文檔撰寫(xiě)與審核規(guī)范模板一、適用范圍本規(guī)范模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)正式文檔的標(biāo)準(zhǔn)化撰寫(xiě)與流程化審核，涵蓋項(xiàng)目類(lèi)文檔（如立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）、技術(shù)類(lèi)文檔（如技術(shù)方案、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、API接口說(shuō)明）、管理類(lèi)文檔（如流程規(guī)范、管理制度、崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)）及產(chǎn)品類(lèi)文檔（如產(chǎn)品需求文檔、用戶手冊(cè)、版本更新說(shuō)明）等。文檔從初稿撰寫(xiě)、多級(jí)審核到最終發(fā)布的全流程管理均需參照本規(guī)范執(zhí)行，保證文檔內(nèi)容準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)清晰、權(quán)責(zé)明確，為項(xiàng)目推進(jìn)、技術(shù)協(xié)作、管理落地提供可靠依據(jù)。二、操作流程（一）文檔撰寫(xiě)準(zhǔn)備明確撰寫(xiě)目的與受眾撰寫(xiě)前需確認(rèn)文檔的核心目標(biāo)（如指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施、規(guī)范操作流程、匯報(bào)工作進(jìn)展等）及主要受眾（如技術(shù)團(tuán)隊(duì)、管理層、客戶、跨部門(mén)協(xié)作方等），根據(jù)受眾需求調(diào)整內(nèi)容深度、語(yǔ)言風(fēng)格及側(cè)重點(diǎn)（如技術(shù)文檔需注重邏輯性與細(xì)節(jié)完整性，管理文檔需突出權(quán)責(zé)與流程節(jié)點(diǎn)）。示例：面向技術(shù)團(tuán)隊(duì)的“系統(tǒng)升級(jí)方案”需詳細(xì)描述技術(shù)架構(gòu)、改造步驟、兼容性測(cè)試等內(nèi)容；面向管理層的“項(xiàng)目季度總結(jié)”需重點(diǎn)呈現(xiàn)目標(biāo)達(dá)成率、風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題及資源需求。收集與整理資料圍繞文檔主題，全面收集相關(guān)背景資料、數(shù)據(jù)支撐、歷史文檔、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及需求方輸入（如客戶需求清單、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)調(diào)研報(bào)告等），保證內(nèi)容有據(jù)可依。對(duì)收集的資料進(jìn)行篩選、核對(duì)與分類(lèi)，剔除冗余或過(guò)時(shí)信息，提煉關(guān)鍵數(shù)據(jù)與核心觀點(diǎn)，為撰寫(xiě)提供準(zhǔn)確素材。確定文檔結(jié)構(gòu)與框架根據(jù)文檔類(lèi)型及內(nèi)容邏輯，搭建標(biāo)準(zhǔn)化框架（可參考附件1《文檔結(jié)構(gòu)參考模板》），明確章節(jié)層級(jí)、標(biāo)題體系及附錄內(nèi)容（如術(shù)語(yǔ)表、參考資料、圖表清單等）。示例：“項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)”通常包含項(xiàng)目背景、目標(biāo)范圍、進(jìn)度計(jì)劃、資源配置、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等章節(jié)；“產(chǎn)品需求文檔”需包含產(chǎn)品概述、功能清單、用戶故事、交互原型、非功能需求等模塊。（二）初稿撰寫(xiě)內(nèi)容撰寫(xiě)規(guī)范客觀準(zhǔn)確：數(shù)據(jù)、事實(shí)、結(jié)論需有明確來(lái)源，避免主觀臆斷或模糊表述（如“大概”“可能”等詞匯需替換為具體數(shù)據(jù)或確定性描述）。邏輯清晰：章節(jié)內(nèi)容需層層遞進(jìn)，段落間過(guò)渡自然，可采用“總-分-總”“問(wèn)題-原因-解決方案”等經(jīng)典結(jié)構(gòu)，保證讀者易于理解。術(shù)語(yǔ)統(tǒng)一：全文專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、縮略語(yǔ)、單位符號(hào)等需保持一致（如首次出現(xiàn)術(shù)語(yǔ)時(shí)標(biāo)注英文全稱(chēng)及縮寫(xiě)，后續(xù)可直接使用縮寫(xiě)）。圖文并茂：復(fù)雜流程、數(shù)據(jù)關(guān)系、系統(tǒng)架構(gòu)等內(nèi)容建議通過(guò)流程圖、架構(gòu)圖、數(shù)據(jù)表格等形式呈現(xiàn)，圖表需編號(hào)（如圖1、表1）、命名清晰（如“圖1系統(tǒng)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)示意圖”），并在中注明“詳見(jiàn)圖X/表X”。