供應(yīng)商信息錄入及審核流程表適用場景與業(yè)務(wù)背景本流程表適用于企業(yè)采購部門、供應(yīng)商管理團(tuán)隊(duì)及相關(guān)協(xié)作部門，用于規(guī)范新供應(yīng)商信息錄入、現(xiàn)有供應(yīng)商信息更新及資質(zhì)審核的全流程。具體場景包括：新供應(yīng)商首次合作前的基礎(chǔ)信息采集與資質(zhì)核驗(yàn)；供應(yīng)商經(jīng)營范圍、法人代表、聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息變更時同步更新；定期（如每年）對供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等）的有效性復(fù)核；跨部門協(xié)作中保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性與合規(guī)性，降低合作風(fēng)險。詳細(xì)操作流程指引步驟1：供應(yīng)商信息收集與初步核實(shí)責(zé)任人：采購專員*操作說明：與供應(yīng)商接洽，要求其提供最新版《營業(yè)執(zhí)照》副本復(fù)印件（加蓋公章）、《法定代表人證件號碼明》復(fù)印件、聯(lián)系人及授權(quán)委托書（如需）、行業(yè)相關(guān)資質(zhì)文件（如食品經(jīng)營許可證、ISO認(rèn)證證書等，根據(jù)行業(yè)特性補(bǔ)充）；初步核對文件是否齊全、清晰，關(guān)鍵信息（如統(tǒng)一社會信用代碼、公司地址、經(jīng)營范圍）是否與供應(yīng)商描述一致；對文件缺失或信息模糊的，及時與供應(yīng)商溝通補(bǔ)充，保證后續(xù)錄入環(huán)節(jié)順利。輸出物：《供應(yīng)商資質(zhì)文件清單》（含文件名稱、提交日期、完整性標(biāo)記）。步驟2：信息錄入系統(tǒng)責(zé)任人：數(shù)據(jù)管理專員*操作說明：登錄企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)，選擇“新增供應(yīng)商”或“信息更新”模塊；按模板要求逐項(xiàng)錄入信息，包括：基礎(chǔ)信息：供應(yīng)商全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、實(shí)際經(jīng)營地址、成立日期、注冊資本、法定代表人姓名及聯(lián)系方式；業(yè)務(wù)信息：主營產(chǎn)品/服務(wù)、合作歷史（如有）、主要客戶案例（如有）；資質(zhì)信息：步驟1收集的所有文件掃描件，標(biāo)注文件類型及有效期；錄入完成后，保存草稿并提交至采購經(jīng)理*審核，系統(tǒng)自動觸發(fā)審核通知。輸出物：系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商信息錄入表單、資質(zhì)文件電子檔案。步驟3：部門初審（采購部門）責(zé)任人：采購經(jīng)理*操作說明：接收系統(tǒng)推送的待審核信息，重點(diǎn)核對以下內(nèi)容：基礎(chǔ)信息與資質(zhì)文件是否一致（如公司名稱、信用代碼是否與營業(yè)執(zhí)照匹配）；供應(yīng)商主營產(chǎn)品是否符合企業(yè)采購需求，是否有合作沖突（如競品關(guān)系）；資質(zhì)文件是否在有效期內(nèi)（如行業(yè)許可證、認(rèn)證證書）；審核通過：在系統(tǒng)中“初審?fù)ㄟ^”，流轉(zhuǎn)至法務(wù)/財務(wù)部門；審核不通過：填寫具體意見（如“資質(zhì)文件過期”“經(jīng)營范圍不符”），退回數(shù)據(jù)管理專員*，要求供應(yīng)商整改后重新提交。輸出物：系統(tǒng)審核意見記錄（含通過/駁回理由）。步驟4：復(fù)審（法務(wù)/財務(wù)部門）責(zé)任人：法務(wù)專員、財務(wù)專員操作說明：法務(wù)審核：核查供應(yīng)商資質(zhì)文件的合法性（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否包含合作業(yè)務(wù)）；檢查合同條款（如適用）是否存在法律風(fēng)險，確認(rèn)供應(yīng)商無重大訴訟記錄（可通過“信用中國”等公開渠道輔助核查）；審核通過：在系統(tǒng)中確認(rèn)“法務(wù)合規(guī)”；審核不通過：標(biāo)注法律風(fēng)險點(diǎn)（如“公司章程中無對外合作授權(quán)”），退回采購部門。