汽車零部件廠會議記錄歸檔規(guī)定第一章總則第一條為規(guī)范汽車零部件廠會議記錄的歸檔管理，確保會議記錄的完整性、準確性和安全性，提升信息利用效率，依據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及相關法律法規(guī)，結(jié)合本廠實際情況，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于汽車零部件廠全體部門、全體員工及外部合作方（如供應商、客戶等）參與或相關的會議記錄歸檔工作。第三條會議記錄歸檔管理遵循“統(tǒng)一領導、分級負責、安全保密、規(guī)范有序”的原則，確保歸檔資料符合行業(yè)標準和企業(yè)文化建設要求。第四條本規(guī)定由行政部負責解釋與監(jiān)督執(zhí)行，各部門及員工應嚴格遵守。第二章會議記錄的生成與審核第五條會議記錄應真實、完整、規(guī)范，包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議題、討論內(nèi)容、決議事項及責任分工等關鍵信息。第六條會議記錄應由指定記錄員負責撰寫，記錄員應具備較強的文字表達能力和業(yè)務知識，確保記錄內(nèi)容準確反映會議原貌。第七條會議記錄生成后，需經(jīng)會議主持人審核確認，必要時可由參會部門負責人補充或修正。第八條對于涉及技術標準、生產(chǎn)計劃、安全操作等重要會議，記錄員應在會后24小時內(nèi)完成初稿，并提交相關部門復核。第三章歸檔范圍與標準第九條會議記錄歸檔范圍包括但不限于以下類型：（一）廠務會議：年度工作會議、生產(chǎn)調(diào)度會、質(zhì)量分析會等；（二）部門會議：研發(fā)部技術評審會、采購部供應商協(xié)調(diào)會、安全部應急演練會等；（三）專項會議：新產(chǎn)品開發(fā)會、客戶技術交流會、環(huán)保整改會等；（四）外部會議：與政府部門的匯報會、與客戶的商務洽談會等。第十條會議記錄歸檔應遵循以下標準：（一）紙質(zhì)記錄應使用A4標準紙張，字跡工整，無涂改或模糊不清；（二）電子記錄應保存為PDF格式，并附有電子簽名或?qū)徍藰俗R；（三）涉密會議記錄應采用加密存儲，僅授權人員可訪問；（四）歸檔文件應標注會議編號、日期、頁碼及密級（如有）。第四章歸檔流程與責任分工第十一條會議記錄歸檔流程如下：（一）記錄員完成會議記錄后，提交至部門負責人審核；（二）部門負責人審核無誤后，將紙質(zhì)文件交行政部檔案管理員，電子文件同步上傳至企業(yè)云檔案系統(tǒng)；（三）行政部檔案管理員對歸檔文件進行分類、編號、錄入索引，并存放于符合保密要求的檔案柜中；（四）重要會議記錄需報廠領導審批，并作為廠級檔案重點保管。第十二條責任分工：（一）記錄員負責會議記錄的撰寫與初步審核；（二）部門負責人負責本部門會議記錄的最終審核；（三）行政部檔案管理員負責歸檔文件的整理、保管與借閱管理；（四）廠領導對重大會議記錄的最終審批與監(jiān)督。第五章存檔保管與保密第十三條會議記錄紙質(zhì)文件應存放于恒溫恒濕的檔案室，采用防火、防潮、防盜的專用檔案柜；電子文件應存儲在具備數(shù)據(jù)備份功能的專用服務器上。第十四條檔案保管期限：（一）一般會議記錄保管3年，涉及技術標準、安全環(huán)保的歸檔5年；（二）廠務會議記錄永久保存，作為企業(yè)歷史資料；（三）客戶重要會議記錄根據(jù)合同約定或行業(yè)法規(guī)確定保管期限。第十五條保密要求：（一）涉密會議記錄需標注密級，未經(jīng)授權不得外傳或復制；（二）檔案管理員需簽訂保密協(xié)議，非必要不得向無關人員透露檔案內(nèi)容；（三）借閱涉密檔案需經(jīng)廠領導審批，并登記借閱人、時間及用途。第六章借閱與利用第十六條會議記錄借閱需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)行政部批準后方可辦理。第十七條借閱人需妥善保管借閱檔案，不得涂改、損毀或泄露內(nèi)容，借閱期滿后應及時歸還。第十八條電子檔案可通過權限認證后在線查閱，紙質(zhì)檔案需到檔案室現(xiàn)場借閱。第十九條行政部定期統(tǒng)計會議記錄利用情況，并向廠領導匯報，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。第七章檔案銷毀與更新第二十條會議記錄保管期滿后，由行政部組織相關部門及廠領導進行鑒定，符合銷毀條件的可按規(guī)定程序銷毀。第二十一條銷毀程序：（一）填寫《檔案銷毀申請表》，報廠領導審批；（二）銷毀時需兩人以上監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀無遺漏；（三）銷毀記錄需存檔備查。第二十二條對于正在執(zhí)行中的會議記錄，行政部應定期更新歸檔目錄，確保檔案系統(tǒng)與實際文件一致。第八章違規(guī)處理第二十三條違反本規(guī)定，存在以下行為之一的，將按企業(yè)《獎懲制度》處理：（一）未按規(guī)定歸檔會議記錄，導致資料遺失或失密；（二）擅自涂改、復制涉密檔案；（三）借閱檔案未按期歸還或泄露內(nèi)容；（四）檔案管理員玩忽職守，造成