合同審批與執(zhí)行跟蹤標準化模板一、適用范圍與核心價值本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在合同全生命周期管理中的標準化操作，涵蓋合同起草、審批、簽訂、執(zhí)行、變更、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過統(tǒng)一流程規(guī)范，可顯著提升合同管理效率，降低法律風險，保證合同條款執(zhí)行到位，為跨部門協(xié)作提供清晰指引，實現(xiàn)合同管理的“可追溯、可監(jiān)控、可優(yōu)化”。二、標準化操作流程（一）合同發(fā)起與材料準備發(fā)起條件業(yè)務部門因經(jīng)營需要（如采購、銷售、合作、服務等）需簽訂合同時可發(fā)起合同審批流程；涉及重大金額、核心業(yè)務或法律風險的合同，需提前與法務部門溝通確認條款框架。材料準備業(yè)務部門填寫《合同審批表》（見模板一），明確合同名稱、對方主體信息、合同金額、主要權(quán)利義務、履行期限等核心要素；起草合同文本（需包含標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決等法定必備條款），并根據(jù)合同類型（如買賣、服務、租賃等）參考對應合同范本；附對方主體資質(zhì)材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等，需加蓋對方公章）；涉及技術(shù)、財務、法務等專業(yè)事項的，需附相關(guān)部門出具的審核意見（如技術(shù)參數(shù)確認函、預算審批表、法務意見書等）。（二）多級審批與決策審批路徑設置根據(jù)合同金額、風險等級及業(yè)務類型，明確審批層級（示例）：常規(guī)合同（金額≤10萬元）：業(yè)務部門負責人→法務專員→財務審核→分管副總；重要合同（10萬元＜金額≤50萬元）：業(yè)務部門負責人→法務專員→財務審核→分管副總→總經(jīng)理；重大合同（金額＞50萬元或涉及核心戰(zhàn)略）：業(yè)務部門負責人→法務專員→財務審核→分管副總→總經(jīng)理→董事會/決策委員會。各環(huán)節(jié)審核要點業(yè)務部門負責人：審核合同必要性、業(yè)務真實性、條款與實際需求匹配度；法務專員：審核合同合法性、合規(guī)性、條款完整性（如違約責任、知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決等）、對方主體資質(zhì)有效性；財務部門：審核合同金額與預算一致性、付款方式及賬期合理性、稅務處理合規(guī)性；分管領導/總經(jīng)理：審核合同與公司戰(zhàn)略一致性、資源匹配度、風險可控性；決策委員會（如需）：從全局角度評估合同商業(yè)價值、潛在風險及對公司長期發(fā)展的影響。審批時限要求各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成審核（特殊情況需書面說明并延長至5個工作日）；審批過程中如需修改合同條款，由法務專員牽頭協(xié)調(diào)業(yè)務部門調(diào)整，重新提交審批。（三）合同簽訂與歸檔用印管理合同文本經(jīng)最終審批通過后，由法務部門統(tǒng)一編號（編號規(guī)則：年份+部門簡稱+合同類型+序號，如“2024銷采字001號”），加蓋公司合同專用章（嚴禁以部門章或個人章代替）；涉及法定代表人簽字的，需由法定代表人本人或其授權(quán)委托人（需附授權(quán)委托書）簽字，簽字筆跡需與預留樣本一致。文本分發(fā)與留存合同簽訂后，正本至少一式兩份（或按約定份數(shù)），由公司檔案管理部門留存一份，業(yè)務部門持一份用于執(zhí)行；對方合同文本需與公司版本完全一致，如有補充協(xié)議，需明確補充協(xié)議與主合同效力關(guān)系（“補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力，沖突處以補充協(xié)議為準”）。歸檔要求合同簽訂后5個工作日內(nèi)，業(yè)務部門將合同正本、審批表、對方資質(zhì)材料、附件等全套資料移交檔案管理部門；檔案管理部門按“一合同一檔”原則整理，建立電子檔案（掃描件）及紙質(zhì)檔案臺賬，保證資料完整、可檢索。（四）執(zhí)行跟蹤與動態(tài)管理執(zhí)行責任分工業(yè)務部門為合同執(zhí)行第一責任部門，指定專人（經(jīng)理/專員）負責跟蹤合同履行進度，定期向部門負責人及法務、財務部門反饋執(zhí)行情況；法務部門負責監(jiān)控合同履行中的法律風險（如對方違約、條款爭議等），提供法律支持；財務部門負責合同款項支付、發(fā)票接收等財務執(zhí)行環(huán)節(jié)，保證資金流轉(zhuǎn)與合同約定一致。跟蹤節(jié)點與頻率根據(jù)合同履行周期設定關(guān)鍵跟蹤節(jié)點（如付款節(jié)點、交付節(jié)點、驗收節(jié)點、服務里程碑等）；常規(guī)合同：業(yè)務部門每月25日前提交《合同執(zhí)行跟蹤表》（見模板二），反饋當期執(zhí)行情況；重要/重大合同：業(yè)務部門每兩周周三前提交跟蹤表，重大合同需由分管副總牽頭召開執(zhí)行分析會。