行業(yè)通用會(huì)議紀(jì)要模板及填寫(xiě)指南一、適用范圍與典型場(chǎng)景項(xiàng)目類(lèi)會(huì)議：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、周/月度進(jìn)度例會(huì)、階段評(píng)審會(huì)、結(jié)題會(huì)等；管理類(lèi)會(huì)議：部門(mén)工作部署會(huì)、年度/季度總結(jié)會(huì)、專題研討會(huì)、決策會(huì)等；協(xié)作類(lèi)會(huì)議：跨部門(mén)對(duì)接會(huì)、客戶需求溝通會(huì)、供應(yīng)商協(xié)調(diào)會(huì)等；事務(wù)類(lèi)會(huì)議：制度宣貫會(huì)、培訓(xùn)動(dòng)員會(huì)、問(wèn)題整改推進(jìn)會(huì)等。無(wú)論會(huì)議規(guī)模大?。?0人以內(nèi)小型會(huì)議或50人以上大型會(huì)議）、時(shí)長(zhǎng)長(zhǎng)短（30分鐘短會(huì)或全天長(zhǎng)會(huì)），均可通過(guò)本模板規(guī)范記錄核心信息，保證會(huì)議成果可追溯、可執(zhí)行。二、會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)流程與操作步驟（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確預(yù)留記錄空間獲取會(huì)議基礎(chǔ)信息：提前向會(huì)議組織者（如主持人、行政人員）確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含主持人、記錄人、核心發(fā)言嘉賓）、會(huì)議議程及預(yù)期目標(biāo)。梳理記錄重點(diǎn)：根據(jù)會(huì)議類(lèi)型預(yù)設(shè)記錄維度，例如：項(xiàng)目例會(huì)：重點(diǎn)關(guān)注“上周任務(wù)完成情況”“本周計(jì)劃”“風(fēng)險(xiǎn)及需協(xié)調(diào)資源”；決策會(huì)：重點(diǎn)關(guān)注“備選方案對(duì)比”“爭(zhēng)議焦點(diǎn)”“最終決議及依據(jù)”；專題研討會(huì)：重點(diǎn)關(guān)注“問(wèn)題分析”“建議方案”“下一步行動(dòng)方向”。準(zhǔn)備記錄工具：電子版可提前在Word或Excel中創(chuàng)建模板預(yù)留填寫(xiě)空白；紙質(zhì)版可打印帶標(biāo)題、頁(yè)眉的會(huì)議紀(jì)要專用紙，標(biāo)注“會(huì)議名稱、日期、地點(diǎn)”等基礎(chǔ)信息。（二）會(huì)中記錄：抓取關(guān)鍵，客觀準(zhǔn)確記錄核心要素：采用“關(guān)鍵詞+短句”方式記錄，避免逐字逐句轉(zhuǎn)錄，重點(diǎn)捕捉：發(fā)言要點(diǎn)：主持人開(kāi)場(chǎng)目標(biāo)、核心嘉賓的論點(diǎn)論據(jù)、參會(huì)人員的不同意見(jiàn)（尤其是爭(zhēng)議點(diǎn)）；決議事項(xiàng)：會(huì)議最終達(dá)成的共識(shí)、結(jié)論（需明確“是/否”“通過(guò)/不通過(guò)”等確定性表述）；行動(dòng)項(xiàng)：明確“誰(shuí)負(fù)責(zé)（責(zé)任人）”“做什么（任務(wù)內(nèi)容）”“何時(shí)完成（截止時(shí)間）”“需什么支持（所需資源）”（簡(jiǎn)稱“3W1H”原則）。標(biāo)注信息關(guān)聯(lián)性：對(duì)涉及多個(gè)部門(mén)/人員的議題，可標(biāo)注“[-技術(shù)部]需提供數(shù)據(jù)支持”，便于會(huì)后整理；對(duì)存疑信息（如未明確的截止時(shí)間），及時(shí)標(biāo)注“需確認(rèn)”，會(huì)后向主持人或相關(guān)人員核實(shí)。保持客觀中立：不記錄個(gè)人主觀判斷（如“某方案不可行”），僅記錄“某方案因原因被質(zhì)疑可行性”，保留原始討論語(yǔ)境。（三）會(huì)后整理：核對(duì)信息，規(guī)范成文補(bǔ)充完善內(nèi)容：會(huì)后2小時(shí)內(nèi)整理初稿，對(duì)照會(huì)議錄音（如有）或筆記補(bǔ)充遺漏信息，重點(diǎn)核對(duì)：參會(huì)人員名單：確認(rèn)實(shí)際參會(huì)人、缺席人及原因（如“-市場(chǎng)部：出差請(qǐng)假”）；決議與行動(dòng)項(xiàng)：保證表述清晰、無(wú)歧義（如“完成時(shí)間”明確為“2024年X月X日17:00前”而非“下周內(nèi)”）；數(shù)據(jù)與專有名詞：確認(rèn)專業(yè)術(shù)語(yǔ)、項(xiàng)目名稱、數(shù)據(jù)來(lái)源的準(zhǔn)確性（如“Q3營(yíng)收”需核對(duì)是否含/不含特定業(yè)務(wù)線）。