采購申請審批模板工具使用指南一、適用范圍與應用場景本采購申請審批模板工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織（以下簡稱“單位”）的日常采購活動管理，尤其適合需要規(guī)范化、流程化審批采購需求的場景。具體包括：常規(guī)辦公采購：如辦公用品、文具耗材、清潔用品等日常運營所需物料；生產(chǎn)/運營物資采購：如原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備、維修工具等業(yè)務相關(guān)物資；服務類采購：如咨詢服務、技術(shù)服務、外包服務、廣告宣傳等非實物采購；專項項目采購：如項目實施所需設(shè)備、材料、服務等，需與項目預算關(guān)聯(lián)的采購需求。無論單位規(guī)模大小（中小企業(yè)、大型集團）、組織架構(gòu)（集權(quán)式、分權(quán)式），均可通過本模板實現(xiàn)采購需求的提報、審核、審批全流程標準化管理，保證采購合規(guī)、高效、可控。二、采購申請審批全流程操作指南（一）第一步：明確采購需求與分類需求確認：申請人（部門經(jīng)辦人）需與需求部門負責人溝通，明確采購物品/服務的具體需求，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、期望交付時間等，避免模糊描述（如“一批辦公用品”需細化為“A4紙500包、簽字筆200支”）。采購分類：根據(jù)單位采購管理制度，判斷采購類型（如辦公類、生產(chǎn)類、服務類、項目類），并確認是否屬于“集中采購目錄內(nèi)”或“招標限額以上”項目（若涉及，需提前對接采購部門，確認是否需啟動專項采購流程）。（二）第二步：填寫采購申請基本信息登錄單位采購管理系統(tǒng)或《采購申請審批表》（見模板表格），填寫以下核心信息：基礎(chǔ)信息：申請單號（系統(tǒng)自動或按規(guī)則編號，如“CG-2024-X”）、申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購背景：簡要說明采購原因（如“新員工入職需配置辦公設(shè)備”“項目實施需采購材料”）；資金信息：預算金額（需提前完成部門預算備案）、資金來源（如“部門年度預算”“專項項目資金”）；緊急程度：勾選“普通/緊急/特急”（緊急采購需注明原因，如“生產(chǎn)設(shè)備故障需緊急維修”，并同步抄送采購部門負責人加速審批）。（三）第三步：詳細填寫采購明細與預算采購明細清單：逐行填寫需采購的物品/服務信息，包括：序號、物品/服務名稱（需與國家標準或行業(yè)規(guī)范名稱一致，避免俗稱）、規(guī)格型號（如“電腦：聯(lián)想ThinkPadT14，i5處理器，16G內(nèi)存，512G固態(tài)硬盤”）、單位（個/臺/套/次）、數(shù)量（需與實際需求匹配，避免超額申請）、單價（需參考歷史采購價、市場詢價或供應商報價）、總價（數(shù)量×單價，自動匯總）；用途說明（如“用于市場部客戶接待”“生產(chǎn)車間A產(chǎn)線日常維修”）。預算合理性說明：若單價較高或超常規(guī)預算，需附簡要說明（如“因原材料漲價，本次采購單價較上次上漲10%，已附3家供應商報價對比”）。（四）第四步：附件材料為保證審批信息完整，需同步以下附件（電子版）：需求證明材料：如部門會議紀要（確認需求）、項目立項批復（專項采購）、庫存盤點表（避免重復采購）；報價/比價文件：單次采購金額超過[單位規(guī)定限額，如1000元]需提供至少2家供應商的書面報價單；超[5000元]需附《比價表》（含供應商名稱、報價、服務承諾）；技術(shù)/質(zhì)量要求：如設(shè)備采購需提供技術(shù)參數(shù)表、服務采購需提供服務范圍說明；其他證明：如合同模板（框架采購）、資質(zhì)文件（特殊行業(yè)供應商資質(zhì)）等。（五）第五步：提交審批與流程跟蹤發(fā)起審批流：在系統(tǒng)中提交申請或?qū)⒓堎|(zhì)《采購申請審批表》交至部門負責人，審批流程默認為：申請人→部門負責人→采購部→財務部→分管領(lǐng)導→總經(jīng)理（/最終審批人）審批時效要求：各環(huán)節(jié)審批人需在[1-2個工作日]內(nèi)完成審批（緊急采購需在[4小時內(nèi)]反饋），若需補充材料，需明確告知申請人；若審批不通過，需注明原因并退回修改。流程跟蹤：申請人可通過系統(tǒng)查看審批進度，或主動聯(lián)系各環(huán)節(jié)審批人確認，避免審批卡滯。