風險預警與應對發(fā)覺合同履行異常（如對方延遲交貨、質(zhì)量不達標、付款逾期等），業(yè)務部門需在1個工作日內(nèi)啟動預警，書面通知法務及財務部門；法務部門牽頭制定應對方案（如發(fā)函催告、協(xié)商變更、索賠等），經(jīng)分管領導審批后執(zhí)行，重大風險需同步上報總經(jīng)理。（五）變更/終止與復盤合同變更流程履行過程中確需變更合同內(nèi)容（如標的、金額、履行期限等），由業(yè)務部門提交《合同變更審批表》（見模板三）及變更協(xié)議草案；變更協(xié)議需經(jīng)原審批路徑審核通過后簽訂，變更后的合同文本重新編號歸檔，原合同條款以變更協(xié)議為準。合同終止管理合同正常履行完畢，業(yè)務部門提交《合同履約驗收單》（見模板四），由驗收部門（技術(shù)/使用部門）確認驗收合格，終止合同執(zhí)行；因違約或不可抗力終止合同，需由法務部門牽頭評估損失，收集違約證據(jù)（如催告函、驗收報告、第三方證明等），按約定或法律規(guī)定追究對方責任。復盤歸檔合同終止或履行完畢后10個工作日內(nèi)，業(yè)務部門組織復盤，總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗教訓（如審批效率、風險點識別、執(zhí)行偏差等），形成《合同復盤報告》提交檔案管理部門存檔；檔案管理部門定期（每季度/每年度）匯總合同執(zhí)行數(shù)據(jù)，分析高頻風險點，為優(yōu)化合同模板及管理流程提供依據(jù)。三、核心工具模板清單模板一：合同審批表合同基本信息合同名稱合同編號（由法務部門填寫）對方單位名稱對方統(tǒng)一社會信用代碼合同類型□買賣□服務□租賃□合作□其他合同金額（元）大寫：履行期限自_年_月_日至_年__月__日擬簽訂日期____年__月__日附件清單□合同文本正本_份□對方營業(yè)執(zhí)照復印件□授權(quán)委托書□資質(zhì)證明文件□技術(shù)參數(shù)確認函□預算審批表□其他：_____審批意見業(yè)務部門負責人：簽字：__________日期：____年__月__日法務專員審核：簽字：__________日期：____年__月__日財務審核：簽字：__________日期：____年__月__日分管副總：簽字：__________日期：____年__月__日總經(jīng)理（如需）：簽字：__________日期：____年__月__日決策委員會（如需）：簽字：__________日期：____年__月__日備注模板二：合同執(zhí)行跟蹤表合同基本信息合同名稱合同編號對方單位跟蹤周期____年__月日至__年__月__日關(guān)鍵節(jié)點跟蹤節(jié)點名稱約定完成時間實際完成時間執(zhí)行情況說明業(yè)務部門描述：法務部門意見：財務部門反饋：提交信息提交部門提交人提交日期____年__月__日模板三：合同變更審批表變更基本信息原合同名稱原合同編號變更原因□雙方協(xié)商□政策調(diào)整□不可抗力□其他：______變更內(nèi)容概述變更條款明細原條款變更后條款附件清單□變更協(xié)議草案□雙方確認函□補充資質(zhì)證明□其他：______審批意見業(yè)務部門負責人：簽字：__________日期：____年__月__日法務專員審核：簽字：__________日期：____年__月__日財務審核：簽字：__________日期：____年__月__日分管副總：簽字：__________日期：____年__月__日備注模板四：合同履約驗收單合同基本信息合同名稱合同編號對方單位驗收類型□中期驗收□最終驗收□階段驗收驗收內(nèi)容與標準驗收項目約定標準實際情況驗收意見驗收部門（技術(shù)/使用部門）：負責人簽字：__________日期：____年__月__日確認信息業(yè)務部門確認：負責人簽字：__________日期：____年__月__日法務部門確認：負責人簽字：__________日期：____年__月__日財務部門確認：負責人簽字：__________日期：____年__月__日備注四、使用規(guī)范與風險提示（一）流程剛性要求嚴禁“先履行后審批”或“越權(quán)審批”，所有合同文本必須完成完整審批流程后方可簽訂；合同文本如需修改，必須通過原審批路徑重新審核，嚴禁口頭承諾或私下變更條款；檔案管理部門需定期（每月）核查合同歸檔情況，未按時歸檔的部門需在績效考核中扣分。（二）信息真實性管控業(yè)務部門需對提交的合同材料（如對方資質(zhì)、業(yè)務數(shù)據(jù)）真實性負責，虛假信息導致公司損失的，追究相關(guān)人員責任；法務部門需定期核驗對方主體資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、有無失信記錄等），高風險合作對象需建立“黑名單”制度。（三）風險重點防范合同簽訂前需核實對方簽約主體資格，避免與不具備履約能力的個人或組織簽訂合同；付款條款需與履行進度掛鉤