采購需求與供應商評估通用模板引言一、適用場景與價值（一）典型使用場景常規(guī)采購需求：如辦公用品、生產原材料、標準設備等重復性采購，需明確需求細節(jié)并篩選穩(wěn)定供應商；項目專項采購：如工程建設、軟件開發(fā)、大型設備采購等，需結合項目要求評估供應商的綜合能力；新供應商引入：企業(yè)拓展供應商資源時，需通過系統(tǒng)評估驗證供應商資質與匹配度；供應商年度復審：對現(xiàn)有合作供應商進行年度績效評估，決定是否續(xù)約或調整合作策略。（二）核心價值需求清晰化：避免因需求描述模糊導致的采購偏差；評估標準化：減少主觀因素干擾，保證供應商篩選公平、客觀；流程可視化：明確各環(huán)節(jié)職責與輸出成果，便于跨部門協(xié)作與追溯；風險可控化：通過資質審核、能力評估等環(huán)節(jié)，降低合作中的質量、交付及合規(guī)風險。二、操作流程詳解（一）第一步：采購需求梳理與確認目標：明確采購需求的具體內容、標準及邊界條件，為后續(xù)供應商篩選提供依據(jù)。操作步驟：需求發(fā)起：由需求部門（如生產部、行政部、項目部）填寫《采購需求申請表》，內容包括：采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、質量標準；需求數(shù)量、交付時間、交付地點；預算上限（若有）、付款方式、驗收標準；特殊要求（如環(huán)保認證、定制化服務等）。需求審核：采購部門會同需求部門、財務部門、技術部門（若涉及）對需求進行聯(lián)合審核，重點確認：需求的合理性與必要性（避免過度采購或重復采購）；技術參數(shù)的可行性（保證市場可供應）；預算與公司成本控制目標的匹配度。需求確認：審核通過后，由需求部門負責人、采購負責人簽字確認，形成《采購需求確認單》，作為后續(xù)采購活動的基準文件。輸出成果：《采購需求申請表》《采購需求確認單》（二）第二步：供應商信息收集目標：建立潛在供應商池，保證供應商資源充足且符合基本資質要求。操作步驟：渠道拓展：通過以下渠道收集供應商信息：公開渠道：行業(yè)展會、招標平臺（如中國招標投標公共服務平臺）、企業(yè)官網(wǎng)；內部推薦：企業(yè)合格供應商庫、同行企業(yè)推薦、行業(yè)專家推薦；主動尋源：針對稀缺或高端供應商，通過市場調研主動聯(lián)系。信息登記：對收集到的供應商進行初步信息登記，填寫《供應商信息登記表》，內容包括：供應商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、聯(lián)系方式；主營業(yè)務、核心產品/服務、生產規(guī)模/技術能力；資質證書（如ISO9001、行業(yè)許可證、3C認證等）；合作案例（近3年類似項目合作情況，需提供客戶證明材料）。輸出成果：《供應商信息登記表》（含附件：資質證明、案例證明等）（三）第三步：供應商初步篩選目標：剔除不符合基本要求的供應商，縮小評估范圍，提高后續(xù)評估效率。操作步驟：設定篩選條件：根據(jù)采購需求特點，制定硬性篩選指標（一票否決項），包括：資質合規(guī)性：具備必要的行業(yè)許可證、質量體系認證等；經(jīng)營合法性：無重大違法記錄（通過“信用中國”等平臺核實）；基本能力：產能/服務能力需滿足需求數(shù)量及交付周期要求；財務健康度：無嚴重失信或破產風險（可要求提供近1年財務報表）。信息匹配度審核：將供應商信息與《采購需求確認單》進行比對，重點核查：產品/服務是否與需求規(guī)格一致；交付周期是否滿足要求；報價是否在預算范圍內（若已收集初步報價）。篩選結果輸出：對符合初步篩選條件的供應商，納入《供應商入圍名單》，由采購專員匯總后提交采購經(jīng)理審核。輸出成果：《供應商入圍名單》（四）第四步：供應商現(xiàn)場/詳細評估目標：全面驗證入圍供應商的綜合實力，保證其滿足采購需求的核心要求。操作步驟：評估團隊組建：由采購部門牽頭，需求部門、技術部門、質量部門、財務部門相關人員組成評估小組，明確分工（如技術組負責參數(shù)驗證，質量組負責體系審核）。評估維度設計：根據(jù)采購類型權重分配評估指標（以下為通用維度，可調整）：維度權重參考評估要點資質與合規(guī)15%資質證書有效性、行業(yè)準入許可、環(huán)保/安全認證、無重大訴訟記錄產品/服務質量30%樣品測試結果（若需）、質量合格率、質量管理體系、不良品處理機制價格與成本20%報價合理性、成本構成明細、付款條件優(yōu)惠度、長期合作價格承諾交付能力20%產能匹配度、供應鏈穩(wěn)定性、交付周期準確性、物流配送方案服務與響應15%售后服務政策（質保期、故障響應時間）、技術支持能力、客戶投訴處理效率評估實施：資料審核：要求供應商提供《供應商評估自評表》及相關證明材料（如檢測報告、客戶滿意度調查表）；現(xiàn)場考察（針對重要采購）：實地查看生產/辦公環(huán)境、設備設施、倉儲管理、員工操作規(guī)范性，并與供應商負責人、技術負責人、生產負責人*進行訪談；樣品測試（針對定制化或質量敏感型采購）：按需求標準對樣品進行全功能測試，記錄測試數(shù)據(jù)。