合同審查與執(zhí)行跟蹤管理標準化流程一、適用業(yè)務場景本標準化流程適用于企業(yè)各類合同的審查、簽署、執(zhí)行及全過程跟蹤管理，覆蓋但不限于以下場景：采購類合同：原材料采購、設備采購、服務采購等供應商合作合同；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務提供、渠道合作等客戶合同；合作類合同：聯(lián)合研發(fā)、戰(zhàn)略聯(lián)盟、項目外包等合作伙伴合同；服務類合同：咨詢服務、技術(shù)服務、運維服務等第三方服務合同；其他合同：租賃、借款、擔保等需規(guī)范管理的合同類型。二、標準化操作流程（一）合同審查階段目標：保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款清晰、風險可控，從源頭規(guī)避履約糾紛。步驟1：合同發(fā)起與資料準備發(fā)起主體：業(yè)務部門（如采購部、銷售部、項目部）根據(jù)合作需求發(fā)起合同流程。提交資料：填寫《合同審批單》（模板見附件1），附合作方背景資料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、資質(zhì)證明）、合作方案、技術(shù)規(guī)格書、報價單等支撐材料。資料要求：保證資料真實、完整，合作方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人）與營業(yè)執(zhí)照一致，復印件需加蓋合作方公章。步驟2：初步審查（業(yè)務部門）審查重點：（1）需求匹配度：合同內(nèi)容是否與業(yè)務需求一致（如采購數(shù)量、交付標準、服務范圍）；（2）商業(yè)條款：價格、付款方式、交付周期、違約責任等商業(yè)條款是否合理；（3）基礎(chǔ)信息核對：合同主體、標的、數(shù)量、金額等核心信息是否準確無誤。輸出結(jié)果：業(yè)務部門負責人在《合同審批單》上簽署初步意見，通過則進入下一步，不通過則退回發(fā)起部門修改。步驟3：專項審查（法務/財務/技術(shù)部門）審查職責分工：法務部門：審查合同法律合規(guī)性（如條款是否違反法律法規(guī)、是否存在法律漏洞、爭議解決方式是否明確）、主體履約能力（合作方是否具備相應資質(zhì)、有無不良記錄）；財務部門：審查付款條款（如資金安排是否合理、稅務處理是否合規(guī)）、信用風險（如合作方信用評級、應收賬款風險）；技術(shù)部門：審查技術(shù)條款（如技術(shù)標準、驗收標準、知識產(chǎn)權(quán)歸屬）是否滿足項目需求。審查時限：各專項審查部門需在收到資料后2個工作日內(nèi)完成審查，逾期未反饋視為默認通過。輸出結(jié)果：各部門在《合同審批單》上簽署專項意見，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”，并明確修改意見。步驟4：修訂與確認修訂主體：業(yè)務部門根據(jù)專項審查意見修改合同文本，涉及重大條款變更（如價格、付款方式、違約責任）需與合作方協(xié)商一致。確認流程：修訂后合同再次提交各專項審查部門確認，直至所有部門無異議。步驟5：最終審批與簽署審批層級：根據(jù)合同金額及重要性，由對應層級負責人審批（如10萬元以下部門負責人審批，10-50萬元分管副總審批，50萬元以上總經(jīng)理審批）。簽署規(guī)范：審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽署合同，加蓋公司公章及合同專用章；合作方簽署需保證簽字人與法定代表人一致或持有有效授權(quán)委托書，雙方簽署頁需注明簽署日期。（二）合同執(zhí)行跟蹤階段目標：實時監(jiān)控合同履行情況，及時發(fā)覺并解決履約問題，保證合同目標達成。步驟1：合同交底與責任分配交底會議：合同簽署后3個工作日內(nèi)，由業(yè)務部門牽頭組織法務、財務、技術(shù)等相關(guān)人員召開合同交底會，明確合同關(guān)鍵條款（如交付節(jié)點、驗收標準、付款條件）、各部門職責及風險點。