財務(wù)審核：核對供應(yīng)商財務(wù)信息（如注冊資本、銀行開戶信息），評估其履約能力；檢查是否存在欠款、失信等不良記錄（如通過企業(yè)征信報告查詢）；審核通過：在系統(tǒng)中確認(rèn)“財務(wù)合規(guī)”；審核不通過：標(biāo)注財務(wù)風(fēng)險（如“存在未結(jié)清訴訟”），退回采購部門。輸出物：法務(wù)/財務(wù)審核意見記錄、征信報告（如有）。步驟5：終審與信息歸檔責(zé)任人：分管采購副總*操作說明：接收采購、法務(wù)、財務(wù)部門的綜合審核意見，對存在爭議的問題組織跨部門溝通；綜合評估供應(yīng)商的資質(zhì)、合規(guī)性、合作價值，最終確認(rèn)是否納入合格供應(yīng)商名錄；終審?fù)ㄟ^：在系統(tǒng)中“終審?fù)ㄟ^”，《供應(yīng)商準(zhǔn)入審批表》，同步更新供應(yīng)商庫狀態(tài)為“可用”；終審不通過：向供應(yīng)商出具書面說明（經(jīng)采購部門傳達(dá)），并關(guān)閉本次申請流程；歸檔：將《供應(yīng)商準(zhǔn)入審批表》、資質(zhì)文件紙質(zhì)版/電子版、審核記錄整理存檔，保存期限不少于合作結(jié)束后3年。輸出物：《供應(yīng)商準(zhǔn)入審批表》、歸檔編號。供應(yīng)商信息錄入及審核模板表單模塊字段名稱填寫要求示例基礎(chǔ)信息供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致，填寫全稱科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼，準(zhǔn)確無誤91110108注冊地址填寫營業(yè)執(zhí)照地址北京市海淀區(qū)路號大廈實(shí)際經(jīng)營地址與注冊地址不一致時需補(bǔ)充上海市浦東新區(qū)路號成立日期營業(yè)執(zhí)照載明的成立日期2015-03-15法定代表人填寫姓名，與證件號碼明一致聯(lián)系人及職務(wù)采購對接人信息（采購經(jīng)理）聯(lián)系方式11位手機(jī)號，保證暢通業(yè)務(wù)信息主營產(chǎn)品/服務(wù)列明核心產(chǎn)品或服務(wù)辦公設(shè)備銷售、IT系統(tǒng)集成服務(wù)合作歷史（如有）曾合作項(xiàng)目名稱、起止時間2022年辦公設(shè)備采購項(xiàng)目（2022.01-2022.12）資質(zhì)信息營業(yè)執(zhí)照掃描件（加蓋公章），標(biāo)注有效期有效期至2026-03-14行業(yè)許可證（如需）掃描件，標(biāo)注有效期高新技術(shù)企業(yè)證書（有效期至2027-12-31）授權(quán)委托書（如需）法定代表人簽字蓋章，注明授權(quán)范圍授權(quán)負(fù)責(zé)合作洽談及簽約審核記錄初審人及意見采購經(jīng)理*填寫，明確通過/駁回理由“資質(zhì)齊全，經(jīng)營范圍符合，通過”復(fù)審人及意見法務(wù)/財務(wù)專員*填寫法務(wù)：“無法律風(fēng)險，合規(guī)”；財務(wù)：“信用良好”終審人及意見分管副總*填寫“綜合評估合格，準(zhǔn)入”歸檔編號檔案管理員*分配GL-2024-001關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險提示信息真實(shí)性核查：嚴(yán)禁接受復(fù)印件未加蓋公章的資質(zhì)文件，可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”公開渠道驗(yàn)證營業(yè)執(zhí)照信息真?zhèn)危还?yīng)商聯(lián)系方式變更時，需在3個工作日內(nèi)更新系統(tǒng)，保證溝通順暢。資質(zhì)文件時效性：行業(yè)許可證、認(rèn)證證書等文件需在到期前1個月啟動復(fù)核，超期未續(xù)審的供應(yīng)商自動轉(zhuǎn)為“待觀察”狀態(tài)，暫停合作直至更新有效資質(zhì)。審核責(zé)任明確：初審人對信息完整性負(fù)責(zé)，復(fù)審人對合規(guī)性負(fù)責(zé)，終審人對整體決策負(fù)責(zé)；審核意見需具體、可追溯，避免模糊表述（如“再看看”）。信息保密要求：供應(yīng)商信息僅限采購、法務(wù)、財務(wù)及授權(quán)人員查閱，嚴(yán)禁泄露供應(yīng)商商業(yè)秘密（如報價、技術(shù)參數(shù)等）。特殊情況處理：對于緊急采購（如生產(chǎn)急需物料