從業(yè)人員職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本單位從業(yè)人員職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的管理，有效地保護(hù)從業(yè)人員的職業(yè)健康，根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》《用人單位職業(yè)健康監(jiān)護(hù)監(jiān)督管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位所有接觸職業(yè)病危害因素的從業(yè)人員職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的管理工作。（三）職責(zé)分工1.安全管理部門負(fù)責(zé)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，制定和完善職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理制度，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況，組織檔案的定期審核和評估。2.人力資源部門負(fù)責(zé)提供從業(yè)人員的基本信息，包括姓名、性別、年齡、入職時間、崗位變動等，協(xié)助安全管理部門進(jìn)行檔案的建立和更新。3.各車間、部門負(fù)責(zé)本部門接觸職業(yè)病危害因素從業(yè)人員的信息收集和報送，配合安全管理部門開展職業(yè)健康檢查和檔案管理工作。4.檔案管理部門負(fù)責(zé)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的集中保管，確保檔案的安全、完整和可查閱，按照規(guī)定的期限和程序進(jìn)行檔案的歸檔、存儲和銷毀。二、檔案內(nèi)容（一）從業(yè)人員基本信息1.個人基本情況，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等。2.職業(yè)史，記錄從業(yè)人員的入職時間、工作崗位、工作內(nèi)容、崗位變動情況等。3.既往史，包括既往的健康狀況、疾病史、過敏史等。4.家族史，主要記錄家族中是否有遺傳性疾病、職業(yè)病等相關(guān)病史。（二）職業(yè)健康檢查結(jié)果1.上崗前職業(yè)健康檢查報告，包括檢查項(xiàng)目、檢查結(jié)果、結(jié)論等，以確定從業(yè)人員是否適合從事接觸職業(yè)病危害因素的工作。2.在崗期間定期職業(yè)健康檢查報告，按照規(guī)定的周期進(jìn)行檢查，記錄每次檢查的時間、項(xiàng)目、結(jié)果及處理建議，及時發(fā)現(xiàn)從業(yè)人員的健康變化情況。3.離崗時職業(yè)健康檢查報告，明確從業(yè)人員離崗時的健康狀況，為職業(yè)病診斷和鑒定提供依據(jù)。4.應(yīng)急職業(yè)健康檢查報告，在發(fā)生急性職業(yè)病危害事故或其他特殊情況下進(jìn)行的檢查，記錄檢查情況和處理結(jié)果。（三）職業(yè)病診療資料1.職業(yè)病診斷證明書，由具有職業(yè)病診斷資質(zhì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具，明確診斷的職業(yè)病名稱、診斷依據(jù)、處理意見等。2.職業(yè)病治療病歷，包括住院病歷、門診病歷、檢查檢驗(yàn)報告等，記錄職業(yè)病的治療過程和康復(fù)情況。3.職業(yè)病鑒定書，如從業(yè)人員對職業(yè)病診斷結(jié)果有異議，進(jìn)行鑒定后獲得的鑒定文書。（四）職業(yè)危害接觸史1.接觸的職業(yè)病危害因素種類，如粉塵、化學(xué)毒物、物理因素（噪聲、輻射等）等。2.接觸時間和接觸強(qiáng)度，記錄從業(yè)人員在不同崗位接觸職業(yè)病危害因素的具體時間和實(shí)際接觸水平，可通過職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)測數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充說明。3.防護(hù)措施使用情況，包括個人防護(hù)用品的配備、使用和維護(hù)情況，以及工作場所采取的工程防護(hù)措施等。（五）其他相關(guān)資料1.職業(yè)健康培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、考核成績等，反映從業(yè)人員接受職業(yè)健康知識培訓(xùn)的情況。2.獎懲記錄，與職業(yè)健康相關(guān)的獎勵和處罰情況，如因正確使用防護(hù)用品獲得獎勵，因違反職業(yè)健康規(guī)定受到處罰等。3.其他與職業(yè)健康監(jiān)護(hù)有關(guān)的資料，如健康監(jiān)護(hù)檔案的借閱記錄、檔案變更記錄等。三、檔案建立（一）檔案建立流程1.新員工入職時，人力資源部門在辦理入職手續(xù)的同時，收集員工的基本信息，并及時將信息傳遞給安全管理部門。2.安全管理部門根據(jù)員工的崗位信息，確定其接觸的職業(yè)病危害因素種類，安排上崗前職業(yè)健康檢查。3.職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)完成檢查后，將檢查報告反饋給安全管理部門。4.安全管理部門根據(jù)收集到的從業(yè)人員基本信息、職業(yè)健康檢查結(jié)果等資料，為每位接觸職業(yè)病危害因素的從業(yè)人員建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。檔案可以采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。（二）檔案編號規(guī)則為了便于檔案的管理和查詢，對職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：檔案編號由單位代碼、年份、員工序號三部分組成。例如，單位代碼為ABC，2024年入職的第100位員工，其檔案編號為ABC-2024-100。（三）檔案初始信息錄入在建立檔案時，應(yīng)確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。將從業(yè)人員的基本信息、職業(yè)健康檢查結(jié)果等按照檔案內(nèi)容要求進(jìn)行詳細(xì)錄入。對于紙質(zhì)檔案，要保證書寫清晰、規(guī)范；對于電子檔案，要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案更新（一）定期更新1.在崗期間定期職業(yè)健康檢查完成后，安全管理部門應(yīng)在收到檢查報告后的15個工作日內(nèi)，將檢查結(jié)果及時錄入職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，并對檔案中的健康狀況進(jìn)行更新。