文檔歸檔與版本控制管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)內部文檔的歸檔管理、版本控制及使用流程，保證文檔的完整性、安全性、可追溯性，提高文檔管理效率，降低信息傳遞風險，特制定本制度。（二）依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及公司《行政管理辦法》等相關規(guī)定，結合公司實際業(yè)務需求制定。二、制度適用范圍與文檔類型（一）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組及全體員工在工作過程中產生、處理和使用的各類電子及紙質文檔的管理，包括但不限于總部職能部門、分支機構、子公司及外部合作單位參與公司業(yè)務活動形成的文檔。（二）適用文檔類型管理類文檔：規(guī)章制度、會議紀要、工作報告、請示批復、合同協(xié)議、人事檔案（含勞動合同、績效考核記錄）等；技術類文檔：項目計劃書、技術方案、設計圖紙、代碼文件、測試報告、操作手冊、設備說明書等；業(yè)務類文檔：市場調研報告、客戶資料、銷售合同、財務憑證、審計報告、招投標文件等；其他需長期保存或具有參考價值的文檔。三、職責分工（一）行政部（或綜合管理部）負責制定和完善文檔歸檔與版本控制管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行；負責公司級文檔的集中存儲、保管及借閱審批；組織開展文檔管理培訓，指導各部門規(guī)范歸檔與版本控制流程。（二）各業(yè)務部門負責本部門產生文檔的初步整理、分類、編號及臨時存儲；指定專人（文檔管理員）負責本部門文檔的日常歸檔與版本更新；保證本部門文檔的真實性、完整性和時效性，配合行政部開展文檔檢查。（三）項目負責人負責項目全周期文檔的統(tǒng)籌管理，保證項目各階段文檔及時歸檔；審核項目文檔的版本變更申請，對關鍵文檔的版本準確性負責。（四）全體員工嚴格遵守本制度規(guī)定，規(guī)范個人工作文檔的命名、存儲及版本管理；及時將需歸檔文檔提交至部門文檔管理員，不得擅自修改、刪除或外傳涉密文檔。四、文檔歸檔操作流程（一）第一步：文檔分類與整理分類標準：根據(jù)業(yè)務屬性將文檔分為“管理類”“技術類”“業(yè)務類”“其他類”四大一級類目，各部門可根據(jù)實際需求設置二級類目（如“技術類”下分“開發(fā)文檔”“測試文檔”等）。整理要求：電子文檔需去除無關內容、檢查格式規(guī)范性（如Word統(tǒng)一為.docx格式、PDF為可編輯版本），保證內容清晰、無亂碼；紙質文檔需按順序排列、加裝封面（含文檔名稱、編號、日期、責任人等信息）、去除金屬夾具，裝訂成冊。（二）第二步：文檔編號與命名編號規(guī)則：采用“部門代碼-年份-文檔類型代碼-流水號”格式，示例：部門代碼：行政部（XZ）、技術部（JS）、銷售部（XS）；文檔類型代碼：管理類（GL）、技術類（JS）、業(yè)務類（YW）；完整編號示例：XZ-2024-GL-001（行政部2024年管理類第1號文檔）。命名規(guī)則：電子文檔名稱統(tǒng)一為“編號-文檔名稱-版本號”，示例：XZ-2024-GL-001-公司考勤管理制度-V1.0.docx。（三）第三步：移交與歸檔歸檔時間：日常文檔：每月最后一個工作日前，部門文檔管理員將本月整理完成的文檔移交至行政部；項目文檔：項目結項后10個工作日內，項目負責人將全套項目文檔移交至行政部。移交流程：填寫《文檔歸檔移交清單》（見表1），注明文檔名稱、編號、數(shù)量、版本號、移交人、接收人等信息；電子文檔通過公司指定云盤/文檔管理系統(tǒng)提交（需設置訪問權限），紙質文檔當面清點并雙方簽字確認。