文檔歸檔及資料管理制度第一章總則一、制度目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文檔資料的歸檔、保管、利用及銷毀工作，保證文檔資料的完整性、安全性、可追溯性，提高資料管理效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家《檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。二、基本原則統(tǒng)一管理：企業(yè)文檔資料由行政部（或指定檔案管理部門）統(tǒng)一歸檔管理，各部門協(xié)同配合。規(guī)范分類：按照文件類型、部門、時(shí)間等維度科學(xué)分類，便于檢索與利用。安全保密：嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，涉密文檔按密級(jí)分級(jí)管理，非授權(quán)人員禁止查閱。及時(shí)歸檔：文檔資料在辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，避免拖延或遺漏。第二章制度適用范圍與基本場(chǎng)景一、適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理、人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)、研發(fā)創(chuàng)新等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文檔資料，包括但不限于：行政類：會(huì)議紀(jì)要、通知、請(qǐng)示報(bào)告、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)；業(yè)務(wù)類：合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、項(xiàng)目方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；人事類：?jiǎn)T工檔案、勞動(dòng)合同、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件；財(cái)務(wù)類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)；研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)文檔、專利申請(qǐng)材料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定報(bào)告；其他：具有保存價(jià)值的電子文檔、影像資料、外部單位往來函件等。二、基本場(chǎng)景新員工入職：人力資源部需及時(shí)歸檔員工入職登記表、勞動(dòng)合同、身份證明等材料；項(xiàng)目啟動(dòng)與結(jié)項(xiàng)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭整理項(xiàng)目方案、過程文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，按期移交檔案管理員*；合同簽訂與履行：業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后將原件及附件歸檔，合同履行完畢補(bǔ)充相關(guān)履約材料；年度總結(jié)與計(jì)劃：各部門于每年12月底前提交年度工作總結(jié)及下一年度工作計(jì)劃，統(tǒng)一歸檔；審計(jì)與檢查：財(cái)務(wù)部、審計(jì)部配合外部審計(jì)或內(nèi)部檢查時(shí)，需提供相關(guān)文檔資料，審計(jì)后補(bǔ)充歸檔審計(jì)報(bào)告。第三章文檔歸檔標(biāo)準(zhǔn)化操作流程一、文檔收集與整理1.收集責(zé)任主體各部門負(fù)責(zé)人為部門文檔收集第一責(zé)任人，指定專人（如兼職檔案員*）負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集與預(yù)整理；跨部門協(xié)作形成的文檔，由主辦部門牽頭收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料。2.整理規(guī)范分類：按“部門-文件類型-年度”三級(jí)分類（如“行政部-會(huì)議紀(jì)要-2024年”），具體分類標(biāo)準(zhǔn)詳見《企業(yè)文檔分類目錄》（附件1）；編目：每份文檔編制唯一檔號(hào)，格式為“部門代碼-文件類型代碼-年度-流水號(hào)”（如“XZ-HYJY-2024-001”），檔號(hào)規(guī)則詳見《文檔編目規(guī)則》（附件2）；裝訂：紙質(zhì)文檔采用左側(cè)裝訂，加裝封面（含檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)等信息），去除金屬夾；多頁文檔需逐頁編寫頁碼，空白頁除外；電子文檔：按紙質(zhì)文檔分類規(guī)則建立電子文件夾，命名格式與紙質(zhì)檔號(hào)一致，存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或云盤，定期備份（每周一次）。二、文檔移交與歸檔1.移交時(shí)間要求月度常規(guī)文檔：每月5日前完成上月文檔移交；年度專項(xiàng)文檔（如年度總結(jié)、審計(jì)報(bào)告）：次年1月10日前完成移交；項(xiàng)目文檔：項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后5個(gè)工作日內(nèi)完成移交。2.移交流程填寫移交清單：移交部門填寫《文件歸檔移交清單》（見附件3），列明文檔名稱、檔號(hào)、頁數(shù)、密級(jí)、保管期限等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；驗(yàn)收核對(duì)：檔案管理員*對(duì)照移交清單逐項(xiàng)核對(duì)文檔的完整性、規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文檔退回移交部門重新整理；簽字確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，移交雙方在《文件歸檔移交清單》上簽字，各執(zhí)一份備查；入庫歸檔：紙質(zhì)文檔存入指定檔案柜，電子文檔至檔案管理系統(tǒng)，更新檔案臺(tái)賬。三、檔案保管與利用1.保管要求紙質(zhì)檔案：存放于符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光要求的檔案庫房，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，每半年檢查一次保管環(huán)境；電子檔案：采用“本地存儲(chǔ)+異地備份”雙重模式，本地服務(wù)器每日增量備份，異地每月全量備份，定期備份數(shù)據(jù)有效性測(cè)試（每季度一次）；密級(jí)檔案：涉密文檔存放于專用保密柜，鑰匙由檔案管理員*和行政部負(fù)責(zé)人分別保管，查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)審批。2.