采購管理審批流程及詢價(jià)響應(yīng)模板一、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)背景二、操作流程與步驟說明（一）采購申請(qǐng)發(fā)起填寫《采購申請(qǐng)表》申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際需求（如物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、到貨時(shí)間等），填寫《采購申請(qǐng)表》，并附相關(guān)需求說明（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）。示例：生產(chǎn)部門需采購“A型號(hào)鋼材100kg，抗拉強(qiáng)度≥400MPa，用于產(chǎn)品生產(chǎn)”，需在申請(qǐng)表中明確技術(shù)要求。部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)人將《采購申請(qǐng)表》提交至部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、行政部經(jīng)理），負(fù)責(zé)人審核需求的合理性（如是否為必要采購、數(shù)量是否匹配實(shí)際用量、預(yù)算是否在部門可控范圍內(nèi)）。審核通過后，負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；若不通過，需注明原因并退回申請(qǐng)人調(diào)整。（二）詢價(jià)流程啟動(dòng)確定詢價(jià)方式根據(jù)采購金額和物品特性選擇詢價(jià)方式：小額采購（≤5000元）：至少聯(lián)系2家供應(yīng)商進(jìn)行電話或線上詢價(jià)；大額采購（＞5000元）：至少聯(lián)系3家供應(yīng)商，優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄中的單位，新供應(yīng)商需提供資質(zhì)證明（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）。發(fā)送《詢價(jià)函》采購部門根據(jù)《采購申請(qǐng)表》內(nèi)容，制定《詢價(jià)函》，明確以下信息：采購物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；報(bào)價(jià)截止時(shí)間（一般為收到詢價(jià)函后3個(gè)工作日內(nèi)）；交貨地點(diǎn)、時(shí)間要求；付款方式（如預(yù)付款比例、賬期等）；供應(yīng)商需提供的附加材料（如產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、樣品等）。通過郵件、傳真或指定平臺(tái)將《詢價(jià)函》發(fā)送至供應(yīng)商，并保留發(fā)送記錄。（三）審批流程執(zhí)行采購部門初審采購部門收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，對(duì)照《采購申請(qǐng)表》審核報(bào)價(jià)的合規(guī)性（如是否滿足技術(shù)要求、是否在預(yù)算范圍內(nèi)），并填寫《采購審批表》中的“采購部門意見”，注明推薦供應(yīng)商及理由（如價(jià)格最低、資質(zhì)最優(yōu)等）。財(cái)務(wù)部門審核將《采購審批表》及報(bào)價(jià)資料提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)重點(diǎn)審核預(yù)算匹配性（是否超年度/季度預(yù)算）、報(bào)價(jià)成本構(gòu)成的合理性（如運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)是否明確），并簽署“財(cái)務(wù)部門意見”。管理層審批根據(jù)采購金額確定審批權(quán)限：金額≤10000元：由分管副總審批；金額＞10000元：由總經(jīng)理審批。審批人需確認(rèn)采購必要性、價(jià)格合理性及流程合規(guī)性，審批通過后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；若未通過，需書面說明原因并退回采購部門重新詢價(jià)或調(diào)整需求。（四）詢價(jià)響應(yīng)處理供應(yīng)商報(bào)價(jià)接收供應(yīng)商在截止時(shí)間前提交《報(bào)價(jià)響應(yīng)表》（需加蓋公章），內(nèi)容包括報(bào)價(jià)明細(xì)（單價(jià)、總價(jià)）、供貨周期、質(zhì)量承諾、售后服務(wù)等。逾期未提交的供應(yīng)商視為自動(dòng)放棄。報(bào)價(jià)評(píng)估與比選采購部門組織相關(guān)部門（如使用部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門）對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估維度包括：價(jià)格（權(quán)重40%）：滿足需求前提下最低價(jià)優(yōu)先；資質(zhì)與信譽(yù)（權(quán)重30%）：供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認(rèn)證、過往合作評(píng)價(jià)；交貨能力（權(quán)重20%）：供貨周期、物流保障；服務(wù)能力（權(quán)重10%）：質(zhì)保期、技術(shù)支持響應(yīng)速度。