人事招聘及檔案管理通用工具模板一、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)價(jià)值二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）招聘管理流程招聘需求確認(rèn)用人部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《招聘需求申請(qǐng)表》，明確崗位名稱、招聘人數(shù)、崗位職責(zé)、任職要求（學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、技能等）、期望到崗時(shí)間及薪酬范圍。HR部門審核需求的合理性（如編制匹配度、崗位價(jià)值），與用人部門溝通確認(rèn)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，啟動(dòng)招聘流程。簡(jiǎn)歷篩選與初篩HR通過(guò)招聘平臺(tái)、內(nèi)部推薦、獵頭合作等渠道收集簡(jiǎn)歷，根據(jù)《招聘需求申請(qǐng)表》中的“任職要求”進(jìn)行初步篩選，重點(diǎn)關(guān)注學(xué)歷、工作經(jīng)歷、核心技能匹配度。篩選后形成《候選人初篩記錄表》，標(biāo)記“推薦進(jìn)入面試”“待觀察”“不推薦”三類結(jié)果，對(duì)“推薦進(jìn)入面試”的候選人，3個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系溝通面試安排。面試組織與評(píng)估面試分初試、復(fù)試（部分崗位含終試）：初試由HR部門進(jìn)行，重點(diǎn)考察溝通能力、求職動(dòng)機(jī)及穩(wěn)定性；復(fù)試由用人部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行，重點(diǎn)評(píng)估專業(yè)能力、崗位匹配度及團(tuán)隊(duì)協(xié)作潛力。面試官需填寫《面試評(píng)估表》，對(duì)候選人的“專業(yè)能力”“溝通表達(dá)”“邏輯思維”“發(fā)展?jié)摿Α钡染S度進(jìn)行1-5分評(píng)分（5分為最高），并給出明確錄用建議（“優(yōu)先錄用”“備選錄用”“不錄用”）。錄用決策與入職安排HR匯總各面試官評(píng)估意見(jiàn)，結(jié)合崗位需求確定錄用候選人，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)放《錄用通知書(shū)》（明確崗位、薪酬、入職時(shí)間、需攜帶材料）。候選人確認(rèn)接受錄用后，HR協(xié)調(diào)辦理入職手續(xù)，提前準(zhǔn)備勞動(dòng)合同、員工手冊(cè)、工牌等材料，并通知行政部門安排工位、設(shè)備等。入職跟進(jìn)與試用期管理新員工入職當(dāng)天，HR引導(dǎo)辦理信息登記、合同簽訂、社保公積金開(kāi)戶等手續(xù)，發(fā)放《員工手冊(cè)》并組織入職培訓(xùn)（公司文化、規(guī)章制度、崗位流程）。試用期內(nèi)，用人部門需填寫《試用期考核表》，對(duì)新員工的工作表現(xiàn)、任務(wù)完成情況進(jìn)行評(píng)估，HR根據(jù)考核結(jié)果辦理轉(zhuǎn)正或離職手續(xù)。（二）檔案管理流程檔案建立員工入職后1個(gè)工作日內(nèi)，HR收集以下材料，建立電子+紙質(zhì)雙檔案：必備材料：《員工信息登記表》、證件號(hào)碼復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、離職證明（如有）、體檢報(bào)告；參考材料：職業(yè)資格證書(shū)、獲獎(jiǎng)證書(shū)、背景調(diào)查報(bào)告（如有）。電子檔案按“部門-姓名-入職日期”規(guī)則分類存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案裝入統(tǒng)一檔案袋，標(biāo)注“檔案編號(hào)”（格式：部門代碼-入職年份-序號(hào)，如“HR-2024-001”）。日常維護(hù)與更新員工信息變更（如聯(lián)系方式、崗位調(diào)整、學(xué)歷提升、婚姻狀況等）時(shí)，員工需提交《信息變更申請(qǐng)表》，HR在2個(gè)工作日內(nèi)更新檔案，并在《檔案變更記錄表》中注明變更日期、內(nèi)容及原因。每年度末，HR對(duì)檔案進(jìn)行全面梳理，補(bǔ)充年度考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等材料，保證檔案內(nèi)容與員工實(shí)際情況一致。檔案查詢與借閱內(nèi)部因工作需要查詢檔案的，需填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及HR負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員協(xié)助查詢（電子檔案提供權(quán)限查看，紙質(zhì)檔案現(xiàn)場(chǎng)查閱）。