一、適用工作場景在企業(yè)日常運營中，各部門常因項目開展、設(shè)備維護(hù)、行政辦公等需求申請物料（如原材料、辦公用品、設(shè)備配件等）。為規(guī)范物料申請流程、明確審批責(zé)任、實時跟蹤進(jìn)度，避免因信息不對稱導(dǎo)致的物料延誤或資源浪費，需通過統(tǒng)一的管理表對申請及審批全流程進(jìn)行記錄與管控。本工具適用于企業(yè)內(nèi)部跨部門協(xié)作場景，尤其適合物料需求頻繁、審批層級較多的中小型或大型企業(yè)，可幫助申請人實時掌握審批動態(tài)，協(xié)助管理部門統(tǒng)籌物料采購與分配。二、詳細(xì)操作流程（一）申請人發(fā)起申請?zhí)顚懮暾埿畔ⅲ荷暾埲说卿浧髽I(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)或《物料申請及審批進(jìn)度管理表》，準(zhǔn)確填寫以下基礎(chǔ)信息：申請人姓名（*）、所屬部門、申請日期；物料名稱（需明確具體型號，如“A4紙80g白色”而非“辦公用品”）、規(guī)格型號、單位（個/箱/公斤等）、申請數(shù)量（需與實際需求匹配，避免過量申請）；用途說明（簡述使用場景，如“研發(fā)部新產(chǎn)品測試耗材”“行政部辦公日常補充”）；預(yù)計到貨日期（根據(jù)工作計劃合理填寫，如“2024年X月X日前”）。提交審批：填寫完成后，通過系統(tǒng)提交或?qū)⒓堎|(zhì)表單遞交給本部門負(fù)責(zé)人，發(fā)起第一輪審批。（二）部門負(fù)責(zé)人審核審核需求合理性：部門負(fù)責(zé)人*重點核對申請物料的必要性、數(shù)量是否與部門工作計劃匹配（如生產(chǎn)部申請物料需關(guān)聯(lián)生產(chǎn)訂單，行政部需結(jié)合庫存消耗情況）。審批意見反饋：若審核通過，在“部門負(fù)責(zé)人審批意見”欄簽字確認(rèn)，并流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)（通常為采購部門或倉儲部門）；若審核不通過，需注明駁回原因（如“數(shù)量超出標(biāo)準(zhǔn)，請重新核算”“用途不明確，補充說明后重提”），并將表單退回申請人修改。審批時限：原則上需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成。（三）采購/倉儲部門協(xié)同審核倉儲部門核驗庫存：倉儲部門*收到審批通過的申請后，首先查詢現(xiàn)有庫存：若庫存充足，直接在“倉儲審核意見”欄標(biāo)注“庫存充足，可直接發(fā)放”，并通知申請人領(lǐng)用，流程結(jié)束；若庫存不足，將表單流轉(zhuǎn)至采購部門，啟動采購流程。采購部門審核可行性：采購部門*核對申請物料的規(guī)格、預(yù)算（是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)）、供應(yīng)商信息（是否有合格供應(yīng)商），確認(rèn)采購可行性：若可采購，在“采購審核意見”欄簽字，并啟動詢價、下單流程；若無法采購（如規(guī)格特殊無供應(yīng)商、預(yù)算不足），注明原因并退回申請人調(diào)整需求。審核時限：庫存不足時，需在2個工作日內(nèi)完成。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批（針對高價值/特殊物料）對于單價較高（如超過5000元）、涉及安全生產(chǎn)或稀缺物料的申請，需增加分管領(lǐng)導(dǎo)*審批環(huán)節(jié)：審批重點：評估物料采購對企業(yè)整體預(yù)算的影響、是否符合戰(zhàn)略需求（如新項目專項物料）；意見反饋：同意則簽字流轉(zhuǎn)至采購執(zhí)行，不同意則注明理由并退回。審批時限：1個工作日內(nèi)完成。（五）采購執(zhí)行與進(jìn)度更新采購下單：采購部門通過系統(tǒng)或線下向合格供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，記錄訂單號、供應(yīng)商名稱、預(yù)計交貨期，并在“采購執(zhí)行狀態(tài)”欄更新為“已下單”。進(jìn)度跟蹤：采購專員*定期跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/發(fā)貨進(jìn)度，若遇延遲（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、物流問題），及時在“備注”欄更新延遲原因及預(yù)計新到貨日期，并通知申請人及部門負(fù)責(zé)人。（六）物料到貨與入庫到貨驗收：供應(yīng)商送達(dá)物料后，倉儲部門*與申請人共同驗收，核對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量（如是否破損、是否符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)），確認(rèn)無誤后在“驗收結(jié)果”欄標(biāo)注“合格”；若不合格，則聯(lián)系采購部門退換貨。入庫登記：驗收合格后，倉儲部門辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，在“實際到貨日期”欄填寫入庫日期，并在“當(dāng)前審批狀態(tài)”欄更新為“已到貨”，同時通過系統(tǒng)或郵件通知申請人領(lǐng)用。（七）流程歸檔物料發(fā)放完成后，申請人確認(rèn)領(lǐng)用，相關(guān)部門將《物料申請及審批進(jìn)度管理表》紙質(zhì)版或電子版歸檔至行政部或檔案室，保存期限不少于2年，便于后續(xù)查閱或?qū)徲?。三、管理表模板結(jié)構(gòu)序號申請單號申請人*所屬部門申請日期物料名稱規(guī)格型號單位申請數(shù)量用途說明預(yù)計到貨日期當(dāng)前審批狀態(tài)部門負(fù)責(zé)人審批意見審批日期采購/倉儲審核意見審批日期分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見審批日期采購執(zhí)行狀態(tài)訂單號實際到貨日期驗收結(jié)果備注1WL-2024-001張*研發(fā)部2024-03-01單片機STM32F103C8T6STM32F103C8T6個50新產(chǎn)品原型開發(fā)2024-03-10已到貨需求合理，同意采購2024-03-02庫存不足，需采購2024-03-03同意，預(yù)算充足2024-03-04已下單PO-20240301-0012024-03-09合格供應(yīng)商延遲1天到貨2WL-2024-002李*行政部2024-03-02A4紙80g白色80gA4白色箱10日常辦公補充2024-03-05已領(lǐng)用數(shù)量合理，同意2024-03-02庫存充足，可直接發(fā)放2024-03-02-----無需采購…………四、使用關(guān)鍵提示信息準(zhǔn)確性：申請人需保證物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等關(guān)鍵信息無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購錯誤或延誤；如需修改，需重新提交申請并注明“修改后重提”。審批時效性：各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，緊急物料（如生產(chǎn)停線急需配件）需在申請單右上角標(biāo)注“加急”，審批部門需優(yōu)先處理，原則上加急申請審批流程不超過4小時。進(jìn)度查詢：申請人可通過企業(yè)系統(tǒng)輸入申請單號查詢實時進(jìn)度，或直接聯(lián)系審批環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人（如部門負(fù)責(zé)人、采購專員）；管理部門定期（每周）匯總審批延遲情況，分析原因并優(yōu)化流程。數(shù)據(jù)維護(hù)：倉儲部門需每月更新物料庫存數(shù)據(jù)，采購部門及時維護(hù)供應(yīng)商信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際情況一致；對于