評分與匯總：評估小組根據(jù)《供應商評估表》獨立打分，去掉最高分和最低分后計算平均分，形成《供應商評估匯總表》。輸出成果：《供應商評估表》《供應商評估自評表》（供應商提供）、《供應商評估匯總表》（五）第五步：評估結果分析與決策目標：基于評估數(shù)據(jù)確定最終合作供應商，形成采購決策依據(jù)。操作步驟：結果分析：采購部門組織評估小組對《供應商評估匯總表》進行復盤，重點分析：各維度得分差異原因（如價格低但服務評分不足）；供應商優(yōu)勢與風險點（如技術領先但交付周期較長）；戰(zhàn)略匹配度（是否符合公司長期采購策略或供應鏈協(xié)同目標）。供應商分級：根據(jù)綜合得分將供應商分為：優(yōu)選供應商（得分≥90分，推薦優(yōu)先合作）；合格供應商（70≤得分＜90分，可合作）；備選供應商（60≤得分＜70分，僅作為應急補充）；不合格供應商（得分＜60分，直接淘汰）。決策審批：將《供應商評估報告》（含評估過程、結果分析、推薦意見）提交采購總監(jiān)、分管副總審批，審批通過后確定最終供應商。輸出成果：《供應商評估報告》《采購決策審批單》（六）第六步：模板歸檔與更新目標：沉淀采購數(shù)據(jù)，持續(xù)優(yōu)化模板與供應商管理。操作步驟：資料歸檔：將采購全流程文件（需求表、評估表、審批單、合同等）整理歸檔，保存期限不少于3年（按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行）；供應商信息更新：將新評估合格的供應商錄入《合格供應商名錄》，定期更新供應商資質、合作案例等動態(tài)信息；模板優(yōu)化：每季度收集模板使用反饋，結合行業(yè)變化或企業(yè)需求調整評估維度、指標權重等，保證模板適用性。輸出成果：合格供應商名錄、模板修訂記錄三、模板工具清單（一）采購需求申請表序號字段名稱填寫說明示例1需求部門提出采購需求的部門生產部2需求人及聯(lián)系方式需求提出人姓名及電話張*，138001380003采購名稱物品/服務的具體名稱A型號原材料4規(guī)格型號詳細技術參數(shù)、質量標準尺寸：10cm×5cm；硬度：HRC60±25需求數(shù)量采購數(shù)量1000件6預算金額最高預算（元），含稅500007交付時間要求到貨的具體日期2024年月日8交付地點物品送達地址市區(qū)工廠倉庫9付款方式如“貨到付款30天”“預付款30%”貨到付款60天10需求說明其他特殊要求（如包裝、運輸、環(huán)保要求等）需防潮包裝，提供材質檢測報告11附件技術圖紙、參數(shù)表等支撐材料（附《A原材料技術標準》）12需求部門負責人簽字李*13采購部門審核審核意見及簽字（采購專員：王*）14財務部門審核預算審核意見及簽字（財務經(jīng)理：趙*）（二）供應商評估表供應商名稱：科技有限公司評估日期：2024年月日評估小組：王、劉、陳*序號評估維度評估指標1資質與合規(guī)（15%）資質證書齊全性無違法記錄環(huán)保/安全合規(guī)2產品質量（30%）樣品測試合格率質量合格率（近1年）質量體系完善度3價格與成本（20%）報價合理性付款條件成本控制能力4交付能力（20%）產能匹配度交付周期準確性物流配送方案5服務與響應（15%）售后服務政策技術支持能力客戶投訴處理效率綜合得分————評估等級優(yōu)選供應商——優(yōu)勢總結1.質量穩(wěn)定，資質齊全；2.價格低于市場均價；3.售后服務響應及時——風險提示1.車間噪音需整改；2.報價略高于預算——評估小組意見建議列為優(yōu)選供應商，簽訂合同時明確噪音整改期限——四、使用要點與風險提示（一）關鍵使用要點需求描述精準化：技術參數(shù)、質量標準等需量化（如“硬度HRC60±2”而非“硬度適中”），避免模糊表述導致供應商理解偏差；評估標準差異化：根據(jù)采購類型調整維度權重（如“價格敏感型采購”可提高價格權重至30%，“技術密集型采購”可提高質量權重至35%）；跨部門協(xié)作規(guī)范化：需求審核、評估決策等環(huán)節(jié)需相關部門聯(lián)合參與，保證結果客觀（如技術部門負責參數(shù)驗證，財務部門負責預算審核）；動態(tài)管理常態(tài)化：每半年對《合格供應商名錄》復審，淘汰連續(xù)兩次評估不合格或出現(xiàn)重大問題的供應商。（二）常見風險與應對需求頻繁變更：風險——導致供應商評估失效、交付延遲；應對——需求確認后原則上不得變更，確需變更