企業(yè)資料歸檔與管理制度范本第一章總則第一條制度目的為規(guī)范企業(yè)各類資料的收集、整理、歸檔、保管及利用工作，保證資料的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于[企業(yè)全稱]（以下簡(jiǎn)稱“公司”）各部門、子公司及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類紙質(zhì)資料、電子文件、聲像資料等檔案的管理。第二章資料歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)第三條歸檔范圍公司資料歸檔范圍包括但不限于以下類別：行政管理類：公司章程、股東會(huì)/董事會(huì)決議、內(nèi)部管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告等；人力資源管理類：?jiǎn)T工招聘資料、勞動(dòng)合同、人事檔案、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核結(jié)果、薪酬福利文件等；財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算方案、費(fèi)用審批單等；項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、進(jìn)度計(jì)劃等；合同管理類：業(yè)務(wù)合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同、保密協(xié)議等（含紙質(zhì)版及電子掃描件）；聲像及實(shí)物類：公司活動(dòng)照片、視頻、榮譽(yù)證書、印章、重要樣品等。第四條分類與編號(hào)規(guī)則分類原則：按“年度-類別-流水號(hào)”進(jìn)行分類，保證類別清晰、層級(jí)分明。類別代碼：行政管理類：XZ人力資源管理類：RL財(cái)務(wù)管理類：CW項(xiàng)目管理類：XM合同管理類：HT聲像實(shí)物類：SX編號(hào)規(guī)則：紙質(zhì)檔案編號(hào)格式為“YYYY-LL-X”，其中“YYYY”為年份（如2024），“LL”為類別代碼（如XZ），“X”為流水號(hào)（001-999）；電子檔案編號(hào)格式為“YYYY-LL-X+E”，其中“E”代表電子文件。第三章資料歸檔操作流程第五條資料收集（責(zé)任主體：各部門資料員*）收集節(jié)點(diǎn)：各類資料在事項(xiàng)完成后30個(gè)工作日內(nèi)完成收集，保證資料及時(shí)歸檔。收集要求：紙質(zhì)資料需為原件（如需復(fù)印件需注明“與原件核對(duì)無誤”并簽字蓋章），字跡清晰、無涂改；電子資料需為最終版本，格式為PDF、Word、Excel等常用格式，命名規(guī)范為“資料名稱-日期-版本號(hào)”；聲像資料需附帶文字說明（包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件）。第六條資料整理（責(zé)任主體：各部門資料員*）核對(duì)與篩選：檢查資料完整性，剔除無關(guān)、重復(fù)文件，保證歸檔資料與實(shí)際業(yè)務(wù)一致。裝訂與標(biāo)注：紙質(zhì)資料按件裝訂（左側(cè)裝訂，過厚文件需分冊(cè)），加裝檔案封面，注明資料名稱、歸檔日期、部門、頁數(shù)；電子資料按“年度-類別”建立文件夾，同一資料下的子文件統(tǒng)一命名規(guī)則。第七條分類與編號(hào)（責(zé)任主體：各部門資料員*）按第四條分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)資料進(jìn)行歸類，填寫《資料歸檔清單》（詳見附件1），保證編號(hào)唯一、準(zhǔn)確。電子檔案需在檔案管理系統(tǒng)中錄入編號(hào)、名稱、形成日期、密級(jí)等信息，與紙質(zhì)檔案編號(hào)保持一致。第八條移交與歸檔（責(zé)任主體：各部門資料員與檔案管理員）移交時(shí)間：每季度末月25日前，各部門向檔案室移交本季度歸檔資料。移交流程：雙方核對(duì)《資料歸檔清單》，確認(rèn)資料數(shù)量、編號(hào)無誤后，在清單上簽字確認(rèn)；紙質(zhì)檔案移交檔案室，由檔案管理員登記入庫(kù)；電子檔案至公司檔案管理系統(tǒng)，同步備份至專用存儲(chǔ)設(shè)備。第九條入庫(kù)管理（責(zé)任主體：檔案管理員*）檔案管理員按編號(hào)順序?qū)⒓堎|(zhì)檔案存入檔案柜，標(biāo)注存放位置（如：A區(qū)-01柜-02層）；電子檔案存儲(chǔ)于加密服務(wù)器，定期（每月）檢查存儲(chǔ)狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失；建立《檔案臺(tái)賬》，實(shí)時(shí)更新檔案入庫(kù)、借閱、銷毀等信息。第四章檔案保管與利用第十條保管要求紙質(zhì)檔案：存放在符合防火、防潮、防蟲、防盜要求的檔案室，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，定期（每季度）檢查檔案狀態(tài)。