會(huì)議紀(jì)要及行動(dòng)計(jì)劃制定模板一、適用工作場(chǎng)景本模板適用于各類需要產(chǎn)出明確結(jié)論及后續(xù)行動(dòng)的工作會(huì)議，包括但不限于：企業(yè)內(nèi)部周例會(huì)/月度會(huì)、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)/推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、問題復(fù)盤會(huì)、客戶需求溝通會(huì)等。通過規(guī)范記錄會(huì)議關(guān)鍵信息并拆解可執(zhí)行任務(wù)，幫助團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一認(rèn)知、明確責(zé)任、推動(dòng)工作落地，避免會(huì)議流于形式或決議執(zhí)行不到位。二、詳細(xì)操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：保證會(huì)議高效聚焦明確會(huì)議核心目標(biāo)會(huì)議發(fā)起人需提前確認(rèn)本次會(huì)議需解決的核心問題（如“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)”“協(xié)調(diào)市場(chǎng)部與技術(shù)部資源”），避免議題發(fā)散。提前通知參會(huì)人員通過郵件或即時(shí)通訊工具發(fā)送會(huì)議通知，包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)（或線上會(huì)議）、參會(huì)人員、會(huì)議議程及會(huì)前需準(zhǔn)備的資料（如“請(qǐng)各部門提前提交Q2工作總結(jié)PPT”）。分配記錄職責(zé)指定專人擔(dān)任記錄人，提前熟悉模板結(jié)構(gòu)，準(zhǔn)備會(huì)議記錄工具（如電腦、錄音設(shè)備，需提前告知參會(huì)人員錄音以便核對(duì)）。（二）會(huì)中記錄：完整捕捉關(guān)鍵信息記錄會(huì)議基礎(chǔ)信息按模板“會(huì)議基本信息表”填寫會(huì)議名稱、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)人員（含缺席人員及原因）、會(huì)議主題，保證要素齊全。逐項(xiàng)記錄議題討論過程按會(huì)議議程順序，針對(duì)每個(gè)議題記錄：討論內(nèi)容：參會(huì)人員的主要觀點(diǎn)（標(biāo)注發(fā)言人，如“*建議增加用戶調(diào)研環(huán)節(jié)”）；分歧意見：存在爭(zhēng)議的關(guān)鍵點(diǎn)（如“技術(shù)部認(rèn)為需2周開發(fā)，市場(chǎng)部希望1周上線”）；一致結(jié)論：經(jīng)討論達(dá)成的共識(shí)（需明確、具體，避免模糊表述）。重點(diǎn)標(biāo)記決議與待辦事項(xiàng)對(duì)會(huì)議中明確的決議（如“同意調(diào)整產(chǎn)品定價(jià)策略”）和待辦事項(xiàng)（需包含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、初步完成時(shí)間”三要素），用特殊符號(hào)（如“★”）標(biāo)注，保證會(huì)后可快速識(shí)別。（三）會(huì)后整理：形成結(jié)構(gòu)化紀(jì)要核對(duì)信息準(zhǔn)確性會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議記錄和錄音（如有）補(bǔ)充完善內(nèi)容，重點(diǎn)核對(duì)：參會(huì)人員發(fā)言是否準(zhǔn)確還原；決議和待辦事項(xiàng)的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否清晰；專業(yè)術(shù)語、數(shù)據(jù)是否有誤（如“用戶增長(zhǎng)率”是否為“15%”而非“50%”）。按模板規(guī)范撰寫紀(jì)要將整理后的內(nèi)容填入“會(huì)議議題及討論記錄表”，語言需簡(jiǎn)潔客觀（避免主觀評(píng)價(jià)），重點(diǎn)突出“結(jié)論”和“待辦”，冗余討論可簡(jiǎn)略記錄。