會(huì)議管理工具：會(huì)議紀(jì)要及后續(xù)跟進(jìn)表一、適用場(chǎng)景說(shuō)明本工具適用于各類企業(yè)內(nèi)部會(huì)議的規(guī)范化管理，包括但不限于：項(xiàng)目例會(huì)：定期同步項(xiàng)目進(jìn)度、協(xié)調(diào)資源、解決執(zhí)行中的問(wèn)題；跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)：明確部門(mén)間協(xié)作分工、對(duì)接工作節(jié)點(diǎn)、消除流程壁壘；決策評(píng)審會(huì)：對(duì)方案、預(yù)算、資源申請(qǐng)等進(jìn)行討論并形成明確決議；問(wèn)題復(fù)盤(pán)會(huì)：總結(jié)工作中的失誤或經(jīng)驗(yàn)，制定改進(jìn)措施并落地跟進(jìn)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化記錄會(huì)議內(nèi)容及后續(xù)行動(dòng)，保證會(huì)議成果有效轉(zhuǎn)化，避免“議而不決、決而不行”的情況發(fā)生。二、操作流程詳解（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確會(huì)議目標(biāo)與框架確定會(huì)議核心目的：明確本次會(huì)議需解決的核心問(wèn)題（如“確定Q3產(chǎn)品上線方案”“解決跨部門(mén)數(shù)據(jù)對(duì)接延遲”），避免目標(biāo)模糊導(dǎo)致討論發(fā)散。梳理會(huì)議議程：按“議題-討論重點(diǎn)-預(yù)期成果”結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)議程，每個(gè)議題分配合理時(shí)間（如“方案討論（30分鐘）”“決策確認(rèn)（10分鐘）”），提前1-2天將議程及背景材料發(fā)給參會(huì)人。確認(rèn)參會(huì)角色：明確主持人（把控節(jié)奏、引導(dǎo)討論）、記錄人（負(fù)責(zé)紀(jì)要撰寫(xiě)）、核心決策人（對(duì)關(guān)鍵議題拍板）及執(zhí)行參與人（需明確具體任務(wù)的負(fù)責(zé)人），保證關(guān)鍵角色不缺席。（二）會(huì)中記錄：聚焦關(guān)鍵信息與行動(dòng)項(xiàng)記錄討論核心內(nèi)容：圍繞每個(gè)議題，記錄不同參會(huì)人的主要觀點(diǎn)、爭(zhēng)議焦點(diǎn)及最終共識(shí)（如“市場(chǎng)部建議增加線上推廣預(yù)算，技術(shù)部評(píng)估需額外2周開(kāi)發(fā)時(shí)間，最終共識(shí)：優(yōu)先保障核心功能，推廣預(yù)算按原計(jì)劃執(zhí)行”）。標(biāo)記決議事項(xiàng)：對(duì)會(huì)議達(dá)成的明確決策（如“同意將項(xiàng)目截止日期延期至9月30日”“確定供應(yīng)商A為合作方”）單獨(dú)標(biāo)注，注明決策依據(jù)（如“基于成本及交付周期評(píng)估”）。明確待辦任務(wù)：每個(gè)待辦任務(wù)需包含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時(shí)間、交付標(biāo)準(zhǔn)”四要素（如“完成用戶調(diào)研報(bào)告匯總：*主管，8月20日前，包含3個(gè)核心用戶需求優(yōu)先級(jí)排序”），避免任務(wù)模糊。（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范紀(jì)要與分發(fā)整理紀(jì)要初稿：會(huì)后2小時(shí)內(nèi)完成初稿，按“會(huì)議基本信息-議程及討論內(nèi)容-決議事項(xiàng)-待辦任務(wù)”結(jié)構(gòu)梳理，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔（避免口語(yǔ)化），重點(diǎn)突出（決議和任務(wù)加粗或單獨(dú)列表）。確認(rèn)信息準(zhǔn)確性：將初稿發(fā)給主持人及關(guān)鍵參會(huì)人核對(duì)，重點(diǎn)確認(rèn)決議內(nèi)容、任務(wù)負(fù)責(zé)人及完成時(shí)間是否有誤，保證信息一致。正式分發(fā)與存檔：確認(rèn)無(wú)誤后24小時(shí)內(nèi)分發(fā)至所有參會(huì)人及相關(guān)協(xié)作部門(mén)，同步抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如需）；電子版按“部門(mén)-日期-會(huì)議主題”命名存檔，保存期限不少于1年。（四）后續(xù)跟進(jìn)：保證任務(wù)閉環(huán)建立跟進(jìn)機(jī)制：指定專人（通常為記錄人或項(xiàng)目助理）作為跟進(jìn)人，通過(guò)周報(bào)、例會(huì)或?qū)ｍ?xiàng)進(jìn)度表跟蹤任務(wù)完成情況，對(duì)逾期任務(wù)提前3天提醒負(fù)責(zé)人。