品牌宣傳素材庫標(biāo)準(zhǔn)化使用規(guī)范一、前言為規(guī)范品牌宣傳素材的管理與使用流程，保證素材的統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性和高效流轉(zhuǎn)，降低溝通成本，提升品牌形象一致性，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有涉及品牌宣傳素材的部門及人員，涵蓋素材入庫、檢索、調(diào)用、審核及反饋全流程，旨在打造標(biāo)準(zhǔn)化、可復(fù)用的素材管理體系。二、適用范圍與核心應(yīng)用場景（一）適用對象市場部、設(shè)計部、新媒體運營部、銷售支持部、公關(guān)部等需使用品牌宣傳素材的部門及員工。（二）核心應(yīng)用場景日常品牌宣傳：包括官網(wǎng)/官微內(nèi)容更新、社交媒體推文、行業(yè)媒體稿件發(fā)布等；營銷活動支持：新品發(fā)布會、促銷活動、線下展會、線上直播等場景的物料制作；銷售工具賦能：銷售PPT、產(chǎn)品手冊、客戶案例集、提案模板等素材的調(diào)用；危機公關(guān)響應(yīng)：統(tǒng)一口徑的聲明素材、輿情應(yīng)對圖示等快速調(diào)?。豢绮块T協(xié)作：多部門聯(lián)合項目中的素材共享與版本同步。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟（一）素材入庫管理流程素材提交設(shè)計部/市場部等素材生產(chǎn)部門需在素材完成后1個工作日內(nèi)，通過素材管理系統(tǒng)提交入庫申請；提交時需填寫素材基礎(chǔ)信息（名稱、類型、關(guān)鍵詞、適用場景等），并高清源文件（如PSD、視頻工程文件）及最終輸出版本（JPG/PNG/PDF/MP4等）。信息審核素材管理員（由市場部*兼任）在收到申請后2個工作日內(nèi)完成審核，重點核查：素材是否符合品牌VI規(guī)范（顏色、字體、Logo位置等）；信息描述是否準(zhǔn)確（關(guān)鍵詞是否覆蓋核心場景、適用范圍是否清晰）；文件格式及分辨率是否符合標(biāo)準(zhǔn)（如圖片不低于300DPI，視頻不低于1080P）。審核通過后，素材自動歸庫并唯一素材編號（格式：PX-YYYY-X，PX為品牌縮寫，YYYY為年份，X為流水號）；審核未通過的，退回修改并說明原因。分類歸檔素材按“類型-場景-產(chǎn)品”三級分類存儲，例如：類型：圖片/視頻/文檔/音頻；場景：品牌宣傳/產(chǎn)品推廣/活動營銷/公關(guān)危機；產(chǎn)品：按產(chǎn)品線或單品名稱劃分（如“智能手機-系列”）。（二）素材檢索調(diào)用流程檢索入口員工通過公司素材管理系統(tǒng)（或共享盤索引目錄）進(jìn)行檢索，支持按“素材編號、關(guān)鍵詞、分類標(biāo)簽、更新時間”等多維度搜索。篩選確認(rèn)根據(jù)檢索結(jié)果篩選素材，查看“素材預(yù)圖、適用場景說明、版本歷史、使用權(quán)限”等關(guān)鍵信息；若需使用歷史版本素材，需在申請表中注明版本號及使用原因。權(quán)限申請普通素材：員工直接在線申請，系統(tǒng)自動通過；敏感素材（如未發(fā)布新品素材、戰(zhàn)略合作方素材）：需提交部門負(fù)責(zé)人*審批，審批通過后方可；外部合作方調(diào)用素材：需簽訂《素材使用保密協(xié)議》，由市場部總監(jiān)*審批后通過加密提供。（三）素材使用審核流程使用申請員工調(diào)用素材后，在系統(tǒng)中填寫《素材使用申請表》，注明：使用項目名稱、素材用途（線上/線下）、發(fā)布渠道、預(yù)計使用期限、是否需二次修改等。合規(guī)審核部門負(fù)責(zé)人*審核素材與項目需求的匹配度；法務(wù)部*（或合規(guī)專員）審核素材是否存在版權(quán)風(fēng)險、法律合規(guī)問題（如圖文是否涉及侵權(quán)、宣傳用語是否違反廣告法）。使用備案審核通過后，素材使用情況自動同步至“素材使用臺賬”，便于后續(xù)追溯；若素材需二次修改（如裁剪、配文），修改后需重新提交審核。（四）素材反饋優(yōu)化流程效果反饋素材使用后3個工作日內(nèi)，使用人需在系統(tǒng)中提交《素材使用效果反饋表》，填寫：曝光量、率、用戶評價、問題反饋（如圖文模糊、失效）等。