企業(yè)合同管理工具與合同存檔規(guī)范一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)化企業(yè)）的合同全生命周期管理，覆蓋合同起草、審批、簽訂、履行、變更、歸檔等環(huán)節(jié)。典型應(yīng)用場景包括：業(yè)務(wù)拓展場景：銷售部門與客戶簽訂采購/銷售合同時通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰；合作管理場景：企業(yè)與合作方（如供應(yīng)商、服務(wù)商、研發(fā)機構(gòu)）簽訂合作協(xié)議時，統(tǒng)一管理合作雙方的權(quán)利義務(wù)；內(nèi)部審批場景：跨部門（如業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)、管理層）協(xié)同完成合同審核，避免流程遺漏或職責(zé)不清；風(fēng)險防控場景：通過合同履行跟蹤與到期提醒，降低違約風(fēng)險、糾紛隱患；合規(guī)審計場景：規(guī)范合同存檔管理，保證審計檢查時資料完整、可追溯。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草與發(fā)起責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購部、項目部）操作步驟：明確需求：根據(jù)合作內(nèi)容（如產(chǎn)品采購、服務(wù)外包、技術(shù)開發(fā)等），確定合同類型（固定總價、單價合同、框架協(xié)議等）、核心條款（標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限、違約責(zé)任等）；選用模板：從企業(yè)合同模板庫中調(diào)用對應(yīng)類型模板（如《采購合同模板》《技術(shù)服務(wù)合同模板》），若模板庫無匹配模板，由業(yè)務(wù)部門起草后提交法務(wù)部門審核；填寫信息：準(zhǔn)確填寫合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址等）、合作細(xì)節(jié)（如產(chǎn)品規(guī)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式）、支付方式（分期/一次性、賬戶信息）等關(guān)鍵內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)真實、無歧義；發(fā)起審批：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理模塊提交合同審批，同步合同草案及相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、資質(zhì)證明等）。（二）合同審核與修訂責(zé)任主體：法務(wù)部門（主導(dǎo)）、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、管理層審核要點：法務(wù)審核：檢查合同條款合法性（如是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)）、合規(guī)性（如是否涉及行業(yè)監(jiān)管要求）、權(quán)責(zé)對等性（如違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院/仲裁機構(gòu)）；財務(wù)審核：核對價款金額、支付條件、稅費承擔(dān)、發(fā)票類型等是否符合財務(wù)制度，評估企業(yè)資金支付風(fēng)險；業(yè)務(wù)部門復(fù)核：確認(rèn)合同內(nèi)容是否真實反映合作需求，技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等是否與前期溝通一致；管理層審批：根據(jù)合同金額、重要性分級審批（如10萬元以下部門負(fù)責(zé)人審批，10萬-100萬元分管副總審批，100萬元以上總經(jīng)理審批）。修訂流程：審核部門提出修改意見后，由業(yè)務(wù)部門牽頭修訂，修訂完成后重新提交審核，直至所有審批環(huán)節(jié)通過。（三）合同簽訂與生效責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、行政歸檔部門操作步驟：文本確認(rèn)：審批通過后，由法務(wù)部門出具最終版合同文本，保證合同編號唯一（格式：年份+部門簡稱+流水號，如“2024采字001號”），雙方各執(zhí)原件；簽署蓋章：企業(yè)方：由法定代表人或授權(quán)委托人簽字（需附授權(quán)委托書），并加蓋合同專用章（嚴(yán)禁使用公章、財務(wù)章等替代）；合作方：核對對方簽字人身份（法定代表人需提供證件號碼復(fù)印件，授權(quán)代理人需提供授權(quán)委托書及證件號碼復(fù)印件），加蓋對方單位公章或合同專用章；生效確認(rèn)：合同自雙方簽字蓋章之日起生效（另有約定生效條件的，如審批通過、支付定金等，需滿足條件后生效）；簽訂后3個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同原件掃描至系統(tǒng)，同步提交行政歸檔部門備案。（四）合同履行與跟蹤責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（主責(zé)）、法務(wù)部門、財務(wù)部門操作步驟：履行計劃：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定制定履行計劃（如交付時間節(jié)點、驗收流程、付款進(jìn)度），明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人；過程記錄：在合同履行過程中，及時記錄履行情況（如交付憑證、驗收報告、溝通函件），重要事項（如變更、延期）需書面確認(rèn)并作為合同附件；風(fēng)險預(yù)警：對可能出現(xiàn)的履約風(fēng)險（如對方逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前15個工作日向法務(wù)和管理層預(yù)警，協(xié)同制定應(yīng)對方案；到期提醒：合同臨近到期前30天，系統(tǒng)自動提醒業(yè)務(wù)部門評估是否續(xù)簽、終止或終止后辦理交接手續(xù)。