（四）第四步：存儲與管理存儲方式：電子文檔：存儲于公司指定的加密服務器或文檔管理系統(tǒng)，定期進行備份（每日增量備份、每周全量備份）；紙質文檔：存放于檔案柜中，按編號順序排列，庫房需具備防火、防潮、防蟲、防盜功能。保管期限：根據(jù)文檔價值分為永久、長期（10年以上）、短期（3-10年）三類，具體期限參照《檔案保管期限表》執(zhí)行。五、版本控制管理流程（一）第一步：版本號規(guī)則采用“主版本號.次版本號.修訂號”格式，規(guī)則主版本號（V）：文檔內容發(fā)生重大變更（如結構調整、核心條款修改）時，數(shù)字遞增（如V1.0→V2.0）；次版本號（.X）：文檔內容局部調整（如補充條款、修正錯誤）時，數(shù)字遞增（如V1.0→V1.1）；修訂號（.X）：文檔格式優(yōu)化、錯別字修正等細微變更時，數(shù)字遞增（如V1.1→V1.1.1）。初始版本號為V1.0.0，禁止使用“V0.0.0”等非初始版本號。（二）第二步：版本更新流程發(fā)起申請：文檔內容需更新時，由責任人填寫《文檔版本變更申請表》（見表2），注明變更原因、變更內容、新舊版本對比等信息，經部門負責人審核后提交項目負責人審批。版本更新：審批通過后，責任人按新版本號修改文檔，在文檔中標注“更新日期”“變更人”“變更說明”，并同步更新文檔管理系統(tǒng)中的存儲信息。通知與存檔：版本更新后，需通過公司郵件/群組通知相關使用人員，舊版本文檔不得刪除，需在文檔管理系統(tǒng)中標記“已廢止”并保留至少3個版本的歷史記錄。（三）第三步：版本沖突處理多人協(xié)作編輯同一文檔時，需使用文檔管理系統(tǒng)的“鎖定/開啟”功能，避免同時修改導致內容沖突；若出現(xiàn)版本沖突（如A、B兩人分別修改了同一文檔的不同部分），由項目負責人牽頭協(xié)調，合并內容后新版本，并記錄沖突解決過程。六、模板表格表1：文檔歸檔移交清單序號文檔名稱文檔編號版本號類型（電子/紙質）數(shù)量移交日期移交人接收人備注1公司考勤管理制度XZ-2024-GL-001V1.0電子12024-03-30張*李*含PDF掃描件2項目A技術方案JS-2024-JS-005V2.1紙質32024-03-30王*李*裝訂成冊表2：文檔版本變更申請表文檔名稱文檔編號當前版本號申請變更版本號申請部門申請人申請日期審批人審批日期變更原因□內容重大調整□局部修改□格式優(yōu)化□其他：______變更內容說明（可附頁詳細說明新舊版本差異）附件（新舊版本對比）□無□有（請注明：_________）部門負責人意見簽字：_________日期：______項目負責人意見簽字：_________日期：______七、執(zhí)行要點與風險規(guī)避（一）文檔保密管理涉密文檔（如財務數(shù)據(jù)、核心技術資料、客戶隱私信息）需標注“秘密”等級，僅限授權人員查閱，存儲介質需單獨加密；禁止將涉密文檔至個人網(wǎng)盤、等非公司指定平臺，紙質涉密文檔需使用帶鎖檔案柜保管。（二）版本一致性保障關鍵文檔（如合同、制度文件）需在文檔管理系統(tǒng)中設置“版本審批”流程，未經審批的版本不得正式發(fā)布；定期（每季度）組織各部門開展文檔版本核對，保證系統(tǒng)存儲版本與實際使用版本一致。（三）借閱與使用規(guī)范借閱歸檔文檔需填寫《文檔借閱申請表》，經部門負責人同意后，行政部方可借出；借閱期限不超過5個工作日，到期需及時歸還；借閱人不得擅自復制、涂改、損壞文檔，若需復印需經行政部批準并由專人監(jiān)督。（四）培訓與考核行政部每半年組織一次文檔管理培訓，內容包括制度解讀、系統(tǒng)操作、版本控制技巧等；將文檔歸檔及時性、版本準確性納入部門績效考核，對違反制度導致文檔丟失或泄密的人