采購申請審批流程標準化工具供應商管理指南一、適用業(yè)務場景本工具適用于企業(yè)各類采購業(yè)務場景，包括但不限于：日常辦公物資采購、生產原材料采購、設備采購、服務類采購（如咨詢、運維）等。通過標準化采購申請審批流程與供應商管理，可規(guī)范采購行為、控制采購風險、提升采購效率，保證采購活動合規(guī)、透明、經濟。特別適用于需要多部門協(xié)同審批（如申請部門、采購部門、財務部門、使用部門）、涉及供應商引入與評估的采購項目，幫助企業(yè)管理供應商資源池，實現采購全流程可追溯。二、標準化操作流程步驟1：采購需求發(fā)起與申請操作主體：采購需求部門（如行政部、生產部、研發(fā)部）操作內容：需求部門根據業(yè)務需求，填寫《采購申請表》，明確采購內容（名稱、規(guī)格型號、數量、技術參數）、預算金額（含單價、總價）、資金來源（如部門預算、專項預算）、用途說明及緊急程度（普通/緊急）。附件需補充：技術規(guī)格書（如需）、市場調研報告（如單價超過X元）、相關審批依據（如項目立項批文）。申請人在企業(yè)OA系統(tǒng)或采購管理系統(tǒng)中提交申請，選擇對應的審批流程模板（如“日常采購流程”“固定資產采購流程”）。輸出成果：《采購申請表》及附件電子版/紙質版。步驟2：采購部門初審操作主體：采購部門專員操作內容：接收申請后，審核采購需求的合理性：是否符合公司采購政策、是否屬于集中采購目錄（如需）、規(guī)格參數是否明確、預算是否在部門年度預算內。審核附件完整性：技術參數、市場調研報告等是否齊全，模糊表述（如“一批”“優(yōu)質產品”）需退回需求部門補充明確。對緊急采購需求，優(yōu)先處理并標注“加急”標識；對超預算申請，標注“需說明超預算理由”并反饋需求部門補充說明。輸出成果：《采購申請初審意見表》（通過/退回修改/補充說明）。步驟3：預算與財務復核操作主體：財務部門專員操作內容：審核采購預算的準確性與合規(guī)性：預算金額是否與財務系統(tǒng)數據一致，資金來源是否符合公司財務制度（如是否涉及專項費用）。對超預算申請，審核需求部門提交的超預算理由（如市場價格波動、項目緊急追加）是否充分，是否符合預算調整流程。確認付款方式（如預付款比例、賬期）是否符合公司財務規(guī)定。輸出成果：《預算復核意見表》（預算通過/預算調整建議/預算否決）。步驟4：相關部門會簽（如需）操作主體：技術部門、法務部門、使用部門等（根據采購類型確定）操作內容：技術部門：審核采購規(guī)格參數是否符合技術標準，對設備、原材料等采購進行技術可行性評估，出具《技術參數審核意見》。法務部門：涉及服務采購或大額合同時審核合同條款的合規(guī)性（如違約責任、知識產權歸屬），提前介入風險防控。使用部門：確認采購內容與實際需求匹配度（如辦公用品的品牌、型號是否滿足日常使用）。輸出成果：相關部門會簽意見表（需簽字確認）。步驟5：分級審批決策操作主體：審批人（根據采購金額與類型確定審批層級）操作內容：小額采購（如≤X元）：由需求部門經理審批。中額采購（如X-X元）：由采購部門經理+分管副總審批。大額采購（如≥X元）：由總經理/采購委員會審批，必要時提交總經理辦公會審議。審批人重點審核：采購必要性、預算合理性、供應商選擇方式（如公開招標、詢價比價）、合規(guī)性。輸出成果：《采購審批單》（審批人簽字確認，審批通過后唯一采購編號）。步驟6：供應商信息查詢與篩選操作主體：采購部門專員操作內容：合格供應商池查詢：優(yōu)先從公司《合格供應商名錄》中篩選符合采購需求的供應商（如按產品類別、資質等級、合作歷史篩選）。新供應商引入：名錄無合適供應商時，啟動新供應商準入流程：收集供應商資質文件（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質證書如ISO9001、生產許可證等），填寫《供應商資質審核表》，聯合技術、質量部門進行現場考察（如需）。供應商初篩：根據資質、產能、行業(yè)口碑、合作案例等，篩選3-5家候選供應商，排除存在不良記錄（如失信、訴訟）的供應商。輸出成果：《候選供應商名單》《供應商資質審核報告》。步驟7：詢價與比價操作主體：采購部門專員、需求部門代表、財務部門代表（組成詢價小組）操作內容：向候選供應商發(fā)出《詢價函》，明確采購內容、規(guī)格、數量、交貨期、付款方式、報價截止時間。收集供應商報價（需加蓋公章），填寫《詢價對比表》，記錄各供應商的單價、總價、交貨周期、質量承諾、售后服務等內容。組織詢價小組比價：綜合評估價格（權重40%）、質量（權重30%）、交期（權重20%）、服務（權重10%），選擇最優(yōu)供應商。輸出成果：《詢價對比表》《比價分析報告》《推薦供應商意見》。步驟8：合同擬定與審批操作主體：采購部門、法務部門操作內容：采購部門根據選定供應商信息，擬定《采購合同》，明確標的物details（名稱、規(guī)格、數量、單價）、質量標準、交付時間與地點、驗收方式、付款條件、違約責任、爭議解決條款等。