責任到人：指定合同執(zhí)行負責人（如項目經(jīng)理、采購專員），填寫《合同執(zhí)行責任表》（模板見附件2），明確各環(huán)節(jié)負責人、時間節(jié)點及交付成果。步驟2：執(zhí)行過程監(jiān)控監(jiān)控方式：（1）節(jié)點跟蹤：按合同約定的時間節(jié)點（如交付日期、付款節(jié)點）進行監(jiān)控，提前3個工作日提醒負責人準備相關(guān)材料；（2）進度匯報：執(zhí)行負責人每周填寫《合同執(zhí)行跟蹤表》（模板見附件3），匯報合同履行進度、存在問題及解決措施，提交部門負責人審閱；（3）現(xiàn)場核查：對涉及交付、驗收的合同，執(zhí)行負責人需現(xiàn)場核查履約情況（如產(chǎn)品質(zhì)量、服務標準），留存核查記錄（如照片、簽字確認單）。步驟3：變更與補充管理變更情形：因市場需求變化、政策調(diào)整或不可抗力等原因需變更合同內(nèi)容時，啟動變更流程。變更流程：（1）變更申請：業(yè)務部門提交《合同變更申請表》（模板見附件4），說明變更原因、內(nèi)容及對合同的影響；（2）審批確認：變更申請經(jīng)法務、財務部門審查，原審批層級重新審批；（3）簽署備案：變更協(xié)議經(jīng)雙方簽署后，作為原合同補充文件一并歸檔，原合同相關(guān)條款以變更協(xié)議為準。步驟4：履約驗收與結(jié)算驗收標準：嚴格按照合同約定的技術(shù)標準、質(zhì)量標準、交付期限進行驗收，驗收需有合作方、執(zhí)行負責人、技術(shù)/質(zhì)量部門共同參與，簽署《合同驗收確認單》（模板見附件5）。結(jié)算管理：驗收合格后，財務部門根據(jù)合同約定開具發(fā)票，辦理付款手續(xù)；涉及尾款的，需確認無未決爭議或違約情況后支付。步驟5：風險預警與應對預警指標：設定關(guān)鍵風險預警點，包括：合作方逾期履約（超過約定時間3個工作日）、質(zhì)量不達標（驗收不合格2次）、付款延遲（超過約定付款期限5個工作日）、合作方經(jīng)營異常（如被列為失信企業(yè)、涉訴等）。應對措施：（1）逾期履約：執(zhí)行負責人與合作方溝通，要求說明原因并明確新的履約時間，必要時發(fā)送《履約催告函》；（2）質(zhì)量/驗收問題：技術(shù)部門出具整改意見，要求合作方限期整改，整改后重新驗收；（3）付款延遲：財務部門與合作方對賬，確認逾期原因，必要時暫停后續(xù)合作；（4）合作方異常：法務部門評估風險，啟動應急預案（如暫停履行合同、要求提供擔保、解除合同）。步驟6：合同歸檔歸檔時間：合同履行完畢（包括驗收、結(jié)算、爭議解決后）10個工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔內(nèi)容：合同文本（含附件、變更協(xié)議）、審批單、簽署頁、驗收確認單、付款憑證、溝通記錄（如郵件、函件）、爭議解決文件等。歸檔要求：按合同編號分類整理，電子檔案同步存儲至公司合同管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案交檔案室統(tǒng)一保管，保存期限不少于合同履行期后5年。三、核心管理模板附件1：合同審批單合同名稱合同編號合作方名稱合同類型□采購□銷售□合作□服務□其他合同金額（元）履行期限自_年_月_日至_年__月__日發(fā)起部門意見負責人簽字：__*__日期：____年__月__日業(yè)務部門審查審查要點：需求匹配度、商業(yè)條款、基礎(chǔ)信息意見：□同意□修改后同意□不同意負責人簽字：__*__日期：____年__月__日法務部門審查審查要點：法律合規(guī)性、主體資格、條款完整性意見：□同意□修改后同意□不同意負責人簽字：__*__日期：____年__月__日財務部門審查審查要點：付款條款、信用風險、稅務處理意見：□同意□修改