費用申請與審批流程規(guī)范化手冊一、適用范圍與常見應用場景本流程規(guī)范適用于公司內(nèi)部各項費用的申請與審批管理，涵蓋但不限于以下場景：日常辦公支出：如辦公用品采購、通訊費繳納、設備維護等常規(guī)運營費用；項目專項支出：包括項目調(diào)研、物料采購、第三方服務外包等與項目直接相關的費用；差旅費用：員工因公出差的交通、住宿、市內(nèi)交通及補貼等費用；業(yè)務接待支出：客戶來訪、業(yè)務洽談等產(chǎn)生的合理招待費用；其他合規(guī)支出：經(jīng)公司認可的培訓、宣傳等其他必要費用。通過標準化流程，保證費用支出合規(guī)、透明，提高資金使用效率。二、標準化操作流程詳解（一）申請發(fā)起：明確申請前提預算匹配：確認申請費用已在部門年度/月度預算范圍內(nèi)，超預算需提前提交《預算調(diào)整申請》并獲批；發(fā)起方式：通過公司OA系統(tǒng)“費用申請”模塊或填寫紙質(zhì)《費用申請表》發(fā)起，電子流程需同步附件。（二）信息填寫：保證完整準確申請人需根據(jù)費用類型，詳細填寫以下信息（以電子流程為例，紙質(zhì)表單參照模板）：基礎信息：申請人姓名（*）、所屬部門、聯(lián)系方式、申請日期；費用明細：費用類別（勾選：辦公/差旅/接待/項目/其他）；費用項目（如“A4紙采購”“北京-上海出差交通”）；發(fā)生日期（費用實際發(fā)生時間）；金額（大寫+小寫，保證一致）；用途說明（簡述費用支出目的，如“為項目采購辦公用品，保障項目推進”）；附件名稱（如“3家供應商報價單”“出差行程單”）。（三）提交初審：部門負責人審核提交對象：申請人將填寫完整的申請表提交至直屬部門負責人（*）；審核重點：費用必要性是否符合部門工作需求；預算余額是否充足；附件是否完整（如采購類需提供至少2家供應商報價，差旅類需提供行程單）。結果處理：初審通過后流轉至下一級審批；駁回需注明原因（如“超預算”“附件不全”），申請人修改后重新提交。（四）逐級審批：按權限分級審核根據(jù)費用金額設定審批權限，保證審批效率與合規(guī)性：費用金額（元）審批人5,000以下（含）部門負責人5,001-20,000（含）分管副總（*）20,001以上總經(jīng)理（*）審核要點：分管副總/總經(jīng)理重點審核費用支出的合規(guī)性、戰(zhàn)略匹配度及預算合理性；涉及多個部門分攤的費用，需附《費用分攤說明》并由相關部門負責人會簽。（五）結果反饋：及時同步進度審批通過：系統(tǒng)自動發(fā)送通知至申請人，同步顯示審批意見（如“同意支出，請按流程報銷”）；審批駁回：系統(tǒng)反饋駁回環(huán)節(jié)及原因，申請人根據(jù)意見修改后，重新發(fā)起申請。（六）費用報銷：憑審批單據(jù)結算報銷時限：審批通過后，需在5個工作日內(nèi)提交報銷單據(jù)至財務部（*）；單據(jù)要求：原始票據(jù)（如增值稅發(fā)票、行程單、消費明細）需與申請表金額、用途一致；票據(jù)抬頭為公司全稱，稅號完整，加蓋發(fā)票專用章；財務審核：財務部核對審批單與原始單據(jù)無誤后，安排付款；若單據(jù)不符，退回申請人補充。三、費用申請表單模板費用申請表申請編號申請日期年月日申請人所屬部門聯(lián)系方式申請事由（簡述費用支出目的，如“項目調(diào)研差旅”）費用明細費用類別□辦公□差旅□接待□項目□其他費用項目（如“住宿費”“辦公用品采購”）發(fā)生日期年月日金額（大寫）金額（小寫）￥用途說明（詳細描述費用使用場景，如“入住酒店，標準間380元/晚，共2晚”）附件名稱及數(shù)量（如“出差行程單1份，酒店發(fā)票1張”）審批流程部門負責人意見簽字：_________日期：__年__月__日分管領導意見簽字：_________日期：__年__月__日（20,000元以下無需填寫）總經(jīng)理意見簽字：_________日期：__年__月__日（20,000元以下無需填寫）財務審核意見簽字：_________日期：__年__月__日備注|（其他需說明事項，如“緊急費用，請加急處理”）|四、操作要點與常見問題規(guī)避（一）申請人注意事項提前規(guī)劃：大額費用（如≥10,000元）建議提前3個工作日提交申請，預留審批時間；信息真實：嚴禁虛構費用用途、拆分金額規(guī)避審批，一經(jīng)查實將按公司規(guī)定處理；附件齊全：采購類需提供供應商報價單（加蓋公章），差旅類需提供行程單，保證附件與申請內(nèi)容一致；進度跟蹤：提交申請后可通過OA系統(tǒng)查看審批進度，超2個工作日未反饋可聯(lián)系審批人催辦。（二）審批人注意事項及時處理：收到申請后需在1個工作日內(nèi)完成審核，避免流程積壓；明確意見：審批時需填寫具體意見（如“同意”“駁回，理由：超預算”），不得僅簽字不表態(tài)；合規(guī)優(yōu)先：對費用性質(zhì)存疑的，可要求申請人補充說明或提交合規(guī)證明，必要時咨詢法務部（*）。（三）通用規(guī)范流程閉環(huán)：從申請發(fā)起到報銷完成，全流程需留痕（電子流程系統(tǒng)自