銷售合同管理與執(zhí)行模板一、適用業(yè)務場景與對象本模板適用于企業(yè)銷售部門、法務部門、財務部門及相關業(yè)務人員，用于規(guī)范從合同簽訂到履結全流程的管理。具體場景包括但不限于：標準產(chǎn)品/服務的銷售合同簽訂（如硬件設備、軟件許可、咨詢服務等）；非標定制化項目的銷售合同簽訂（如大型工程、定制開發(fā)等）；長期合作框架協(xié)議的補充協(xié)議或訂單簽訂；跨區(qū)域、跨部門協(xié)同的銷售合同執(zhí)行跟蹤。二、合同全生命周期管理流程（一）需求發(fā)起與信息收集業(yè)務部門發(fā)起：銷售員根據(jù)客戶需求（如產(chǎn)品型號、數(shù)量、交付時間、預算等），填寫《銷售合同需求申請表》（見模板一），附客戶基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人等）、技術參數(shù)要求（如適用）、過往合作記錄（如有）。信息核實：銷售經(jīng)理*審核需求申請表，重點核實客戶資質（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可）、需求合理性（與公司產(chǎn)品/服務匹配度）、預算審批流程（是否超出權限需上報）?？绮块T確認：對于涉及技術支持、定制開發(fā)的需求，需同步技術部門確認可行性及周期；涉及特殊定價或促銷政策，需財務部門或分管領導*審批。（二）合同文本起草模板選擇：根據(jù)業(yè)務類型（標準/非標）選擇對應合同模板（標準產(chǎn)品用《銷售合同（標準版）》，定制項目用《銷售合同（定制版）》），保證模板已包含核心條款（標的、數(shù)量、價款、交付、驗收、付款、違約責任等）。條款填充：基礎信息：填寫合同編號（規(guī)則：年份+部門簡稱+流水號，如2024XS-001）、簽訂日期、甲方（公司全稱）、乙方（客戶全稱，與營業(yè)執(zhí)照一致）；標的條款：明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量（大寫+小寫）、質量標準（如國標/行標/約定標準，附技術協(xié)議作為附件）；商務條款：單價（含稅/不含稅）、總金額（大小寫一致）、付款方式（如預付款30%、到貨款60%、質保金10%）、賬戶信息（公司賬戶，避免個人賬戶）；交付條款：交付時間（具體日期或約定條件，如“合同簽訂后30日內(nèi)”）、交付地點（客戶指定地點）、運輸方式及費用承擔（如“運費由甲方承擔”）；其他條款：違約責任（如逾期交貨/付款的違約金比例，一般每日0.05%-0.1%）、爭議解決方式（如“提交甲方所在地人民法院訴訟”）、合同生效條件（如“雙方法定代表人或授權代表簽字并蓋章后生效”）。附件整理：技術協(xié)議、報價單、產(chǎn)品說明書、客戶訂單等作為合同附件，在合同中注明“附件是合同不可分割的組成部分，與合同具有同等法律效力”。（三）內(nèi)部多部門審核業(yè)務審核：銷售員起草完成后，提交銷售經(jīng)理審核，重點核對客戶信息準確性、需求與條款一致性、商務條款是否符合公司政策。法務審核：銷售經(jīng)理通過后，提交法務部門審核，重點檢查：主體資格：乙方是否具備簽約能力（如經(jīng)營范圍、授權代表權限）；條款合法性：違約責任、知識產(chǎn)權、保密條款等是否符合法律法規(guī)；權責對等：是否存在顯失公平的條款（如甲方責任過重、乙方責任過輕）。財務審核：法務審核通過后，提交財務部門*審核，重點核對：價格體系：是否符合公司定價政策，是否含稅，發(fā)票類型（增值稅專用/普通發(fā)票）；付款條款：付款節(jié)點、比例、賬戶信息是否清晰，避免壞賬風險；財務數(shù)據(jù)：總金額、稅費計算是否準確。領導審批：審核通過后，根據(jù)合同金額權限提交分管領導或總經(jīng)理審批（如金額≤10萬由銷售總監(jiān)審批，＞10萬由總經(jīng)理審批）。（四）客戶溝通與確認文本發(fā)送：審批通過的合同版本，由銷售員通過郵件/書面形式發(fā)送給客戶聯(lián)系人，注明“請確認合同條款，如有異議請在3個工作日內(nèi)反饋”。談判修改：針對客戶提出的異議（如交付時間、付款方式、質量標準），由銷售員與客戶溝通，協(xié)調內(nèi)部法務、財務、技術部門調整條款，重大變更需重新履行內(nèi)部審批流程。最終確認：雙方就所有條款達成一致后，要求客戶在合同文本上簽字蓋章（如客戶為個人，需簽字按手?。粸槠髽I(yè)，需蓋公章或合同章，并保證騎縫章齊全）。（五）合同簽訂與蓋章用印申請：銷售員*根據(jù)最終確認的合同文本，填寫《合同用印申請單》，附客戶已簽字蓋章的合同原件、內(nèi)部審批全流程記錄。蓋章執(zhí)行：行政部門*審核用印申請無誤后，按規(guī)定流程加蓋公司公章或合同章，保證“騎縫章”覆蓋合同連接處，避免單頁抽換。