會議管理系統(tǒng)流程與操作指南目錄一、系統(tǒng)應用概述與適用場景二、會議全流程操作步驟（一）會前籌備：創(chuàng)建與籌備會議（二）會中管理：高效執(zhí)行與記錄（三）會后跟進：歸檔與任務落地三、常用模板與表格（一）會議申請審批表（二）會議簽到表（三）會議紀要模板（四）會議任務跟蹤表四、使用注意事項與常見問題一、系統(tǒng)應用概述與適用場景會議管理系統(tǒng)旨在通過數(shù)字化工具規(guī)范企業(yè)會議全流程，解決傳統(tǒng)會議中存在的籌備繁瑣、信息分散、跟進困難等問題，適用于以下場景：企業(yè)內(nèi)部常規(guī)會議：如周例會、月度總結會、項目推進會等，可統(tǒng)一管理會議計劃、參會人員及議程；跨部門/跨區(qū)域協(xié)作會議：支持線上/線下混合模式，自動同步會議信息，保證異地團隊高效參與；重要決策與審批會議：通過系統(tǒng)留痕審批流程，記錄會議決議與任務分配，便于追溯責任；大型活動組織：如年會、培訓會、客戶研討會等，可批量管理參會報名、物料準備及簽到流程。二、會議全流程操作步驟（一）會前籌備：創(chuàng)建與籌備會議創(chuàng)建會議登錄會議管理系統(tǒng)，“新建會議”按鈕，進入會議信息填寫頁面；填寫核心信息：會議名稱（需包含“部門+主題+時間”，如“市場部2024年Q3產(chǎn)品推廣方案討論會-20240520”）、會議類型（例會/臨時會議/決策會議等）、會議時間（起止時間精確到分鐘，避免與系統(tǒng)內(nèi)其他會議沖突）、會議地點（線下需填寫會議室編號，線上需選擇會議工具并）；設置會議屬性：勾選“是否需要審批”（重要會議需開啟審批流程）、“是否允許外部人員參與”（勾選后可添加客戶或合作伙伴聯(lián)系方式，系統(tǒng)自動發(fā)送邀請短信/郵件）。擬定會議議程在“議程管理”模塊中，按順序添加會議議題（如“Q2銷售數(shù)據(jù)復盤”“新產(chǎn)品推廣方案討論”“下階段工作計劃”），每個議題需明確：議題名稱；負責人（默認為會議創(chuàng)建人，可修改為對應議題匯報人，如*經(jīng)理）；預計時長（建議每個議題不超過30分鐘，總時長控制在會議時間80%內(nèi)）；議題類型（匯報/討論/決策）。邀請參會人員“添加參會人”，可選擇系統(tǒng)內(nèi)人員（按部門或姓名搜索）或手動輸入外部人員信息（姓名、手機號/郵箱）；為參會人分配角色：主持人（負責控場、推進議程，可修改會議信息）；記錄人（負責實時記錄會議內(nèi)容，會后編輯紀要）；普通參會人（僅可查看會議信息、參與討論）；發(fā)送會議邀請：確認信息無誤后，“發(fā)送邀請”，系統(tǒng)自動通過短信、郵件及站內(nèi)信通知參會人，并同步會議議程、地點及時間。準備會議材料“會議材料”模塊，相關文件（如PPT、數(shù)據(jù)報表、方案文檔等），支持PDF、Word、Excel、PPT等格式，單個文件不超過50MB；為材料設置查看權限：勾選“僅參會人可見”或“公開”（僅限企業(yè)內(nèi)部員工）；提前提醒：會議開始前1天，系統(tǒng)自動向參會人發(fā)送“材料已更新”提醒，保證相關人員提前查閱。（二）會中管理：高效執(zhí)行與記錄會議簽到線下會議：參會人通過掃描會議室門口的簽到二維碼（系統(tǒng)自動）或使用系統(tǒng)“手動簽到”功能（輸入姓名+手機號后四位）完成簽到；線上會議：主持人開啟會議后，系統(tǒng)自動向參會人發(fā)送會議，參會人進入會議室，系統(tǒng)記錄登錄時間作為簽到依據(jù)；簽到數(shù)據(jù)實時更新：主持人可在“簽到管理”頁面查看簽到情況，對未簽到人員可通過系統(tǒng)一鍵發(fā)送提醒（如“*同事，請及時參加10:00的會議，已發(fā)送至您的郵箱”）。