后同意□不同意負責人簽字：__*__日期：____年__月__日技術(shù)部門審查審查要點：技術(shù)標準、驗收標準、知識產(chǎn)權(quán)意見：□同意□修改后同意□不同意負責人簽字：__*__日期：____年__月__日最終審批審批層級：□部門負責人□分管副總□總經(jīng)理意見：□同意□駁回簽字：__*__日期：____年__月__日附件2：合同執(zhí)行責任表合同名稱合同編號執(zhí)行負責人__*（聯(lián)系方式：_____）所屬部門關(guān)鍵節(jié)點節(jié)點內(nèi)容計劃完成時間責任人風險點風險描述應對措施責任人附件3：合同執(zhí)行跟蹤表合同名稱合同編號執(zhí)行負責人__*__報告周期□周報□月報□專項報告本周/月進展（詳細描述合同履行情況，如交付進度、款項支付、溝通記錄等）存在問題（列出履約過程中的問題，如逾期、質(zhì)量爭議、變更需求等）解決措施（針對問題已采取或計劃采取的措施，明確責任人和時間）下周/月計劃（下一階段重點工作安排）部門負責人審閱意見：□正常□重點關(guān)注□需協(xié)調(diào)簽字：__*__日期：____年__月__日附件4：合同變更申請表原合同名稱原合同編號合作方名稱變更日期____年__月__日變更原因□市場需求變化□政策調(diào)整□不可抗力□其他：詳細說明：________________________變更內(nèi)容（逐條列出變更條款，如原條款：“交付時間為30天”，變更為：“交付時間為45天”）變更影響對合同金額、履行期限、風險的影響：________________________審批意見業(yè)務部門：□同意□不同意負責人：__*__日期：____年__月日法務部門：□同意□不同意負責人：*__日期：____年__月日財務部門：□同意□不同意負責人：*__日期：____年__月__日最終審批□同意□駁回簽字：__*__日期：____年__月__日附件5：合同驗收確認單合同名稱合同編號合作方名稱驗收日期____年__月__日驗收內(nèi)容（根據(jù)合同約定列出驗收項目，如產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量標準、服務完成情況）驗收標準（合同約定的技術(shù)標準、質(zhì)量指標等）驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格需說明原因：________________________）參與人員公司方：__*（職務：_____）、__*（職務：_____）合作方：__*（職務：_____）、__*（職務：_____）簽字確認公司方（蓋章）：合作方（蓋章）：負責人簽字：__*__負責人簽字：__*__日期：____年__月__日日期：____年__月__日四、關(guān)鍵風險提示與防范（一）主體資格風險風險點：合作方不具備相應資質(zhì)、超越經(jīng)營范圍或為失信企業(yè)，導致合同無效或無法履約。防范措施：審查合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書原件，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營異常及涉訴信息，必要時要求提供擔保。（二）條款漏洞風險風險點：合同條款模糊（如“合理期限”“優(yōu)質(zhì)服務”）、權(quán)利義務不對等、違約責任不明確，引發(fā)爭議。防范措施：法務部門參與條款審查，保證內(nèi)容具體、可執(zhí)行，明確違約情形及責任（如違約金計算方式、賠償范圍），避免使用模糊表述。（三）履約能力風險風險點：合作方資金不足、技術(shù)能力不達標或履約意愿低，導致延遲交付、質(zhì)量不達標。防范措施：業(yè)務部門開展合作方背景調(diào)查，評估其財務狀況、過往履約記錄；合同中約定履約保證金條款，按進度分期付款。（四）變更管理風險風險點：未經(jīng)審批擅自變更合同，或變更后未簽訂