次可用性檢測(cè)，保證文件可正常讀取。（五）檔案借閱與利用借閱流程因工作需要借閱檔案時(shí)，由借閱人（）填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)表2），注明借閱事由、歸還期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（）審批后，檔案管理員方可提供；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（*）簽字同意，借閱時(shí)由檔案管理員全程陪同。借閱規(guī)則紙質(zhì)檔案原則上不得帶離檔案室，確需外借的，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日，逾期需重新申請(qǐng)；借閱人需愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換文件，違者按企業(yè)相關(guān)規(guī)定處理；借閱歸還時(shí)，檔案管理員需核對(duì)文件完整性，確認(rèn)無(wú)誤后簽字登記。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定流程檔案管理員每年12月組織檔案鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*組成），對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定；根據(jù)檔案價(jià)值確定保管期限（永久、30年、10年），對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》（見(jiàn)表3）。銷毀執(zhí)行《檔案銷毀清冊(cè)》需經(jīng)總經(jīng)理（）審批后，由檔案管理員和監(jiān)銷人（）共同銷毀；紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式銷毀，電子檔案徹底刪除并銷毀備份介質(zhì)，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)后，銷毀記錄永久保存。三、常用管理表單模板表1：行政文件歸檔登記表文件編碼文件名稱形成部門形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)經(jīng)辦人（*）歸檔日期檔案管理員（*）A-2024-001關(guān)于規(guī)范辦公區(qū)域管理的通知行政部2024-01-153普通張*2024-01-18李*B-2024-0022024年第一季度員工考勤匯總?cè)肆Y源部2024-04-0510普通王*2024-04-08李*表2：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人（*）所在部門借閱日期歸還期限借閱事由劉*市場(chǎng)部2024-05-202024-05-22撰寫(xiě)年度總結(jié)需參考2023年市場(chǎng)活動(dòng)方案文件編碼文件名稱密級(jí)審批人（*）檔案管理員（*）———-———-——————–——————D-2023-0152023年供應(yīng)商合作協(xié)議普通趙*李*表3：檔案銷毀清冊(cè)銷毀日期文件編碼文件名稱形成日期保管期限銷毀原因監(jiān)銷人（*）檔案管理員（*）2024-12-20F-2019-0052019年公益活動(dòng)總結(jié)2019-12-1010年保管期限已滿陳*李*四、管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示責(zé)任明確行政部為檔案管理歸口部門，檔案管理員負(fù)責(zé)日常維護(hù)，各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門文件形成、歸檔質(zhì)量負(fù)責(zé)；檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，需辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)《檔案交接清單》，由監(jiān)交人（*）簽字確認(rèn)。合規(guī)性要求嚴(yán)格執(zhí)行《_________檔案法》及企業(yè)內(nèi)部保密制度，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳涉密檔案；電子檔案管理需符合數(shù)據(jù)安全法規(guī)，定期開(kāi)展信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)防范避免檔案散失：文件流轉(zhuǎn)過(guò)程需登記臺(tái)賬，借閱及時(shí)催還；防止檔案損毀：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子副本與紙質(zhì)檔案雙備份；規(guī)避