結(jié)構(gòu)化排版：按模板框架整理內(nèi)容，段落分明，重點(diǎn)信息（如決議、行動(dòng)項(xiàng)）可加粗或使用項(xiàng)目符號(hào)（如“?”“-”）突出，便于快速閱讀。審核與確認(rèn)：初稿完成后，提交會(huì)議主持人審核（重點(diǎn)核對(duì)決議準(zhǔn)確性、行動(dòng)項(xiàng)完整性），根據(jù)反饋修改后定稿；涉及重大決策或敏感內(nèi)容的會(huì)議，需經(jīng)核心參會(huì)人簽字確認(rèn)。（四）分發(fā)與歸檔：保證執(zhí)行，留存依據(jù)明確分發(fā)范圍：會(huì)議紀(jì)要需發(fā)送至所有參會(huì)人員、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及需配合執(zhí)行行動(dòng)項(xiàng)的部門(mén)/人員，抄送存檔部門(mén)（如行政部、項(xiàng)目管理部）。標(biāo)注時(shí)效性要求：在紀(jì)要開(kāi)頭或結(jié)尾注明“本紀(jì)要自發(fā)布之日起生效”“請(qǐng)各責(zé)任人按時(shí)反饋執(zhí)行情況”等提示，明確后續(xù)跟進(jìn)機(jī)制（如“執(zhí)行中問(wèn)題請(qǐng)聯(lián)系記錄人：，電話X”）。規(guī)范歸檔管理：電子版紀(jì)要按“會(huì)議名稱-日期-版本號(hào)”命名（如“2024年Q3項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)-20240315-定稿版”），存儲(chǔ)至共享服務(wù)器或企業(yè)文檔系統(tǒng)；紙質(zhì)版紀(jì)要經(jīng)簽字后交行政部統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于3年（涉及重大項(xiàng)目或制度類(lèi)會(huì)議可長(zhǎng)期保存）。三、會(huì)議紀(jì)要模板表格會(huì)議紀(jì)要會(huì)議基本信息內(nèi)容會(huì)議名稱[例如：項(xiàng)目2024年Q3啟動(dòng)會(huì)]會(huì)議時(shí)間[年月日時(shí)分至?xí)r分]會(huì)議地點(diǎn)[例如：公司3樓第一會(huì)議室/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議號(hào)X）]主持人[姓名+部門(mén)，例如：-項(xiàng)目部]記錄人[姓名+部門(mén)，例如：-行政部]參會(huì)人員[部門(mén)+姓名，例如：-技術(shù)部，趙六-市場(chǎng)部，孫七-財(cái)務(wù)部]（可另頁(yè)附表）缺席人員及原因[姓名+部門(mén)+原因，例如：周八-研發(fā)部：病假]會(huì)議議程1.議題一：項(xiàng)目目標(biāo)及范圍說(shuō)明2.議題二：資源分配與時(shí)間計(jì)劃3.議題三：風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案討論4.議題四：決議確認(rèn)會(huì)議內(nèi)容記錄議程討論要點(diǎn)（摘要）關(guān)鍵發(fā)言（可標(biāo)注發(fā)言人部門(mén)，如“[技術(shù)部-]”）議題一1.項(xiàng)目核心目標(biāo)：Q3完成產(chǎn)品開(kāi)發(fā)并上線試運(yùn)營(yíng)；2.范圍界定：包含模塊A、B，暫不包含模塊C。[項(xiàng)目部-]：“本次項(xiàng)目需聚焦核心功能，避免范圍蔓延，保證9月30日前上線?！盵市場(chǎng)部-趙六]：“建議同步考慮用戶反饋渠道搭建，上線后需快速收集體驗(yàn)數(shù)據(jù)?！弊h題二1.人力資源：技術(shù)部投入3名開(kāi)發(fā)工程師，市場(chǎng)部配置2名推廣專員；2.預(yù)算：總預(yù)算萬(wàn)元，其中研發(fā)占60%，推廣占30%。[財(cái)務(wù)部-孫七]：“預(yù)算需預(yù)留10%作為應(yīng)急費(fèi)用，技術(shù)人力成本需按月拆分明細(xì)?！