法務部門審核合同條款的合規(guī)性、完整性，重點排查法律風險（如付款節(jié)點不明確、違約責任不對等）。合同審批：按公司合同審批流程，由采購經理、法務經理、分管副總、總經理逐級審批，審批通過后蓋章生效。輸出成果：《采購合同》（最終版，雙方簽字蓋章）。步驟9：采購執(zhí)行與交付驗收操作主體：采購部門、供應商、需求部門、質檢部門操作內容：采購部門向供應商下達《采購訂單》，明確交貨時間、地點、聯系人，跟蹤生產/備貨進度。供應商按期交付貨物，需求部門與質檢部門共同驗收：核對數量、規(guī)格、外觀，檢查質量檢測報告（如需），填寫《貨物驗收單》（合格/不合格）。驗收不合格：及時通知供應商退貨/換貨，并記錄不合格原因，更新供應商績效信息。輸出成果：《采購訂單》《貨物驗收單》《不合格處理記錄》（如需）。步驟10：付款結算與供應商績效評估操作主體：財務部門、采購部門操作內容：財務部門根據合同約定付款條件（如驗收合格后30天內），憑《采購合同》《貨物驗收單》《發(fā)票》辦理付款，保證“三單匹配”。采購部門在采購完成后，對供應商進行績效評估，填寫《供應商績效評估表》，評估維度包括：質量合格率、交貨及時性、價格競爭力、服務響應速度、合作配合度等，評分結果分為“優(yōu)秀/合格/不合格”三個等級。更新《合格供應商名錄》：對優(yōu)秀供應商優(yōu)先合作，對不合格供應商暫停合作或清退，評估結果作為后續(xù)采購選擇依據。輸出成果：《付款申請單》《供應商績效評估表》《合格供應商名錄更新記錄》。三、核心工具表單表1：采購申請表申請編號申請部門申請人聯系方式申請日期采購類別□辦公物資□原材料□設備□服務預算金額資金來源□部門預算□專項預算采購內容規(guī)格型號單位數量預算單價用途說明附件清單□技術規(guī)格書□市場調研報告□立項批文□其他：______初審意見□通過□退回修改□補充說明（說明：______________________）采購專員：______日期：______預算復核意見□預算通過□預算調整建議□預算否決（說明：______________________）財務專員：______日期：______審批意見審批人：______職務：______審批日期：______表2：供應商資質審核表供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址法定代表人聯系人聯系方式主營產品/服務資質證書名稱證書編號發(fā)證機關有效期審核結果□符合□不符合營業(yè)執(zhí)照行業(yè)資質（如ISO9001、3C認證等）現場考察意見□通過□不通過（說明：______________________）考察人：______日期：______審核結論□納入合格供應商名錄□需補充材料□不予采用審核部門：______日期：______表3：詢價對比表詢價編號詢價日期采購內容規(guī)格型號數量供應商A供應商B供應商C單價：______總價：______交期：______質量承諾：______單價：______總價：______交期：______質量承諾：______單價：______總價：______交期：______質量承諾：______比價分析綜合評分：供應商A______分（價格_分+質量分+交期_分+服務分）供應商B_分供應商C_____分推薦供應商□供應商A□供應商B□供應商C理由：______________________詢價小組：______日期：______表4：供應商績效評估表評估周期供應商名稱供應商編號評估部門評估人評估日期評估項目評分標準（10分制）得分加權得分質量合格率≥95%得10分，90%-94%得8分，85%-89%得6分，＜85%得0分交貨及時性按時交貨得10分，延遲1-3天得6分，延遲＞3天得0分價格競爭力低于市場均價5%以上得10分，持平得8分，高于5%以內得6分，高于5%以上得0分服務響應速度24小時內響應得10分，48小時內得6分，超時得0分合作配合度積極配合得10分，一般得6分，不配合得0分總分等級評定□優(yōu)秀（≥90分）□合格（70-89分）□不合格（＜70分）改進建議審核意見審核人：______日期：______四、關鍵管控要點需求與預算管控采購需求需具體明確，避免模糊表述（如“一批辦公用品”應明確品牌、型號、數量）；采購預算需符合年度預算安排，超預算申請需詳細說明理由并履行預算調整流程，嚴禁無預算采購。審批權限與流程嚴格執(zhí)行分級審批制度，根據采購金額、類型明確審批人，嚴禁越權審批或簡化流程；審批環(huán)節(jié)需留痕，所有審批意見需書面記錄（電子或紙質），保證可追溯。供應商管理規(guī)范合格供應商名錄需動態(tài)更新，每季度復審一次，對資質過期、績效不合格的供應商及時清退；新供應商準入需嚴格審核資質，必要時進行現場考察，保證供應商具備履約能力；詢價過程需至少