企業(yè)合規(guī)管理制度創(chuàng)建與執(zhí)行記錄模板一、適用場景與價(jià)值企業(yè)首次建立合規(guī)管理體系時(shí)，需從零構(gòu)建覆蓋全業(yè)務(wù)領(lǐng)域的合規(guī)制度；因法律法規(guī)更新、業(yè)務(wù)模式調(diào)整或監(jiān)管要求變化，需對現(xiàn)有合規(guī)制度進(jìn)行修訂完善；年度合規(guī)管理體系內(nèi)審/外審前，對制度的合規(guī)性、適用性及執(zhí)行有效性進(jìn)行復(fù)盤記錄；新業(yè)務(wù)板塊（如數(shù)據(jù)合規(guī)、反壟斷、跨境貿(mào)易等）專項(xiàng)合規(guī)制度的設(shè)計(jì)與落地跟蹤；企業(yè)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生后，制度的查漏補(bǔ)缺與執(zhí)行強(qiáng)化記錄。通過標(biāo)準(zhǔn)化模板的使用，可實(shí)現(xiàn)合規(guī)管理制度的“全生命周期管理”，保證制度創(chuàng)建有依據(jù)、執(zhí)行可追溯、優(yōu)化有方向，助力企業(yè)滿足監(jiān)管要求、降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、提升運(yùn)營規(guī)范性。二、創(chuàng)建與執(zhí)行全流程操作指南（一）前期準(zhǔn)備：明確需求與基礎(chǔ)調(diào)研組建專項(xiàng)工作組由企業(yè)法務(wù)/合規(guī)部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、人力資源部、財(cái)務(wù)部、信息技術(shù)部等關(guān)鍵部門負(fù)責(zé)人，成立“合規(guī)制度創(chuàng)建專項(xiàng)小組”，明確組長（建議由分管法務(wù)/合規(guī)的副總或法務(wù)負(fù)責(zé)人擔(dān)任*）及組員職責(zé)。若涉及專項(xiàng)領(lǐng)域（如數(shù)據(jù)安全），可邀請外部合規(guī)顧問（如律師事務(wù)所、咨詢機(jī)構(gòu)專家*）參與指導(dǎo)。梳理合規(guī)義務(wù)與風(fēng)險(xiǎn)場景通過法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫（如“北辦法寶”“威科先行”等合規(guī)工具*）、監(jiān)管政策文件、行業(yè)合規(guī)指引等，識(shí)別與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的強(qiáng)制性合規(guī)義務(wù)（如《公司法》《數(shù)據(jù)安全法》《反不正當(dāng)競爭法》等）；結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)流程（如采購銷售、人力資源、財(cái)務(wù)報(bào)銷、數(shù)據(jù)管理等），梳理潛在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如商業(yè)賄賂、知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)、個(gè)人信息泄露等），形成《合規(guī)義務(wù)清單》和《合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)清單》。評估現(xiàn)有制度基礎(chǔ)梳理企業(yè)現(xiàn)有管理制度（如《員工手冊》《采購管理辦法》《財(cái)務(wù)管理制度》等），評估其與合規(guī)義務(wù)的匹配度、對風(fēng)險(xiǎn)場景的覆蓋程度，明確需新建、修訂或廢止的制度清單。（二）制度起草：框架設(shè)計(jì)與內(nèi)容編寫確定制度框架單項(xiàng)合規(guī)制度建議包含以下核心章節(jié)（可根據(jù)制度性質(zhì)調(diào)整）：總則（目的、依據(jù)、適用范圍、定義）；合規(guī)管理職責(zé)（部門分工、崗位職責(zé)）；合規(guī)要求與行為規(guī)范（具體禁止性規(guī)定、義務(wù)性條款）；合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防控措施（流程節(jié)點(diǎn)、控制點(diǎn)、審批權(quán)限）；監(jiān)督檢查與考核機(jī)制（檢查頻率、考核標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果應(yīng)用）；責(zé)任追究（違規(guī)情形、處理措施、申訴渠道）；附則（解釋權(quán)、生效日期、修訂程序）。