分發(fā)與確認(rèn)紀(jì)要初稿完成后，提交主持人審核，經(jīng)確認(rèn)無誤后，在24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)方，并要求收到者回復(fù)“確認(rèn)”，保證信息觸達(dá)。（四）行動(dòng)計(jì)劃制定：拆解任務(wù)到人從待辦事項(xiàng)拆解具體任務(wù)將會(huì)議紀(jì)要中的“待辦事項(xiàng)”細(xì)化為可執(zhí)行的任務(wù)，明確：任務(wù)描述：具體做什么（如“待辦事項(xiàng)：完成用戶調(diào)研”→任務(wù)：“設(shè)計(jì)調(diào)研問卷（含10個(gè)核心問題）”）；任務(wù)優(yōu)先級(jí)：按緊急/重要程度標(biāo)注（如“緊急重要”“重要不緊急”）；所需資源：完成任務(wù)需支持的條件（如“需設(shè)計(jì)部協(xié)助問卷排版”“需申請(qǐng)調(diào)研預(yù)算500元”）。明確責(zé)任與時(shí)間節(jié)點(diǎn)每個(gè)任務(wù)需指定唯一負(fù)責(zé)人（避免多人負(fù)責(zé)導(dǎo)致推諉），并設(shè)定“計(jì)劃完成時(shí)間”（精確到日，如“2023-08-31前”），同時(shí)明確“交付成果”（如“提交調(diào)研報(bào)告（含數(shù)據(jù)圖表及分析結(jié)論）”）。匯總形成行動(dòng)計(jì)劃表將所有任務(wù)填入“行動(dòng)計(jì)劃跟蹤表”，作為后續(xù)跟蹤依據(jù)，同步抄送負(fù)責(zé)人及其上級(jí)，保證責(zé)任透明。（五）跟蹤與更新：保證執(zhí)行到位定期回顧進(jìn)度責(zé)任人需按計(jì)劃時(shí)間節(jié)點(diǎn)更新任務(wù)狀態(tài)（如“進(jìn)行中”“已完成”“延期”），每周由會(huì)議發(fā)起人或項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人組織簡(jiǎn)短進(jìn)度會(huì)（15-30分鐘），重點(diǎn)關(guān)注延期任務(wù)及原因。動(dòng)態(tài)調(diào)整計(jì)劃若遇客觀因素導(dǎo)致任務(wù)無法按原計(jì)劃完成，負(fù)責(zé)人需提前1個(gè)工作日提交“變更申請(qǐng)”，說明原因及新時(shí)間節(jié)點(diǎn)，經(jīng)主持人及相關(guān)方確認(rèn)后更新行動(dòng)計(jì)劃表。閉環(huán)管理任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人需提交交付成果，由會(huì)議發(fā)起人或指定人驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后在“行動(dòng)計(jì)劃跟蹤表”中標(biāo)記“已完成”，并歸檔相關(guān)資料，形成“任務(wù)-執(zhí)行-驗(yàn)收-歸檔”閉環(huán)。三、模板工具清單（一）會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱例：Q3產(chǎn)品迭代需求評(píng)審會(huì)會(huì)議日期年月日會(huì)議時(shí)間時(shí)分至?xí)r分會(huì)議地點(diǎn)/線上例：會(huì)議室A/騰訊會(huì)議（會(huì)議號(hào)：X–）主持人記錄人參會(huì)人員例：（產(chǎn)品部）、（技術(shù)部）、（市場(chǎng)部）、（設(shè)計(jì)部）缺席人員及原因例：（病假）、（出差）會(huì)議主題例：確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)及排期會(huì)議議程1.產(chǎn)品部匯報(bào)Q3用戶需求調(diào)研結(jié)果；2.技術(shù)部評(píng)估需求開發(fā)周期；3.討論迭代優(yōu)先級(jí)；4.