會議紀要編寫與記錄通用規(guī)范一、適用范圍與核心價值本規(guī)范適用于各類組織內(nèi)部召開的例行會議、項目推進會、專題研討會、決策會議等需要留存記錄、明確責任的場景。通過規(guī)范的會議紀要編寫，可實現(xiàn)以下核心價值：信息留存：完整呈現(xiàn)會議核心內(nèi)容，避免信息傳遞偏差或遺漏；責任明確：清晰界定各項任務的負責人、時間節(jié)點及交付標準，推動工作落地；追溯依據(jù)：為后續(xù)工作復盤、決策調(diào)整提供客觀依據(jù)，保障工作連續(xù)性；高效協(xié)同：幫助未參會人員快速知曉會議成果，促進跨部門/人員協(xié)同。二、會議紀要核心要素構成一份完整的會議紀需包含以下核心要素，保證信息全面且邏輯清晰：要素類別具體內(nèi)容說明會議基本信息會議名稱、會議日期（年/月/日）、開始/結束時間、會議地點（線上需注明平臺及）、主持人、記錄人、應到/實到人數(shù)（含缺席人員及原因）會議議題與議程本次會議的核心議題（如“項目進度評審”“Q3目標拆解”）、議程順序及各環(huán)節(jié)預計時長討論過程摘要按議題順序記錄關鍵討論觀點，包含不同意見的提煉（避免逐字記錄，突出“誰提出什么觀點”“爭議焦點是什么”）決議事項經(jīng)會議討論達成一致的結論性意見（如“通過方案”“確定預算”），需明確表述最終結果行動項清單針對決議事項分解的具體任務，需包含“任務描述、負責人、截止時間、交付成果、協(xié)作方（如有）”附件清單會議中提及的支撐材料（如數(shù)據(jù)報表、方案文檔、PPT等），注明文件名稱及獲取方式后續(xù)安排下次會議計劃（如有）：時間、議題、參會人員等三、會議紀要編寫全流程操作指引（一）會前準備：夯實記錄基礎明確會議目的與議程提前向主持人或會議發(fā)起人獲取會議議程，知曉核心議題、參會人員及預期成果；若議程未明確，需主動溝通確認，避免記錄偏離方向。收集背景資料收集與議題相關的previous會議紀要、項目文檔、數(shù)據(jù)報告等，提前熟悉背景信息；對陌生議題或專業(yè)術語提前查閱資料，保證記錄時表述準確。準備記錄工具線上會議：提前測試錄音設備（需提前告知參會人員錄音）、共享文檔工具（如騰訊文檔、飛書文檔），實時同步記錄；線下會議：準備筆記本電腦、錄音筆（備用）、紙質記錄本，重點內(nèi)容可手動標注。（二）會中記錄：聚焦核心信息優(yōu)先記錄“決策性內(nèi)容”關注主持人總結、投票結果、一致通過的方案等決議事項，避免陷入細節(jié)討論的冗余記錄；對爭議性問題，記錄“主流觀點”“未達成一致的分歧點”及“待進一步核實的問題”，而非個人情緒化表達。規(guī)范記錄“行動項”聽到任務分配時，立即提取“任務內(nèi)容+負責人+截止時間”三要素，例如：“（研發(fā)部經(jīng)理）負責完成系統(tǒng)接口調(diào)試，（產(chǎn)品專員）配合提供測試用例，截止時間為月日下班前”；對模糊表述（如“盡快推進”“后續(xù)考慮”）當場向主持人或發(fā)言人確認，明確具體標準或時間節(jié)點。標記“待辦事項”與“疑問點”對需會后補充的信息（如數(shù)據(jù)來源、未明確的協(xié)作方），在記錄中用“？”標注，會后及時跟進；對關鍵發(fā)言人的觀點，可標注“*（總監(jiān)）強調(diào)：需優(yōu)先考慮用戶反饋”，便于后續(xù)提煉重點。（三）會后整理：保證精準規(guī)范信息核對與補充（會議結束后2小時內(nèi)完成）回聽錄音（如有），核對記錄的決議事項、行動項是否完整，補充遺漏的關鍵信息；向主持人或核心參會人員確認存疑內(nèi)容，例如：“關于*議題的決議，是否明確為‘方案A優(yōu)先執(zhí)行’？”；檢查行動項的“負責人、截止時間”是否準確，避免模糊表述（如“下周完成”需明確具體日期）。結構化撰寫與語言精簡按“基本信息→議題與議程→討論摘要→決議事項→行動項→附件→后續(xù)安排”順序組織內(nèi)容，邏輯清晰；語言需客觀、簡潔，避免口語化（如“我覺得”改為“會議認為”）、主觀評價（如“該方案不合理”改為“部分參會人員提出顧慮”）。