合同管理流程標(biāo)準(zhǔn)化工具書前言為規(guī)范企業(yè)合同管理全流程，防范合同風(fēng)險，提高合同簽訂與履行效率，保障企業(yè)合法權(quán)益，特制定本工具書。本書結(jié)合企業(yè)實際業(yè)務(wù)場景，明確合同管理各環(huán)節(jié)操作要求、標(biāo)準(zhǔn)模板及風(fēng)險控制要點，為企業(yè)各部門、各崗位人員提供統(tǒng)一、規(guī)范的合同管理指引，保證合同管理“流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、合規(guī)化”。一、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用范圍本工具書適用于企業(yè)內(nèi)部所有經(jīng)濟合同的簽訂、履行、變更、解除及歸檔管理，包括但不限于：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作開發(fā)合同、租賃合同、借款合同等。企業(yè)各部門（如采購部、銷售部、項目部、財務(wù)部等）及合同承辦人員均須遵照執(zhí)行。（二）典型應(yīng)用場景業(yè)務(wù)合作啟動場景：當(dāng)企業(yè)需與外部方（如供應(yīng)商、客戶、合作機構(gòu)）開展業(yè)務(wù)合作時，需通過合同明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)范合作流程。采購/銷售業(yè)務(wù)場景：企業(yè)采購原材料、設(shè)備或銷售產(chǎn)品/服務(wù)時，需通過合同約定數(shù)量、質(zhì)量、價款、交付方式等核心條款，保障交易安全。項目合作場景：企業(yè)承接外部項目或與外部方聯(lián)合開展項目時，需通過合同明確項目范圍、進度、驗收標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任，保證項目順利實施。日常運營場景：涉及租賃、維修、咨詢等持續(xù)性或臨時性業(yè)務(wù)時，需通過合同約定服務(wù)內(nèi)容、期限、費用等，避免后續(xù)糾紛。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草階段操作目標(biāo)：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，規(guī)范起草合同文本，保證合同條款完整、合法、可執(zhí)行。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（合同承辦人）、法務(wù)部、財務(wù)部。操作步驟：明確合同需求業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作事項，梳理合作背景、交易目的、核心訴求（如標(biāo)的物特征、數(shù)量、價款、交付時間等），形成《合同需求說明》，經(jīng)部門負責(zé)人*審批確認(rèn)。選擇合同模板法務(wù)部提供企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作類型選擇最接近的模板；若無合適模板，由業(yè)務(wù)部門起草初稿，法務(wù)部指導(dǎo)完善。起草合同條款合同內(nèi)容應(yīng)包含以下核心要素（根據(jù)合同類型調(diào)整）：雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人/授權(quán)代表、聯(lián)系方式等）；合同標(biāo)的（名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；價款及支付方式（單價、總價、支付條件、賬戶信息、發(fā)票類型等）；履行期限、地點和方式（交付時間、驗收流程、運輸責(zé)任等）；雙方權(quán)利義務(wù)（如保密義務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、配合義務(wù)等）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計算方式、損失賠償范圍等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄機構(gòu)）；其他約定（如不可抗力、合同生效條件、附件清單等）。注意：條款表述應(yīng)清晰、無歧義，避免使用“大概”“盡量”等模糊詞匯；涉及金額、日期、數(shù)量等需明確數(shù)字，不使用“約”“左右”等表述。內(nèi)部審核（業(yè)務(wù)部門初審）業(yè)務(wù)部門負責(zé)人*對合同內(nèi)容的真實性、完整性、業(yè)務(wù)合理性進行審核，重點核對：標(biāo)的物/服務(wù)是否與業(yè)務(wù)需求一致；價款、支付方式是否符合公司定價政策及財務(wù)制度；履行期限是否滿足項目或業(yè)務(wù)計劃要求。初審?fù)ㄟ^后，提交法務(wù)部審核。