工程檔案管理辦法一、總則1.為加強本單位工程檔案管理工作，確保工程檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性以及有效利用，根據(jù)國家有關檔案管理法規(guī)及行業(yè)相關規(guī)定，結合本單位工程建設實際情況，特制定本辦法。2.本辦法適用于本單位所有工程項目從立項到竣工驗收交付全過程中形成的各類檔案資料的管理。二、工程檔案管理職責分工1.檔案管理部門職責負責制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督、檢查制度的執(zhí)行情況。指導、協(xié)助各工程項目部門做好工程檔案的收集、整理、歸檔等工作，對檔案整理的規(guī)范性進行審核。負責集中統(tǒng)一保管工程檔案，做好檔案的分類、編號、編目、裝訂等工作，建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。按照國家有關檔案保管期限規(guī)定，做好工程檔案的鑒定、銷毀等工作，定期對檔案保管狀況進行檢查，確保檔案安全。2.工程項目部門職責明確本部門負責工程檔案管理的專人，負責本項目工程檔案資料的日常收集、積累工作，確保各類文件、資料應歸盡歸。按照檔案管理要求，對收集到的檔案資料進行初步整理、分類，保證檔案資料的真實性、完整性和準確性，及時向檔案管理部門移交應歸檔的檔案。配合檔案管理部門做好檔案的審核、驗收以及后續(xù)的查詢、利用等相關工作，在項目建設過程中如發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失或有疑問，及時進行補充和核實。三、工程檔案的范圍與內(nèi)容1.項目前期文件項目建議書、可行性研究報告及其批復文件。項目選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等相關規(guī)劃審批文件。項目環(huán)境影響評價報告及批復、節(jié)能評估報告及批復等專項評估文件。項目立項審批文件、項目招投標文件（包括招標公告、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等）。2.工程施工文件施工圖紙、設計變更通知、工程洽商記錄等設計文件。施工組織設計、施工技術方案、施工進度計劃、施工日志等施工管理文件。原材料、構配件、設備等質(zhì)量證明文件及檢驗檢測報告，包括產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告、復試報告等。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄等質(zhì)量驗收文件。施工過程中的各項施工記錄，如地基處理記錄、混凝土澆筑記錄、管道試壓記錄等。3.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則等監(jiān)理規(guī)劃性文件。監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、監(jiān)理工作總結等日常監(jiān)理工作文件。工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工程師通知單及回復單等質(zhì)量控制文件。監(jiān)理對工程進度、造價控制等方面的相關文件。4.竣工驗收文件工程竣工報告、工程竣工驗收申請及批復文件。規(guī)劃、消防、環(huán)保等專項驗收合格文件。工程竣工結算審核報告、財務決算報告等與工程費用結算相關的文件。工程竣工驗收備案表、質(zhì)量保修書等竣工驗收備案及后續(xù)保障文件。四、工程檔案的收集與整理1.收集要求工程檔案資料應隨工程建設進度同步收集，確保文件資料及時、完整，任何部門和個人不得擅自截留、隱匿或銷毀應歸檔的文件資料。對于外來文件，如政府部門的審批文件、設計單位的圖紙等，由接收部門負責及時登記、傳遞，并交檔案管理人員進行歸檔管理。各類文件資料應采用原件進行歸檔，確實無法取得原件的，可采用具有同等效力的復印件，并注明原件存放處、加蓋相關單位公章及經(jīng)手人簽字確認。2.整理原則與方法遵循文件資料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照工程項目的不同階段、不同專業(yè)以及文件類型等進行分類整理，便于檔案的保管和利用。檔案整理應做到書寫工整、字跡清晰、裝訂整齊，紙張規(guī)格統(tǒng)一，對于破損、褪色的文件要進行修復或復制處理。每卷檔案應編制卷內(nèi)目錄、備考表等，注明卷內(nèi)文件的序號、名稱、日期、頁次等內(nèi)容，備考表中要記錄檔案整理情況及存在的問題等信息。五、工程檔案的歸檔與移交1.歸檔時間各工程項目部門應在工程竣工驗收合格后[X]個月內(nèi)，將整理好的工程檔案向檔案管理部門進行移交歸檔。對于分期建設的項目，可按分期情況分期移交歸檔。對于跨年度的工程項目，可在每年年終時，將當年已形成的檔案資料進行初步整理后，先移交檔案管理部門集中保管，待項目全部竣工后再統(tǒng)一進行系統(tǒng)整理和最終移交。2.移交手續(xù)移交檔案時，工程項目部門應填寫《工程檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的類別、卷數(shù)、冊數(shù)、頁數(shù)等內(nèi)容，并由移交人和接收人雙方簽字確認，同時加蓋雙方部門公章。檔案管理部門收到移交的檔案后，應按照本辦法及相關標準對檔案的完整性、準確性和整理規(guī)范性進行檢查驗收，如發(fā)現(xiàn)不符合要求的情況，應及時通知工程項目部門進行補充、整改，直至符合歸檔要求為止。六、工程檔案的保管與利用1.保管條件檔案管理部門應設置專門的工程檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防塵、防盜、防光、防高溫、防有害氣體等“八防”措施，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案盒、除濕機、溫濕度計、滅火器等，確保檔案保管環(huán)境符合國家規(guī)定的標準。定期對檔案庫房的溫濕度進行監(jiān)測和調(diào)控，做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，按照規(guī)定進行檔案庫房的安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.利用規(guī)定本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、利用工程檔案時，應填寫《工程檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、卷號等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意，并報檔案管理部門負責人審批后，方可在檔案管理部門指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復制工程檔案中的部分內(nèi)容，須另行填寫《工程檔案復制申請表》，經(jīng)相關領導審批后，由檔案管理部門負責辦理復制手續(xù)，復制件應注明“復制件”字樣及復制日期，并加蓋檔案管理部門公章，與原件一同保管。外單位人員查閱、利用本單位工程檔案，須持單位介紹信及本人有效身份證件，經(jīng)本單位主管領導審批同意后，按照上述內(nèi)部人員查閱利用的規(guī)定辦理相關手續(xù)。七、工程檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應定期會同有關部門及專業(yè)技術人員，按照國家有關檔案保管期限規(guī)定及本單位實際情況，對已到保管期限的工程檔案進行鑒定，確定是否仍有保存價值。鑒定工作應通過逐卷、逐件查閱檔案內(nèi)容，結合工程項目的歷史情況、后續(xù)利用可能性等因素綜合進行評估，形成鑒定意見，編制《工程檔案鑒定報告》。2.銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的工程檔案，應編制《工程檔案銷毀清單》，報本單位主管領導審批同意后，方可進行銷毀。銷毀檔案應采用適宜的方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等（對于紙質(zhì)檔案和電子檔案分別按相應的規(guī)范操作），并由專人負責