合同管理與風(fēng)險控制操作手冊一、手冊適用范圍與核心應(yīng)用場景本手冊旨在規(guī)范企業(yè)全生命周期合同管理流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作降低法律風(fēng)險與商業(yè)糾紛，適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（采購、銷售、法務(wù)、財務(wù)等）及合作方在合同起草、評審、簽署、履行、變更、歸檔等各環(huán)節(jié)的操作指引。核心應(yīng)用場景包括但不限于：日常采購（原材料、設(shè)備、服務(wù)采購等）產(chǎn)品/服務(wù)銷售（客戶訂單、經(jīng)銷協(xié)議等）合作開發(fā)（技術(shù)合作、項目外包等）勞動用工（勞動合同、勞務(wù)協(xié)議等）資產(chǎn)處置（設(shè)備轉(zhuǎn)讓、房產(chǎn)租賃等）二、合同管理全流程操作步驟（一）合同準(zhǔn)備階段：明確需求與基礎(chǔ)信息業(yè)務(wù)需求提報業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際經(jīng)營需求，填寫《合同需求申請表》（見模板1），明確合作標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限、預(yù)算金額等核心要素，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門備案。示例：采購部門需采購生產(chǎn)設(shè)備，需注明設(shè)備型號、技術(shù)參數(shù)、到貨時間、預(yù)算上限（如“型號設(shè)備10臺，預(yù)算≤50萬元，2024年6月30日前到貨”）。合作方基礎(chǔ)信息收集業(yè)務(wù)部門通過公開渠道（如企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)協(xié)會等）收集合作方主體資格信息，包括：營業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本）、法定代表人證件號碼明；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、建筑施工資質(zhì)等，根據(jù)合作類型要求）；過往合作記錄（如有）及信用狀況（可通過第三方信用平臺初步核查）。禁止與被列入經(jīng)營異常名錄、嚴(yán)重違法失信名單或處于破產(chǎn)清算狀態(tài)的主體合作。初步溝通與意向確認(rèn)業(yè)務(wù)部門與合作方就合作核心條款（如價格、付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)）進(jìn)行初步溝通，達(dá)成一致后形成《合作意向書》（非必需，復(fù)雜合作建議簽訂），明確雙方合作意愿及下一步工作安排。（二）合同起草階段：內(nèi)容規(guī)范與完整性把控選擇合同模板優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），模板由法務(wù)部門根據(jù)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)需求統(tǒng)一制定并動態(tài)更新。無標(biāo)準(zhǔn)化模板時，參考行業(yè)示范文本（如國家市場監(jiān)管總局發(fā)布的合同示范文本），避免直接使用合作方提供的單方模板。填寫合同核心條款合同內(nèi)容需包含以下必備要素，表述清晰、無歧義：主體信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式（禁止填寫個人私人電話/郵箱，需使用企業(yè)官方聯(lián)系方式）；合作標(biāo)的：具體名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量（需明確計量單位，如“噸”“臺”）；權(quán)利義務(wù)：雙方主要權(quán)利（如收款權(quán)、驗收權(quán)）及義務(wù)（如供貨義務(wù)、付款義務(wù)、保密義務(wù)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：明確執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)（GB）、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如JC/T）或雙方約定的技術(shù)參數(shù)，需附技術(shù)參數(shù)表作為附件；價款與支付：含稅總價、金額大寫、支付方式（如電匯）、支付節(jié)點（如“預(yù)付款30%簽約后5個工作日，到貨驗收合格后付65%，質(zhì)保期滿后付5%”）、賬戶信息（需與合同主體一致，禁止向個人賬戶轉(zhuǎn)賬）；履行期限與地點：明確起止時間、交付/服務(wù)地點（如“甲方倉庫地址：市區(qū)路號”）；違約責(zé)任：約定具體違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格）及違約金計算方式（如“按逾期金額每日0.05%支付違約金，最高不超過合同總額的10%”），避免使用“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等模糊表述；爭議解決：優(yōu)先約定企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決，或選擇仲裁時需明確具體仲裁機構(gòu)（如“市仲裁委員會”）；不可抗力：明確定義（如地震、戰(zhàn)爭等不能預(yù)見、不能避免且不能克服的客觀情況）及處理方式（如不可抗力發(fā)生后需及時書面通知，提供證明文件，部分或全部免除責(zé)任）。