法務(wù)審核法務(wù)部重點審核：合同主體資格（對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等，保證簽約人有權(quán)代表公司）；條款合法性（是否符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范，是否存在無效或可撤銷風(fēng)險）；權(quán)利義務(wù)對等性（是否存在明顯加重我方責(zé)任、減輕對方責(zé)任的“霸王條款”）；違約責(zé)任可執(zhí)行性（違約金是否合理，爭議解決方式是否明確）；與其他合同的沖突性（如存在關(guān)聯(lián)合同，需保證條款一致）。法務(wù)部出具《合同審核意見書》，對修改條款明確標(biāo)注，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見調(diào)整后重新提交，直至審核通過。財務(wù)審核財務(wù)部重點審核：價款構(gòu)成是否合理（成本、稅費、利潤等測算是否合理）；支付方式、節(jié)點是否符合公司資金管理要求（如大額支付是否約定分期、驗收后支付等）；發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開票時間及是否符合稅務(wù)規(guī)定；涉及保證金、質(zhì)保金、違約金等財務(wù)條款的合規(guī)性。財務(wù)部簽署審核意見，通過后進入審批流程。輸出成果：《合同草案》（含法務(wù)、財務(wù)審核意見）、《合同需求說明》。（二）合同審批階段操作目標(biāo)：通過分級審批，保證合同內(nèi)容符合公司戰(zhàn)略、制度及風(fēng)險控制要求。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理*（根據(jù)合同金額及重要性分級）。操作步驟：確定審批權(quán)限根據(jù)合同金額及類型，明確審批層級（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人→法務(wù)部→財務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)；5萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人→法務(wù)部→財務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理*；金額＞50萬元或重大合同（如戰(zhàn)略合作、并購類）：增加總經(jīng)理辦公會審議環(huán)節(jié)。逐級提交審批業(yè)務(wù)部門將審核通過的《合同草案》及《合同審批表》（附件1）提交至第一審批人（業(yè)務(wù)部門負責(zé)人），依次流轉(zhuǎn)至法務(wù)部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理*。審批人需在《合同審批表》簽署明確意見（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由），嚴(yán)禁只簽名無意見。審批意見處理若審批人提出修改意見，業(yè)務(wù)部門需在2個工作日內(nèi)完成修改并重新提交審批，直至所有審批環(huán)節(jié)通過。審批過程中若存在爭議，由分管領(lǐng)導(dǎo)*組織業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)部門協(xié)調(diào)解決，必要時提請總經(jīng)理決策。輸出成果：《合同審批表》（所有審批人簽署意見完整）、《合同審批通過版》。（三）合同簽署階段操作目標(biāo)：規(guī)范合同簽署流程，保證合同簽署合法有效，防范主體及形式風(fēng)險。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（合同承辦人）、法務(wù)部、行政部、對方簽約代表。操作步驟：確認(rèn)簽約主體資格業(yè)務(wù)部門需核實對方簽約代表的身份及授權(quán)權(quán)限：對方為法人：提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人證件號碼明書、法定代表人授權(quán)委托書（若非法定代表人簽署）；對方為非法人組織（如分公司、合伙企業(yè)）：提供其合法授權(quán)文件及主要負責(zé)人證件號碼明。法務(wù)部對授權(quán)文件進行形式審核，保證授權(quán)范圍與合同內(nèi)容一致，避免“越權(quán)簽署”風(fēng)險。準(zhǔn)備簽署文件業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《合同審批通過版》制作正式合同文本，一式【2-4】份（根據(jù)需要增加份數(shù)，如需備案、留存等），保證合同文本與審批版本完全一致，任何修改需重新履行審批流程。合同需標(biāo)注“合同編號”（規(guī)則：年份-部門代碼-合同類型-序號，如“2023-CG-CG-001”），并在首頁右上角加蓋“合同專用章”或“公章”（根據(jù)公司印章管理規(guī)定）。組織簽署儀式雙方簽約代表需當(dāng)面簽署合同，法定代表人或授權(quán)代表需簽字并加蓋公司公章（或合同專用章）；若為多頁合同，需在騎縫處加蓋騎縫章。