外部單位（如司法機(jī)關(guān)）依法調(diào)取檔案的，需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理員配合提供復(fù)印件并加蓋公章，原件不予外借。離職檔案歸檔員工辦理離職手續(xù)時(shí)，HR收回《離職證明》，核對(duì)檔案材料完整性，將離職原因、離職日期、工作交接記錄等信息錄入檔案。離職檔案按“離職員工-姓名-離職日期”分類存放，電子檔案標(biāo)記“已離職”狀態(tài)，紙質(zhì)檔案移交至指定檔案室保管，保管期限按國(guó)家及公司規(guī)定執(zhí)行（通常在職期間檔案永久保存，離職后保存2-5年）。三、核心工具表單（一）招聘需求申請(qǐng)表序號(hào)項(xiàng)目?jī)?nèi)容要求1需求部門如“市場(chǎng)部”“技術(shù)部”2崗位名稱如“新媒體運(yùn)營(yíng)”“Java開(kāi)發(fā)工程師”3招聘人數(shù)數(shù)字（如“1”“2”）4崗位職責(zé)簡(jiǎn)明列出核心工作內(nèi)容（如“負(fù)責(zé)公眾號(hào)內(nèi)容策劃與運(yùn)營(yíng)”“參與產(chǎn)品功能開(kāi)發(fā)”）5任職要求學(xué)歷（如“本科及以上”）、經(jīng)驗(yàn)（如“3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)”）、技能（如“熟練使用PS”）6期望到崗時(shí)間如“2024年X月X日”7薪酬范圍如“8K-12K/月”（稅前/稅后注明）8需求部門負(fù)責(zé)人簽字9HR審核意見(jiàn)10分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)11申請(qǐng)日期年/月/日（二）面試評(píng)估表候選人姓名（*）性別年齡應(yīng)聘崗位學(xué)歷工作年限評(píng)估維度評(píng)分（1-5分）評(píng)語(yǔ)說(shuō)明（簡(jiǎn)要描述理由）專業(yè)能力溝通表達(dá)崗位匹配度團(tuán)隊(duì)協(xié)作潛力發(fā)展?jié)摿C合評(píng)價(jià)□優(yōu)先錄用□備選錄用□不錄用面試官簽字：日期：年/月/日（三）員工信息登記表基本信息姓名（*）性別出生日期民族政治面貌婚姻狀況聯(lián)系方式聯(lián)系方式現(xiàn)居住地址（詳細(xì)至區(qū)縣）電子郵箱（可選）學(xué)歷背景最高學(xué)歷畢業(yè)院校所學(xué)專業(yè)畢業(yè)時(shí)間學(xué)制工作經(jīng)歷起止時(shí)間原單位名稱擔(dān)任職位離職原因緊急聯(lián)系人姓名（*）與本人關(guān)系聯(lián)系方式入職信息入職日期所屬部門崗位名稱試用期時(shí)長(zhǎng)轉(zhuǎn)正日期銀行賬戶信息開(kāi)戶行名稱銀行賬號(hào)（賬號(hào)部分用*代替，如“6228”）員工簽字日期（四）員工檔案目錄表檔案編號(hào)姓名（*）部門崗位名稱入職日期檔案類型（人事/績(jī)效/培訓(xùn)/合同）存放位置（電子路徑/紙質(zhì)柜號(hào)）歸檔日期保管期限備注HR-2024-001張*技術(shù)部前端開(kāi)發(fā)工程師2024-01-15人事電子/檔案柜A-012024-01-15永久含勞動(dòng)合同HR-2024-002李*市場(chǎng)部新媒體運(yùn)營(yíng)2024-02-20績(jī)效電子/檔案柜A-022024-12-315年含年度考核表（五）檔案變更記錄表變更日期姓名（*）檔案編號(hào)變更項(xiàng)目（如“手機(jī)號(hào)”“崗位”）變更前內(nèi)容變更后內(nèi)容變更原因申請(qǐng)人審批人備注2024-03-01王*HR-2024-003聯(lián)系方式56781399012手機(jī)號(hào)更換王*HR主管2024-04-10趙*HR-2024-005崗位調(diào)整客服專員客服主管晉升用人部門分管領(lǐng)導(dǎo)四、關(guān)鍵實(shí)施要點(diǎn)數(shù)據(jù)保密與安全：檔案信息涉及員工隱私，電子檔案需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅HR部門及授權(quán)人員可查看），紙質(zhì)檔案存放于帶鎖文件柜，定期檢查防火、防潮措施，避免信息泄露或損毀。流程規(guī)范與審批：招聘需求、錄用決策、檔案查詢/借閱等關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須經(jīng)負(fù)責(zé)人審批簽字，保證每一步操作有據(jù)可查，避免“口頭通知”“越級(jí)審批”等不規(guī)范行為。信息時(shí)效性管理：?jiǎn)T工信息變更后需及時(shí)更新檔案（如聯(lián)系方式變更不超過(guò)3個(gè)工作日，崗位調(diào)整后1周內(nèi)補(bǔ)充勞動(dòng)合同及崗位說(shuō)明書(shū)），保證檔案與實(shí)際信息同步，避免因數(shù)據(jù)滯后影響薪資核算、社保繳納等業(yè)務(wù)。合規(guī)性要求：檔案材料收集需符合《個(gè)人信息保護(hù)法》規(guī)定，不得強(qiáng)制要求員工提供與工作無(wú)關(guān)的信息（如家庭背景、宗教信仰）；員工離職后，檔案按《