格式標(biāo)準(zhǔn)化要求字體與排版：采用宋體五號(hào)（或Arial10.5pt），行距1.5倍；一級(jí)標(biāo)題黑體三號(hào)（或Arial12pt，加粗），二級(jí)標(biāo)題黑體四號(hào)（或Arial11pt，加粗），三級(jí)標(biāo)題黑體小四（或Arial10.5pt，加粗）；頁(yè)碼居中顯示，頁(yè)邊距上下2.54cm、左右3.17cm。文件命名：文檔命名格式為“【文檔類(lèi)型】-【主題】-【版本號(hào)】-【日期]”，示例：“【項(xiàng)目計(jì)劃】-系統(tǒng)升級(jí)-V1.0-20231027”。（三）提交審核提交前自查撰寫(xiě)人完成初稿后，需對(duì)照本規(guī)范進(jìn)行自查，重點(diǎn)檢查：內(nèi)容完整性（是否覆蓋所有核心章節(jié)）、邏輯連貫性（章節(jié)間是否存在矛盾）、格式規(guī)范性（是否符合排版要求）、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性（關(guān)鍵數(shù)據(jù)是否復(fù)核無(wú)誤）、術(shù)語(yǔ)一致性（全文術(shù)語(yǔ)是否統(tǒng)一）。自查無(wú)誤后，填寫(xiě)《文檔基本信息登記表》（見(jiàn)附件2），同步提交文檔電子版（含源文件及PDF預(yù)覽版）至指定審核流程系統(tǒng)或?qū)尤恕Ｌ峤粚?duì)象與時(shí)間根據(jù)文檔類(lèi)型及重要性，明確審核流程發(fā)起人（如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門(mén)主管），并按流程提交至對(duì)應(yīng)審核環(huán)節(jié)（如技術(shù)類(lèi)文檔需先提交至技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，管理類(lèi)文檔需提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核）。提交時(shí)間需滿足項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)要求，原則上需在計(jì)劃完成日期前2個(gè)工作日提交審核，預(yù)留充足的審核與修改時(shí)間。（四）初審環(huán)節(jié)審核人職責(zé)初審由文檔所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定領(lǐng)域?qū)＜遥ㄈ缂夹g(shù)文檔由技術(shù)經(jīng)理初審，產(chǎn)品文檔由產(chǎn)品經(jīng)理初審）負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核文檔的基礎(chǔ)規(guī)范性與內(nèi)容完整性。審核要點(diǎn)格式是否符合本規(guī)范要求（字體、排版、圖表編號(hào)等）；結(jié)構(gòu)是否完整（是否缺失必要章節(jié)，如項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)缺風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案、產(chǎn)品需求文檔缺驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；內(nèi)容是否準(zhǔn)確（關(guān)鍵數(shù)據(jù)、術(shù)語(yǔ)、引用資料是否無(wú)誤）；表述是否清晰（是否存在歧義語(yǔ)句、邏輯斷層）。結(jié)果處理審核通過(guò)：初審人在《多級(jí)審核意見(jiàn)記錄表》（見(jiàn)附件3）中填寫(xiě)“審核通過(guò)”意見(jiàn)，文檔流轉(zhuǎn)至下一審核環(huán)節(jié)（復(fù)審）。審核不通過(guò)：初審人需明確標(biāo)注不通過(guò)原因（如“格式不規(guī)范”“第3章數(shù)據(jù)未更新”“缺失用戶操作流程圖”等），將文檔退回撰寫(xiě)人修改。撰寫(xiě)人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交，再次進(jìn)入初審環(huán)節(jié)。（五）復(fù)審環(huán)節(jié)審核人職責(zé)復(fù)審由跨部門(mén)協(xié)作方或更高層級(jí)負(fù)責(zé)人（如項(xiàng)目文檔由項(xiàng)目總監(jiān)復(fù)審，跨部門(mén)流程文檔由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人聯(lián)合復(fù)審）負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核文檔的內(nèi)容一致性與可行性。