綜合人事檔案管理模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的人事部門，用于系統(tǒng)化管理員工從入職到離職的全周期檔案信息。具體場景包括：新員工入職建檔、員工在職信息動態(tài)更新、崗位異動記錄、獎懲情況備案、離職手續(xù)辦理及檔案歸檔等。通過標準化模板，可保證人事檔案的完整性、規(guī)范性和可追溯性，為企業(yè)人力資源管理、決策支持及合規(guī)審計提供數(shù)據(jù)支撐。二、綜合人事檔案管理全流程操作指南（一）員工入職檔案建立材料收集：新員工入職時，需提交以下材料（原件核對后留存復(fù)印件）：身份證、學(xué)歷/學(xué)位證書、職業(yè)資格證書復(fù)印件；離職證明（應(yīng)屆生提供就業(yè)推薦表）；一寸免冠照片2張；入職登記表（見模板1）；勞動合同簽訂確認書。信息錄入：根據(jù)收集的材料，填寫《員工基本信息表》（見模板2），保證姓名（*號代替，下同）、性別、出生日期、身份證號、聯(lián)系方式、學(xué)歷、崗位等信息準確無誤，與原始材料一致。檔案歸檔：將入職材料按順序整理，放入員工檔案袋，標注“員工檔案-姓名*-入職日期”，移交檔案管理員統(tǒng)一保管。（二）在職期間檔案動態(tài)更新異動信息更新：員工發(fā)生崗位調(diào)動、晉升、降職、部門變更時，需由用人部門提交《員工異動申請表》（見模板3），經(jīng)審批后，檔案管理員3個工作日內(nèi)更新《員工基本信息表》中的“崗位”“部門”“職級”等字段，并附異動審批材料復(fù)印件。獎懲記錄備案：員工獲得表彰（如優(yōu)秀員工、晉升獎勵）或違規(guī)處分（如警告、記過）時，由行政部門或用人部門提供書面證明材料，檔案管理員核對無誤后錄入《員工獎懲記錄表》（見模板4），注明獎懲事由、日期、審批人及結(jié)果。培訓(xùn)與技能提升記錄：員工參加企業(yè)內(nèi)外部培訓(xùn)、考取新資格證書時，需提交培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書或資格證明復(fù)印件，檔案管理員登記至《員工培訓(xùn)記錄表》（見模板5），記錄培訓(xùn)時間、內(nèi)容、結(jié)果及考核成績。（三）離職檔案處理離職材料收集：員工辦理離職手續(xù)時，需提交《離職申請表》（見模板6）、工作交接清單、離職證明（由人力資源部開具），檔案管理員核對交接內(nèi)容是否完整。檔案信息更新：在《員工基本信息表》中標注“離職日期”“離職原因”，并更新《員工離職記錄表》（見模板7），記錄離職類型（主動離職/被動離職）、工作交接人、離職證明編號等信息。檔案歸檔與保管：離職員工檔案單獨存放，標注“離職檔案-姓名*-離職日期”，保管期限按國家規(guī)定執(zhí)行（一般離職后保存2年，特殊崗位按行業(yè)要求延長）。（四）檔案查詢與利用內(nèi)部查詢：企業(yè)因管理需要查詢員工檔案時，需經(jīng)部門負責(zé)人及人力資源部負責(zé)人簽字批準，檔案管理員提供復(fù)印件（需加蓋“檔案專用章”），原件不予外借。外部調(diào)?。核痉C關(guān)、部門等法定機構(gòu)調(diào)取檔案時，需持有效證件及單位介紹信，經(jīng)人力資源部負責(zé)人審批后，可查閱或復(fù)印檔案相關(guān)內(nèi)容，并記錄調(diào)取單位、事由、經(jīng)辦人及日期。三、人事檔案管理核心模板表格模板1：入職登記表序號項目內(nèi)容備注（填寫說明）1姓名*與身份證一致2性別3出生日期年/月/日格式4身份證號18位號碼5聯(lián)系電話緊急聯(lián)系人電話需單獨填寫6現(xiàn)居住地址7最高學(xué)歷如：本科/碩士8畢業(yè)院校及專業(yè)9應(yīng)聘崗位以錄用通知書為準10入職日期11緊急聯(lián)系人關(guān)系+電話12員工簽字確認信息真實無誤模板2：員工基本信息表員工編號姓名*部門崗位入職日期勞動合同期限聯(lián)系方式學(xué)歷職級離職日期備注模板3：員工異動申請表員工姓名*員工編號原部門原崗位新部門新崗位異動類型（晉升/調(diào)動/降職）生效日期異動原因申請人簽字部門負責(zé)人審批人力資源部審批總經(jīng)理審批模板4：員工獎懲記錄表員工姓名*員工編號獎懲類型（獎勵/懲罰）事由日期審批人結(jié)果（如：獎金/降薪/警告）備注模板5：員工培訓(xùn)記錄表員工姓名*員工編號培訓(xùn)主題培訓(xùn)時間培訓(xùn)地點主講人考核成績培訓(xùn)結(jié)果（合格/不合格）證書編號（如有）模板6：離職申請表員工姓名*員工編號部門崗位離職類型（主動/被動）離職原因預(yù)計離職日期工作交接人部門負責(zé)人審批人力資源部審批模板7：員工離職記錄表員工姓名*員工編號離職日期離職原因工作交接清單編號離職證明編號檔案保管期限經(jīng)辦人備注四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項數(shù)據(jù)保密性：人事檔案涉及員工隱私，檔案管理員需嚴格遵守保密規(guī)定，嚴禁非授權(quán)人員查閱、復(fù)制檔案信息；電子檔案需加密存儲，訪問權(quán)限分級管理。信息及時性：員工信息發(fā)生變更（如聯(lián)系方式、崗位異動）時，需在3個工作日內(nèi)完成檔案更新，保證信息與實際情況一致，避免因信息滯后導(dǎo)致管理風(fēng)險。材料完整性：檔案材料需為原件或加蓋單位公章的復(fù)印件，保證材料的真實性和合法性；缺失關(guān)鍵材料（如勞動合同、離職證明）時，需及時補充，否則可能影響員工權(quán)益或企業(yè)合規(guī)性。合規(guī)性要求：檔案管理需符合《中華人民共和國勞動合同法》《檔案法》等相關(guān)法規(guī)，勞動合同、離職證明等法定文件需保存不少于2年，涉及保密崗位的檔案保存期限按國家規(guī)定延長。電子化備份：建議建立電子檔案系統(tǒng)，定期對紙質(zhì)檔案進行掃描備份，防止