附件整理技術(shù)參數(shù)表、驗收標(biāo)準(zhǔn)、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時）、合作方資質(zhì)證明等材料作為合同附件，附件名稱需在中明確提及（如“本合同附件1：《設(shè)備技術(shù)參數(shù)表》”），附件與具有同等法律效力。（三）合同評審階段：多維度風(fēng)險審核內(nèi)部評審流程業(yè)務(wù)部門初審：重點核對合同內(nèi)容與《合同需求申請表》是否一致，標(biāo)的、數(shù)量、價格等業(yè)務(wù)條款是否準(zhǔn)確，填寫《合同評審表》（見模板2）并簽字。法務(wù)部門復(fù)審：審核合同合法性（如條款是否違反法律法規(guī)）、合規(guī)性（如是否符合行業(yè)監(jiān)管要求）、完整性（如必備條款是否齊全）、風(fēng)險點（如違約責(zé)任是否公平、爭議解決是否明確），提出書面修改意見。財務(wù)部門會簽：審核付款節(jié)點、資金安排是否符合財務(wù)制度，發(fā)票類型（如是否需增值稅專用發(fā)票）、稅務(wù)責(zé)任是否明確，簽署意見。涉及重大金額（如超過500萬元）或復(fù)雜合作（如跨境合作、知識產(chǎn)權(quán)合作）時，需邀請分管領(lǐng)導(dǎo)及外部法律顧問參與評審。評審意見處理合同起草部門根據(jù)評審意見逐條修改，記錄修改原因（如“根據(jù)法務(wù)意見，將違約金計算方式修改為‘按逾期金額每日0.03%’”），修改后重新提交評審直至通過。評審未通過的合同，需明確整改方向，禁止在未修改核心風(fēng)險條款的情況下強行推進(jìn)簽署。（四）合同簽署階段：主體確認(rèn)與文件存檔簽署主體權(quán)限核查合作方法定代表人簽署時，需核對證件號碼明原件；非法定代表人簽署時，需提供《授權(quán)委托書》（見模板3），明確授權(quán)范圍（如“代表我方簽署合同，合同編號X”）、授權(quán)期限，并由法定代表人簽字蓋章。禁止超越授權(quán)范圍簽署合同，如授權(quán)委托書未明確具體合同編號或標(biāo)的，需重新辦理授權(quán)。簽署方式與規(guī)范紙質(zhì)合同：一式X份（根據(jù)合作方數(shù)量及內(nèi)部存檔需求確定），雙方加蓋合同專用章或公章（禁止使用財務(wù)章、部門章），法定代表人或授權(quán)簽字人需親筆簽字，字跡清晰可辨。電子合同：通過第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證電子簽名符合《電子簽名法》要求（如平臺需具備可靠電子認(rèn)證服務(wù)資質(zhì)），簽署后PDF版合同及存證證書。簽署文件歸檔合同簽署后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本、附件、評審記錄、授權(quán)委托書等材料整理成冊，提交至檔案管理部門歸檔，同步在合同管理系統(tǒng)中錄入合同基本信息（編號、簽署日期、金額、履行期限等），保證紙質(zhì)與電子信息一致。（五）合同履行階段：跟蹤監(jiān)控與風(fēng)險應(yīng)對履行過程跟蹤業(yè)務(wù)部門指定專人作為合同履行責(zé)任人，建立《合同履行跟蹤表》（見模板4），記錄各節(jié)點履行情況（如“2024年5月1日預(yù)付款到賬，2024年6月15日設(shè)備交付，2024年6月20日驗收合格”），定期（如每周/每月）向部門負(fù)責(zé)人匯報。驗收與確認(rèn)按合同約定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，需由業(yè)務(wù)部門、使用部門（如技術(shù)部、質(zhì)量部）共同參與，出具書面《驗收報告》（需雙方簽字蓋章確認(rèn)），明確驗收結(jié)論（如“合格”“基本合格，需整改”）。驗收不合格的，需及時書面通知合作方限期整改，整改后重新驗收，保留整改及驗收記錄。爭議處理履行過程中出現(xiàn)爭議時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)第一時間與對方溝通協(xié)商，協(xié)商不成的，按合同約定爭議解決方式處理（如訴訟或仲裁），同時通知法務(wù)部門介入，收集并固定證據(jù)（如往來函件、驗收記錄、溝通錄音等）。（六）合同變更與解除：程序規(guī)范與權(quán)利義務(wù)清算合同變更因政策變化、市場需求等原因需變更合同內(nèi)容（如標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行期限）時，雙方需簽訂《合同變更協(xié)議》（需注明原合同編號及變更條款），按原評審流程審批后簽署，變更協(xié)議作為原合同補充文件，與原合同具有同等效力。合同解除協(xié)商一致解除：雙方簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除時間、已履行部分的處理方式（如“已支付預(yù)付款無息退還”）、違約責(zé)任承擔(dān)（如“因我方原因解除，需賠償對方損失萬元”）。單方解除：符合法定或約定解除條件（如對方嚴(yán)重違約導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)）時，需書面通知對方，說明解除理由，保留通知送達(dá)證據(jù)（如快遞簽收記錄、郵件發(fā)送記錄），必要時通過法律程序確認(rèn)解除效力。