盵研發(fā)部-周八（缺席）]：[備注：會(huì)后已確認(rèn)同意投入計(jì)劃]決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容依據(jù)/說(shuō)明1確定項(xiàng)目核心目標(biāo)為Q3完成產(chǎn)品開(kāi)發(fā)并上線試運(yùn)營(yíng)，范圍包含模塊A、B。結(jié)合市場(chǎng)部用戶需求調(diào)研結(jié)果及技術(shù)部可行性評(píng)估2同意項(xiàng)目總預(yù)算萬(wàn)元，研發(fā)預(yù)算60%（萬(wàn)元），推廣預(yù)算30%（萬(wàn)元），應(yīng)急10%財(cái)務(wù)部提交的預(yù)算方案，經(jīng)與會(huì)人員一致通過(guò)行動(dòng)項(xiàng)（ActionItems）序號(hào)任務(wù)描述責(zé)任人所屬部門(mén)截止時(shí)間所需支持（如有）完成情況（待填寫(xiě)）1制定項(xiàng)目詳細(xì)開(kāi)發(fā)計(jì)劃（含模塊A、B的里程碑節(jié)點(diǎn)）技術(shù)部2024-03-25需市場(chǎng)部提供用戶需求優(yōu)先級(jí)清單□未開(kāi)始□進(jìn)行中□已完成2確定產(chǎn)品推廣渠道及上線初期宣傳方案趙六市場(chǎng)部2024-03-28預(yù)算范圍內(nèi)自主決策□未開(kāi)始□進(jìn)行中□已完成3完成項(xiàng)目應(yīng)急費(fèi)用申請(qǐng)流程孫七財(cái)務(wù)部2024-03-22無(wú)□未開(kāi)始□進(jìn)行中□已完成后續(xù)工作安排下次會(huì)議：2024年3月30日14:00，3樓第一會(huì)議室，議題“項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃評(píng)審會(huì)”；執(zhí)行跟蹤：記錄人于每周五17:00前匯總行動(dòng)項(xiàng)完成情況，同步至項(xiàng)目群。附件（如有）《項(xiàng)目Q3目標(biāo)及范圍說(shuō)明書(shū)》（附件1）《項(xiàng)目預(yù)算明細(xì)表》（附件2）記錄人簽字：__________________審核人（主持人）簽字：__________________發(fā)布日期：2024年月日四、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的常見(jiàn)問(wèn)題與規(guī)避建議（一）記錄內(nèi)容“流水賬化”，缺乏重點(diǎn)問(wèn)題表現(xiàn)：逐條羅列發(fā)言內(nèi)容，未提煉決議、行動(dòng)項(xiàng)等核心信息，導(dǎo)致紀(jì)要冗長(zhǎng)無(wú)重點(diǎn)。規(guī)避建議：按“議程-討論要點(diǎn)-決議-行動(dòng)項(xiàng)”邏輯分層記錄，對(duì)非關(guān)鍵討論（如無(wú)關(guān)細(xì)節(jié)、重復(fù)發(fā)言）簡(jiǎn)化處理，重點(diǎn)突出“誰(shuí)決定”“誰(shuí)執(zhí)行”“何時(shí)完成”。（二）行動(dòng)項(xiàng)要素不全，責(zé)任不明確問(wèn)題表現(xiàn)：行動(dòng)項(xiàng)僅寫(xiě)“完成工作”，未明確責(zé)任人、截止時(shí)間，導(dǎo)致執(zhí)行推諉。規(guī)避建議：嚴(yán)格遵循“3W1H”原則（Who/What/When/How），例如“[技術(shù)部-]需在3月25日前提交開(kāi)發(fā)計(jì)劃（含里程碑節(jié)點(diǎn)），無(wú)需額外支持”，保證信息完整可落地。（三）決議表述模糊，存在歧義問(wèn)題表現(xiàn)：使用“盡量”“原則上”等模糊詞匯，例如“盡量控制預(yù)算在萬(wàn)元”，未明確是否為硬性約束。規(guī)避建議：決議需使用確定性表述，如“項(xiàng)目總預(yù)算嚴(yán)格控制在萬(wàn)元以內(nèi)，超支需提交專項(xiàng)申請(qǐng)”，避免歧義；對(duì)未達(dá)成一致的事項(xiàng)，需注明“暫未達(dá)成共識(shí)，下次會(huì)議繼續(xù)討論”。（四）會(huì)后分發(fā)與歸檔不及時(shí)問(wèn)題表現(xiàn)：紀(jì)要拖延3天以上才發(fā)布，導(dǎo)致參會(huì)人員遺忘細(xì)節(jié)，影響執(zhí)行效率。規(guī)避建議：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，48小時(shí)內(nèi)經(jīng)審核后發(fā)布；電子版通過(guò)企業(yè)