簽署過程可由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部共同見證，保證簽署流程規(guī)范。簽署后文件留存合同簽署完畢后，業(yè)務(wù)部門在1個工作日內(nèi)將合同正本至少1份交行政部統(tǒng)一歸檔，同時留存副本或掃描件供業(yè)務(wù)部門使用；涉及對方提供的資質(zhì)文件、授權(quán)委托書等，一并歸檔保存。輸出成果：《正式合同文本》（簽署蓋章完整）、《合同簽署登記表》（附件2）。（四）合同履行階段操作目標(biāo)：跟蹤合同履行進度，及時履行我方義務(wù)，監(jiān)督對方履約情況，防范履約風(fēng)險。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（合同承辦人）、財務(wù)部、法務(wù)部。操作步驟：制定履行計劃業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，制定《合同履行計劃表》（附件3），明確：我方義務(wù)履行節(jié)點（如交付時間、付款節(jié)點、服務(wù)提供時間等）；對方義務(wù)履行節(jié)點（如交付驗收、進度款支付、配合義務(wù)等）；責(zé)任人（業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、部門負責(zé)人）。履行我方義務(wù)業(yè)務(wù)部門按履行計劃執(zhí)行，如需交付標(biāo)的物，保證質(zhì)量、數(shù)量、時間符合合同約定；如需支付款項，財務(wù)部根據(jù)合同約定及審批流程辦理付款手續(xù)，留存付款憑證。履行過程中若需對方配合（如提供場地、資料等），提前7個工作日書面通知對方，并保留通知憑證（如郵件、簽收回執(zhí)）。監(jiān)督對方履約業(yè)務(wù)部門定期跟蹤對方履約情況（如項目進度、貨物交付質(zhì)量、付款申請?zhí)峤坏龋?，通過《合同履行跟蹤表》（附件4）記錄履約進度、存在問題及處理措施。發(fā)覺對方可能違約（如延遲交付、質(zhì)量不達標(biāo)）時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出《履約提醒函》（附件5），要求其在指定期限內(nèi)整改；若對方未按期整改，及時向法務(wù)部報告，啟動爭議解決程序。驗收與確認(rèn)合同約定需驗收的（如貨物交付、服務(wù)完成），業(yè)務(wù)部門組織驗收小組（含業(yè)務(wù)、技術(shù)、質(zhì)量人員）按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程進行驗收，出具《驗收報告》（附件6），由雙方代表簽字確認(rèn)。驗收不合格的，需明確整改要求及期限，整改后重新驗收；涉及質(zhì)量爭議的，可委托第三方檢測機構(gòu)鑒定，費用由責(zé)任方承擔(dān)。輸出成果：《合同履行計劃表》《合同履行跟蹤表》《履約提醒函》《驗收報告》。（五）合同變更與解除階段操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更與解除流程，保證變更/解除合法有效，降低因變更/解除帶來的風(fēng)險。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（合同承辦人）、法務(wù)部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理。操作步驟：合同變更變更發(fā)起：因客觀情況變化（如需求調(diào)整、政策變更、對方違約等）需變更合同時由業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請表》（附件7），說明變更原因、變更內(nèi)容及對雙方權(quán)利義務(wù)的影響，附相關(guān)證明材料（如雙方協(xié)商記錄、補充協(xié)議草案等）。變更審核：變更流程參照合同審批流程（根據(jù)變更金額調(diào)整審批權(quán)限），重點審核變更內(nèi)容的必要性、合法性及對原合同條款的影響。變更簽署：審核通過后，雙方簽訂《補充協(xié)議》（附件8），明確變更后的條款，補充協(xié)議與原合同具有同等法律效力；補充協(xié)議需標(biāo)注“為合同（編號：X）的補充協(xié)議”，并重新編號。合同解除解除情形：出現(xiàn)法定或約定解除情形（如對方嚴(yán)重違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行等）時，可主張解除合同。解除程序：業(yè)務(wù)部門向?qū)Ψ桨l(fā)出《合同解除通知書》（附件9），說明解除原因、法律依據(jù)及解除日期，留存送達憑證；雙方協(xié)商一致的，簽訂《合同解除協(xié)議》（附件10），明確解除后的權(quán)利義務(wù)（如已履行部分的結(jié)算、賠償損失范圍等）；對方對解除有異議的，可通過協(xié)商、仲裁或訴訟解決爭議。輸出成果：《合同變更申請表》《補充協(xié)議》《合同解除通知書》《合同解除協(xié)議》。