收文流程管理標(biāo)準(zhǔn)操作程序一、目的為規(guī)范組織（或單位）收文管理全流程，確保外來文件（含公文、函件、電子文件等）接收、處理、督辦及歸檔工作高效合規(guī)，保障政令傳遞準(zhǔn)確及時、業(yè)務(wù)銜接有序，防范文件延誤、錯辦、漏辦風(fēng)險，特制定本標(biāo)準(zhǔn)操作程序。二、適用范圍本程序適用于[單位名稱/組織類型]（如“XX公司及所屬各部門”“XX機(jī)關(guān)各科室”）的外來文件（含上級單位、同級單位、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位來文）及內(nèi)部跨部門流轉(zhuǎn)文件的收文管理工作。三、職責(zé)分工（一）收發(fā)崗位（或綜合管理部門）負(fù)責(zé)來文的簽收、登記、編號，確保文件物理/電子載體完整接收；對來文進(jìn)行初步形式審查（如格式規(guī)范性、份數(shù)一致性、密級標(biāo)識清晰度等）；按流程傳遞文件，跟蹤承辦進(jìn)度，定期匯總督辦信息；負(fù)責(zé)文件的歸檔整理及保管，確保檔案完整可追溯。（二）部門負(fù)責(zé)人（或業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人）對涉及本部門職責(zé)的文件提出擬辦意見，明確承辦要求或協(xié)辦部門；組織本部門人員落實承辦任務(wù)，確保按時限、按要求完成；對承辦結(jié)果的合規(guī)性、完整性負(fù)責(zé)，及時協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作事項。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)（或?qū)徟鷮蛹墸χ匾募蚩绮块T協(xié)作事項進(jìn)行批辦，明確決策意見或資源協(xié)調(diào)要求；監(jiān)督關(guān)鍵文件的辦理質(zhì)量與進(jìn)度，對重大事項提供決策支持。（四）承辦人按照批辦、擬辦意見執(zhí)行具體工作，及時反饋辦理情況；對承辦過程中發(fā)現(xiàn)的問題（如文件要求不明確、需補充材料等）主動溝通協(xié)調(diào)，確保任務(wù)落地。四、操作流程（一）收文簽收與登記1.簽收：紙質(zhì)文件：收發(fā)員核對來文信封（或文件袋）的單位、份數(shù)、密級標(biāo)識，確認(rèn)無破損、遺漏后，在《簽收單》（或?qū)Ψ絾挝换貓?zhí)）上簽字確認(rèn)；若為機(jī)要文件，需雙人簽收、登記，嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)要收發(fā)規(guī)定。2.登記：統(tǒng)一編號：采用“年度-部門-流水號”或“類型-年度-流水號”規(guī)則（如“SW-____”，SW代表收文），確保編號唯一可追溯；信息錄入：在《收文登記簿》（或電子臺賬）中填寫來文日期、文號（如“XX發(fā)〔2024〕X號”）、文件標(biāo)題、發(fā)文單位、主送單位、密級（公開/秘密/機(jī)密）、份數(shù)、載體形式（紙質(zhì)/電子）、緊急程度（特急/加急/平件）等核心信息；特殊標(biāo)注：對特急、涉密、需專項督辦的文件，用醒目標(biāo)識（如星號、顏色標(biāo)簽）區(qū)分，便于優(yōu)先處理。（二）初審與擬辦1.初審：收發(fā)員檢查文件格式是否規(guī)范（如版頭、發(fā)文字號、主送單位、附件等要素是否齊全），份數(shù)是否與簽收一致，密級標(biāo)識是否清晰。若發(fā)現(xiàn)文件缺頁、文號錯誤、主送單位不符等問題，及時與發(fā)文單位溝通補正，補正期間暫停流程，補正后重新登記。2.擬辦：收發(fā)員根據(jù)文件內(nèi)容，初步判斷主辦部門（如“請辦公室牽頭，財務(wù)部協(xié)辦”“由人力資源部辦理”），填寫《擬辦單》（或在OA系統(tǒng)中提交擬辦意見）。擬辦意見需明確：“建議由XX部門（人）承辦，需在X個工作日內(nèi)完成，重點關(guān)注XX事項（如政策落實、會議籌備、數(shù)據(jù)報送等）”。對綜合性文件（涉及多部門），需說明協(xié)作要求（如“請XX部門牽頭，XX、XX部門配合，5個工作日內(nèi)形成聯(lián)合報告”）。（三）批辦與分送1.