文本分發(fā)：蓋章后，原件由行政部統(tǒng)一歸檔（至少一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份），銷售員留存掃描件或復印件，同步將合同信息錄入《銷售合同臺賬》（見模板七）。（六）合同執(zhí)行與交付跟蹤生產(chǎn)/備貨：銷售員向生產(chǎn)/倉儲部門下達訂單，明確合同編號、交付時間、數(shù)量、質量要求，生產(chǎn)部門*制定生產(chǎn)計劃，保證按時交付。物流交付：產(chǎn)品備貨完成后，由倉儲部門安排物流，向客戶提供物流單號，銷售員及時跟蹤物流狀態(tài)，保證貨物安全送達約定地點?，F(xiàn)場交付：交付時，銷售員與客戶聯(lián)系人共同清點貨物（數(shù)量、型號、外觀），簽署《交付確認單》（見模板四），注明“貨物已送達，外觀無破損，數(shù)量與合同一致”。（七）驗收與質保管理驗收流程：初驗：客戶收到貨物后，根據(jù)合同約定的質量標準進行初驗（如數(shù)量核對、外觀檢查、功能測試），初驗合格后簽署《初驗報告》（見模板五）；終驗：對于需要安裝調試或試運行的產(chǎn)品，在試運行期滿后，客戶簽署《終驗報告》（見模板五），確認產(chǎn)品符合合同要求。質保期啟動：終驗合格后，進入質保期（一般為1-3年，具體按合同約定），質保期內(nèi)出現(xiàn)質量問題，由技術部門負責免費維修或更換，銷售員跟蹤處理進度，直至客戶確認。（八）收款與開票管理開票申請：根據(jù)合同約定的付款節(jié)點，銷售員向財務部門提交開票申請，附合同復印件、交付確認單、初驗/終驗報告（如適用），注明開票金額、稅率、類型。發(fā)票交付：財務部門審核無誤后開具發(fā)票，通過快遞或電子發(fā)票方式交付客戶，銷售員跟蹤客戶收票確認，保證客戶及時入賬。賬款催收：預付款：收到預付款后，通知生產(chǎn)部門啟動生產(chǎn)/備貨；進度款/到貨款：在約定付款日前3天，銷售員*向客戶發(fā)送《付款提醒函》（見模板六），注明應付金額、付款賬戶、截止時間；逾期處理：付款逾期超過15天，由銷售經(jīng)理介入催收；超過30天，上報分管領導，啟動法律程序（如發(fā)送律師函）。（九）合同變更與終止變更流程：因客戶需求變更（如增減數(shù)量、修改技術參數(shù)）或公司原因（如生產(chǎn)延期）需變更合同時由銷售員*與客戶協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》（見模板三），明確變更內(nèi)容、生效條件、影響條款（如價格、交付時間）；變更協(xié)議需履行與原合同相同的內(nèi)部審批流程，客戶簽字蓋章后生效，同步更新《銷售合同臺賬》。終止流程：合同到期自然終止，銷售員*通知客戶合同到期日，確認是否續(xù)簽；因一方違約（如客戶逾期付款超60天、公司逾期交貨超30天）導致合同終止，守約方需書面通知違約方，明確違約責任，保留追償權利。（十）合同歸檔與復盤歸檔管理：合同履行完畢（含收款、質保期滿）后，銷售員將合同原件、審批記錄、交付確認單、驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議等資料整理成冊，提交行政部歸檔，電子版同步存入公司合同管理系統(tǒng)，保存期限不少于5年。復盤總結：每季度末，銷售部門*組織合同復盤會，分析當期合同履約率、回款及時率、客戶投訴率等指標，總結問題（如條款漏洞、交付延誤），提出改進措施，優(yōu)化合同模板及管理流程。三、核心模板表格設計模板一：銷售合同需求申請表申請部門申請日期合同編號（預填）客戶名稱統(tǒng)一社會信用代碼客戶聯(lián)系人*及電話需求背景（簡述）產(chǎn)品/服務信息：□標準產(chǎn)品：名稱________，型號________，數(shù)量________□定制服務：內(nèi)容________，技術要求________，周期________預估金額（萬元）付款方式意向預計交付時間附件清單：□客戶訂單□技術參數(shù)□報價單□其他________銷售員意見：__________日期：__________銷售經(jīng)理意見：__________日期：__________技術部門意見（如需）：__________日期：__________財務部門意見（如需）：__________日期：__________模板二：銷售合同（標準版）核心條款摘要合同編號：________簽訂日期：________甲方（銷售方）：________公司統(tǒng)一社會信用代碼：________乙方（購買方）：________公司統(tǒng)一社會信用代碼：________第一條標的物：產(chǎn)品名稱________，規(guī)格型號________，數(shù)量________，單價（含稅）________元，總金額________元（大寫：________）。第二條質量標準：符合國家________標準（標準號：________），附《技術說明書》作為附件。