編寫制度內(nèi)容語言規(guī)范：使用明確、無歧義的法律/管理術(shù)語，避免口語化表述（如“禁止收受客戶回扣”而非“不能拿客戶好處”）；實(shí)操性：結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際設(shè)計(jì)可落地的流程（如“供應(yīng)商合規(guī)審查需通過‘供應(yīng)商管理系統(tǒng)’線上提交資質(zhì)證明，由法務(wù)部在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核”）；風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：針對高等級風(fēng)險(xiǎn)（如可能引發(fā)行政處罰或刑事責(zé)任的場景），細(xì)化防控措施（如“大額合同簽署前需經(jīng)法務(wù)部合規(guī)審查，審查通過后方可蓋章”）。內(nèi)部征求意見起草完成后，專項(xiàng)小組將制度初稿發(fā)送至各業(yè)務(wù)部門征求意見，重點(diǎn)收集一線員工對“可操作性”“流程合理性”的反饋（如銷售部門反饋“客戶合規(guī)承諾書條款過多，影響簽約效率”需簡化）；意見收集期限一般不超過5個(gè)工作日，專項(xiàng)小組匯總意見并修改制度，形成《制度征求意見及采納情況說明》。（三）評審修訂：合規(guī)性與可行性校驗(yàn)合規(guī)性評審由法務(wù)/合規(guī)部門牽頭，組織外部合規(guī)顧問（若涉及）、法務(wù)負(fù)責(zé)人*對制度進(jìn)行合規(guī)性審查，重點(diǎn)檢查：是否與法律法規(guī)、監(jiān)管政策沖突（如《個(gè)人信息保護(hù)法》要求“處理個(gè)人信息需取得個(gè)人單獨(dú)同意”，制度中不得設(shè)置“默認(rèn)勾選同意”條款）；是否涵蓋企業(yè)全部合規(guī)義務(wù)（如上市公司需符合《證券法》對信息披露的要求，相關(guān)制度需明確重大信息的內(nèi)部報(bào)告流程）；責(zé)任追究條款是否合法（如罰款金額不得超過員工當(dāng)月工資的20%，且不得低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)）?？尚行栽u審組織業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、核心員工代表（如采購主管、銷售經(jīng)理*）對制度的業(yè)務(wù)可行性進(jìn)行評審，重點(diǎn)評估：流程是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際（如“財(cái)務(wù)報(bào)銷需3級審批”是否與中小企業(yè)業(yè)務(wù)量匹配）；資源配置是否到位（如“數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)是否需安排專職講師，還是可在線完成”）；執(zhí)行成本是否可控（如“新增供應(yīng)商合規(guī)背景調(diào)查是否會(huì)延長采購周期，增加成本”）。修訂定稿專項(xiàng)小組根據(jù)評審意見修改制度，形成《合規(guī)管理制度評審記錄》（包含評審時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、評審意見、修改情況等）；評審?fù)ㄟ^后，由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人（如總經(jīng)理、董事長*）審批簽字，正式發(fā)布制度文件（文件編號(hào)格式建議為：企業(yè)簡稱-合規(guī)領(lǐng)域-年份-序號(hào)，如“集團(tuán)-反商業(yè)賄賂-2024-001”）。（四）發(fā)布執(zhí)行：宣貫與落地實(shí)施制度發(fā)布與宣貫通過企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)、公告欄、員工大會(huì)等渠道發(fā)布正式制度文件，明確生效日期；組織全員合規(guī)培訓(xùn)，由專項(xiàng)小組或外部講師解讀制度核心內(nèi)容（如“商業(yè)賄賂的界定標(biāo)準(zhǔn)”“違規(guī)舉報(bào)渠道”），培訓(xùn)后進(jìn)行考核（考試/問卷），考核結(jié)果與員工績效掛鉤；針對關(guān)鍵崗位（如采購、銷售、財(cái)務(wù)人員），開展專項(xiàng)合規(guī)演練（如“模擬供應(yīng)商合規(guī)審查流程”），保證其掌握實(shí)操要點(diǎn)。執(zhí)行記錄與歸檔建立“合規(guī)管理制度執(zhí)行臺(tái)賬”，記錄制度執(zhí)行的關(guān)鍵信息（詳見“核心模板表格設(shè)計(jì)”部分）；執(zhí)行過程中形成的文件（如培訓(xùn)簽到表、考核記錄、審批表、檢查報(bào)告等）需及時(shí)歸檔，保存期限不少于制度失效后3年（涉及重大合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的文件建議永久保存）。（五）持續(xù)優(yōu)化：動(dòng)態(tài)更新與效果評估定期評估機(jī)制每年至少開展1次合規(guī)管理制度執(zhí)行效果評估，由合規(guī)部門牽頭，結(jié)合以下維度形成《合規(guī)管理制度評估報(bào)告》：制度與最新法律法規(guī)的匹配度（如《民法典》實(shí)施后，合同管理制度是否修訂了格式條款要求）；業(yè)務(wù)部門執(zhí)行反饋（如“數(shù)據(jù)安全制度中的‘?dāng)?shù)據(jù)備份頻率’是否滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需求”）；合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生情況（如“近1年是否因制度漏洞引發(fā)違規(guī)投訴或處罰”）；監(jiān)管檢查結(jié)果（如“市場監(jiān)管部門檢查時(shí)指出的制度問題是否已整改”）。