批辦：部門負(fù)責(zé)人收到擬辦文件后，1個工作日內(nèi)（特急件即時）審核擬辦意見，如需調(diào)整，補充批辦意見（如“同意擬辦，要求XX部門同步對接XX單位”“此件需提交總經(jīng)理辦公會審議，先由行政部準(zhǔn)備材料”）。對重大事項、超出部門權(quán)限的文件，部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批辦，分管領(lǐng)導(dǎo)2個工作日內(nèi)（特急件即時）明確決策意見（如“按擬辦意見執(zhí)行，需于X日前反饋結(jié)果”“轉(zhuǎn)XX領(lǐng)導(dǎo)閱示”）。2.分送：紙質(zhì)文件：收發(fā)員根據(jù)批辦意見，將文件（含擬辦單、批辦意見）送達(dá)承辦部門（人），承辦人簽收并記錄接收時間；電子文件：通過OA系統(tǒng)、內(nèi)部郵箱等方式推送至承辦人賬號，系統(tǒng)自動留痕接收記錄；（四）承辦與反饋1.承辦執(zhí)行：承辦人收到文件后，立即明確辦理要求（如是否需調(diào)研、會簽、請示），制定工作計劃。對需多部門協(xié)作的任務(wù)，承辦人（或牽頭部門）主動溝通，明確分工與時間節(jié)點，形成《協(xié)作任務(wù)分解表》。辦理過程中，若遇困難或需調(diào)整時限，承辦人應(yīng)提前1個工作日向部門負(fù)責(zé)人匯報，說明原因并申請延期（延期最長不超過原時限的50%）。2.進(jìn)度反饋：常規(guī)文件：承辦人在辦結(jié)后1個工作日內(nèi)，將辦理結(jié)果（如報告、批復(fù)、會議紀(jì)要等）反饋至收發(fā)崗位，并附《辦理情況說明》（說明是否完成、完成質(zhì)量、后續(xù)計劃等）；特急/督辦文件：按要求時限（如“24小時內(nèi)反饋進(jìn)展”）通過電話、郵件或系統(tǒng)即時匯報，辦結(jié)后同步提交書面材料。（五）督辦與催辦1.督辦機(jī)制：收發(fā)員每周（或每旬）匯總未辦結(jié)文件，形成《督辦清單》，標(biāo)注承辦部門、時限、當(dāng)前進(jìn)度。對超期未辦結(jié)的文件，收發(fā)員向承辦部門負(fù)責(zé)人發(fā)送《催辦單》，說明延誤情況，要求2個工作日內(nèi)反饋延誤原因及整改計劃。分管領(lǐng)導(dǎo)定期（如每月）聽取督辦匯報，對重大延誤事項約談責(zé)任部門。2.特殊督辦：涉密文件：督辦過程嚴(yán)格保密，通過當(dāng)面溝通或加密渠道傳遞催辦信息；跨部門協(xié)作文件：由牽頭部門負(fù)責(zé)人督辦，收發(fā)崗位跟蹤整體進(jìn)度，確保各環(huán)節(jié)銜接順暢。（六）辦結(jié)與歸檔1.辦結(jié)確認(rèn)：收發(fā)員收到承辦反饋后，檢查辦理結(jié)果是否符合文件要求（如是否解決問題、是否按格式提交材料），確認(rèn)無誤后標(biāo)注“辦結(jié)”。若辦理結(jié)果不符合要求，退回承辦部門重新辦理，同時記錄退回原因及重新辦理時限。2.歸檔管理：紙質(zhì)文件：收發(fā)員將文件（含來文、擬辦單、批辦意見、辦理結(jié)果）按編號順序整理，裝入檔案袋，標(biāo)注年度、類別，移交檔案室；電子文件：將所有電子文檔（含接收的原文、擬辦/批辦意見、辦理結(jié)果）按“年度-部門-文件類型”分類，上傳至電子檔案系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限（涉密文件加密存儲，僅限授權(quán)人員訪問）；檔案移交：每年[X月]前，收發(fā)崗位與檔案室完成年度文件移交，雙方簽字確認(rèn)《檔案移交清單》。五、相關(guān)記錄1.《收文登記簿》（紙質(zhì)/電子）：記錄來文全要素信息，作為追溯依據(jù)；2.《擬辦單》《批辦意見表》：留存辦理意見，明確責(zé)任鏈條；3.《督辦清單》《催辦單》：跟蹤進(jìn)度，防范延誤風(fēng)險；4.《檔案移交清單》：確保文件歸檔完整，權(quán)責(zé)清晰。六、注意事項（一）時效性要求特急件：從簽收至批辦完成不超過4小時，承辦人即時啟動辦理，24小時內(nèi)反饋結(jié)果；加急件：簽收后1個工作日內(nèi)完成批辦，承辦時限不超過3個工作日；平件：簽收后2個工作日內(nèi)批辦，承辦時限不超過5個工作日（特殊情況除外）。（二）保密管理涉密文件單獨登記、單獨傳遞、單獨歸檔，承辦人需簽訂《保密承諾書》，禁止在非涉密設(shè)備處理涉密文件；電子文件傳輸需加密，存儲路徑定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（三）