審核要點(diǎn)文檔內(nèi)容是否符合公司戰(zhàn)略或項(xiàng)目目標(biāo)（如技術(shù)方案是否支撐業(yè)務(wù)需求，管理制度是否符合公司現(xiàn)有流程）；跨部門(mén)/跨角色權(quán)責(zé)是否明確（如流程文檔中各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人、協(xié)作方、輸出成果是否清晰）；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案或異常處理措施是否全面（如項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)是否包含風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，產(chǎn)品需求文檔是否考慮異常場(chǎng)景）；與歷史文檔或同類(lèi)文檔是否存在沖突（如新版本技術(shù)方案是否與舊版系統(tǒng)兼容，新管理制度是否替代原有規(guī)定）。結(jié)果處理審核通過(guò)：復(fù)審人在《多級(jí)審核意見(jiàn)記錄表》中填寫(xiě)“審核通過(guò)”意見(jiàn)，文檔流轉(zhuǎn)至終審環(huán)節(jié)。審核不通過(guò)：復(fù)審人需詳細(xì)說(shuō)明修改建議（如“第5章資源需求與項(xiàng)目預(yù)算未對(duì)齊”“需補(bǔ)充與部門(mén)的接口確認(rèn)記錄”等），退回撰寫(xiě)人修改。撰寫(xiě)人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交，再次進(jìn)入復(fù)審環(huán)節(jié)。（六）終審環(huán)節(jié)審核人職責(zé)終審由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、最高決策層或指定授權(quán)人（如重大項(xiàng)目文檔由總經(jīng)理終審，制度類(lèi)文檔由分管行政副總終審）負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核文檔的合規(guī)性與決策性。審核要點(diǎn)文檔內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部制度（如數(shù)據(jù)安全文檔符合《數(shù)據(jù)安全法》，財(cái)務(wù)相關(guān)文檔符合公司財(cái)務(wù)管理制度）；關(guān)鍵決策或結(jié)論是否合理（如項(xiàng)目立項(xiàng)的經(jīng)濟(jì)性分析是否充分，產(chǎn)品定位是否符合市場(chǎng)需求）；文檔發(fā)布后可能產(chǎn)生的影響及風(fēng)險(xiǎn)是否可控（如重大流程變更是否考慮員工培訓(xùn)成本，技術(shù)方案是否涉及信息安全風(fēng)險(xiǎn)）。結(jié)果處理審核通過(guò)：終審人在《多級(jí)審核意見(jiàn)記錄表》中簽署“審核通過(guò)”意見(jiàn)及姓名，確認(rèn)文檔可進(jìn)入定稿發(fā)布流程。審核不通過(guò)：終審人需給出明確否決意見(jiàn)及修改方向（如“項(xiàng)目目標(biāo)與公司年度戰(zhàn)略不符，需重新調(diào)整定位”“技術(shù)方案存在安全隱患，需補(bǔ)充第三方安全評(píng)估”），文檔終止審核流程，撰寫(xiě)人需根據(jù)意見(jiàn)重新規(guī)劃文檔內(nèi)容并啟動(dòng)撰寫(xiě)流程。（七）定稿發(fā)布與存檔版本更新與發(fā)布審核通過(guò)后，撰寫(xiě)人根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行最終修訂，更新文檔版本號(hào)（如V1.0修訂為V1.1），在文檔首頁(yè)標(biāo)注“最終版本”“發(fā)布日期”“發(fā)布范圍”等信息。由指定發(fā)布人（如行政部、項(xiàng)目管理辦公室）通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、知識(shí)庫(kù)平臺(tái)）或郵件渠道正式發(fā)布，明確查閱權(quán)限（如公開(kāi)、部門(mén)內(nèi)部、僅相關(guān)人員等）。存檔管理發(fā)布后的文檔需提交至公司知識(shí)庫(kù)或指定檔案服務(wù)器存檔，存檔路徑按“【部門(mén)】-【文檔類(lèi)型】-【年份】”分類(lèi)（如“【技術(shù)部】-【技術(shù)方案】-【2023】”）。存檔文件需包含最終版PDF（不可編輯）及源文件（如Word、Visio等），保證文檔可追溯、可查閱。三、模板表格附件1：文檔結(jié)構(gòu)參考模板文檔類(lèi)型核心章節(jié)框架項(xiàng)目類(lèi)文檔1.文檔概述（目的、范圍、讀者對(duì)象）2.項(xiàng)目背景與目標(biāo)3.項(xiàng)目范圍與邊界4.進(jìn)度計(jì)劃（里程碑、甘特圖）5.資源配置（人員、預(yù)算、設(shè)備）6.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案與應(yīng)對(duì)措施7.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與交付成果8.附錄（術(shù)語(yǔ)表、參考資料）技術(shù)方案文檔1.