（六）合同歸檔階段操作目標(biāo)：規(guī)范合同檔案管理，保證合同資料完整、安全，便于查閱與追溯。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（合同承辦人）、行政部、檔案管理員*。操作步驟：歸檔范圍合同全周期形成的所有資料，包括但不限于：合同審批文件（《合同審批表》《合同審核意見書》等）；合同文本（《正式合同文本》《補充協(xié)議》《解除協(xié)議》等）；簽署相關(guān)文件（對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書、證件號碼明等）；履行過程文件（《履行計劃表》《履行跟蹤表》《驗收報告》《付款憑證》等）；變更/解除相關(guān)文件（《變更申請表》《協(xié)商記錄》等）；爭議解決文件（律師函、仲裁申請書、判決書等）。歸檔整理業(yè)務(wù)部門在合同終止（履行完畢/解除/終止）后10個工作日內(nèi)，將上述資料整理成冊，按時間順序編號，填寫《合同歸檔清單》（附件11），經(jīng)部門負責(zé)人*審核后移交行政部。行政部對歸檔資料進行分類、編碼、登記，保證資料齊全、字跡清晰、無破損；電子版合同需同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)版檔案關(guān)聯(lián)管理。保管與查閱合同檔案保管期限根據(jù)合同類型及法律法規(guī)確定（一般合同保管期限不少于10年，重大合同不少于20年）；保管期滿需銷毀的，由行政部提出申請，經(jīng)法務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，按規(guī)定程序銷毀，并留存銷毀記錄。因業(yè)務(wù)需要查閱合同檔案的，需填寫《合同檔案查閱申請表》（附件12），經(jīng)部門負責(zé)人及檔案管理員批準(zhǔn)后，在檔案室查閱，嚴(yán)禁帶出或復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)可復(fù)制，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)印章”）。輸出成果：《合同歸檔清單》（電子版+紙質(zhì)版）、《合同檔案查閱記錄》。三、常用合同管理模板與表單（一）合同審批表合同編號合同名稱合同類型□采購□銷售□服務(wù)□合作□其他對方方合同金額大寫：小寫：合同履行期限自至起草部門起草人合同主要內(nèi)容（可附頁）部門負責(zé)人意見簽字：日期：法務(wù)部審核意見簽字：日期：財務(wù)部審核意見簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：（二）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱對方方履行階段□準(zhǔn)備階段□執(zhí)行階段□驗收階段□質(zhì)保階段履行日期我方義務(wù)履行情況對方義務(wù)履行情況存在問題處理措施責(zé)任人計劃完成時間備注（三）驗收報告合同編號合同名稱驗收日期驗收對象（標(biāo)的物/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量）驗收地點驗收依據(jù)（合同編號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)）驗收小組（姓名、部門、職務(wù)）驗收內(nèi)容與結(jié)果驗收結(jié)論□合格□基本合格（需整改）□不合格整改要求（如需）雙方代表簽字我方：日期：對方：日期：（四）合同歸檔清單檔案編號合同編號合同名稱簽署日期保管期限存放位置歸檔部門歸檔人歸檔日期審核人審核日期四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險提示（一）合同起草階段風(fēng)險主體資格風(fēng)險：對方無簽約權(quán)限或超越經(jīng)營范圍，可能導(dǎo)致合同無效?？刂拼胧汉藢崒Ψ綘I業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書，必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營狀態(tài)。條款缺失風(fēng)險：遺漏核心條款（如違約責(zé)任、爭議解決），導(dǎo)致糾紛時無法主張權(quán)利?？刂拼胧菏褂脴?biāo)準(zhǔn)化模板，法務(wù)部審核條款完整性。表述模糊風(fēng)險：使用“大概”“盡快”等模糊詞匯，引發(fā)條款理解爭議。控制措施：條款明確具體，數(shù)字、時間、標(biāo)準(zhǔn)等量化表述。（二）合同審批階段風(fēng)險越權(quán)審批風(fēng)險：審批人超越權(quán)限審批合同，導(dǎo)致合同效力瑕疵?？刂拼胧好鞔_分級審批權(quán)限，審批人簽署意見時確認(rèn)自身權(quán)限。審核流于形式風(fēng)險：審批人未認(rèn)真審核條款，導(dǎo)致風(fēng)險未被發(fā)覺?？刂拼胧航徟?zé)任追究機制，對重大審批失誤納入績效考核。（三）合