（五）合同變更、解除與歸檔責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、行政歸檔部門操作步驟：變更/解除：需變更或解除合同時由雙方協(xié)商一致簽訂《補充協(xié)議》或《解除合同協(xié)議》，流程參照“合同起草-審核-簽訂”執(zhí)行，嚴(yán)禁單方面變更或終止合同；資料整理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門整理合同全過程資料（包括合同文本、審批記錄、附件、履行憑證、溝通記錄等），保證資料完整、無缺失；歸檔移交：紙質(zhì)合同：正本（企業(yè)留存聯(lián)）交行政歸檔部門統(tǒng)一存放，副本（業(yè)務(wù)部門留存聯(lián)）由業(yè)務(wù)部門自行保管；電子合同：將掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁）、履行過程文件等至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，按合同編號分類存儲；歸檔時限：合同簽訂后10個工作日內(nèi)完成紙質(zhì)歸檔，履行完畢后5個工作日內(nèi)完成電子歸檔。三、核心工具表單模板（一）合同審批表合同編號合同名稱合同類型（□采購□銷售□服務(wù)□其他）甲方（企業(yè)方）名稱：____________________統(tǒng)一社會信用代碼：____________________乙方（合作方）名稱：____________________統(tǒng)一社會信用代碼：____________________合同金額大寫：____________________小寫：____________________履行期限自_年_月_日至_年_月_日業(yè)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年_月_日法務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年_月_日財務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年_月_日管理層審批□部門負(fù)責(zé)人□分管副總□總經(jīng)理簽字：__________日期：____年_月_日附件清單□技術(shù)協(xié)議□報價單□資質(zhì)證明□其他：____________________（二）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段（□履行中□已完成□異常）責(zé)任部門責(zé)任人聯(lián)系方式約定履行內(nèi)容1.____________________2.____________________3.____________________實際履行情況1.____________________2.____________________3.____________________履行憑證□交付單□驗收報告□付款憑證□其他：____________________異常情況說明（如無異常填寫“無”）________________________處理意見責(zé)任人簽字：__________日期：____年_月_日法務(wù)部門審核簽字：__________日期：____年_月_日（三）合同歸檔清單歸檔編號合同編號合同名稱歸檔部門歸檔人歸檔日期存放位置□檔案柜（____層_列）□電子檔案系統(tǒng)路徑：_________________保管期限□5年□10年□長期（根據(jù)合同類型約定）資料清單□合同正本□合同副本□審批記錄□附件（技術(shù)協(xié)議/報價單等）□履行憑證（交付單/驗收報告等）□其他：____________________審核人簽字：__________日期：____年_月_日四、關(guān)鍵管理要點與風(fēng)險提示（一）合規(guī)性管理合同條款不得違反法律法規(guī)強制性規(guī)定（如“霸王條款”、非法免責(zé)條款等），涉及特許經(jīng)營、進(jìn)出口等特殊業(yè)務(wù)的，需提前取得相關(guān)資質(zhì)或許可；合作方主體資格審查：簽訂前需核實對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（如為代理人），必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢其經(jīng)營異常、涉訴等信息；爭議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院或仲裁機構(gòu)，避免約定不明確導(dǎo)致管轄爭議。（二）保密與安全合同文本及履行過程中涉及的商業(yè)秘密（如技術(shù)參數(shù)、客戶信息、價格策略等），僅限相關(guān)人員知悉，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳；電子合同存儲需加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限（如按部門、崗位分級授權(quán)），定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止信息丟失或泄露；紙質(zhì)合同存放于帶鎖檔案柜，由專人管理，借閱需登記（借閱人、借閱時間、歸還時間、用途），經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。（三）時效性管理合同審批需在發(fā)起后5個工作日內(nèi)完成（特殊情況可延長，但需提前說明原因），避免因?qū)徟诱`影響業(yè)務(wù)開展；合同履行過程中，關(guān)鍵節(jié)點（如交付、驗收、付款）需在約定時限內(nèi)完成，逾期未處理的，責(zé)任部門需向管理層提交書面說明；合同到期前30天啟動評估程序，需續(xù)簽的提前15天啟動新合同審批流程，需終止的及時辦理交接，避