高校停辦活動(dòng)方案一、方案背景隨著高校教育教學(xué)改革的不斷深入，以及各種內(nèi)外部因素的影響，學(xué)?？赡軙?huì)面臨停辦部分活動(dòng)的情況。為了確?；顒?dòng)停辦工作的順利進(jìn)行，保障學(xué)校正常教學(xué)秩序，維護(hù)師生的權(quán)益，特制定本方案。本方案適用于高校各類因各種原因需要停辦的活動(dòng)，包括但不限于文藝演出、學(xué)術(shù)講座、體育賽事、社團(tuán)活動(dòng)等。二、適用范圍本方案適用于學(xué)校內(nèi)所有計(jì)劃停辦的活動(dòng)，涵蓋不同學(xué)院、部門組織的各類活動(dòng)項(xiàng)目。三、職責(zé)分工1.活動(dòng)主辦部門負(fù)責(zé)活動(dòng)停辦的整體溝通協(xié)調(diào)工作，及時(shí)向?qū)W校相關(guān)部門匯報(bào)活動(dòng)停辦進(jìn)展情況。負(fù)責(zé)通知活動(dòng)參與人員（包括但不限于嘉賓、表演者、參賽人員、觀眾等）活動(dòng)停辦的消息，并做好解釋工作。負(fù)責(zé)清理活動(dòng)相關(guān)的宣傳物料、場(chǎng)地布置等，避免造成校園環(huán)境的混亂。2.學(xué)校宣傳部負(fù)責(zé)通過學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、微博等官方渠道發(fā)布活動(dòng)停辦公告，確保信息傳達(dá)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。協(xié)助活動(dòng)主辦部門做好對(duì)活動(dòng)參與人員的解釋工作，引導(dǎo)正確輿論導(dǎo)向。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)核算活動(dòng)已產(chǎn)生的費(fèi)用，包括但不限于場(chǎng)地租賃費(fèi)用、嘉賓酬金、物料采購(gòu)費(fèi)用等，并按照學(xué)校財(cái)務(wù)制度進(jìn)行結(jié)算。對(duì)于因活動(dòng)停辦可能產(chǎn)生的退費(fèi)情況，制定詳細(xì)的退費(fèi)流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保費(fèi)用退還工作的規(guī)范有序。4.后勤管理部門負(fù)責(zé)清理活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，恢復(fù)場(chǎng)地原狀，確保場(chǎng)地安全和衛(wèi)生。協(xié)助活動(dòng)主辦部門處理活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)遺留的物資，按照學(xué)校資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行妥善處置。四、停辦流程1.提前通知活動(dòng)主辦部門應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日向?qū)W校相關(guān)部門提交活動(dòng)停辦申請(qǐng)，說明停辦原因、預(yù)計(jì)停辦時(shí)間等信息。學(xué)校審批通過后，活動(dòng)主辦部門立即著手通知活動(dòng)參與人員。通知方式應(yīng)多樣化，包括但不限于電話、短信、郵件、微信公眾號(hào)推送等，確保通知到每一位相關(guān)人員。通知內(nèi)容應(yīng)明確說明活動(dòng)停辦的消息、停辦原因以及后續(xù)安排等，盡量減少對(duì)參與人員的影響。2.公告發(fā)布學(xué)校宣傳部在接到活動(dòng)停辦通知后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)通過學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、微博等官方渠道發(fā)布活動(dòng)停辦公告。公告內(nèi)容應(yīng)包括活動(dòng)名稱、停辦原因、停辦時(shí)間以及對(duì)活動(dòng)參與人員的歉意等，同時(shí)提供咨詢聯(lián)系方式，方便師生進(jìn)一步了解情況。3.費(fèi)用結(jié)算與退費(fèi)財(cái)務(wù)部門在活動(dòng)停辦后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成費(fèi)用核算工作。對(duì)于已支付且因活動(dòng)停辦無需再提供服務(wù)的費(fèi)用，按照合同約定和學(xué)校財(cái)務(wù)制度進(jìn)行退費(fèi)處理。退費(fèi)流程如下：活動(dòng)主辦部門收集參與人員的退費(fèi)申請(qǐng)信息，包括姓名、聯(lián)系方式、繳費(fèi)憑證等，并進(jìn)行整理匯總。將整理好的退費(fèi)申請(qǐng)信息提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照學(xué)校財(cái)務(wù)支付流程進(jìn)行退費(fèi)操作，確保退費(fèi)資金及時(shí)、準(zhǔn)確地返還給參與人員。對(duì)于因活動(dòng)停辦可能產(chǎn)生的違約金等費(fèi)用，按照合同約定進(jìn)行處理。如合同中未明確約定，由活動(dòng)主辦部門與相關(guān)合作方協(xié)商解決，協(xié)商結(jié)果報(bào)學(xué)校備案。4.現(xiàn)場(chǎng)清理后勤管理部門在活動(dòng)停辦后的[X]個(gè)工作日內(nèi)組織人員對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理。清理工作應(yīng)包括拆除場(chǎng)地布置、清理垃圾雜物、檢查場(chǎng)地設(shè)施設(shè)備等，確保場(chǎng)地恢復(fù)到活動(dòng)舉辦前的狀態(tài)。在清理過程中，如發(fā)現(xiàn)場(chǎng)地設(shè)施設(shè)備有損壞情況，后勤管理部門應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，確保場(chǎng)地安全可用。5.物資處置活動(dòng)主辦部門負(fù)責(zé)對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)遺留的物資進(jìn)行清理和處置。