問題處理素材管理員定期匯總反饋，對問題素材（如版本過期、信息錯誤）標(biāo)記“待更新”，并通知生產(chǎn)部門24小時內(nèi)修正；對高頻調(diào)用素材，組織設(shè)計部/市場部優(yōu)化迭代（如更新產(chǎn)品圖、補充場景化版本）。數(shù)據(jù)歸檔每月由市場部*匯總素材使用數(shù)據(jù)（調(diào)用次數(shù)、熱門素材、問題類型），形成《素材使用月報》，同步至各部門，為素材生產(chǎn)提供數(shù)據(jù)支撐。四、素材信息管理模板（一）品牌宣傳素材入庫登記表素材編號素材名稱類型（圖片/視頻/文檔）適用場景關(guān)鍵詞（用“,”分隔）人日期審核狀態(tài)源文件路徑最終版文件路徑備注PX-2024-001品牌LOGO標(biāo)準(zhǔn)組合圖片品牌宣傳LOGO,標(biāo)準(zhǔn)組合,矢量圖2024-03-01已審核/素材庫/LOGO/PX-2024-001.psd/素材庫/LOGO/PX-2024-001.jpg含橫向、豎向版本PX-2024-002手機新品發(fā)布會視頻視頻活動營銷新品發(fā)布會,手機,1080P2024-03-05審核中/素材庫/視頻/PX-2024-002.prproj/素材庫/視頻/PX-2024-002.mp4需添加字幕（二）素材使用申請表申請部門申請人申請日期素材編號素材名稱使用項目名稱用途說明（線上推文/展會物料等）發(fā)布渠道是否需二次修改預(yù)計使用期限部門負(fù)責(zé)人審批法務(wù)審核市場部2024-03-10PX-2024-001品牌LOGO標(biāo)準(zhǔn)組合3月社交媒體宣傳公眾號頭圖公眾號否2024-03-31同意合規(guī)新媒體部趙六2024-03-11PX-2024-002手機新品發(fā)布會視頻抖音新品預(yù)熱抖音短視頻抖音是（添加話題#新品#）2024-03-20同意合規(guī)（三）素材使用效果反饋表使用項目素材編號素材名稱使用渠道曝光量/觸達(dá)量互動量（點贊/評論/轉(zhuǎn)發(fā)）用戶反饋（正面/中性/負(fù)面）存在問題優(yōu)化建議反饋人反饋日期3月社交媒體宣傳PX-2024-001品牌LOGO標(biāo)準(zhǔn)組合公眾號500001200正面無-2024-04-01抖音新品預(yù)熱PX-2024-002手機新品發(fā)布會視頻抖音1000005000中性視頻開頭3秒吸引力不足建議增加產(chǎn)品特寫鏡頭趙六2024-03-25五、使用風(fēng)險與注意事項（一）版權(quán)與合規(guī)風(fēng)險素材來源合法性：所有入庫素材必須保證版權(quán)歸屬清晰，禁止使用未授權(quán)字體、圖片、音樂等素材，避免侵權(quán)糾紛；宣傳用語規(guī)范：素材中的宣傳文案需符合《廣告法》及行業(yè)regulations，避免使用“國家級”“最佳”等極限詞，涉及功效宣傳的需提供依據(jù)文件。（二）版本管理風(fēng)險版本唯一性：素材修改后需新版本并更新原入庫文件，舊版本僅保留30天用于歷史追溯，避免混淆；版本標(biāo)注：二次修改的素材需在文件名中標(biāo)注版本號（如“產(chǎn)品圖_V2.0”），并在系統(tǒng)中更新版本說明。（三）保密與權(quán)限風(fēng)險敏感素材保護(hù)：未公開新品、戰(zhàn)略合作素材等需設(shè)置“僅限核心人員查看”權(quán)限，外部合作方調(diào)用素材需通過加密渠道，禁止截屏、轉(zhuǎn)發(fā)；權(quán)限定期審計：每季度由市場部復(fù)核素材使用權(quán)限，離職員工權(quán)限需立即注銷。（四）使用規(guī)范風(fēng)險品牌調(diào)性統(tǒng)一：調(diào)用素材時需嚴(yán)格遵循品牌VI手冊，禁止擅自更改品牌色、字體、Logo比例等核心元素；場景適配性：根據(jù)使用場景（如海報、社交媒體、PPT）選擇對應(yīng)尺寸及格式的素材，避免因素材不匹配影響傳播效果。（五）反饋時效風(fēng)險及時反饋：素材使用后需在3個工作日內(nèi)提交反饋，保證問題素材快速修正，影響后續(xù)使用；數(shù)據(jù)真實：反饋數(shù)據(jù)需真實有效，嚴(yán)禁虛報曝光