動(dòng)態(tài)修訂流程當(dāng)出現(xiàn)法律法規(guī)更新、業(yè)務(wù)模式重大調(diào)整、監(jiān)管政策變化或評估發(fā)覺制度存在重大缺陷時(shí)，啟動(dòng)制度修訂程序，流程參照“（二）制度起草”至“（三）評審修訂”環(huán)節(jié)；修訂后的制度需重新履行審批、發(fā)布、宣貫流程，并在原制度文件中標(biāo)注“修訂版本號(hào)”及“生效日期”（如“V2.0，2024年X月X日生效”）。三、核心模板表格設(shè)計(jì)表1：合規(guī)管理制度創(chuàng)建審批表制度名稱《企業(yè)反商業(yè)賄賂合規(guī)管理制度》起草部門法務(wù)部起草人張*（法務(wù)專員）參與部門銷售部、采購部、財(cái)務(wù)部、人力資源部制度適用范圍企業(yè)全體員工、供應(yīng)商、合作伙伴主要修訂內(nèi)容（若為修訂）增加“第三方合規(guī)管理”章節(jié)，明確供應(yīng)商合規(guī)審查標(biāo)準(zhǔn)評審意見合規(guī)性評審意見（法務(wù)部）已核對《反不正當(dāng)競爭法》《刑法》相關(guān)條款，無沖突；新增“第三方合規(guī)管理”條款覆蓋供應(yīng)商全生命周期管理，合規(guī)性通過。可行性評審意見（業(yè)務(wù)部）銷售部反饋“客戶合規(guī)承諾書”條款需精簡，采購部建議“供應(yīng)商合規(guī)背景調(diào)查”流程與現(xiàn)有采購系統(tǒng)對接，已修改。審批意見（主要負(fù)責(zé)人）同意發(fā)布，自2024年X月X日起實(shí)施。表2：合規(guī)管理制度執(zhí)行記錄表制度名稱《企業(yè)數(shù)據(jù)安全合規(guī)管理制度》執(zhí)行日期2024年X月X日執(zhí)行部門信息技術(shù)部執(zhí)行人劉*（數(shù)據(jù)安全經(jīng)理）執(zhí)行內(nèi)容1.開展全員數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)（2場，覆蓋120人）；2.完成核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)權(quán)限梳理（涉及5個(gè)系統(tǒng)、300個(gè)用戶賬號(hào)）。執(zhí)行結(jié)果培訓(xùn)考核通過率95%；權(quán)限梳理發(fā)覺“3個(gè)賬號(hào)權(quán)限與崗位職責(zé)不匹配”，已整改完成。附件清單1.培訓(xùn)簽到表；2.培訓(xùn)考核成績單；3.數(shù)據(jù)權(quán)限整改報(bào)告。記錄人陳*（合規(guī)專員）審核人劉*（數(shù)據(jù)安全經(jīng)理）記錄日期2024年X月X日表3：合規(guī)問題整改跟蹤表問題編號(hào)CGFX-2024-005涉及制度《企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷合規(guī)管理制度》問題描述2024年X月X日，審計(jì)部檢查發(fā)覺“銷售部員工張*的差旅費(fèi)報(bào)銷單中，未附會(huì)議通知原件，僅提供復(fù)印件”，違反制度第5.2條“報(bào)銷材料需提供原件”規(guī)定。整改責(zé)任人銷售部經(jīng)理孫*整改措施1.要求張*3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)交會(huì)議通知原件；2.對銷售部全員重申報(bào)銷材料要求，開展專項(xiàng)培訓(xùn)。整改期限2024年X月X日整改結(jié)果1.會(huì)議通知原件已補(bǔ)交；2.銷售部培訓(xùn)完成（簽到表、照片見附件）。驗(yàn)收人合規(guī)部錢*驗(yàn)收結(jié)果整改完成，符合制度要求。附件清單1.補(bǔ)交的會(huì)議通知原件；2.銷售部培訓(xùn)記錄。記錄日期2024年X月X日四、使用關(guān)鍵提示合規(guī)性優(yōu)先：制度內(nèi)容必須以法律法規(guī)、監(jiān)管政策為唯一依據(jù)，避免因企業(yè)內(nèi)部管理需求設(shè)置與法律沖突的條款（如“禁止員工兼職”需符合《勞動(dòng)合同法》關(guān)于“兼職不影響本單位工作任務(wù)”的規(guī)定）。動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：建議指定專人（如合規(guī)專員*）定期跟蹤法律法規(guī)及監(jiān)管政策變化（如通過“國務(wù)院公報(bào)”“監(jiān)管機(jī)構(gòu)官網(wǎng)”等渠道），每季度更新《合規(guī)義務(wù)清單》，觸發(fā)制度修訂時(shí)及時(shí)啟動(dòng)流程。責(zé)任到人原則：制度中需明確“誰執(zhí)行