確定排期及責(zé)任人（二）會(huì)議議題及討論記錄表議題編號(hào)議題名稱討論內(nèi)容（關(guān)鍵觀點(diǎn)/分歧）關(guān)鍵結(jié)論待辦事項(xiàng)負(fù)責(zé)人截止時(shí)間1Q3用戶需求優(yōu)先級(jí)：需求A（用戶反饋占比60%）應(yīng)優(yōu)先；：需求B（技術(shù)實(shí)現(xiàn)難度低，可快速上線）更適合作為首期；分歧：優(yōu)先級(jí)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（用戶價(jià)值vs落地效率）按用戶價(jià)值+緊急度排序，需求A＞需求B＞需求C1.整理需求優(yōu)先級(jí)排序表，標(biāo)注用戶價(jià)值評(píng)分*2023-08-152需求A開發(fā)周期評(píng)估：前端開發(fā)需5天，后端需7天，聯(lián)調(diào)2天，合計(jì)14天；：聯(lián)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)較高，需預(yù)留3天緩沖，總計(jì)17天需求A開發(fā)周期為17天，9月30日前必須上線1.技術(shù)部提交需求A詳細(xì)開發(fā)排期表*2023-08-183跨部門資源協(xié)調(diào)：設(shè)計(jì)部需配合輸出需求A的UI稿，預(yù)計(jì)需3天；：市場(chǎng)部需提前準(zhǔn)備上線推廣素材，需需求A原型圖后啟動(dòng)設(shè)計(jì)部8月20日前提交UI稿，市場(chǎng)部8月21日啟動(dòng)素材準(zhǔn)備1.設(shè)計(jì)部輸出需求A高保真原型圖*2023-08-20（三）行動(dòng)計(jì)劃跟蹤表任務(wù)編號(hào)任務(wù)描述所屬議題負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間所需資源完成狀態(tài)備注（如延期原因）001整理需求優(yōu)先級(jí)排序表，標(biāo)注用戶價(jià)值評(píng)分1*2023-08-152023-08-15需求調(diào)研數(shù)據(jù)、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)文檔已完成-002技術(shù)部提交需求A詳細(xì)開發(fā)排期表2*2023-08-182023-08-19開發(fā)人員工時(shí)評(píng)估表已完成聯(lián)調(diào)環(huán)節(jié)增加1天緩沖003設(shè)計(jì)部輸出需求A高保真原型圖3*2023-08-20-設(shè)計(jì)工具、產(chǎn)品需求文檔進(jìn)行中等待產(chǎn)品部確認(rèn)交互細(xì)節(jié)四、使用關(guān)鍵要點(diǎn)（一）記錄：客觀全面，突出重點(diǎn)區(qū)分“事實(shí)描述”與“主觀觀點(diǎn)”：記錄討論內(nèi)容時(shí)，優(yōu)先保留參會(huì)人員的原話或核心觀點(diǎn)（如“*認(rèn)為需增加風(fēng)控環(huán)節(jié)”），避免記錄人主觀臆斷；決議與待辦事項(xiàng)必須“可落地”：避免使用“盡快”“研究”等模糊詞匯，明確“做什么、誰來做、何時(shí)做”（如“9月10日前完成”而非“盡快完成”）。（二）計(jì)劃：SMART原則，責(zé)任到人任務(wù)拆解需符合SMART原則：具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可實(shí)現(xiàn)（Achievable）、相關(guān)性（Relevant）、時(shí)限性（Time-bound）；責(zé)任人唯一：每個(gè)任務(wù)僅指定1名負(fù)責(zé)人，避免“多人負(fù)責(zé)等于無人負(fù)責(zé)”，可設(shè)置協(xié)辦人提供支持。（三）跟蹤：定期回顧，及時(shí)閉環(huán)避免“重制定、輕跟蹤”：任務(wù)負(fù)責(zé)人需按計(jì)劃更新進(jìn)度，會(huì)議發(fā)起人每周至少檢查1次行動(dòng)計(jì)劃表，對(duì)延期任務(wù)及時(shí)干預(yù)；形成“復(fù)盤-優(yōu)化”機(jī)制：任務(wù)完成后，若未達(dá)預(yù)期，需組織小復(fù)盤會(huì)分析原因（如“需求調(diào)研樣本不足導(dǎo)致優(yōu)先級(jí)偏差”），并在后續(xù)會(huì)議中優(yōu)化流程。（四）其他：靈活調(diào)整，適配場(chǎng)景根據(jù)會(huì)議規(guī)模調(diào)整模板：小型會(huì)議（3人