利用流程查閱申請(qǐng)：因工作需要查閱檔案，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》（見附件4），說明查閱事由、檔號(hào)、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理員*；審批權(quán)限：一般檔案由檔案管理員*審批，涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；查閱登記：查閱人需在檔案查閱登記簿上簽字，查閱過程中不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，嚴(yán)禁復(fù)制涉密檔案；歸還與反饋：查閱完畢后當(dāng)場(chǎng)歸還檔案，檔案管理員*檢查檔案完整性，填寫《檔案利用效果反饋表》（見附件5），記錄查閱成果。四、檔案鑒定與銷毀1.鑒定周期每年12月由行政部牽頭，組織檔案管理員*、各部門負(fù)責(zé)人組成檔案鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定流程清單編制：檔案管理員*編制《到期檔案鑒定清單》，列明檔案名稱、檔號(hào)、保管期限、鑒定意見；集體審議：鑒定小組召開會(huì)議，對(duì)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值、保密價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定“繼續(xù)保管”“降級(jí)保管”“銷毀”三類意見；審批備案：鑒定結(jié)果經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，對(duì)需銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》（見附件6），報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。3.銷毀執(zhí)行銷毀工作由行政部組織檔案管理員*、監(jiān)銷人員（2人，由審計(jì)部或紀(jì)檢部人員擔(dān)任）共同完成；紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式，電子檔案進(jìn)行徹底刪除（低級(jí)格式化），并填寫《檔案銷毀記錄表》（見附件7），監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)；涉密檔案銷毀過程需全程錄像，錄像資料保存2年。第四章文檔歸檔管理常用表單模板附件1：《企業(yè)文檔分類目錄（示例）》一級(jí)分類二級(jí)分類三級(jí)分類說明行政管理會(huì)議文件年度工作會(huì)議含會(huì)議通知、紀(jì)要、材料等行政管理規(guī)章制度管理制度企業(yè)內(nèi)部正式發(fā)布的管理辦法業(yè)務(wù)管理合同協(xié)議銷售合同產(chǎn)品/服務(wù)銷售類合同業(yè)務(wù)管理項(xiàng)目資料研發(fā)項(xiàng)目研發(fā)項(xiàng)目全周期文件人力資源管理員工檔案在職員工入職至離職期間全部材料財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)憑證記賬憑證月度/季度/年度記賬憑證附件2：《文件歸檔移交清單》序號(hào)文件名稱文號(hào)/編號(hào)形成部門形成日期頁數(shù)密級(jí)保管期限檔號(hào)備注12024年1月行政例會(huì)紀(jì)要XZ-202401行政部2024-01-153一般10年XZ-HYJY-2024-0012項(xiàng)目合作協(xié)議HT-202402市場(chǎng)部2024-01-208機(jī)密永久SC-HT-2024-002含附件…………移交部門簽字：日期：接收人：檔案管理員*附件3：《檔案查閱申請(qǐng)表》查閱人姓名所在部門聯(lián)系方式查閱日期市場(chǎng)部1382024-02-20查閱事由需調(diào)取2023年項(xiàng)目合同，用于客戶續(xù)約談判查閱檔案清單檔號(hào)：SC-HT-2023-005，文件名：《項(xiàng)目銷售合同》部門負(fù)責(zé)人意見同意查閱，僅限工作使用。簽字：2024-02-20檔案管理員*意見檔案已出庫，請(qǐng)查閱后及時(shí)歸還。簽字：2024-02-20附件4：《檔案銷毀清冊(cè)》序號(hào)檔號(hào)文件名稱保管期限銷毀原因鑒定小組意見審批人備注1XZ-TZ-2020-0012020年行政發(fā)文存根10年保管期限已屆滿銷毀趙六2CW-PZ-2019-0052019年5月記賬憑證10年保管期限已屆滿銷毀趙六……第五章歸檔操作關(guān)鍵注意事項(xiàng)一、歸檔及時(shí)性各部門不得因工作繁忙拖延歸檔，文檔辦理完畢后（如會(huì)議結(jié)束、合同簽訂、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)）需立即啟動(dòng)收集整理流程，保證在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交；月度歸檔截止日期后，新增文檔需在下月首周單獨(dú)移交并標(biāo)注“新增補(bǔ)歸檔”。二、歸檔完整性一項(xiàng)工作涉及多份文檔時(shí)（如項(xiàng)目資料需包含方案、過程記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等），需保證全部材料收集齊全，不得遺漏關(guān)鍵環(huán)節(jié)文件；電子文檔需與紙質(zhì)文檔同步歸檔，紙質(zhì)掃描件需清晰完整，與原件內(nèi)容一致。三、歸檔規(guī)范性文檔命名、分類、編號(hào)需嚴(yán)格遵循本制度規(guī)定，不得隨意更改分類標(biāo)準(zhǔn)或檔號(hào)規(guī)則；紙質(zhì)文檔需去除易銹蝕的金屬物，裝訂整齊，封面信息填寫完整；電子文檔不得使用特殊字符命名，避免系統(tǒng)兼容問題。四、保密與安全涉密文檔（如商業(yè)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料）需在封面標(biāo)注“機(jī)密”字樣，單獨(dú)存放，查閱時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行審批流程；檔案管理員*需定期檢查檔案保管環(huán)境，做好防火、防潮、防盜措施，發(fā)覺安全隱患立即上報(bào)；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，嚴(yán)禁非授權(quán)人員或復(fù)制。五、特殊情況處理人員離職時(shí)，所在部門需在離職手續(xù)辦理前，將該員工在職期間形成的全部文檔整理歸檔，未完成移交的不得辦理離職；公司組織架構(gòu)調(diào)整時(shí)，由行政部牽頭，對(duì)涉及部門的檔案進(jìn)行重新分類、編號(hào)、登記，保證檔案歸屬清晰；突發(fā)情況（如火災(zāi)、水災(zāi)）導(dǎo)致檔案損毀時(shí)，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，優(yōu)先搶救高密級(jí)檔案，并在24小時(shí)內(nèi)上報(bào)總經(jīng)理辦公室，同時(shí)申請(qǐng)檔案修復(fù)或