電子檔案：采用“本地備份+異地備份”模式，本地備份每周更新，異地備份每月更新，防止因設(shè)備故障或自然災(zāi)害導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。涉密檔案：?jiǎn)为?dú)存放，專人管理，查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第十一條保管期限根據(jù)資料價(jià)值及法律法規(guī)要求，保管期限分為：永久：公司章程、股東會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告等；長(zhǎng)期（10-30年）：重要合同、項(xiàng)目檔案、員工人事檔案等；短期（10年以下）：一般性通知、會(huì)議紀(jì)要、費(fèi)用單據(jù)等。第十二條檔案借閱（責(zé)任主體：借閱人、檔案管理員*）借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（詳見附件2），注明借閱資料名稱、編號(hào)、用途、借閱期限；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密資料需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；檔案管理員核對(duì)審批意見后，辦理借閱登記，紙質(zhì)檔案需簽字領(lǐng)取，電子檔案需授權(quán)訪問。借閱期限：一般不超過7個(gè)工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前3天重新申請(qǐng)。借閱要求：借閱資料不得涂改、勾畫、抽頁、復(fù)制，不得轉(zhuǎn)借或帶出指定區(qū)域（涉密檔案除外）。第十三條檔案銷毀（責(zé)任主體：檔案管理員、監(jiān)銷人）銷毀條件：保管期限屆滿、無保存價(jià)值的檔案，需經(jīng)鑒定后方可銷毀。銷毀流程：檔案管理員編制《檔案銷毀清冊(cè)》（詳見附件3），列出待銷毀檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限；由部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組進(jìn)行審批；指定兩名以上監(jiān)銷人，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀過程（紙質(zhì)檔案需碎紙?zhí)幚恚娮訖n案需徹底刪除并格式化存儲(chǔ)介質(zhì)）；監(jiān)銷人、檔案管理員在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，銷毀記錄永久保存。第五章責(zé)任追究第十四條責(zé)任劃分各部門負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門資料歸檔的及時(shí)性、完整性負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；各部門資料員*：負(fù)責(zé)本部門資料收集、整理、移交的具體工作，對(duì)資料質(zhì)量負(fù)直接責(zé)任；檔案管理員*：負(fù)責(zé)檔案的接收、保管、借閱、銷毀等工作，對(duì)檔案安全負(fù)管理責(zé)任。第十五條違規(guī)處理未按時(shí)歸檔、資料不完整或虛假的，對(duì)部門負(fù)責(zé)人及資料員*進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，扣減當(dāng)月績(jī)效5%-10%；因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露公司機(jī)密的，視情節(jié)輕重給予經(jīng)濟(jì)處罰、降職直至解除勞動(dòng)合同；構(gòu)成違法的，依法追究法律責(zé)任。第六章附則第十六條制度解釋與修訂本制度由公司行政部*負(fù)責(zé)解釋，每年根據(jù)實(shí)際執(zhí)行情況修訂一次，修訂流程同制度制定流程。第十七條生效日期本制度自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。附件附件1：資料歸檔清單序號(hào)資料名稱形成日期歸檔日期密級(jí)保管期限類別編號(hào)頁數(shù)備注經(jīng)手人12024年度工作計(jì)劃2024-01-052024-01-10普通長(zhǎng)期XZ2024-XZ-00115*2X項(xiàng)目合同2024-02-202024-02-28機(jī)密永久HT2024-HT-0058*附件2：檔案借閱申請(qǐng)表借閱部門借閱人聯(lián)系方式資料名稱編號(hào)借閱用途借閱期限部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理員意見歸還日期備注市場(chǎng)部*138X項(xiàng)目招投標(biāo)文件2024-XM-003項(xiàng)目復(fù)盤2024-03-15至2024-03-22同意