（六）第六步：審批結(jié)果反饋與后續(xù)處理審批通過：最終審批人簽字確認后，系統(tǒng)自動《采購任務通知單》或紙質(zhì)蓋章版，同步至采購部門，由采購部門負責聯(lián)系供應商、執(zhí)行采購。審批退回：若因信息不全、預算超標等原因被退回，申請人需根據(jù)審批意見修改完善后重新提交，并附修改說明。結(jié)果歸檔：審批完成的《采購申請審批表》及附件由采購部門統(tǒng)一歸檔（電子檔+紙質(zhì)檔），保存期限不少于[3年]（按單位檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。三、采購申請審批模板表格采購申請審批表基礎(chǔ)信息內(nèi)容申請單號CG-2024-X（系統(tǒng)自動/按規(guī)則編號）申請部門如：行政部/生產(chǎn)部/市場部申請人*（經(jīng)辦人姓名）聯(lián)系方式*（內(nèi)部分機/手機號，隱藏真實隱私）申請日期YYYY年MM月DD日采購背景（簡述原因，如“新項目啟動需采購設(shè)備”）采購類型□辦公類□生產(chǎn)類□服務類□項目類□其他______資金來源□部門預算□項目資金□專項撥款□其他______預算總額（元）大寫：____________________小寫：________緊急程度□普通□緊急□特急（緊急原因：________）采購明細清單序號物品/服務名稱1（如：A4紙）2（如：筆記本電腦）……合計附件清單（勾選并）□部門需求確認函□供應商報價單（≥2家）□比價表□技術(shù)參數(shù)要求□項目立項批復□其他：__________________________審批流程審批人部門審批意見簽字/日期申請人*申請部門-_______年__月__日部門負責人*申請部門□同意□不同意_______年__月__日采購部審核*采購部□通過□退回_______年__月__日財務部審核*財務部□預算合規(guī)□超預算_______年__月__日分管領(lǐng)導審批*分管領(lǐng)導□同意□不同意_______年__月__日總經(jīng)理/最終審批人*總經(jīng)理辦公室□批準□不批準_______年__月__日備注|（如：需在月日前到貨，特殊質(zhì)量要求等）|四、使用本工具的注意事項與常見問題（一）填寫規(guī)范：信息完整、真實、準確禁止模糊表述：物品名稱需具體（如“打印機”需注明品牌、型號，“服務采購”需明確服務內(nèi)容），避免使用“一批”“若干”等模糊詞匯；數(shù)據(jù)一致性：數(shù)量、單價、總價需邏輯匹配，系統(tǒng)自動校驗總和，避免計算錯誤；信息真實性：申請人需對提交的附件（如報價單、需求證明）真實性負責，嚴禁虛報、瞞報采購需求。（二）審批流程：明確節(jié)點、遵守時效審批權(quán)限：嚴格按照單位《采購管理辦法》規(guī)定的權(quán)限審批，不得越權(quán)審批或簡化流程（如“超預算采購”需先提交預算調(diào)整申請，再走審批流程）；時效管理：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)反饋，若因故無法審批，需提前委托他人或告知申請人，避免流程停滯；緊急采購需同步啟動“綠色通道”，優(yōu)先處理。（三）預算控制：先預算后采購，嚴控超支預算前置：采購申請需在部門年度預算范圍內(nèi)提交，無預算或超預算申請需附《預算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務部及分管領(lǐng)導審批后方可發(fā)起；價格審核：采購部需對申請人提交的報價單進行審核，必要時開展市場調(diào)研，保證價格公允，防止采購成本過高。（四）附件管理：齊全有效，留痕可查附件必備性：單次采購金額超過[單位規(guī)定限額]必須提供報價單、比價表等附件，附件缺失可能導致審批退回；附件規(guī)范性：報價單需加蓋供應商公章（電子版需PDF格式），技術(shù)參數(shù)需經(jīng)需求部門確認，保證附件合法、有效。（五）特殊情況處理：靈活應對，合規(guī)優(yōu)先緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、項目緊急需求）需緊急采購，申請人需在申請單中注明“緊急采購”及原因，經(jīng)部門負責人及分管領(lǐng)導簽字后，可先采購后補流程（24小時內(nèi)補齊附件）；框架協(xié)議采購：對于已簽訂框架協(xié)議的供應商（如辦公用品年度供應商），可直接填寫協(xié)議編號及價格，無需重復報價，但需注明“框架協(xié)議內(nèi)采購”