2.每年年底，人力資源部門將從業(yè)人員的崗位變動情況、基本信息變更情況等反饋給安全管理部門，安全管理部門根據(jù)這些信息對檔案進(jìn)行相應(yīng)的更新和調(diào)整。（二）動態(tài)更新1.當(dāng)從業(yè)人員發(fā)生職業(yè)病時，安全管理部門應(yīng)及時收集職業(yè)病診療資料，包括診斷證明書、治療病歷等，并在確診后的7個工作日內(nèi)將相關(guān)資料歸檔到職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案中。2.從業(yè)人員的職業(yè)危害接觸史發(fā)生變化時，如接觸的職業(yè)病危害因素種類、接觸強(qiáng)度等發(fā)生改變，相關(guān)車間、部門應(yīng)及時將情況報送安全管理部門，安全管理部門在收到信息后的10個工作日內(nèi)對檔案進(jìn)行更新。（三）更新審核每次檔案更新后，安全管理部門應(yīng)安排專人對更新內(nèi)容進(jìn)行審核，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和一致性。審核人員應(yīng)在審核記錄上簽字確認(rèn)。五、檔案保管（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房或檔案柜，用于存放職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度，以確保檔案的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號順序進(jìn)行排列存放，建立檔案目錄和索引，便于查找和借閱。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)進(jìn)行分類管理，可按照崗位類別、職業(yè)病危害因素種類等進(jìn)行分類，提高檔案管理的效率。（二）保管期限1.從業(yè)人員職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的保管期限為永久保存。這是因?yàn)槁殬I(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案對于職業(yè)病的診斷、鑒定和預(yù)防具有重要的參考價值，需要長期保存以備查詢。2.對于已經(jīng)離職且超過職業(yè)病診斷觀察期的從業(yè)人員的檔案，可進(jìn)行單獨(dú)存放，但仍需妥善保管，不得隨意銷毀。（三）檔案遷移當(dāng)單位發(fā)生搬遷、合并、分立等情況時，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定對職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案進(jìn)行妥善遷移。在遷移過程中，要確保檔案的安全和完整，及時更新檔案的存儲地址和相關(guān)信息。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案資料。3.檔案管理部門應(yīng)做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等，以備后續(xù)查詢和審計。（二）借閱規(guī)定1.一般情況下，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案不得外借。如因特殊情況需要借閱檔案，如職業(yè)病診斷、鑒定等，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過15個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案中的個人隱私信息。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。七、檔案保密（一）保密措施1.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案涉及從業(yè)人員的個人隱私和健康信息，屬于單位的保密資料。檔案管理部門應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，對檔案庫房和存儲設(shè)備進(jìn)行加密管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.參與檔案管理工作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾不泄露檔案中的任何信息。在檔案的傳輸和存儲過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保信息的安全。3.對于電子檔案，應(yīng)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和操作檔案信息。（二）違規(guī)處理對違反檔案保密規(guī)定，泄露從業(yè)人員職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息的人員，單位將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.對于已經(jīng)超過保管期限且無保存價值的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞，無法修復(fù)且無查閱價值的，可申請銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，提出需要銷毀的檔案清單，經(jīng)安全管理部門審核后，報單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)組織專人對需要銷毀的檔案進(jìn)行清理和核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等。4.銷毀記錄應(yīng)存檔保存，以備后續(xù)查詢和審計。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.安全管理部門應(yīng)定期對職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的建立、更新、保管、查閱、借閱等各個環(huán)節(jié)。2.每季度至少進(jìn)行一次內(nèi)部檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保檔案管理工作符合相關(guān)規(guī)定和制度要求。3.配合上級主管部門和相關(guān)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案資料和相關(guān)信息，接受監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）考核評價1.