更新進(jìn)度狀態(tài)：負(fù)責(zé)人在完成時(shí)間前反饋結(jié)果，填寫(xiě)“實(shí)際完成時(shí)間”“完成情況（已完成/部分完成/延期）”“備注（如延期原因）”等字段，跟進(jìn)人定期匯總進(jìn)度。閉環(huán)管理：任務(wù)完成后，跟進(jìn)人需核對(duì)交付成果是否符合標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)無(wú)誤后標(biāo)記“已完成”；對(duì)未按時(shí)完成的任務(wù)，組織復(fù)盤(pán)分析原因（如資源不足、需求變更），并調(diào)整計(jì)劃。三、模板表格會(huì)議紀(jì)要及后續(xù)跟進(jìn)表（一）會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱Q3產(chǎn)品上線方案評(píng)審會(huì)會(huì)議時(shí)間2023年8月15日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A主持人*經(jīng)理（產(chǎn)品部）記錄人*專員（行政部）參會(huì)人員主管（市場(chǎng)部）、工程師（技術(shù)部）、主管（運(yùn)營(yíng)部）、主管（設(shè)計(jì)部）缺席人員*總監(jiān)（財(cái)務(wù)部）【已提前提交書(shū)面意見(jiàn)】會(huì)議議程1.產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)討論（30分鐘）2.技術(shù)開(kāi)發(fā)周期評(píng)估（20分鐘）3.推廣資源分配（15分鐘）4.決策確認(rèn)（5分鐘）（二）議程及討論內(nèi)容序號(hào)議題討論要點(diǎn)參與人觀點(diǎn)1產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)核心功能（用戶登錄、支付流程）與非核心功能（個(gè)性化推薦、社交分享）的優(yōu)先級(jí)工程師：核心功能開(kāi)發(fā)周期需3周，若加入非核心功能將延期1周；主管：市場(chǎng)部建議優(yōu)先上線個(gè)性化推薦，用戶調(diào)研顯示需求占比60%2技術(shù)開(kāi)發(fā)周期核心功能開(kāi)發(fā)資源評(píng)估及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)*工程師：現(xiàn)有開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)可按時(shí)完成，但需測(cè)試部配合，需提前1周介入3推廣資源分配線上廣告與線下活動(dòng)的預(yù)算比例主管：市場(chǎng)部建議預(yù)算比例7:3，線上廣告覆蓋更精準(zhǔn)；主管：運(yùn)營(yíng)部建議線下活動(dòng)增加用戶互動(dòng)，預(yù)算比例6:4（三）決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容決策依據(jù)1優(yōu)先開(kāi)發(fā)核心功能（用戶登錄、支付流程），個(gè)性化推薦功能納入二期開(kāi)發(fā)保證產(chǎn)品按時(shí)上線，核心功能是用戶剛需2技術(shù)開(kāi)發(fā)周期為3周（8月16日-9月5日），測(cè)試部8月29日開(kāi)始介入核心功能開(kāi)發(fā)周期評(píng)估，預(yù)留測(cè)試緩沖時(shí)間3推廣資源預(yù)算比例調(diào)整為線上廣告65%、線下活動(dòng)35%，總預(yù)算50萬(wàn)元不變平衡精準(zhǔn)覆蓋與用戶互動(dòng)需求（四）后續(xù)跟進(jìn)任務(wù)清單序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成情況備注（如延期原因、需協(xié)調(diào)資源）1核心功能需求文檔細(xì)化*工程師8月18日8月18日已完成無(wú)2測(cè)試部介入計(jì)劃制定*主管8月25日8月26日已完成因測(cè)試人員臨時(shí)調(diào)整，延期1天3線上廣告渠道方案及預(yù)算明細(xì)*主管8月30日-部分完成等待第三方廣告平臺(tái)報(bào)價(jià)，預(yù)計(jì)8月28日反饋4線下活動(dòng)方案及供應(yīng)商對(duì)接*主管9月5日-未開(kāi)始待核心功能確認(rèn)后啟動(dòng)（五）附件產(chǎn)品功能需求列表（V1.2）市場(chǎng)部用戶調(diào)研報(bào)告摘要技術(shù)開(kāi)發(fā)甘特圖（初稿）四、使用要點(diǎn)提示紀(jì)要客觀性：記錄討論內(nèi)容時(shí)避免加入個(gè)人觀點(diǎn)，準(zhǔn)確還原參會(huì)人發(fā)言，尤其對(duì)爭(zhēng)議點(diǎn)需標(biāo)注不同意見(jiàn)，而非僅記錄最終結(jié)果。任務(wù)可執(zhí)行性：待辦任務(wù)需明確“交付標(biāo)準(zhǔn)”（如“需求文檔需包含功能描述、用戶流程、交互原型”），避免“盡快完成”“推進(jìn)工作”等模糊表述。跟進(jìn)及時(shí)性：跟進(jìn)人需每周更新任務(wù)進(jìn)度，對(duì)逾期任務(wù)24小時(shí)內(nèi)反饋原因