文檔說(shuō)明（版本、修訂記錄）2.需求分析（業(yè)務(wù)需求、技術(shù)需求）3.總體設(shè)計(jì)（架構(gòu)圖、技術(shù)選型）4.詳細(xì)設(shè)計(jì)（模塊功能、接口定義、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)）5.實(shí)施計(jì)劃（開(kāi)發(fā)環(huán)境、測(cè)試方案）6.驗(yàn)收測(cè)試用例7.附錄（相關(guān)技術(shù)文檔、縮略語(yǔ)表）產(chǎn)品需求文檔1.產(chǎn)品概述（定位、目標(biāo)用戶、核心價(jià)值）2.功能清單（功能模塊、優(yōu)先級(jí)）3.用戶故事/場(chǎng)景描述4.原型與交互說(shuō)明（線框圖、流程圖）5.非功能需求（功能、安全、兼容性）6.版本規(guī)劃（迭代計(jì)劃）7.附錄（競(jìng)品分析、用戶調(diào)研數(shù)據(jù)）附件2：文檔基本信息登記表項(xiàng)目名稱(chēng)文檔編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)/部門(mén)自定義）文檔名稱(chēng)文檔類(lèi)型□項(xiàng)目類(lèi)□技術(shù)類(lèi)□管理類(lèi)□產(chǎn)品類(lèi)版本號(hào)□V1.0□V1.1□V2.0所屬項(xiàng)目/部門(mén)撰寫(xiě)人*（姓名）撰寫(xiě)日期年月日計(jì)劃完成日期年月日實(shí)際提交日期年月日文檔密級(jí)□公開(kāi)□內(nèi)部□秘密□機(jī)密關(guān)鍵詞（3-5個(gè)核心關(guān)鍵詞）主要受眾□技術(shù)團(tuán)隊(duì)□管理層□客戶□其他附件清單（如圖表、參考資料等）撰寫(xiě)人簽字_______________部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字_______________附件3：多級(jí)審核意見(jiàn)記錄表文檔名稱(chēng)文檔編號(hào)撰寫(xiě)人*（姓名）當(dāng)前版本號(hào)V1.X審核環(huán)節(jié)初審復(fù)審終審審核人*（姓名/崗位）*（姓名/崗位）*（姓名/崗位）審核日期年月日年月日年月日審核意見(jiàn)（可勾選或填寫(xiě)）□格式規(guī)范□結(jié)構(gòu)完整□數(shù)據(jù)準(zhǔn)確□表述清晰□需修改：1.2.（可勾選或填寫(xiě)）□內(nèi)容一致□權(quán)責(zé)明確□風(fēng)險(xiǎn)全面□無(wú)沖突□需修改：1.2.（可勾選或填寫(xiě)）□合規(guī)合法□決策合理□風(fēng)險(xiǎn)可控□需修改：1.2.修改建議（初審人詳細(xì)說(shuō)明）（復(fù)審人詳細(xì)說(shuō)明）（終審人詳細(xì)說(shuō)明）審核結(jié)果□通過(guò)□修改后通過(guò)□不通過(guò)□通過(guò)□修改后通過(guò)□不通過(guò)□通過(guò)□不通過(guò)備注四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）內(nèi)容規(guī)范性撰寫(xiě)需以事實(shí)為依據(jù)，避免夸大或虛構(gòu)數(shù)據(jù)，引用外部資料時(shí)需注明來(lái)源（如“數(shù)據(jù)來(lái)源：行業(yè)報(bào)告2023年”）。敏感信息（如未公開(kāi)的技術(shù)參數(shù)、客戶隱私數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等）需按公司保密制度脫敏處理或標(biāo)注“內(nèi)部機(jī)密”。文檔結(jié)論需基于分析過(guò)程得出，避免直接給出無(wú)依據(jù)的判斷（如“本方案可提升效率50%”需補(bǔ)充“基于歷史數(shù)據(jù)測(cè)算，模塊優(yōu)化后預(yù)計(jì)效率提升50%”）。（二）版本與變更管理文檔修訂時(shí)需在“修訂記錄”頁(yè)（或文檔首頁(yè)）注明修改內(nèi)容、修改人、修改日期及版本號(hào)（如“V1.0→V1.1：2023-10-27*（姓名）修改第3章進(jìn)度計(jì)劃”）。若文檔內(nèi)容發(fā)生重大變更（如項(xiàng)目目標(biāo)調(diào)整、技術(shù)架構(gòu)重構(gòu)），需重新發(fā)起審核流程，不得在原版本上直接覆蓋。（三）保密與權(quán)限控制文檔發(fā)布前需根據(jù)密級(jí)明確查閱權(quán)限，如“秘密”級(jí)文檔僅限項(xiàng)目核心成員查閱，“公開(kāi)”級(jí)文檔可在公司內(nèi)網(wǎng)自由獲取。禁止將未發(fā)布或敏感文檔通過(guò)非公司渠道（如個(gè)人私人郵箱）傳遞，違者按公司相關(guān)規(guī)定處理。（四）時(shí)效性與追溯性文檔需定期回顧更新（如項(xiàng)目文檔每季度review，制度文檔每年修訂），保證內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)保持一致。所有審核記錄（含《多級(jí)審核意見(jiàn)記錄表》、修訂記錄）