（七）合同歸檔管理：系統(tǒng)化留存與動態(tài)維護(hù)歸檔分類與編號檔案管理部門按合同類型（采購、銷售、服務(wù)等）、簽署年度分類存放，編制唯一合同編號規(guī)則（如“CG-2024-X”代表2024年采購合同第X號），保證每份合同可追溯。電子化管理建立合同電子臺賬，記錄合同關(guān)鍵信息（主體、標(biāo)的、金額、履行狀態(tài)、歸檔日期等），設(shè)置權(quán)限管理（如業(yè)務(wù)部門可查看本部門合同，法務(wù)部門可查看全部合同），定期備份數(shù)據(jù)，防止信息丟失。保密與保管期限合同信息屬企業(yè)商業(yè)秘密，僅限履行職責(zé)相關(guān)人員知悉，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)第三方。合同保管期限：一般合同不少于合同終止后5年，重大/涉訴合同不少于15年，保管期滿后按規(guī)定銷毀，銷毀時需記錄銷毀清單并由監(jiān)銷人簽字。三、常用工具模板模板1：合同需求申請表申請部門申請日期需求編號合作方名稱合作類型（采購/銷售/服務(wù)等）預(yù)算金額需求詳情標(biāo)的名稱/規(guī)格型號數(shù)量質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)履行期限交付/服務(wù)地點特殊要求附件清單（如技術(shù)參數(shù)、需求說明書等）部門負(fù)責(zé)人簽字：申請人簽字：模板2：合同評審表合同名稱合同編號評審日期評審部門評審意見（重點說明風(fēng)險點及修改建議）評審人簽字業(yè)務(wù)部門法務(wù)部門財務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)評審結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（說明原因：）模板3：授權(quán)委托書授權(quán)委托書致：[合作方全稱]本人（本單位）[授權(quán)人全稱]，法定代表人[法定代表人姓名]，現(xiàn)授權(quán)[被授權(quán)人姓名]（證件號碼號：[證件號碼號]，職務(wù)：[職務(wù)]）作為我方授權(quán)代表，代表本人（本單位）簽署《[合同名稱]》（合同編號：[合同編號]），處理該合同相關(guān)事宜（包括但不限于協(xié)商、簽署、履行、變更、解除等）。授權(quán)期限自[起始日期]至[截止日期]。被授權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)簽署的文件，本人（本單位）均予以承認(rèn)，承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。授權(quán)人（蓋章/簽字）：法定代表人（簽字）：日期：年月日模板4：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段（預(yù)付款/交付/驗收/質(zhì)保等）計劃時間實際時間履行情況描述責(zé)任人附件（憑證名稱）四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點與操作禁忌（一）合作方資質(zhì)審查：嚴(yán)守“準(zhǔn)入門檻”風(fēng)險點：與無資質(zhì)、超資質(zhì)或失信主體合作，導(dǎo)致合同無效或無法履行?？刂拼胧汉献髑氨仨毢瞬闋I業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、信用記錄，特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)藥）還需核查許可證件，留存復(fù)印件并加蓋對方公章。禁忌：僅憑口頭承諾或過往合作經(jīng)驗跳過資質(zhì)審查，或接受復(fù)印件未經(jīng)核驗的資質(zhì)文件。（二）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免“模糊表述”風(fēng)險點：條款歧義、違約責(zé)任不明、爭議解決約定無效，導(dǎo)致糾紛時無法維權(quán)?？刂拼胧菏褂脤I(yè)術(shù)語，金額、數(shù)量、時間等需同時填寫大小寫；違約責(zé)任需量化（如違約金比例、損失計算方式）；爭議解決需明確具體法院或仲裁機構(gòu)。禁忌：使用“大概”“左右”“盡快”等模糊詞匯；違約責(zé)任僅寫“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”；爭議解決寫“由雙方協(xié)商解決”（無強制執(zhí)行力）。（三）簽署主體合法性：保證“權(quán)責(zé)對等”風(fēng)險點：超越權(quán)限簽署、使用印章錯誤，導(dǎo)致合同效力瑕疵或企業(yè)承擔(dān)非授權(quán)責(zé)任。控制措施：非法定代表人簽署時必須核對授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍；使用合同專用章或公章，禁止使用財務(wù)章、部門章。禁忌：未核實授權(quán)委托書即簽署；合同簽署后才發(fā)覺印章與合同主體不一致。（四）履行證據(jù)保存：筑牢“維權(quán)基石”風(fēng)險點：缺乏履行過程證據(jù)，發(fā)生爭議時無法證明己方義務(wù)已履行或?qū)Ψ竭`約?？刂拼胧核袦贤ǎㄓ绕涫巧婕白兏?、違約的溝通）盡量采用書面形式（郵件、函件），保留往來記錄；履行憑證（如付款憑證、驗收報告）需雙方簽字蓋章并原件存檔。禁忌：僅通過口頭溝通重要事項，未留存書面記錄；驗收后未出具書面報告，僅以“對方已知曉”為由不保留證據(jù)。（五）保密與合規(guī)：堅守“底線思維”風(fēng)險