格式規(guī)范與排版標題統(tǒng)一為“【會議紀要】+會議名稱+日期”（如“【會議紀要】項目進度推進會20230815”）；行動項采用表格形式呈現(xiàn)（詳見模板），突出“負責人”“截止時間”等關鍵信息；重要決議可加粗或單獨分段，提升可讀性。（四）審核與分發(fā)：保障落地閉環(huán)內(nèi)部審核完成初稿后，提交主持人審核，保證決議事項、行動項與會議結果一致；涉及多部門協(xié)作的紀要，可請相關部門負責人確認行動項的可執(zhí)行性。定稿與分發(fā)審核通過后，于會議結束后24小時內(nèi)定稿分發(fā)（通過郵件、企業(yè)/釘釘?shù)惹溃退袇藛T及相關方）；郵件標題注明“【會議紀要】+會議名稱+日期”，簡要說明“請查收會議成果，行動項請按時推進”，并附紀要文檔及附件。歸檔與跟蹤將紀要原件（含審核記錄）歸檔至共享文件夾或OA系統(tǒng)，按“年份+會議類型”分類保存（如“2023/項目會議/”）；對行動項建立跟蹤表，每周/每月更新進度，提醒負責人按時交付，保證“事事有跟進、件件有結果”。四、會議紀要標準模板【會議紀要】項目周例會20230815會議基本信息項目內(nèi)容會議名稱項目周例會會議日期2023年8月15日會議時間14:00-15:30會議地點公司3樓會議室A（線上：騰訊會議，會議號X）主持人*（項目經(jīng)理）記錄人*（項目助理）應到人數(shù)8人實到人數(shù)7人（*（市場部主管）請假，原因：客戶拜訪）會議議題與議程項目進度匯報（14:00-14:30）當前問題及解決方案討論（14:30-14:50）下周工作計劃及資源協(xié)調(diào)（14:50-15:20）主持人總結（15:20-15:30）討論過程摘要議題1：項目進度匯報（研發(fā)組長）：前端開發(fā)已完成80%，后端接口聯(lián)調(diào)通過60%，測試環(huán)境已搭建完成；（設計專員）：UI優(yōu)化稿已提交，待（產(chǎn)品經(jīng)理）確認后交付開發(fā)。議題2：當前問題及解決方案爭議焦點：用戶反饋的“登錄響應慢”問題，（研發(fā)組長）認為是服務器帶寬不足，（運維工程師）建議先排查代碼邏輯，避免硬件投入浪費。經(jīng)討論，決定由（運維工程師）牽頭，聯(lián)合（研發(fā)組長）在8月16日前完成代碼排查，若問題未解決，再申請帶寬擴容。決議事項確認項目整體進度符合預期，按原計劃推進；通過《UI優(yōu)化方案（V2.0）》，（設計專員）于8月16日17:00前更新最終稿；暫緩服務器帶寬擴容申請，優(yōu)先解決代碼邏輯問題。行動項清單任務描述負責人截止時間交付成果協(xié)作方完成登錄響應慢問題代碼排查（運維工程師）2023-08-16問題排查報告（研發(fā)組長）更新UI優(yōu)化方案最終稿（設計專員）2023-08-1617:00UI優(yōu)化稿（V2.1）-準備下周項目所需測試數(shù)據(jù)（測試工程師）2023-08-17測試數(shù)據(jù)包（含1000條用戶數(shù)據(jù)）（研發(fā)組長）附件清單《項目進度周報（20230808-20230814）.xlsx》《UI優(yōu)化方案（V2.0）.pdf》后續(xù)安排下次會議時間：2023年8月22日14:00，地點：3樓會議室A，議題：項目中期評審準備情況。五、關鍵注意事項與質量把控杜絕主觀臆斷記錄需基于會議事實，不添加個人觀點或情緒化表述，例如“（總監(jiān)）反對該方案”應改為“（總監(jiān)）提出顧慮，建議暫緩執(zhí)行”。保證及時性會議紀需在會后24小時內(nèi)完成并分發(fā)，避免信息滯后導致行動項遺忘；若遇特殊情況（如主持人出差），需提前明確延期時限及替代審核人。突出“行動導向”紀要核心是推動工作落地，行動項占比不低于總內(nèi)容60%，避免堆砌討論細