對(duì)于可重復(fù)使用的物資，應(yīng)妥善保管，登記造冊(cè)后交學(xué)校資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一調(diào)配使用；對(duì)于無法使用或已損壞的物資，按照學(xué)校資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。在物資處置過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校資產(chǎn)管理流程，確保物資處置的合規(guī)性和透明度。五、準(zhǔn)備工作1.溝通協(xié)調(diào)活動(dòng)主辦部門在提出活動(dòng)停辦申請(qǐng)前，應(yīng)與學(xué)校相關(guān)部門（如宣傳部、財(cái)務(wù)部門、后勤管理部門等）進(jìn)行充分溝通，了解各部門在活動(dòng)停辦過程中的職責(zé)和工作流程，確保各項(xiàng)工作有序銜接。同時(shí)，活動(dòng)主辦部門應(yīng)與活動(dòng)參與人員保持密切溝通，及時(shí)解答他們的疑問，爭(zhēng)取他們的理解和支持。2.資料整理活動(dòng)主辦部門應(yīng)提前整理好活動(dòng)相關(guān)的資料，包括活動(dòng)策劃方案、合同協(xié)議、宣傳資料、參與人員信息等，以便在活動(dòng)停辦過程中能夠及時(shí)提供給相關(guān)部門查閱和使用。對(duì)于活動(dòng)已產(chǎn)生的費(fèi)用憑證，應(yīng)進(jìn)行分類整理，確保財(cái)務(wù)部門在核算費(fèi)用時(shí)能夠準(zhǔn)確無誤。3.場(chǎng)地勘察后勤管理部門在活動(dòng)停辦前應(yīng)對(duì)活動(dòng)場(chǎng)地進(jìn)行勘察，了解場(chǎng)地現(xiàn)狀和設(shè)施設(shè)備情況，為現(xiàn)場(chǎng)清理工作做好準(zhǔn)備?？辈爝^程中如發(fā)現(xiàn)場(chǎng)地存在安全隱患或設(shè)施設(shè)備損壞等問題，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行處理，確保場(chǎng)地清理工作能夠順利進(jìn)行。4.人員培訓(xùn)各相關(guān)部門應(yīng)對(duì)參與活動(dòng)停辦工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉活動(dòng)停辦流程、工作職責(zé)和注意事項(xiàng)等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括溝通技巧、財(cái)務(wù)制度、資產(chǎn)管理規(guī)定等方面，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，確?；顒?dòng)停辦工作的質(zhì)量和效率。六、注意事項(xiàng)1.信息傳達(dá)準(zhǔn)確性活動(dòng)主辦部門在通知活動(dòng)參與人員時(shí)，應(yīng)確保信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性和一致性，避免因信息錯(cuò)誤或不一致給參與人員造成困擾。學(xué)校宣傳部在發(fā)布活動(dòng)停辦公告時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公告內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無誤，避免引發(fā)不必要的誤解和輿論風(fēng)波。2.費(fèi)用結(jié)算合規(guī)性財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行費(fèi)用核算和退費(fèi)處理時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保費(fèi)用結(jié)算的合規(guī)性和公正性。對(duì)于費(fèi)用結(jié)算過程中出現(xiàn)的爭(zhēng)議問題，應(yīng)及時(shí)與活動(dòng)主辦部門和相關(guān)合作方進(jìn)行溝通協(xié)商，妥善解決問題，避免影響學(xué)校的正常工作秩序。3.現(xiàn)場(chǎng)清理安全后勤管理部門在組織現(xiàn)場(chǎng)清理工作時(shí)，應(yīng)注意安全問題，確保工作人員的人身安全和場(chǎng)地設(shè)施設(shè)備的安全。在清理過程中，如發(fā)現(xiàn)存在安全隱患，應(yīng)立即停止清理工作，采取相應(yīng)的安全措施進(jìn)行處理，確保清理工作安全有序進(jìn)行。4.物資處置規(guī)范活動(dòng)主辦部門在進(jìn)行物資處置時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校資產(chǎn)管理規(guī)定，確保物資處置的規(guī)范有序。對(duì)于物資處置過程中涉及的資產(chǎn)變動(dòng)情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和備案，確保學(xué)校資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確完整。七、應(yīng)急預(yù)案1.輿情應(yīng)對(duì)成立輿情監(jiān)測(cè)小組，由學(xué)校宣傳部牽頭，負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與活動(dòng)停辦相關(guān)的輿情信息。一旦發(fā)現(xiàn)負(fù)面輿情，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)發(fā)布準(zhǔn)確信息進(jìn)行回應(yīng)，引導(dǎo)輿論導(dǎo)向，避免輿情進(jìn)一步發(fā)酵。針對(duì)輿情反映出的問題，及時(shí)與活動(dòng)主辦部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施加以解決，并將處理結(jié)果及時(shí)向師生公布，增強(qiáng)師生對(duì)學(xué)校工作的信任。2.突發(fā)情況處理在活動(dòng)停辦過程中，如果遇到突發(fā)情況（如惡劣天氣影響現(xiàn)場(chǎng)清理、參與人員對(duì)退費(fèi)等問題存在過激行為等），相關(guān)部門應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，迅速采取