評(píng)估完成后，形成《報(bào)價(jià)評(píng)估報(bào)告》，明確最終選定的供應(yīng)商及選型理由。（五）采購執(zhí)行與歸檔簽訂采購合同與選定供應(yīng)商簽訂《采購合同》，合同需明確雙方權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的物詳情、價(jià)格、交付驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，合同需由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。履約驗(yàn)收供應(yīng)商按合同約定交付物品后，由使用部門、采購部門、質(zhì)檢部門（如需）共同驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收單》，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求；驗(yàn)收合格后，雙方簽字確認(rèn)；若不合格，需書面反饋供應(yīng)商并要求整改或退換。資料歸檔將《采購申請(qǐng)表》《詢價(jià)函》《報(bào)價(jià)響應(yīng)表》《采購審批表》《報(bào)價(jià)評(píng)估報(bào)告》《采購合同》《驗(yàn)收單》等資料整理存檔，保存期限不少于3年，保證采購過程可追溯。三、核心模板表格表1：采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期采購物品名稱規(guī)格型號(hào)單位預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)資金來源用途說明（附技術(shù)參數(shù)/圖紙等）部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：表2：詢價(jià)函致：[供應(yīng)商名稱]詢價(jià)編號(hào)：[年份]-[序號(hào)]采購項(xiàng)目名稱：[根據(jù)采購申請(qǐng)表填寫]詢價(jià)日期：[年月日]采購需求明細(xì)物品名稱規(guī)格型號(hào)———-———-報(bào)價(jià)要求1.報(bào)價(jià)包含：產(chǎn)品價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)、稅費(fèi)等所有費(fèi)用；2.報(bào)價(jià)截止時(shí)間：[年月日]前；3.交貨地點(diǎn)：[企業(yè)指定地址]；4.付款方式：[如：驗(yàn)收合格后30天付全款]。需提供的附加材料營業(yè)復(fù)印件（加蓋公章）、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、同類項(xiàng)目合作案例等聯(lián)系人：[采購部門聯(lián)系人]聯(lián)系方式：[內(nèi)部座機(jī)]表3：報(bào)價(jià)響應(yīng)表供應(yīng)商名稱（加蓋公章）：報(bào)價(jià)日期：報(bào)價(jià)明細(xì)物品名稱規(guī)格型號(hào)———-———-供貨周期：[如：合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)]交貨方式：[如：供應(yīng)商送貨上門]質(zhì)量承諾：[如：符合國家標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)保期1年]售后服務(wù)：[如：24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)故障，48小時(shí)內(nèi)上門維修]法定代表人或授權(quán)代表簽字：日期：表4：采購審批表采購項(xiàng)目名稱采購編號(hào)申請(qǐng)部門采購物品及數(shù)量預(yù)算金額實(shí)際報(bào)價(jià)金額采購部門意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見：簽字：日期：分管副總/總經(jīng)理意見：簽字：日期：四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)需求描述準(zhǔn)確性：采購申請(qǐng)表中物品規(guī)格、技術(shù)參數(shù)需清晰明確，避免因描述模糊導(dǎo)致供應(yīng)商報(bào)價(jià)偏差或后續(xù)驗(yàn)收爭(zhēng)議。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先選擇在合格供應(yīng)商名錄中的單位，新供應(yīng)商需嚴(yán)格審核資質(zhì)（如經(jīng)營范圍、生產(chǎn)許可等），杜絕與無資質(zhì)供應(yīng)商合作。審批時(shí)效性：各部門需在收到審批資料后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，保證采購流程不延誤；緊急采購可啟動(dòng)“綠色通道”，但需事后補(bǔ)全審批手續(xù)。價(jià)格保密原則：詢價(jià)過程中需對(duì)不同供應(yīng)商的報(bào)