會議記錄與紀要初稿記錄人登錄系統(tǒng)，進入當前會議頁面，“開始記錄”，系統(tǒng)自動同步會議議程；按議程順序記錄：討論內(nèi)容：簡要概括各參會人觀點（如“*經(jīng)理提出：需增加線上推廣渠道預算，預計額外投入5萬元”）；決議事項：明確“是什么決策”（如“同意增加線上推廣預算”）、“由誰決策”（如“*總監(jiān)”）、“決策時間”；任務項：需單獨標注，包含“任務描述”“負責人”“截止時間”“優(yōu)先級”（高/中/低），如“負責人：*助理；截止時間：2024-05-25；優(yōu)先級：高”。支持實時標注重點：使用系統(tǒng)“高亮”“批注”功能標記關鍵信息，避免遺漏。會議工具輔助共享屏幕：線上會議主持人可“共享屏幕”，展示PPT或材料，參會人可通過聊天框?qū)崟r提問；投票功能：對需決策事項（如“方案A/方案B”），主持人可發(fā)起匿名投票，系統(tǒng)自動統(tǒng)計結果并顯示；計時器：系統(tǒng)自帶議程計時器，倒計時提醒（如“本議題剩余5分鐘”），避免超時。（三）會后跟進：歸檔與任務落地會議紀要審批與發(fā)布記錄人會后2個工作日內(nèi)，根據(jù)會議記錄編輯紀要，需包含：會議基本信息（名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員）；會議議程及完成情況；決議事項（按“決議內(nèi)容+決策人”分類）；任務項（按“負責人+截止時間+優(yōu)先級”列表）；附件（會議材料、投票結果等）。提交審批：“提交審批”，選擇審批流程（一般需主持人+部門負責人雙重審批），審批通過后系統(tǒng)自動向參會人發(fā)布紀要（郵件+站內(nèi)信提醒）。任務跟蹤與提醒系統(tǒng)自動將會議任務同步至“任務管理”模塊，負責人可查看本人任務清單；任務到期前3天，系統(tǒng)自動向負責人發(fā)送提醒（如“*助理，您負責的“推廣預算方案”截止時間為2024-05-25，請及時提交”）；任務完成后，負責人在系統(tǒng)中“標記完成”，并相關成果（如方案文檔、數(shù)據(jù)表格），記錄人可查看任務進度。會議歸檔會議結束后3個工作日內(nèi)，系統(tǒng)自動將會議信息（申請表、簽到表、紀要、任務項、材料）歸檔至“會議檔案庫”；支持按“部門/時間/會議類型”檢索，便于后續(xù)查閱（如“查詢2024年5月市場部所有會議紀要”）。三、常用模板與表格（一）會議申請審批表字段名稱填寫說明會議名稱需包含“部門+主題+時間”，如“銷售部2024年H1目標分解會-20240520”申請部門申請人所在部門，如“市場部”申請人填寫姓名，如*助理會議類型單選：例會/臨時會議/決策會議/培訓會議/其他會議時間起止時間（如2024-05-2014:00-16:00）會議地點線下填寫會議室編號（如“301會議室”），線上填寫“線上會議”參會人員列出姓名+職務（如“總監(jiān)、經(jīng)理、助理”），外部人員需標注單位（如“客戶：A公司總”）會議議程按順序列出議題+負責人+預計時長（如“1.Q2銷售數(shù)據(jù)復盤（*經(jīng)理，30分鐘）”）會議材料文件名稱及簡要說明（如“《Q2銷售數(shù)據(jù)報表.xlsx》《推廣方案初稿.ppt》”）申請事由簡述會議目的（如“明確Q3銷售目標，分解任務至各小組”）審批意見需部門負責人、行政部、分管領導簽字（電子簽名）（二）會議簽到表序號姓名部門職務簽到時間簽到方式備注（如遲到/早退）1*經(jīng)理市場部經(jīng)理13:58掃碼簽到2*助理銷售部助理14:02手動簽到遲到2分鐘3*總客戶方總經(jīng)理14:00簽到（三）會議紀要模板會議紀要會議名稱：市場部2024年Q3產(chǎn)品推廣方案討論會-