企業(yè)人事檔案歸檔與查閱指南一、人事檔案管理的常見應用場景人事檔案是企業(yè)人力資源管理的基礎性資料，貫穿員工從入職到離職的全生命周期，主要應用于以下場景：新員工入職建檔：員工錄用后，需收集入職材料建立初始檔案，作為勞動合同簽訂、社保繳納、薪資核定的重要依據(jù)。在職期間材料更新：員工崗位變動、考核獎懲、培訓記錄、薪酬調(diào)整等材料需及時歸檔，保證檔案信息動態(tài)反映職業(yè)發(fā)展軌跡。員工離職處理：員工離職時，檔案需完整移交，包含離職手續(xù)、離職證明、薪資結算等材料，為后續(xù)可能出現(xiàn)的勞動爭議提供憑證。內(nèi)部調(diào)崗/晉升審核：企業(yè)選拔人才或調(diào)整崗位時，通過查閱檔案中的業(yè)績表現(xiàn)、能力評估等材料，輔助決策。審計與合規(guī)檢查：外部審計或勞動監(jiān)察部門檢查時，需提供員工檔案以證明用工合規(guī)性（如勞動合同簽訂、社保繳納等）。員工個人事務辦理：員工辦理戶口遷移、職稱評定、退休手續(xù)等時，企業(yè)需從檔案中提取相關材料并出具證明。二、人事檔案歸檔操作流程（一）材料收集收集范圍：入職類：身份證復印件、學歷學位證書復印件、離職證明（原單位）、體檢報告、錄用審批表、勞動合同簽訂登記表；在職類：崗位變動審批表、績效考核記錄、獎懲決定（如表揚通報、處分文件）、培訓結業(yè)證書、薪資調(diào)整審批表；離職類：離職申請表、工作交接清單、離職證明、薪資結算單、社保公積金停繳證明。收集方式：新員工入職材料由人力資源部在入職當日收集原件及復印件，復印件需注明“與原件一致”并加蓋公章；在職期間產(chǎn)生的材料，由各業(yè)務部門在材料后3個工作日內(nèi)提交至人力資源部，HR核對材料完整性后簽收。（二）材料整理分類排序：按“入職材料→在職材料→離職材料”三大類劃分，每類下按時間順序排列（如入職材料按“錄用審批表→勞動合同→身份證復印件”順序）；核對檢查：檢查材料是否齊全、字跡是否清晰、有無缺頁漏項，對不合規(guī)材料（如未蓋章的復印件）退回原部門補充；剔除無關材料：與員工人事信息無關的材料（如個人作品、非公司發(fā)放的榮譽證書）不得歸入檔案。（三）檔案審核初審：人力資源部檔案管理員對整理后的材料進行初審，重點核對材料與員工信息的匹配性（如姓名、身份證號、崗位是否一致）；復審：初審通過后，提交人力資源部負責人復審，確認材料真實、合規(guī)后簽字確認；涉密材料處理：涉及公司機密或敏感信息（如薪酬結構、核心項目數(shù)據(jù)）的材料，需單獨存放并標注“涉密”，僅限HR負責人及分管領導查閱。（四）檔案入庫編號管理：為每位員工建立唯一檔案編號（格式：入職年份+部門代碼+員工工號，如“202301HR001”），將編號標注于檔案袋封面及每份材料首頁；物理歸檔：將審核通過的材料存入統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋（規(guī)格：A4紙豎向裝訂），檔案袋外需標注“檔案編號、員工姓名*、所屬部門、入職日期、檔案材料清單”；電子歸檔：將材料掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI），存儲至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，與物理檔案同步更新，電子檔需加密并設置查閱權限。（五）歸檔登記填寫《人事檔案歸檔登記表》（詳見模板二），記錄歸檔日期、檔案編號、員工姓名*、材料類別、材料名稱、份數(shù)、歸檔人、審核人等信息，保證每份檔案的歸檔過程可追溯。三、人事檔案查閱操作流程（一）查閱申請申請人資格：僅限人力資源部在職員工、員工所在部門負責人、分管領導及經(jīng)授權的外部審計人員（需出示單位介紹信及本人身份證件）；申請材料：填寫《人事檔案查閱申請表》（詳見模板三），注明查閱人姓名*、所在部門、查閱檔案編號、查閱事由、查閱內(nèi)容范圍、用途及預計歸還時間；權限審批：普通查閱（如員工在職材料）：由人力資源部負責人審批；涉密材料或跨部門查閱：需經(jīng)分管人力資源的副總經(jīng)理審批；外部人員查閱：需經(jīng)總經(jīng)理審批。（二）檔案調(diào)取身份核對：檔案管理員核對查閱人身份證件與申請表信息是否一致，確認審批手續(xù)完備后，方可調(diào)取檔案；檔案交接：查閱人需在檔案管理員監(jiān)督下當面檢查檔案完整性，并在《檔案查閱登記簿》上簽字確認；電子檔查閱：通過檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔時，系統(tǒng)自動記錄查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容，查閱人不得、復制電子檔（經(jīng)審批的特殊情況除外）。（三）查閱規(guī)范查閱地點：僅限人力資源部檔案查閱室（或指定保密區(qū)域），嚴禁將檔案帶離查閱室；查閱行為：查閱過程中需保持檔案整潔，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、剪裁檔案材料，不得拍照、復印（經(jīng)審批的除外）；保密要求：查閱人需對檔案中涉及的員工個人信息及公司敏感信息嚴格保密，不得向無關人員泄露。（四）檔案歸還檢查歸還：查閱完畢后，檔案管理員需核對檔案是否完整（如是否有缺失、涂改），確認無誤后收回檔案，并在《檔案查閱登記簿》上記錄歸還時間；電子檔記錄：系統(tǒng)自動更新電子檔查閱狀態(tài)，查閱人需退出檔案管理系統(tǒng)，關閉查閱頁面。（五）查閱反饋如查閱過程中發(fā)覺檔案材料缺失或信息有誤，查閱人需及時向檔案管理員反饋，人力資源部需在5個工作內(nèi)核實并補充或更正材料。四、人事檔案管理模板表格模板一：人事檔案基本信息表檔案編號員工姓名*性別出生年月身份證號所屬部門崗位入職日期勞動合同期限檔案存放位置聯(lián)系電話模板二：人事檔案歸檔登記表歸檔日期檔案編號員工姓名*材料類別材料名稱份數(shù)歸檔人審核人備注模板三：人事檔案查閱申請表申請日期查閱人姓名*所在部門查閱檔案編號查閱事由查閱內(nèi)容范圍用途預計歸還時間審批人審批意見五、人事檔案管理注意事項（一）歸檔管理注意事項及時性：材料需在后1周內(nèi)完成歸檔，避免材料積壓或丟失；完整性：員工檔案材料需覆蓋入職至離職全流程，關鍵材料（如勞動合同、離職證明）不得缺失；準確性：檔案信息需與員工實際情況一致，姓名、身份證號、崗位等重要信息變更時，需及時更新檔案并標注變更時間及原因；安全性：物理檔案存放需符合防火、防潮、防蟲、防盜要求，電子檔案需定期備份（每月1次）并設置訪問權限，嚴防信息泄露；保存期限：員工在職期間檔案永久保存，離職后檔案保存至員工離職后10年（法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定）。（二）查閱管理注意事項權限管控：嚴格執(zhí)行查閱審批流程，非授權人員一律不得查閱檔案；記錄完整：檔案查閱需全程登記，包括查閱人、時間、事由、查閱內(nèi)容、歸還情況等，保證可追溯；責任追究：對涂改、損毀、泄露檔案信息的行為，