第三條交付：時間________年_月_日前，地點________，運輸方式________，運費由________承擔。第四條付款：1.預付款：合同簽訂后_個工作日內(nèi)，乙方支付總金額的_%即________元；2.到貨款：甲方交付后_個工作日內(nèi)，乙方支付總金額的_%即________元；3.質保金：總金額的_%即_____元，質保期滿____日內(nèi)無息支付。第五條驗收：乙方收到貨物后_個工作日內(nèi)完成初驗，初驗不合格甲方應在_日內(nèi)更換；質保期滿____日內(nèi)完成終驗。第六條違約責任：甲方逾期交貨，每日按逾期金額的_%支付違約金；乙方逾期付款，每日按逾期金額的_%支付違約金，逾期超過____日，甲方有權解除合同。第七條爭議解決：因本合同引起的爭議，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟。模板三：合同變更申請單原合同編號變更日期申請部門客戶名稱變更類型□數(shù)量調整□技術參數(shù)修改□交付時間變更□價格調整□其他________變更內(nèi)容說明：變更影響：□價格調整：原金額________元，變更后________元□交付時間：原________年_月_日，變更為________年_月_日□其他：________客戶確認意見（簽字蓋章）：________日期：________銷售員意見：________日期：________法務部門意見（如需）：________日期：________分管領導*審批：________日期：________模板四：產(chǎn)品交付確認單合同編號交付日期交付地點產(chǎn)品信息：名稱________，型號________，數(shù)量________，序列號（如有）：________交付狀態(tài)：□外觀完好，無破損□包裝完整，符合運輸要求□其他：________客戶簽收人*：________職務：________聯(lián)系方式：________（客戶蓋章/簽字）：________日期：________交付人（銷售員*）：________日期：________模板五：產(chǎn)品驗收報告合同編號驗收類型□初驗□終驗驗收日期驗收項目：□數(shù)量核對□外觀檢查□功能測試□技術參數(shù)符合性□其他________驗收標準：________（依據(jù)合同條款/技術協(xié)議）驗收結果：□合格，通過驗收□基本合格，存在以下問題：________（需說明問題及整改要求）□不合格，拒收原因：________驗收結論：□同意驗收□整改后復驗：整改期限________年_月_日前，復驗聯(lián)系人*________□拒收，貨物處理方式：________驗收單位（客戶蓋章/簽字）：________日期：________銷售員確認：________日期：________技術部門（如需）：________日期：________模板六：付款提醒函致：________公司（客戶名稱）合同編號：________應付款金額：________元（大寫：________）付款節(jié)點：根據(jù)合同第_條約定，貴司應于_____年_月_日前支付上述款項。付款賬戶：開戶行________，戶名________，賬號________溫馨提示：請貴司在截止日前完成付款，如有疑問，請及時聯(lián)系銷售員*（電話：________）。逾期未付，將按合同約定收取違約金。發(fā)函單位：________公司（蓋章）日期：________年_月_日模板七：銷售合同臺賬合同編號簽訂日期客戶名稱合同金額（萬元）付款階段應付日期實付日期履約狀態(tài)責任人*□履行中□已完成□逾期備注：________（如變更、終止、糾紛等）四、關鍵風險控制與操作要點（一）法律合規(guī)風險主體審查：簽約前務必核實客戶營業(yè)執(zhí)照、授權委托書（如簽約人為非法定代表人），避免與無簽約主體資格的單位或個人簽約；條款嚴謹：違約責任、爭議解決、知識產(chǎn)權等核心條款避免使用“盡量”“盡可能”等模糊表述，明確金額、比例、時限；印章規(guī)范：客戶印章必須為公章或合同章，避免使用“財務專用章”“項目部章”等非合同類印章，騎縫章需齊全。（二）信息準確性風險信息核對：合同中的客戶名稱、賬號、金額、日期等關鍵信息需經(jīng)雙人核對（銷售員與銷售經(jīng)理/財務），避免筆誤；附件一致：技術協(xié)議、報價單等附件內(nèi)容需與合同一致，如附件與沖突，以“經(jīng)雙方確認的附件為準”的約定為準，或在合同中明確附件優(yōu)先級。（三）流程執(zhí)行風險審批閉環(huán)：嚴禁“先簽后批”，合同必須完成全部內(nèi)部審批流程（業(yè)務→法務→財務→領導）后再與客戶簽訂；變更管控：任何口頭變更無效，合同變更必須簽訂書面《變更協(xié)議》并履行審批，避免“先變更后補流程”導致糾紛。（四）客戶溝通風險書面確認：重要溝通（如需求調整、條款變更、驗收結果）需通過郵件、函件等書面形式留存，避免僅依賴口頭承諾；定期回訪