20240520會議時間：2024年5月20日14:00-16:00會議地點：301會議室（線上會議：meeting.xxx/xxx）主持人：*總監(jiān)記錄人：*助理參會人員：市場部經(jīng)理、專員，銷售部主管，客戶方總（共8人）缺席人員：無一、會議議程及完成情況序號議題名稱負責人預計時長完成情況1Q2推廣活動復盤*經(jīng)理30分鐘已完成2Q3產(chǎn)品推廣方案討論*專員60分鐘已完成3下階段部門協(xié)作分工*總監(jiān)30分鐘已完成二、決議事項同Q3推廣預算總額50萬元，其中線上推廣占比60%（30萬元），線下活動占比40%（20萬元）；決策人：*總監(jiān)；決策時間：2024-05-2015:30。三、任務項任務描述負責人截止時間優(yōu)先級備注整理Q2推廣活動數(shù)據(jù)報表*經(jīng)理2024-05-22高含ROI分析修訂Q3推廣方案（細化預算分配）*專員2024-05-25高提交*總監(jiān)審批協(xié)調(diào)銷售部配合線下活動執(zhí)行*主管2024-05-28中聯(lián)系各區(qū)域負責人四、附件《Q2推廣活動數(shù)據(jù)報表.xlsx》；《Q3產(chǎn)品推廣方案初稿.ppt》；會議投票結果截圖（方案A支持率75%）。（四）會議任務跟蹤表任務ID任務描述負責人會議名稱截止時間優(yōu)先級當前狀態(tài)完成時間備注20240520001整理Q2推廣活動數(shù)據(jù)報表*經(jīng)理市場部Q3推廣方案討論會2024-05-22高已完成2024-05-21已通過*總監(jiān)審核20240520002修訂Q3推廣方案*專員市場部Q3推廣方案討論會2024-05-25高進行中-待補充競品分析20240520003協(xié)調(diào)銷售部配合線下活動執(zhí)行*主管市場部Q3推廣方案討論會2024-05-28中未開始--四、使用注意事項與常見問題（一）權限管理注意事項角色權限劃分：普通員工：僅可查看本人參與的會議，無法創(chuàng)建或修改會議；部門負責人：可創(chuàng)建本部門會議，審批本部門會議申請，查看本部門會議檔案；系統(tǒng)管理員：可創(chuàng)建全公司會議，管理會議室資源，查看所有會議數(shù)據(jù)，重置用戶密碼。外部人員權限：添加外部參會人時，需勾選“僅限本次會議訪問”，避免其泄露其他會議信息。（二）數(shù)據(jù)安全與隱私保護會議紀要、任務項等敏感信息僅限參會人及審批人查看，禁止通過郵件、等非系統(tǒng)渠道轉(zhuǎn)發(fā)；定期清理系統(tǒng)緩存：個人退出系統(tǒng)時需“安全退出”，避免他人誤操作；會議室信息（如編號、設備配置）僅限行政部及系統(tǒng)管理員修改，其他人員不得擅自更改。（三）常見問題解決問題：無法簽到？原因1：未收到會議邀請（檢查手機號/郵箱是否正確）；原因2：線上會議已過期（聯(lián)系主持人重新）；原因3：線下會議室二維碼失效（聯(lián)系行政部刷新）。問題：會議材料失??？檢查文件格式是否支持（系統(tǒng)支持PDF、Word、Excel、PPT等）；檢查文件大小是否超過50MB，可壓縮文件或分多個；檢查網(wǎng)絡是否穩(wěn)定，切換網(wǎng)絡后重試。問題：任務到期未提醒？確認系統(tǒng)通知權限是否開啟（手機短信/郵件通知）；聯(lián)系系統(tǒng)管理員檢查“任務提醒”功能是否異常；重要任務可手動設置日歷提醒作為備用。問題：會議紀要審批被駁回？查看審批意見（如“決議項未明確負責人”），根據(jù)意見修改后重新提交；若對審批意見有異議，可聯(lián)系審批人溝通或提交系統(tǒng)管理員協(xié)調(diào)。（四）特殊情況處理臨時改期